Asjaajamine (0)

 1.1. Autentsus
2. Usaldusväärsus
3. Terviklikkus
4. Kasutatavus
5. Täpsus, vastavus ja täielikkus
2. Dokument- on kas paberkandjal või meilil, mingi teabeleht, kus on märgitud kõige olulisem, millegi tõestamiseks.
Digitaaldokument- dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Multimeediadokument- Dokumenti, milles on ühendatud liikuvad pildid ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks.
Dokumendi elukäik- Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks. Elukäigu määravad kindlaks toimingud , mis dokumentide haldamiseks sooritatakse .
Dokumendi tüüp- Dokumendi sisu edasiandmise viisiks võib olla näiteks tekst, graafika , pilt või heli.
Sisu edasiandmise viisist lähtudes räägitakse dokumendi tüüpidest, nagu tekstidokumendid, fotod, joonised, kaardid, helisalvestised, andmebaasid jne.
Dokumendi vormielement- Dokumendi vormielementidena esitatakse dokumendi sisu. Paljud vormielemendid on ühised enamusele dokumentidele.
Dokumendi liik- Dokumendi liik tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest.
Dokumendi usaldatavus - Tähendab, et sündmused ja faktid olidki täpselt sellised, nagu dokumendis kirjas. Seega on usaldatavus dokumendi sisu omadus. Dokumendi sisu saab usaldada , kui on teada dokumendi autor ja kas ta on tegutsenud õiglaste reeglite järgi.
Dokumendi autentsus- Autentne on niisugune dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha.
Dokumendi terviklikkus- Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata.
Dokumendi metaandmed -  Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest.
Elektrooniline dokumendiregister- Juurdepääs dokumentidele.
3. Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. 
4. Dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem.
5. Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus ) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel .
6. Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine
Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku – või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korralda
7. teabekandja
sisu – faktid, millest dokument räägib
vorm – viis, kuidas sisu on esitatud
füüsiline vorm – dokumendi välised tunnused
intellektuaalne – sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. )
isikud – võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja
8. Dokumendid pannakse kuupäevase täpsusega järjekorda, et neid oleks pärast arhiivis hea hallata.
9.  Asjaajamiskord kirjeldab kõiki toiminguid dokumentidega ja on ettevõtte töötajatele abiks dokumentide vormistamisel , menetlemisel ja säilitamisel. 
10. Selleks, et kõik vajalikud dokumendid saaksid registreeritud.
11. asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses, dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele, dokumentide kiire ringluse, dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile, dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise, tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli, dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade.
12. Sarja moodustavad dokumendid ja toimikud, millel on sarnane koht asutuse asjaajamises ja mida ühendab üks või mitu ühist tunnust. Toimikud, aga moodustuvad dokumentidest.
13. Kuna asjaajamise põhimõte on dokumentide vormistamine, töötlemine, registreerimine, edastamine ja süstematiseerimisega seotud tegevus. Kui seda valesti käsitleda, võib ettevõttes tekkida suured kahjud.
14. Aktiivne, poolaktiivne, passiivne,
15. Registreerimisele kuuluvad:
1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
2) asutuses koostatud protokollid ja aktid ;
3) lepingud ;
4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused , märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
6) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
Registreerimisele ei kuulu 
1) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 
2) reklaamtrükised, prospektid; 
3) perioodika (ajalehed, ajakirjad jm); 
4) isiklikud kirjad, rahakaardid; 
5) koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad; 
6) anonüümkirjad 
7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik väljaspoolt ülikooli. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressil või tagastatakse saadetis postkontorile.
16. Aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena. Mida säilitatakse riigi või ühiskonnale.
17. Jah. Neid hoitakse arhiivides.
18. Kui veebilehel antud teave, mille sisu on väär, siis on sellest õigus anda teada veebilehe koostajale ja seda muuta. Jah peab küll säilima esialgne versioon.
19. Teatatakse 30.tööpäeva jooksul, kõrgema isiku puhul tehakse see kiiremini.
21.  21.1. Dokumendiplank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
21.2. Üldplank- millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp ( logo )
21.3. Kirjaplank- 
21.4. dokumendiliigi plank- ametikirja , käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel.
21.5. Protokoll - ametlik ülestähendus koosolekul läbivaadatud küsimustest ja vastuvõetud otsustest. Täieliku protokolli vormistamiseks tuleks koosolek lindistada, et arutelu käiku oleks võimalik adekvaatselt edasi anda.
21.6. Korraldus- nõue või käsk, mis antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks.
21.7. Käskkiri- organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt. Käskkirja annavad välja organisatsiooni juht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemal seisva õigusjõu aktide täitmiseks.
21.8. Akt- dokument, mis tuvastab ettevõtte mingi seisu (nt inventuur ), teo või toimingu (nt kauba üleandmine-vastuvõtmine). Akti koostamiseks võib ettevõtte juht määrata komisjoni (nt lao inventuuri komisjon ).
21.9. Ametikiri - dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse adressaadile posti, e-posti või faksi teel. Ametikirjad on näiteks tellimiskiri, volikiri , garantiikiri, avaldus, memo, järelepärimine ja meeldetuletus .
22. http://www.tallinn.ee/est/haridus/g6602s48401
23. Dokumente vormistatakse plankidele.
24 Tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.
25. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni.