Asjaajamiskorra ANALÜÜS (0)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
Ametnikutöö osakond
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS
Tallinna Ehituskool
Kodutöö
Juhendaja :
Tallinn 2013
Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4.
Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi “kord”) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis.
1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember)
2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid : Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid.
3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord: On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid , aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank , mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka veeriste laiused , kasutatava paberi tingimused, kasutatavad elemendid ning keelenõuded, seega on plankide informatsioon väga hea ja põhjalik ning kõigile selgelt ja üheselt mõistetav.
4)Registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste(viidete) süsteem: Ehituskooli asjaajamiskorra viies peatükk on dokumentide registreerimine, registreerimise üldnõuded. Jällegi on kõik vajalik välja toodud väga lihtsalt ning kergesti mõistetavalt. Kooli dokumendiregistris kuuluvad registreerimisele kõik kooli ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid . Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Registreerimisele kuuluvad: koolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; koolis koostatud protokollid ja aktid; lepingud ; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid(kirjad, avaldused, taotlused, märgukirjad, teabenõuded jm.); suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; kooli struktuuriüksuse või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks. Veel on välja toodud, et dokumentide registreerimine toimub ühekordselt.
5) Dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu : Jällegi on väga konkreetselt ja selgelt välja toodud. Näiteks: direktori käskkirja kohta kantakse registrisse järgmised andmed: -käskkirja andja nimetus; -õigusakti liik; -number; -kuupäev; -pealkiri; -jõustumise kuupäev; -juurdepääsupiirangud; -andmed käskkirja muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. Ja nii on eraldi välja toodud ka protokollide, aktide, lepingute ja muude dokumentide dokumendiregistrisse kantavate andmete nõuded.
6) Dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord: Olemas, antud asjaajamiskorras edastab direktori abi dokumendi direktorile, kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel lahendamise korra ja muud asjaolud.
7) Asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord: Asutusesiseseks kooskõlastuseks saadetakse dokument koos kooskõlastuslehega astmelt madalamale töötajale ning seejärel kõrgemale töötajale. Kooskõlastuse kogu protseduuri tähtajaks on kirja pandud 10 tööpäeva.
8) Asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord: Antud asjaajamiskorras puudub.
9) Dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord: On selgelt välja toodud, kes mida allkirjastab, ja töötajate õigused ja pädevusdokumentide allkirjastamised määratakse seadustes.
10) Dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord: Kool tagab juurdepääsu enda poolt hallatavale teabele teabenõude täitmisega ja teabe avalikustamisega. Teabe avalikustab kool oma veebilehel. Samuti on ka loetelu teabest, mis on Tallinna Ehituskoolis tunnistatud asutusesiseseks kasutuseks.
11) Vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord: Eraldi peatükina seda teemat kirjeldatud ei ole, antud teemat käsitleb ainult üks lause: /Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollib kantselei ja personalitalituse juhataja või konkreetse asja lahendamiseks direktori poolt määratud töötaja./ Minu meelest on see täiesti piisav, et anda edasi konkreetne ja vajaminev teave.
12) Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29. dets 1998.a määrusega nr 308 kinnitatud „Arhiivieeskirjaga“: Asjaajamiskorra nö sisukorras on eraldi punkt: „käesolevas korras käsitletakse“, mis ütleb: dokumentide säilitamise, hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998.a. määrusega kinnitatud “Arhiivieeskirjaga”, kuigi korras endas on selle kohta teise pealkirjaga peatükk:„Dokumentide hoidmine koolis“, mis ütleb, et dokumendid millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse koolis, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas “Arhiivieeskirjaga”. Sisukorras ja korras endas võiksid ikka pealkirjad ühtida, et oleks lihtsam vajaminevat teavet leida. Antud peatükis on käsitletud veel dokumentide süstematiseerimist; arhivaalide loetelusse märgitavaid andmeid; arhivaalidega seotud küsimusi: väljastamist, vormistamist ning ka arhiivi eest vastutavat isikut. Üldiselt on ikkagi kõik vajalik informatsioon välja toodud, kuid erinevused reaalselt asjaajamiskorras käsitletava ja asjaajamiskorra sisukorra vahel on veidi segadusttekitavad. Asjasse süvades on aga kõik arusaadav.
13) Ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord: Antud asjaajamiskorras on välja toodud konkreetselt ja lühidalt, et töötaja on kohustatud töösuhte lõpetamisel või töösuhte peatumisel asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud töötajale töölt lahkumise päevaks või direktori poolt määratud tähtajaks. Veel on kirjas, mida peab üleandmis- vastuvõtmisakt endas sisaldama ning muud aktiga seotud toimingud .
Järgnevalt analüüsin :
-Asjaajamiskorra kasutajasõbralikkus: Väga kergesti loetav , Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord on koostatud loogilises järjekorras ning on konkreetne ning lihtsasti ja üheselt mõistetav.
-Elementide, plankide, dokumentide kirjeldused: Väga detailselt kirjeldatud, kõik tähtsad punktid olemas; dokumentide kirjeldus on samuti üksikasjalik, kirjeldatud on dokumendile esitatavad nõuded, ning eraldi dokumendiliigid ning vastava dokumendi kohustuslikud elemendid. Seega on kõik väljatoodu väga põhjalik ja konkreetne.
-Dokumendiringlused: Konkreetselt ei ole antud asjaajamiskorras välja toodud eraldi peatükki dokumendiringluse kohta.
-Dokumentide menetlemine: Dokumendi läbivaatamine, dokumendi täitmine, dokumendi kooskõlastamine, dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine. Menetluskord on jällegi loogiliselt ja konkreetselt kirjeldatud.
- Registrid , registreerimine: On registreerimisele kuuluvate dokumentide loetelu, samuti on kirjas registreerimise üldnõuetes, et kooli dokumendiregistris kuuluvad registreerimisele kõik kooli ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Peatükis „ dokumendiregister “ on kirjeldatud, mida teatud dokumendiliigi kohta registrisse tuleb kanda.
-E- kirjade haldamine : Antud asjaajamiskorras puudub informatsioon.
-Arhiivi puudutavad punktid: Dokumendid millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse koolis, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas “Arhiivieeskirjaga”. Loetletud on ka andmed, mis märgitakse arhivaalide loetelusse. Arhiivi puudutavad tähtsamad punktid on kõik antud asjaajamiskorras kirjas.
-Asjaajamise üleandmine: Väga selgelt kirjeldatud ning lisatud elementide loetelu, mida üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama.
-Näidiste olemasolu ja vastavus EVS 882-ga: Antud asjaajamiskord sisaldab ainult kinnitusmärke näidised. Näide:
Kinnitatava dokumendi ülemisse paremasse nurka kirjutatakse tekst:
KINNITATUD
Tallinna Ehituskooli direktori
“ “...................200..... a
käskkirjaga nr ................
Üldiselt on Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord väga lihtne ja konkreetne ning peaks kõigile üheselt mõistetav olema. Leidsin, et asjaajamiskorras peaks ikka olema punkt dokumendiringluse korra või skeemi kohta, mis aga antud asjaajamiskorras puudus. Sellega tekiks veidi selgem pilt, kelle käes dokumendid liiguvad. Samas koolides on üldiselt lihtne dokumendiringlus, mis algab üldjuhul sekretärist ja lõppeb direktoriga, seega ei ole see punkt kohustuslik. Veel puudus antud asjaajamiskorrast informatsioon e-kirjade haldamisest, mis on samuti selline teema, mis võiks olla asjaajamiskorras, kuid ei pea ilmtingimata olema. Kui tegemist pole väga suure asutusega, kus ei tule e-kirju sisse päevas sadades ning väga erinevatel teemadel, siis pole vaja ka eraldi e-kirjade haldamise korda.
Silma ei jäänud ühtegi küsimust tekitavat punkti. Samuti ei leidnud, et midagi võiks olla teisiti. Kõik vajalikud punktid on sätestatud ning midagi üleliigset samuti pole.