ELEMENTIDE LOETELU 1. Aadress- on sideandmed, et kiri jõuaks adresaadini: Postiaadress, kui kiri saadetakse posti teel. 1. riigisisene Hr Kaido Keerutaja OÜ Kallur Vabaduse 4 54565 PÄRNU 2. rahvusvaheline 76 Golden Street London EG 1 34H ENGLAND 3. Postiettevõtte teenuse puhul Nimekast nr 3 Tallinna Peapostkontor
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning
GARANTIIKIRI Iseseisev töö Tallinn 2011 Garantiikiri koosneb järgmistest elementidest: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kontaktandmed, kuupäev, koostaja, pealkiri ja pealkirja liiginimetus, teksti, viit. Aadress - adressaadi sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist. Kirja saatmisel posti teel, kasutatakse postiaadressi. Kirjal vormistatakse aadress elemendi "adressaat" alla. Postiindeks trükitakse enne linna või maakonna nimetust. Linn ja maakond trükitakse suurtähtedega. Näiteks: Pärnu mnt 62 10135 TALLINN Padise vald 74001 HARJUMAA Adressaat- organisatsioon või isik, kellele kiri on suunatud. Garantiikirja adressaadiks võib olla üldjuhul organisatsioon või organisatsiooni allüksus. Adressaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, et
Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni. Aktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses), poolaktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses harva), passiivsed dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon.
........................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur.................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5.2 Korraldus..............................................................................................................24 5.3 Protokoll...............................................................................................................25 5.3.1 Üldine informatsioon ...................................................................................25 5.3
Ametijuhendites AAK koostamisel lähtutakse: Riiklikest õigusaktidest Organisastiooni asjaajamine peab tagama asutuse ülesannete Oma organisatsiooni tegevuse iseärasustest täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses Organisatsioon kehtestab õigusaktiga asjaajamiskorra dokumenditöö reglementeerimiseks. PEAB TAGAMA DOKUMENTIDE vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele Organisatsiooni asjaajamise sisemised optimaalse koosseisu, kiire ringluse; lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile - operatiivne infootsing
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.
protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri)
(kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm. · Dokumendi vorming- reeglite pakett, milline dokument välja nägema peab · Vormielemendid- kohustuslikud väljad, mis dokumendil olema peavad (kuupäev, allkiri, nt. avaldusel 7 kohustuslikku välja) · Liik- tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementidest (kiri, protokoll, avaldus, trahvikviitung, ID-kaart) · Isikud- kes koostab (autor-kes vastutab sisu eest), kellele koostatakse (adressaat), sekretär (vastuvõtja), dokumendisüsteemi haldur; dokumentidega seotud isikute kindlakstegemise võimalus näitab dokumentide usaldusväärsust
16.Millist dokumentide loetelu eelistad kas funktsioonipõhine või struktuuriüksuste põhist, miks? funktsiooni, sest see on püsivam, sest struktuurid muutuvad sagedamini 17.Kohustuslikud plangiliigid on kirjaplank ja üldplank, neid eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis 18. Dokumendi kohustuslikud elemendid: *tekst *autor *allkirjastaja *kuupäev 19. Kirja kuupäeva ja kellaaja märkimine, too näide 20. Aprill 2013 18:20 20.Millest koosneb viit 1-3/2012/45 1 *1 sarjatähis- tegevussuuna tähis, funktsioon *3 sarjatähis- sarjajärjekorra number tegevussuuna piires *2012 - aasta * 45 kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris * 1 dokumendi individualiseeriv number 21. Dokumendi põhiliigud: organisatsioonisisene õigusakt kiri protokoll akt 22.Sisu ja säilitustähtaja järgi liigitatakse käskkirju (nimeta liigid) *põhitegevuse käskkirjad *personalikäskkirjad *puhkusekäskkirjad *lähetuskäskkirjad 23
ärakiri rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus; vormilt erinev dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust Veerised. parem 1,5 vasak 3 all, üleval 1,2 Kirja vormielemendid. - autor - logo - (kasutusmärge) - adressaat - aadress - kuupäev - viit & seosviit - pealkiri, tekst - allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed Dokumendi võltsimise ärahoidmine. Turvaelemendid: vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga valmistatud element. Mis mõõdus on A3 paber? 297 × 420 mm Millised on dokumendi täitmise tähtajad? Dokument vaadatakse läbi 30 päeva jooksul. Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse
lõigetest 1 ja 2. Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. 25. Mis on organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt Käskkiri 26. Kuidas/kus viidatakse käskkirja lisadele Teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus 27. Millisel juhul näidatakse Organisatsioon või organisatsiooni allüksus allkirjastaja koosseisus (EVS882-1:2013) Kui see ei selgu elemendist autor 28. Nimeta elemendi VIIT koostisosad NT: 2-10/11-6 2- funktsiooni tähis 10- sarja tähis 11- registreerimisel antud number 6- dokumenti individualiseeriv number 29. Mis on element LISAMÄRGE? Märge kirjale lisatud lisade osutamiseks 30. Millal ja miks vormistatakse kirjal seosviit? Lisatakse ühel teemal kirjutatud kirjale, et oleks lihtsam hallata
eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem. 4. Mis on dokument? Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või
2. välimised kokkulepped firma klientide, koostööpartnerite, riigivõimuga DOKUMENDI LIIGID TEABE TALLETAMISVIISI JÄRGI · käsikirjaline võib olla ka allkirjata · masinkirjadokument masnal/arvutis · graafiline kannab allkirja · audio-, videosalvestused vajalik tõestatud autorlus · elektrooniline e digitaalne dokument Ärakirjad puuduvad blangi rekvisiidid. Duplikaat originaali kordusväljaanne. Koopia, väljavõte, ärakirja tõestamine: allkiri, nimi, ametinimetus, kuupäev, pitser. DOKUMENDI KOOSTAMINE JA VORMINÕUDED DOKUMENTI ISELOOMUSTAB · sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dok on välja antud · vorm õigusaktides olevad vorminõuded · struktuur sõltub liigist ja sisust DOKUMENDI PLANGID · üldplank autor, logo (kirjapeaväli) · kirjaplank kirjapeaväli: logo, autor · dokumendiliigi plank kirjapeaväli: autor, logo, dokumendi liik VÕLTSIMISE ÄRAHOIDMINE
vajalikku informatsiooni: kodune aadress, telefon, õnnitlused ja tervitused Abielu ja abikaasakaart on kasutusel eelkõige diplomaatilises etiketis, kuid seda saab edukalt kasutada ka ametkondlikus ja eraelu suhtlemistasandil kui seltskonnas viibivad abielupaarid koos ja omavahelistes kontaktides teiste külalistega, on sobiv anda üle ühine visiitkaart. 3) Viisad dokumendil · Viisa on spetsialisti loetav allkiri koos kuupäevaga. Viisa kirjutatakse dokumendi viimasele lehele allkirjast allapoole. · Viisa vormistatakse asutusele jäävale eksemplarile: a) Ametikirjal ärakirjale b) Käskkirjal originaalile · Viisa jaguneb: a) Koostaja viisa vasakus b) Kooskõlastusviisa paremas veerus · Kui kooskõlastajal tekib dokumendi kavandi suhtes eriarvamus, lisatakse see dokumendile eraldi lehel. Eriarvamuses selgitatakse millega pole kooskõlastaja nõus,
· informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine konkreetsele asutusele ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele; · kirjad märkega ISIKLIK ; · dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; · kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile. Dokumentide hoidmine asutuses Dokumentide hoidmine on üks asutuse asjaajamise korraldamise osa. Dokumente hoitakse asutuses dokumendi elukäigu lõpuni. Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid toimikutesse registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimiku seljale märgitakse: · pealkiri e sarja nimetus vastavalt dokumentide loetelule (kajastab toimikusse
Kaaskirjas on alati näidatud saadetavate dokumentide loetelu. Nt projektid, nimekirjad, tabelid jne. Kirjale kirjutab alla asutuse juht, tema asetäitja, peaspetsialist või muu ametiisik oma kompetentsi piires. Kui kiri läheb teistele ametkondadele, siis tuleb allkirjastada kõik eksemplarid. Kui kiri läheb üheaegselt paljudele allasutustele, siis kirjutatakse alla ainult originaalile, see jääb asutusse, välja saadetakse koopiad. 9. Akt. Kasutusala, rekvisiidid, nõuded teksti koostamisel- Akt on teatmelis- informatsiooniline dokument, mis koostatakse komisjonide või volitatud ametiisikute poolt tuvastatud faktide, toimingute, seisukorra või sündmuste tõendamiseks. Sagedamini koostab akti asutusejuhi poolt määratud komisjon. Akt vormistatakse asutuse üldplangile. Trafarette (muutumatu tekst) on tekstis otstarbekas kasutada korduva info puhul. Rekvisiidid:
ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus Terviklik - on täielik ja teda ei ole muudetud Kasutatavus - asukoha saab kindlaks teha ning ta on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav 4. Dokumendi metaandmed. - dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; - kirjeldavad andmed dokumentide ja protsesside kohta Saatja organisatsioon, kuupäev, koostaja, allkirjastaja, saatja isik, aeg, dokumendi liik, allkirjastaja, ees- ja perekonnanimi, Allkirjastaja ametinimetus 5. Dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonda reguleerivad normdokumendid (eesmärk, kasutusala). Avaliku teabe seadus- eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest,
2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Diferentseeritud asjaajamine- võetakse dok vastu, saadetakse välja, tulevad tagasi algsesse struktuuriüksusesse edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? § 11
4) esildised. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Nimeta dokumentide liigid. Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine sarnaste tunnuste põhjal lihtsam dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo 3) Juurdepääsumärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 9. E-kirjade haldamine, hõlmamine – millal on oluline. Mujal maailmas välja töötatud e-posti haldamise juhised erinevad nii oma rõhuasetuse (kasutamine või haldamine), käsitluse detailsuse kui ka sihtrühma (strateegia/juhendi väljatöötajad, rühm asutusi või ühe konkreetse asutuse töötajad) poolest
Selle lõiguga tuleb jätta mulje, et suudad oma tööga panustada ettevõttesse lisaväärtust, saades sellest ka ise rahuldust. Kolmanda ja kokkuvõtva neljanda lõigu vahele jäta pisut tühja ruumi. Kokkuvõttes märgi, et motivatsioonikirjale on lisatud ka Sinu CV, mis võiks tööandjale huvi pakkuda. Lisaks võid üles näidata initsatiivi võimalikuks tööintervjuuks. Palu endaga sellel teemal lahkelt ühendust võtta ning lõppu lisa kuupäev, oma nimi ja allkiri. RSS RSS (ingliskeelne lühend sõnadest Rich Site Summary või Really Simple Syndication) on XMLil põhinev andmevorming (uudistevoo vormingu standard). Internetis kasutamiseks, peamiselt veebilehtede sisukorra või uudiste kokkuvõtete tegemiseks. RSSi levikule on kaasa aidanud ajaveebide suur populaarsus, sest RSSvormingus kokkuvõtted on mugav vahend operatiivse info saamiseks huvipakkuva lehekülje muutmisest.
3.2. Registreerimisele ei kuulu: 3.2.1. kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 3.2.2. reklaamtrükised; 3.2.3. perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); 3.2.4. kirjad märkega "ISIKLIK"; 3.2.5. dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 3.2.6. kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile; 3.2.7. rämpspost 3.3. Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.3.1. akti andja nimetus; 3.3.2. akti liik; 3.3.3. pealkiri; 3.3.4. number; 3.3.5. kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 3.3.6. jõustumise kuupäev; 3.3.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.3.8
oleku käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Korraldus on nõue või käsk, mis antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumi- te lahendamiseks. Käskiri vormistatakse üldplangile. Käskirja originaal vormistatakse üldjuhul ühes eksemplaris. Käskirja lisadele viidatakse tekstis. Käskirja lisa peab olema allkirjastatud. Käskkiri viseeritakse originaalil. Käskirjal on üks allkiri. Käskkirja kuupä- eva märgib allkirjastaja. Paberkandjal käskirja jaotuskava märgitakse käskkirja esikülje- le allkirjast allpool; eraldi jaotuskava lehele. Põhitegevuse käskkirjade säilitamise tähtaeg on alatiselt. Personali käskkirjade säilitamise tähtaeg on 7 aastat. Miks on vaja käskkirjadest moodustada sarju? kuna on erinevad säilitustähtajad. Käskkiri on asutuse sisene korraldav dokument, mille annab välja tippjuht ainujuhtimise põhimõttel ja
teinud. Dokumendi kehtestamine (juriidilise jõu andmine) Dokumendi kehtestamine tähendab dokumendi kooskõlastamist organisatsioonisiseselt ehk viseerimist; allkirjastamist, kooskõlastamist teise asutusega (nt riigiasutused peavad enne asjaajamiskorra kinnitamist kooskõlastuse saama avalikult arhiivilt), kinnitamine, registreerimine. Dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine Esimesena kooskõlastab dokumendi koostaja (vastutab dokumendi sisu eest), seejärel kookõlastavad vahetu ülemus ning spetsialistid. Järjekord toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Kui spetsialistil on küsimuse kohta eriarvamus, lisab ta allkirjale "vt. eriarvamus". Eriarvamus tuleb vormistada eraldi lehel, näidates, millega ta pole nõus, miks pole nõus, konkreetse ettepaneku muudatuste kohta. Eriarvamus lisatakse dokumendiprojektile ja seda säilitatakse koos dokumendiga.
Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos) Dokumendi elutsükkel, passiivne (arhiivis,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada). Dokumendihaldus: Metaandmed dokumendi kirjeldamiseks andmed.
-Väljasaadetavate dokumentide registreerimiseks dokumendihaldussüsteemi, mis sisaldab järgmisi andmeid: - registreerimise järjekorra number - dokumendi kuupäev - kellele saadetud - sisu - toimiku indeks - täitmise märge -Tõendite registreerimiseks on koolis kasutusel dokumendihaldussüsteemi, mis sisaldab järgmisi andmeid: - järjekorranumber - tõendi väljaandmise kuupäev - tõendi saaja perekonna- ja eesnimi - tõendi saaja elukoht - tõendi sisu - tõendi vastuvõtja allkiri Saabunud dokumendid -Saabunud posti võetab vastu sekretär. -Dokumentide originaalid säilitatakse sekretäri juures -Dokumentide läbivaatamise tulemused kajastatakse resolutsioonis. Resolutsioon peab sisaldama selle töötaja nime, kellele dokument suunatakse, vajadusel ka tähtaja, resolutsiooni kirjutaja allkirja ja kuupäeva. Väljasaadetavad dokumendid -Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, signeerimist ja väljasaatmist.
arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel dokumendi tüüp- saame määratleda sisu järgi,enamasti on meil teksti dok id,helisalvestised,fotodok, cd-d dokumendi element-dokumendi koostisosa (informatiivosa) dokumendi vorming e vormistus-kuidas me dok i vormistame kust kui palju vahesid jätta, ridade vahed jne, vormielemendid-saame vormistada dokumendi liik- näeme ära sisu esitamise viisi ja vormingu,protokoll akt neil on erinevad liigid ja vormingud,kirjad adressaat kuupäev liike on kaks 1.kirjaplank(kirjad- mille peale vormistame ettevõtte kirjad) 2.üldplank(käskkiri otsus korraldus akt protokoll - värviline paber värvilise kirjaga ettevõtte logo-vormistatakse
eristamist koopiast. 6.Mis on plank ja millised dokumendid vormistatakse plankidele? · Plank - on halduses osaliselt ettetrükitud tekstiga leht andmete sisestamiseks. Plankidele vormistatakse kirjad, protokollid, aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. 7.Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid! · Dokumendi väljaandja nimi või nimetus, kuupäev, tekst, allkiri. 8.Mis on dokumendi kuupäev ja millega see on seotud? · Dokumendi kuupäev on õigusakti,protokolli,koosoleku,lepingu ja väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 9.Mis on personaalne adresseerimine? · Dokument on adresseeritud ainult määratud isikule. 10.Mis on dokumendi registreerimine, selgitage selle vajalikkust! Mida tähendab ühekordne registreerimine? · Dokumendi registreerimine on:
Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta) Puhkusekäskkirjad (-korraldused) Lähetuskäskkirjad (-korraldused) Käskkiri Käskkiri vormistatakse alati ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse alati kahes eksemplaris Käskkirja tutvustatakse töötajale, kelle tegevust dokument puudutab. Tutvumist kinnitab töötaja oma allkirja ja kuupäevaga, kas käskkirjade registris või käskkirja originaaleksemplari pöördel. Käskkirja vorming Dokumendiliigi vorming KÄSKKIRI Trükitakse suurtähtedega kas alates vasakust veerisest või plangi keskele. (5,5 cm kaugusel ülaservast) Käskkirja vorming Koostamise koht Nimetavas käändes alates plangi vasakust veerisest samale reale käskkirja allakirjutamise kuupäeva ja dokumendi- registri numbriga (6,3 cm plangi ülaservast) Käskkirja vorming Pealkiri Vormistatakse käskkirjale alati, kuna see peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi
1 SISUKORD Teeninduse olemus.....................................................................................................4 4 1.2. Teeninduskanalid................................................................................................ 7 2.Klienditeenindaja isikuomadused ja teenindaja roll................................................9 2.1. Teenindaja hindamise kriteeriumid.....................................................................................................................10 2.2.Teenindaja roll.....................................................................................................................................................10 2.3. Peamised klienditeenindaja stressitekitajad........................................................................................................11 3.Hoiakud ja nende kujundamine.............................................................................12 4.Kliendi ootused...................
Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel. Kirjaplangile kujundatakse lisaks kirjapeaväljale (autor, logo/vapp) ka kontaktandmete väli (organisatsiooni aadress, e-posti aadress, telefon, faks, registrikood jm, näiteks veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohuslase number jt. 5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? Registreerimisele kuuluvad: 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 2) asutuses koostatud protokollid ja aktid; 3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
Tegevuse ja dokumendi vaheline seos Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone.
dokumendiregister). Registreerimine dokumendile selle hõlmamisel viida (ainuidentifikaatori) andmine: a) registrinumbri andmine; b) seostamine liigitusüksusega ja sarja tähise andmine. Roll nimetus, mida isik kannab, täites ülesannet, mis ei peegeldu tema ametinimetuses. (Ka ,,kasutajaroll"). Sari - liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Seosviit sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Terviklus dokumendi omadus, mis näitab, et dokument on täielik ja seda ei ole muudetud. Toimik dokumentide organiseerimise üksus sarja piires. Turvaklass sarja, toimiku, dokumendi või dokumendi osa turvalisuse tase vastavalt õigusaktidest ja asutuse sisemisest töökorraldusest tulenevatele nõuetele. Usaldusväärsus dokumendi omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
