Autor Adressaat Seosviit ("Teie" kuupäev, viit) Aadress (aadressi järgmine rida) Kuupäev, viit ("Meie") * * * * * Pealkiri * * Pöördumine * TEKSTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TEKSTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX * Lõputervitus * * * *Allkiri * Allkirjastaja nimi Allkirjastaja ametikoht * * Lisamärge * * Adressaat (Sama) või Lisaadressaat (Teadmiseks) Koostaja Kontaktandmed
. . . . Allkiri . . . . Pitser . Mari Kask Allkirjastaja Peeter Tamm Juhatuse liige Ametinimetus Juhatuse liige . . Lisa: 2 lehel 3 eks Lisamärge Mari Roos 446 1122 Koostaja E-post: [email protected] Kontaktandmete väli (8-10) Kastani 12 Telefon 442 1432 Arvelduskonto 221024530911 63201 PÄRNU Faks 442 1433 Swedbank e-post: [email protected] Registrikood 1324223 Internet: www.pclub.cp
. . Lugupeetud proua Kask Pöördumine . (.) Täname, et soovite tellida lilli meie firmast. Lisame hinnakirja koos pakutavate lilledega. . (.) Tekst (sisu) Lugupidamisega Lõputervitus . . . Allkiri . . Reet Kuusk Allkirjastaja Juhataja Ametinimetus Lisa: Hinnakiri 1 lehel 2 eks Lisamärge 444 7122, [email protected] Koostaja Kontaktandmete väli (8-10) Kuuse 2-3 Telefon 444 5555 Arvelduskonto 3643465865 12345 PÄRNU Faks 444 5556 Sampo pank e-mail: [email protected] Registrikood 112233455
sõiduk, millel ei pea olema saali. Tänava ja turukaubandus, kaubandus avalikult üritusel. Neil juhtudel peab kauplejal olema müügipilet. Müügipileti väljastab kaubanduse korraldaja. Tänavakaubanduseks ei loeta müügikoha hooajalist laiendamist, väljas pool siseruume ettevõtte vahetusläheduses. Müügipiirangud: turukaubanduse korras on keelatud müüja kaupa või teenust mille puhul on nõutud lisamärge registreeringus ( alkohol ja tubakas ), kaupu kataloogi alusel, arvutiprogramme audio ja videosalvestuseks. Samad piirangud kehtivad ka tänavakaubanduses ning lisaks tööstuskaupu ja loomi. Istikute müük tänavakaubanduses peab toimuma eraldi piiratud müügialal. Järelevalve Käesoleva seaduse täitmist kontrollivad tarbijakaitseamet, politsei asutus, valla või linna valitsus, vet. ja toiduamet. Vastutus Karistada võib järgmiste asjade puhul ·tegevuskoht ei vasta nõuetele
Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos) Dokumendi elutsükkel, passiivne (arhiivis,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada). Dokumendihaldus: Metaandmed dokumendi kirjeldamiseks andmed. Kuidas jaguneb dokumendiplank (infoväljad), veerised, väljad, kirja vormielemendid, normdokumendi (dokumendihaldus e juhised) *asjaajamiskord *dokumendi loetelu.
korrektselt kirju.Täiskasvanutes elus see on muidugi oluline. Kui mina õppin raamatupidajaks , asjaajamine on seotud otse minu tulevikku ametikohaga. Raamatupidaja koostab palju avaldusi, deklaratsioone ja kirju, mida ta peab tegema korrektselt vastavalt reeglitele. Iga dokument omab oma väärtust, infot adressaat, millest kirjutatakse,pealkiri,kuupäev,allkirjad, kiri sisu, kes kirjutab, kellele , lisamärge ja pitsatid. Ettevõttes peab olema kõik vajalikke dokumente, millest ilma firma ei saa oma tegevust pidada ja on kasulik kehtestada kindlad nõuded ning fikseerida need asjaajamiskorras või ettevõtte kvaliteedikäsiraamatus. Dokumendihaldus organiseerib firma elu. Vajalikke dokumentide puudus ja ebakorrektne vormistamine võib põhjustada firmas segadusi, seal hulgas trahvid, äripartneritelt sanktsionid,kuni täelikku firma sulgemiseni-pankrotini.
· dokumendiliigi plank kirjapeaväli: autor, logo, dokumendi liik VÕLTSIMISE ÄRAHOIDMINE · turvaelement (vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga vormistatud element) PLANGI VEERISED vasak 3 cm parem 1,5 cm ülemine 1,2 cm alumine 1,2 cm DOKUMEDI VORMING · viis kuidas andmed on dokumendis organiseeritud VORMIELEMENDID - autor, logo - kasutusmärge (pole väga oluline) - adressaat, aadress, kuupäev - viit, seosviit - pealkiri, tekst, allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed
dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koopia 2 Kuupäev 3 Pimekoopia 4 Teema Tekstiväli AUTOR - On kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.
vorminõuded. Osa1: Kiri eesmärk, käsitlusala, elementide kirjeldus. Dokumendielemendid(kiri) Adressaat (isik kellele kiri suunatud- K, e-kirja puhul- S), aadress (adressaadi siseandmed- S, e-kirja puhul- K), allkiri (omakäeline allkiri- V), allkirjastaja (K), autor (sisu eest vastutav isik- K), kasutusmärge (V), kontaktandmed (autor- K, e-kirja puhul- S), koostaja (dokumendi kavandi ettevalmistanud isik- S), kuupäev (dokumendi valmimise kuupäev- K), Lisaadressaat (V), lisamärge (V), logo (S), pealkiri (K), seosviit (V-vastuskirjade puhul), tekst (K), viit (V). Dokumendi vormielemendid-ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vorminugu. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele( pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne) 9 Standard EVS 882-1-2006. Meie rahvustandard. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri *sätestab kirja elementide loetelu, elementide määratlused ja
18. Mis on autentimine ja selgita selle vajalikkust elektroonilises dokumendihalduses? Isiku kindlakstegemine, vajalik tagamaks, et isik on see, kellena ta esineb ning kinnitamaks et isikul on antud õigused mida vaja. 19. Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid! 2) Logo 3) Kasutusmärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 20. Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel? Kohustuslike elementide, sisu, vormi, struktuuri olemasoluga. 21. Mis on plank ja missugused dokumendid vormistatakse plankidele? Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumendiplangile või digitaalkandjale
dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust Veerised. parem 1,5 vasak 3 all, üleval 1,2 Kirja vormielemendid. - autor - logo - (kasutusmärge) - adressaat - aadress - kuupäev - viit & seosviit - pealkiri, tekst - allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed Dokumendi võltsimise ärahoidmine. Turvaelemendid: vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga valmistatud element. Mis mõõdus on A3 paber? 297 × 420 mm Millised on dokumendi täitmise tähtajad? Dokument vaadatakse läbi 30 päeva jooksul. Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale.
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard) AÜA, Arhiiviseadu...
Algatuskirjad alustavad asjaajamist mingis asjas Garantiikiri Vastuskirjad koostatakse vastuseks mingile saadud Tanukiri dokumendile Õnnitluskiri Kaaskirjad saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt Kaastundekiri puudub adresseeriv osa. Memo Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge. jne 6 Ametikirja koostamise protseduur Kirjade, dokumentide Koostaja koostab ja vormistab ametikirja kavandi sisu koostamine Viseerimine / kooskõlastamine vastavalt vajadusele (AAK)
Funktsioonid Tüüp=Kohahoidja Vorming=Tekst sisesta kohahoidja reale vastav tekst. Kohahoidja lisab Enter klahvi vajutus või klõps nupul Lisa. Dialoogiakent pole vaja sulgeda. Lisage järgnevad kohahoidjad: Kasutusmärge, Adressaat, ,,Teie ", Seosviit, Aadressi 1. rida, Aadressi 2. rida, ,,Meie ", Kuupäev, ,,nr ", Viit, Pealkiri, Pöördumine, Tekst, Lõputervitus, Allkirjastaja nimi, Allkirjastaja ametikoht, Lisamärge, Adressaat või lisaadressaat. 6. Lisanud esmalt kõik tekstid ja väljad, saab seejärel Enter klahviga jaotada nad ridadesse ja seejärel vormindada neile vahed. Vahe tegemiseks lõigu kohale vali: Vormindus Lõik Taanded ja vahed Vahed Lõigu kohal. Open Offices väljendatakse kirjasuurust punktides, mis on 1/72 tolli, e 0,35278 mm. Ühe rea kõrguse (12pt) vahe saamiseks tuleb sättida vahe 12×0,35278=4,233 mm.
Paberkandjal kirja puhul võib olla lisaadressaadile saata originaalkirja või koopia. Kui saadetakse kirja originaal, märgitakse lisaadressaadi ette selgitav sõina Teadmiseks. Näide: Teadmiseks: Sampo pank Kui saadetakse kirja koopia, märgitakse lisaadressaadi ette sõna Koopia. Näide: Koopia: Eesti Pank Ühispank Asukoht: 2-4 rida allpool allkirjastajat või lisamärget, või ka kõrvale. 11. Lisamärge- on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Näide : Lisa: 3 lehel 3 eks Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on 1 ekseplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Näide:
(6) Plangid on eesti keeles. (9) Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed, asutuse registrikood, pangakonto number vms. 2. jagu Dokumendi elemendid § 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. (4) Lisaks veel elemendid: 1) aadress; 2) adressaat; 3) kasutusmärge; 4) kontaktandmed; 5) koostaja; 6) lisaadressaat; 7) lisamärge; 8) pealkiri; 9) seosviit; 10) viit; 11) muud dokumendi elemendid. § 15. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine (1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 ,,Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas". (3) Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev;
5. aadress – sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini 6. pealkiri – kirja sisule antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada seda teistest dokumentidest. 7. Tekst – kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. 8. allkiri – kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri 9. allkirjastaja – füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel 10. lisamärge – märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks 11. lisaadressaat – on org või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi teavitamine kolmandast osapoolest. 12. Koostaja – kirja kavandi ettevalmistanud isik. 13. seosviit – sissetulnud kirja kuupäev ja viit 14. Kuupäev – kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud.
8. Pöördumine: lugupeetud proua Rebane; lugupeetud AS Äpu töötajad. Adressaat: nagu ametikirjal. Valida tuleb emb-kumb. 9. Tekst kirjutatakse lühidalt, viisakalt ning plokkstiilis. Suurtähti ei kasutata, kui on vaja midagi rõhutada, on tagasihoidlikum rõhutatav sõna tärnidega eraldada. Teksti viimaseks reaks on lõputervitus. Kui e-kirjale lisatakse manus, tuleb sellele viidata tekstis või vormistada lisamärge. 10. Allkirjastaja andmete järjekord: 1) ees-ja perekonnanimi; 2) organisatsioon; 3) organisatsiooni allüksus, ametinimetus või roll; 4) telefoninumber; 5) faksinumber; 6) e-postiaadress. 11. E-kirja saatmisel 1) kontrolli, et arvuti kell näitaks õiget aega; 2) arvesta, et e-kiri on sama, mis ümbrikuta postkaart. Kui sa ei taha, et kiri ripuks teadetetahvlil, siis
dokumendiliikidena (käskkirjad, protokollid, aktid) asjadena (kirjavahetus) järelevalvetoimikutena Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus 8. Nimeta kirja elemente. Kirja elemendid on: 1) Autor 2) Logo 3) Juurdepääsumärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 9. E-kirjade haldamine, hõlmamine – millal on oluline. Mujal maailmas välja töötatud e-posti haldamise juhised erinevad nii oma rõhuasetuse (kasutamine või haldamine), käsitluse detailsuse kui ka sihtrühma (strateegia/juhendi väljatöötajad, rühm asutusi või ühe konkreetse asutuse töötajad) poolest. Valdav osa neist juhendeist on suunatud valitsus- ja avaliku sektori asutustele
TRX-, TDX- või PAX-süsteemi puhul on velje läbimõõt antud millimeetrites. Enamlevinud läbimõõdud on 315mm - 440mm. Koormusindeks ("load index" LI) (7) Koormusindeks tähistab rehvi kandevõimet. Tabelis esitatud koormusindeksi igale väärtusele on omistatud kindel rehvi kandevõime kindla õhusurve korral. Näide: “85” = 515 kg. Monteeritud rehvid peavad vähemalt sõiduki paberites märgitud koormusindeksile vastama; sellest suuremad koormusindeksi väärtused on lubatud. Lisamärge “reinforced” (tugevdatud) (12) tähistab eriti suure kandevõimega rehve (kaubikutele, väikebussidele, maasturitele). Otsustava tähtsusega on aga ka siin (vastava suurusega) koormusindeks. Kiirusindeks (GSY, ka "speed index") (8) Näitab rehvi suurimat lubatud kiirust. Kiiruskategooriaid tähistatakse järgmiste tähtedega (siin on ära toodud kiirusindeks sõiduautodele): GSY km/h M 130 N 140 P 150 Q 160 R 170 S 180 T 190 U 200 H 210
· autor; · kuupäev; · tekst; · allkirjastaja. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud isiku poolt, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (autentimine). Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks eelpool nimetatud elementidele järgmisi elemente: · aadress; · adressaat; · kasutusmärge; · kontaktandmed; · koostaja; · lisaadressaat; · lisamärge; · pealkiri; · seosviit; · viit; · muud dokumendi elemendid. Dokumentide vormistamine Ametikiri Kõige sagedamini vormistatavaks dokumendiks üldse on kiri, mida kasutatakse informatsiooni edastamiseks kirjasaatjate vahel. Kirjasaatjateks võivad olla nii asutused kui ka üksikisikud. Ametikiri kirjutatakse vähemalt kahes eksemplaris, neist originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis paberilehele
töötajatele välja allkirja alusel ning selle kohta tehakse kanne registrisse. Eraldi oli peatükina välja toodud elementide loetelu, mida tuleb dokumentides kasutada. Allkirjastamine on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kuid mittekohustuslik informatiivse sisuga kirjadel. Kirjal võib olla ka mitu allkirjastajat. Dokumendil peavad olema autori kontaktandmed, allkirja andmise kuupäev, vajadusel lisa-adressat ja lisamärge (kirja puhul füüsiline lisa, e-kirja puhul manus). Logo ja vappi koos ei kasutata. Ülevaade oli ametis kasutusel olevatest pitsatitest. Pitsatid hoitakse lukustatud kapis. Toodud olid ka dokumentide vormistamise nõuded (font, kirja suurus jne), dokumendi vormistamise etapid, ametis kasutusel olevad dokumendiliigid, ametkirjaliigid. Dokumendid kooskõlastab esimesena selle koostaja. Seejärel esitab koostaja dokumendi kooskõlastamiseks vahetule juhile
9. Allkirjastaja- on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirjja autorina või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat. Eesmärk on tuvastada allkirja andnud füüsiline isik.Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest. Allkirjastaja alamelementideks on: eesnimi, ametinimetus või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus. Asukoht:kolm kuni viis põhireavahet pärst teksti allkirja all. 10. Lisamärge- on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei kirjutata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Asukoht: 2-4
Käsktsekis võib sõnaselgelt märkida üleandepealdise tegemise õiguse (maksesaamise õiguse edasiandmise) või jätta selle märkimata. Nimelises tsekis märgitakse kindel isik, kellele tsekk tuleb lunastada, ja märge «üleandepealdise tegemise õiguseta» või muu samatähenduslik märge. Esitajatsekis märgitakse, et see tuleb lunastada tseki esitajale. Esitajatsekiks loetakse ka tsekki, mis tuleb lunastada kindlale isikule, kuid millel on lisamärge «või esitajale» või muu samatähenduslik märge, samuti tsekki, milles maksesaajat ei ole märgitud. Rahvusvahelistes arveldustes on võimalik kasutada arveldusvahendina välisvaluutatsekki, mis jagunevad: matka- ehk reisitsekid; pangatsekid; eratsekid. Tseki inkassoks võtmine tähendab panga poolt tseki esitaja käest tseki vastuvõtmist ja lähetamist teise panka eesmärgiga saada tseki eest rahaline makse
õigusaktides, kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab üksnes allkirjastaja andmetest. allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autori või autori nimel. Elemendi eesmärk on tuvastada allkirja andnud füüsiline isik. Allkirjastaja alamelementideks on: o eesnimi o perekonnanimi o ametinimetus või roll o organisatsioon o organisatsiooni allüksus lisamärge on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Mitme lisa olemasolul eksemplaride arv nummerdatakse. lisaadressaat on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks
selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul: kirjad; protokollid ja aktid; õigusaktid; dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Plankide vorminõuded. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor;kuupäev;tekst;allkirjastaja. Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks loetletud elementidele järgmisi elemente: aadress;adressaat;kasutusmärge; kontaktandmed;koostaja; lisaadressaat;lisamärge;pealkiri; seosviit;viit;muud dokumendi elemendid. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine Dokumendi kuupäevaks on: õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; lepingu allkirjastamise kuupäev; väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. Dokumentide adresseerimine eelistatakse personaalsete adresseerimist Dokumentide registreerimise üldnõuded:
annaabi.ee 
