6. Järgmisena vajuta Office nupu peale, vali allpool olev Word Options. Vali vasakust äärest Popular ja tee linnuke kasti Show Developer tab in the Ribbon. Seejärel vali tööriista ribalt Developer ja vali sealt Legacy Tools, et lisada mallile uus väli. Legacy Toolsi alt vali Legacy Formsi esimene valik, kus on pilt ,,ab|". Loodud väljale lisa tekst. Selleks tee parem klõps loodud väljal ja vali Properties. Sealt on näha Default text, kuhu tuleb kirjutada väljanimi, nt kasutusmärge. Lisa väljad ilma paigutuseta. Neid saab hiljem ringi tõsta. Lisa järgnevad väljad: ,,Kasutusmärge", ,,Adressaat", ,,Aadressi 1. rida", ,,Aadressi 2. rida", ,,Teie", ,,Meie", ,,Kuupäev", ,,Nr", ,,Seosviit", ,,Viit" , ,,Pealkiri", ,,Pöördumine", ,,Tekst", ,,Lõputervitus", ,,Allkirjastaja nimi", ,,Allkirjastaja ametikoht", ,,Lisa", ,,Adressaat või lisaaadress". 7. Esimesele väljale säti lõigu kohale vahe, tehes paremklõps, vali Paragrapf ja sealt vali
AS ClubPSP Autor Logo Kirjapeaväli (12-24) ISIKLIK Kasutusmärge Pr Reet Kuusk Adressaat Kuupäev Viit AS Lilleke Kuuse 2-3 Aadress 10.2009 nr 2-10/ 12345 PÄRNU . . Lillede tellimine Pealkiri . . . Austatud proua Kuusk Pöördumine . (.) Seoses firma juubeliga soovime tellida lilli (nimekiri lisatud). Jääme ootama hinnapakkumist. . (.) Austusega Lõputervitus Tekst (sisu)
trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos) Dokumendi elutsükkel, passiivne (arhiivis,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada). Dokumendihaldus: Metaandmed dokumendi kirjeldamiseks andmed. Kuidas jaguneb dokumendiplank (infoväljad), veerised, väljad, kirja vormielemendid,
DOKUMENDI PLANGID · üldplank autor, logo (kirjapeaväli) · kirjaplank kirjapeaväli: logo, autor · dokumendiliigi plank kirjapeaväli: autor, logo, dokumendi liik VÕLTSIMISE ÄRAHOIDMINE · turvaelement (vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga vormistatud element) PLANGI VEERISED vasak 3 cm parem 1,5 cm ülemine 1,2 cm alumine 1,2 cm DOKUMEDI VORMING · viis kuidas andmed on dokumendis organiseeritud VORMIELEMENDID - autor, logo - kasutusmärge (pole väga oluline) - adressaat, aadress, kuupäev - viit, seosviit - pealkiri, tekst, allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed
sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koopia 2 Kuupäev 3 Pimekoopia 4 Teema Tekstiväli
8) ka digitaalsed dokumendid oleksid saadud, menetletud ja hoitud ühtsetel põhimõtetel. EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa1: Kiri eesmärk, käsitlusala, elementide kirjeldus. Dokumendielemendid(kiri) Adressaat (isik kellele kiri suunatud- K, e-kirja puhul- S), aadress (adressaadi siseandmed- S, e-kirja puhul- K), allkiri (omakäeline allkiri- V), allkirjastaja (K), autor (sisu eest vastutav isik- K), kasutusmärge (V), kontaktandmed (autor- K, e-kirja puhul- S), koostaja (dokumendi kavandi ettevalmistanud isik- S), kuupäev (dokumendi valmimise kuupäev- K), Lisaadressaat (V), lisamärge (V), logo (S), pealkiri (K), seosviit (V-vastuskirjade puhul), tekst (K), viit (V). Dokumendi vormielemendid-ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vorminugu. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele( pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne)
17. Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus erinevate organisatsioonide vahel? Dokumendihaldusprogrammide abil Kodaniku Infoportaal (KIT) ja X-Tee kaudu. 18. Mis on autentimine ja selgita selle vajalikkust elektroonilises dokumendihalduses? Isiku kindlakstegemine, vajalik tagamaks, et isik on see, kellena ta esineb ning kinnitamaks et isikul on antud õigused mida vaja. 19. Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid! 2) Logo 3) Kasutusmärge 4) Adressaat 5) Aadress 6) Kuupäev 7) Viit 8) Seosviit 9) Pealkiri 10) Tekst 11) Allkiri 12) Allkirjastaja 13) Lisamärge 14) Lisaadressaat 15) Koostaja 16) Kontaktandmed 20. Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel? Kohustuslike elementide, sisu, vormi, struktuuri olemasoluga. 21. Mis on plank ja missugused dokumendid vormistatakse plankidele? Dokumendi plank on
väljavõte osa dokumendist; viidatud, kinnitatud; osa tõestatud taasesitis ärakiri rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus; vormilt erinev dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust Veerised. parem 1,5 vasak 3 all, üleval 1,2 Kirja vormielemendid. - autor - logo - (kasutusmärge) - adressaat - aadress - kuupäev - viit & seosviit - pealkiri, tekst - allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed Dokumendi võltsimise ärahoidmine. Turvaelemendid: vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga valmistatud element. Mis mõõdus on A3 paber? 297 × 420 mm Millised on dokumendi täitmise tähtajad? Dokument vaadatakse läbi 30 päeva jooksul.
5. Autor - Kirja autoriks on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. Asukohaks on kirja peaväli. Nt. * Organisatsioon AS PÄIKE * Organisastiooni allüksus AS KUU Personali osakond * Ametiisik Notar Kaie Õigus Kirjal võib olla mitu autorit, e-kirjal on üks autor. Autor esitatakse nimetavas käändes. 6. Kasutusmärge- on kirja kasutamise korda tähistav märge., vormistatakse vajadusel. Elemendi eesmärk on tähelepanu juhtimine kirja üldisest korrast erinevale menentlemisele. (Ei käsitleta Avaliku teabe seaduse ja Riigisaladuse seaduse regulisatsioonides kasutatavaid märgete vormistamist.) Asukohaks on kirja puhul adresaadiväljal või viidaväljal. Vormistatakse suurtähtedega, e-kirjal vormistatakse suurtähtedega enne pealkirja. Näited:
Adressaat Logo Aadress Pealkiri Allkiri Seosviit Allkirjastaja Tekst Autor Viit Kasutusmärge Kontaktandmed Koostaja Logo, autor, kontaktandmed (ülemises veerus) Kuupäev paigutatakse paremale, tsentreeritult või vasakule Kontaktandmed alumises veerus on soovitav paigutada
vapi või muu sümboli kujutis, plangi number, reljeefpitsatiga valmistatud element). (6) Plangid on eesti keeles. (9) Kirjaplangil peavad olema asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed, asutuse registrikood, pangakonto number vms. 2. jagu Dokumendi elemendid § 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. (4) Lisaks veel elemendid: 1) aadress; 2) adressaat; 3) kasutusmärge; 4) kontaktandmed; 5) koostaja; 6) lisaadressaat; 7) lisamärge; 8) pealkiri; 9) seosviit; 10) viit; 11) muud dokumendi elemendid. § 15. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine (1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 ,,Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas". (3) Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
elemendid. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: · autor; · kuupäev; · tekst; · allkirjastaja. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud isiku poolt, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (autentimine). Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks eelpool nimetatud elementidele järgmisi elemente: · aadress; · adressaat; · kasutusmärge; · kontaktandmed; · koostaja; · lisaadressaat; · lisamärge; · pealkiri; · seosviit; · viit; · muud dokumendi elemendid. Dokumentide vormistamine Ametikiri Kõige sagedamini vormistatavaks dokumendiks üldse on kiri, mida kasutatakse informatsiooni edastamiseks kirjasaatjate vahel. Kirjasaatjateks võivad olla nii asutused kui ka üksikisikud. Ametikiri kirjutatakse vähemalt kahes eksemplaris, neist originaal kirjaplangile ja ärakiri samas
Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale pberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, millest ja kellele kirjutati. Ametikirja vormingu elemendid on: 1. Autor- on kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. 2. Logo/vapp- on kirja autorit identifitseeriv visualne kujund. Asukoht:asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana 3. Kasutusmärge- on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel. Eesmärk on tähelepanu juhtimine kirja üldisest korrast erinevale menetlemisele. Asukoht:vormistatakse suurte tähtedega adressaadi kohal. 4. Adressaat- on organisatsioon või isik, kellele kiri suunatakse. Asukoht: trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adressaat aknast tervikuna näha. Rea pikkus ei tohi ületada 7,6 cm
Kirja autoriks võib olla organisatsioon (näiteks, AS TARTU ÕPPUR), organisatsiooni allüksus (näiteks, AS Tartu Õppuri Tööstustehnoloogia osakond), ametiisik (näiteks, Notar Ruut Männik), füüsiline isik (näiteks, Riina Sonn). Autor esitatakse nimetavas käändes ja pannakse kirja kirjapeaväljal. logo või vapp on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund, mis samuti asub kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana; kasutusmärge on kirja kasutamise korda tähistav märge (näiteks, isiklik, ärisaladus), mida vormistatakse vajadusel; adressaat on organisatsioon või selle allüksus, füüsiline või ametiisik, kellele kiri suunatakse. Kui kirjal on mitu adressaati, siis adressaadi nimed esitatakse tähtsuse või tähestiku järjekorras. Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati.
selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul: kirjad; protokollid ja aktid; õigusaktid; dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Plankide vorminõuded. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor;kuupäev;tekst;allkirjastaja. Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks loetletud elementidele järgmisi elemente: aadress;adressaat;kasutusmärge; kontaktandmed;koostaja; lisaadressaat;lisamärge;pealkiri; seosviit;viit;muud dokumendi elemendid. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine Dokumendi kuupäevaks on: õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; lepingu allkirjastamise kuupäev; väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. Dokumentide adresseerimine eelistatakse personaalsete adresseerimist Dokumentide registreerimise üldnõuded:
annaabi.ee 
