Info jaguneb: Objektiivne reaalselt meie ümber Subjektiivne objektiivse keskkonna kirjeldus oma nägemuse järgi Sense making liigub objektiivse ja subjektiivse info vahel Nt: väljas sajab, panen kummikud jalga Tegevuse ja dokumendi vaheline seos Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad.
ASJAAJAMINE Dokumendihalduse korraldamine Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli
DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE Karin Kõrts Triin Samra Lääne-Viru Rakenduskõrgkool JA12 DOKUMENDI LÄBIVAATAMINE § 34. Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine · Dokument saadedakse läbivaatamiseks selle asjaga tegelevale struktuuriüksuse juhile, kes määrab lahendaja ja tähtaja. · Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähaeg märgitakse dokumendiregistrisse. § 35. Dokumendi täitmise tähtajad · Dokument vaadatakse läbi ning läbivaatamise ja lahendamise tulemustest teatatakse hiljemalt 30 päeva jooksul. · Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul. DOKUMENDI KOOSKÕLASTAMINE § 36. Dokumendi kooskõlastamise viisid § 37. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad · Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide
Dokument- mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Dokumendi elukäik-(elukaar)-dok i loomine kuni selle hävitamine või saadame arhiivi,kuidas reg ida haldamine toimetame, kõik see mis puudutab dokumenti põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas.dokumendi elukäik võib kesta 1aasta,10 aastat või sada aastat jne. . Aktiivses faasi olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi:akttivse,poolaktiivse ja mitteaktiivse Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus
lahendamise kontrolli kord dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud "Arhiivieeskirjaga" Dokument- mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. teabekandja sisu faktid, millest dokument räägib vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele. Igal asutusel on: Üldplank (nii paber- kui ka digitaalsel kandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse " Valitsusasutuste asjaajamiskorra
MTÜ Virmalised A K T 10. oktoober 2012 nr. 12 KINNITAN Tallinn /allkiri/ Tõnu Kuusik Tegevdirektor 11.10.2012 Põhivahendite mahakandmine Alus: Tegevdirektori 11.oktoobri 2012. a käskkiri nr 16 ,,Komisjoni moodustamine'' Koostanud komisjon koosseisus: esimees finantsdirektor Margus Mägi liikmed:pearaamatupidaja: Reet Õunapuu assistent: Eveli Sarap raamatupidaja varahoidja Katrin Kaal Tutvunud põhivaradeseisukorraga aktsiaseltsi töökojas, teeb komisjon ettepaneku maha kanda füüsiliselt kulunud ja moraalselt vananenud põhivarad algmaksumusega 10 300, kulumiga 9400, jääkmaksumusega 920. Akt on koostatud 2 eksemplaris: 1 eks raamatupidamisele 2 eks töökojale /allkiri/ ...
AS Prisma Hr Tõnis Torm Teie: 26.02.2011 nr 2-5/101-1 Metsaministeerium Metsaplast 7 Meie: 13.03.2011 nr 3-2/50-2 33040 TALLINN Trükitööde tellimine Lugupeetud härra Torm Soovisite tellida meie ettevõttest dokumendiplanke. Kahjuks ei ole meil võimalik pankroti tõttu teie tellimust täita. Loodan, et leiate uue ettevõtte oma tellimuse tegemiseks. Austusega Allkiri Tõnu Kask juhatuse esimees Pirgit Päike 522 7878 Vabadusepst 532 Telefon: 782 1456 Arvelduskonto: 1021021 11111 TALLINN Faks: 782 1456 Reg: 54554555 e-post: [email protected]
ООО«Ревал» Эстония, г. Пярну, ул. Пикк 152 Телефон +372 5674 9083 ООО«АВ Консулт» Эстония, г. Пярну, ул. Синилиллэ, д.17 16.03.2019 Уважаемый коммерческий директор Ваше предложение звучит очень логичным и актуальным для нашего предприятия на сегодняшний день. Со своей стороны хотим предложить время для встречи, чтобы обсудить некоторые вопросы и особенности работы нашего предприятия. Для нас подходит любой день на следующей неделе с 12.00 до 14.00. Для определения времени просим связаться с нашим секретарём по телефону 4489 0129. С уважением, Елена Александровна Коммерческий директор ...
· mugav lugeda · pole vaja spets arvutitarkvara · lihtne allkirjastada · säilib hästi ja kaua PIIRANGUD · toimikutest otsimine võtab aega · saab kasutada vaid 1 inimene korraga · vaja teha koopiaid · posti teel saatmine võtab mitu päeva · säilitamine võtab ruumi DOKUMENDILIIGID 1. sisemised korraldavad organisatsiooni tööd ja töötajate tööd 2. välimised kokkulepped firma klientide, koostööpartnerite, riigivõimuga DOKUMENDI LIIGID TEABE TALLETAMISVIISI JÄRGI · käsikirjaline võib olla ka allkirjata · masinkirjadokument masnal/arvutis · graafiline kannab allkirja · audio-, videosalvestused vajalik tõestatud autorlus · elektrooniline e digitaalne dokument Ärakirjad puuduvad blangi rekvisiidid. Duplikaat originaali kordusväljaanne. Koopia, väljavõte, ärakirja tõestamine: allkiri, nimi, ametinimetus, kuupäev, pitser. DOKUMENDI KOOSTAMINE JA VORMINÕUDED
Tallinna Ülikool Infoteaduste Instituut Mari Hõbemäe Valitsusasutuste dokumendi- ja arhiivihalduse kriisireguleerimise analüüs Magistritöö Juhendajad: Kädi Riismaa Ingrid Raidme 2 Tallinn 2008 3 SUMMARY The analysis of governmental institutions crisis management methods in handling records and archives management
Tartu Kutsehariduskeskus Majutus- ja toitlustusosakond AI118 Mari Matt LÕUNA-EESTI VAATAMISVÄÄRSUSED Referaat Juhendaja Tartu 2018 Sisukord Põlvamaa................................................................................................................ 3 Kasutatud allikad.................................................................................................. 10 2 Põlvamaa Erinevatel aastaaegadel Põlvamaad külastades leiad end iga kord justkui erinevast paigast. Kirkal kevadpäeval võib ette võtta kanuuretke Ahja või Võhandu jõel, nautides peale pikka talve taas ellu ärkavat loodust. Suvel lööb Põlvamaa loodus õitsele. Dramaatiliste vaadete nautijaid kutsuvad Taevaskojad ja Piusa koopad, järved ja jõed ootav...
planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem. 4. Mis on dokument? Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. 5. Dokumendi omadused (autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklus), selgita neid! Autentsus - dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad ja et dokumendid oleksid kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutumise eest. Usaldusväärsus- tuleb luua inimeste poolt, kel on otsesed teadmised faktide kohta või dokumentide abil, mida kasutati tegevuse käigus rutiinselt tehingute sooritamiseks.
1.Masina ja mehhanismi omadused. 1)Funktsionaalsus.2)Suutlikkus.Kestvus.3)Tehnoloogilisus.Ergonomilisus.Maksu mus.Disain. 2.Mis on mehhanism ja mis on masin? Mehhanism- kehade süsteem,mis teisendab ühe( või mitme) keha etteantud liikumise teis(t)e keha(de) nõutavaks e soovitud liikumiseks.Masin-mehhanismist või mehhanismidest koosnev seade inimese füüsilise või vaimse töö kergendamiseks. 3.Mis on detail ja mis on masinaelement? Detail-toode(masinaelement),mis valmistatud ühest materjalist koosteoperatsioone kasutamataElement e masinaelement-kindlat f-ni täitev masina elementaarosa(nt veerelaager,detail). 4.Mis on masina või selle elemendi ressurss ja mis on tõrge? Masina või tema elemendi reaalne töösoleku aeg,mil säilib töövõime.Tõrge-detaili või masinaelemendi töövõime osaline või täielik kaotus. 5.Loetlege seadme või selle elemendi peamised töövõimekriteeriumid. Tugevus.Jäikus.Kulumiskindlus.Vibrokindlus.Kuumakindlus. 6.Mis on kulum ...
Asjaajamine 1. Dokumendi tunnusjooned a)autentsus- see on dokument, mis säilitab oma esialgse usaldusväärsuse ja tõestusväärtuse. Dokumendi algsete omaduste (struktuur, kontents, kuju, sisu) säilimise läbi aja. Päritolu võib usaldada. b)terviklikkus- tähendab, et dokument on täielik ja muutmata. c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d)kasutatavus- dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati
ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele. Samuti on säilitustähtajad esitatud ministeeriumide koostatud dokumentide näidisloeteludes. Lõplikult määrab aga säilitustähtaja oma asutuses
KRISTINA SMIGUN-VÄHI VÕITLEJA JA VÕITJA Uurimistöö Robert Rivik Juhendaja: õp Siim Palu 26.04.2010 Uurimistöö eesmärk Uurida kahekordse olümpiavõitja, Eesti edukaima naissuusasportlase Kristina Smigun-Vähi elu ja sportlasekarjääri ning leida vastus küsimusele: kuidas ta on suutnud vaatamata korduvale ebaõnnele tõusta maailma tippsuusatajate hulka. Uurimistöö annab ülevaate Kristina teekonnast kuldmedaliteni, tema õnnestumistest ja ebaõnnest. Allikad: raamatud, ajakirjad, ajalehed, internet ja televisioon. Uurimistöö ülesehitus 1. Elulugu 2. Saavutused 2.1. Torino olümpiamängud 2.1.1. Kristina konkurendid Torino olümpial 2.2. Vancouveri olümpiamängud 2.2.1. Kristina konkurendid Vancouveri olümpial 3. Autasud, tunnustused ja tiitlid 4. Ebaõnnestumised 5. Kristina suusatiim 6. Kristina ja ajakirjandus 1. Elulugu ü Sündinud 23.02.1977 Tartus ü ...
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti
DOKUMENTIDE MENETLEMINE Dokumentide menetlemine tähendab, et juhtkond vaatab dokumendi läbi ja märgib nendele korralduse asja lahendamise käigu kohta, dokumendiga seotud küsimus lahendatakse ja dokumendi käsitlemise käigus koostatakse ning vormistatakse (trükitakse, kooskõlastatakse, allkirjastatakse, kinnitatakse) vastusdokument, kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist, tehakse teatavaks vastus, asja lahendamise tulemus. Menetlemise protseduurid Dokumendi suunamine läbivaatamiseks juhtkonnale või täitmiseks pädevatele ametnikele Dokument suunatakse läbivaatamiseks pärast registreerimist. Kui saabunud dokumendis on viidatud teistele samas küsimuses varem koostatud dokumentidele, tuleb need leida ja lisada saabunud dokumendile. Digitaaldokumentide puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris. Dokument märkega KIIRE edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. Läbivaatamine, resolutsiooni märkimine;
5. Täpsus, vastavus ja täielikkus 2. Dokument- on kas paberkandjal või meilil, mingi teabeleht, kus on märgitud kõige olulisem, millegi tõestamiseks. Digitaaldokument- dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Multimeediadokument- Dokumenti, milles on ühendatud liikuvad pildid ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks. Dokumendi elukäik- Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks. Elukäigu määravad kindlaks toimingud, mis dokumentide haldamiseks sooritatakse. Dokumendi tüüp- Dokumendi sisu edasiandmise viisiks võib olla näiteks tekst, graafika, pilt või heli. Sisu edasiandmise viisist lähtudes räägitakse dokumendi tüüpidest, nagu tekstidokumendid,
- asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Dokumentide liigitus Dokumendid liigitatakse: - informatsioonilised dokumendid - ametkiri, iseloomustus, teade, akt, õiend, tõend, ettekanne, aruanne, teatis jne. - korraldavad dokumendid ehk haldusaktid - käskkiri, korraldus, otsus, juhend - organisatsioonilised dokumendid põhikiri, põhimäärus - kollegiaalse otsustusega dokument on protokoll Dokumendi plank Ametlikud dokumendid vormistatakse plankidel. Kehtib üks formaat A4 ( 210 x 297 mm) . Plangile trükitavate rekvisiitide järgi kasutatakse kahte liiki planke: 1 ) üldplank käskkirja, korralduse, otsuse, määruse, juhendi, tõendi, teatise, protokolli ja akti vormistamiseks 2) kirjaplank - ametikirja vormistamiseks. Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute alusel (LISAD
Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja sihipärane, s.t tuleb vältida või piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ja suunamist ametiisikutele, kes tingimata ei pea nendega tutvuma. Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumentide vastuvõtmisel - kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi. -korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult. Kui saabunud kiri osutub
Asja valdaja kui AEN võlasuhte kohustatud subjekt võib olla üksnes asja otsene valdaja (AÕS § 33 lg 1), kuid mitte kaudne valdaja (AÕS §33 lg 2) või valduse teenija (AÕS § 33 lg 3). Kui asi on juriidilise isiku juhtorgani liikme faktilise võimu all ning asjal on seos juriidilise isiku tegevusega, siis loetakse asja valdajaks juriidilist isikut (vt TsÜS § 31 lg 5). VÕS §1015 sätestab dokumendiga tutvumise erisused. Selleks, et saaks nõuda teise isiku valduses oleva dokumendi ettenäitamist, peab nõutav dokument olema koostatud ettenäitamist taotleva isiku huvides või kajastama tema ja dokumendi valdaja vahelist õigussuhet või tehingu ettevalmistamise kulgu. VÕS § 1005 mõttest tulenevalt peaks olema õigus nõuda ette näidata dokumenti ka üksnes VÕS §-s 1015 nimetatud eelduste kontrollimiseks. AEN erisätted: VÕS § 1058; ÄS § 94 lg 1 Seadus ei kehtesta tähtaega, mille jooksul huvitatud isikul on õigus nõuda kohtuväliselt asja
sarnased (nt. OpenOffice.org Writer ja Microsoft Office Word). Menüüde suhtes on OOo Writer ja MS Word sarnased. Programmisisesed aknad on MS Wordis ainult küljepaanid ,kuid Writeris on nii dokitud ,kui ka vabalt liikuvad aknad. Enamik kirjutamise, toimetamise ja ülevaatamise korraldusi on OOo Writeris samad ,mis MS Wordis ,kuid on väikesed erinevused detailides. Need on: 1. lause või lõige märgistamine 2. automaatne salvestus teatud aja möödudes 3. ühelt dokumendi objektilt teisele minek 4. teksti , vorminduse või stiili leidmine ja asendamine 5. keele valimine õigekirja kontrollimiseks 6. muudatuste märgistamine 7. muudatuste kommenteerimine 8. sõnad üldarv dokumendis 9. dokumendi parameetrite muutmine Dokumendi vormindamisel on OOo Writeris viit tüüpi stiile: 1. Pharagraph styles 2. Character styles 3. Frame styles 4. Page styles 5. List styles
lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Digitaalallkiri tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni. Aktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses), poolaktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses harva), passiivsed dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur
DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES Töö eesmärk: tutvuda asjaajamist/dokumendihaldust reguleeriva riikliku normdokumendiga ja mõista dokumendi juriidilist keelt. Töö käik: töö tegemiseks moodustage rühmad, kuhu kuulub 4-5 üliõpilast. Ülesanne: kasutades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» leidke vastused alljärgnevatele küsimustele (määruse teksti sõna-sõnaline kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni
Kontrollige, et avaldus sisaldaks teie nime ja kontaktandmeid; firma andmeid, kuhu te kandideerite, kuupäeva ja teie allkirja Kaaskiri Väga sobiv on esitada CV tööandjale koos kaaskirjaga. Kaaskirja eesmärk on: informeerida tööandjat, et sa taotled töökohta, juhtida tähelepanu sellele, et CV on kirjale lisatud, heita lisavalgust sinu tugevatele külgedele, teabele, mida sa CVsse kirja ei pane, lisada midagi täiendavat. Kaaskirja kirjutamine Selle dokumendi koostamine tekitab sageli raskusi, kuna inimene ei tea, mida kirjutada ning mingit trafaretset näidist kaaskirja kirjutamiseks pole. Kuigi ei ole olemas rangeid reegleid, tasuks lähtuda järgmistest printsiipidest: Adresseeri kiri nimeliselt. Uuri välja, kes töölevõtu ja personali värbamisega tegeleb. Personaalseid kirju loetakse tavaliselt suurema tähelepanuga. Kui kiri on koostatud vastuseks konkreetsele
teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm.
Dokumendiregistri http://wd.tyri.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=954762&tid=1004600 kasutusjuhend Dokumendiregistri avalehe vasakus veerus kuvatakse dokumendipuu dokumendiliikide kaupa. Dokumendi otsimiseks tuleb kõigepealt valida dokumendipuus soovitava dokumendi liik. Klikates vastavale dokumendiliigile, avaneb otsinguvorm, mis võimaldab otsida konkreetset dokumenti erinevate andmete järgi. Pärast otsinguks teadaolevate andmete sisestamist, tuleb vajutada klahvile ,,Otsi", misjärel kuvatakse otsitava dokumendi metaandmed. Kui dokumendi andmete väljal on täidetud ka väli ,,Fail", ,,Avalikustatav fail" või ,,Digitaalselt allkirjastatud fail", on lisaks dokumendi metaandmetele võimalik näha ka dokumenti ennast.
korral asjaajamise üleandmise kord; 9. E- kirja puhul viitame lisadele allkirjastajast allpool 10. E- kirjadega seotud riskid *vajalikku informatsiooni ei ole võimalik leida *süstemaatilisuse puudumisel võidakse postkastis olevat informatsiooni kustutada lähtuvalt ruumi vajadusest, mitte olenevalt sisu väärtusest 11. Prokuura on volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõigis majandustegevustega seotud õigustoimingutes. 12. Dokumendi omadused: *autentsus *kasutatavus *usaldatavus *terviklus/terviklikkus 13. Mida tähendab dokumendisüsteem? *infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ja tagatakse neile pidev juurdepääs *tehnoloogiline keskkond, kus registreeritakse dokumente 14. Kirjastandard EVS 882:1-2006 reguleerib: *paberkandjal kirja, e-kirja loomist *sätestab kirja elementide loetelu, elementide menetlused, selgitused, nende vormistamise nõudeid ja asukohta dokumendil 15
Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust Veerised. parem 1,5 vasak 3 all, üleval 1,2 Kirja vormielemendid. - autor - logo - (kasutusmärge) - adressaat - aadress - kuupäev - viit & seosviit - pealkiri, tekst - allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed Dokumendi võltsimise ärahoidmine. Turvaelemendid: vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga valmistatud element. Mis mõõdus on A3 paber? 297 × 420 mm Millised on dokumendi täitmise tähtajad? Dokument vaadatakse läbi 30 päeva jooksul. Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Milline on referaadi teksti reavahe? 1,5 mm Mis on ajatempel?
SISSEJUHATUS Asjaajamiskorra analüüsiks valisin XXX asjaajamiskorra. Asjaajamiskorra (edaspidi: kord) eesmärgiks on määratleda XXX (edaspidi: asutus) dokumendihalduse üldised põhimõtted ning vorminõuded. Asjaajamiskorras käsitletakse dokumentide vormistamist, töötlemist, registreerimist, edastamist ja süstematiseerimist ning reguleeritakse: 1. haldusdokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduur; 2. dokumendiringluse korraldamine asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni; 3. dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks; 4. asjaajamise üleandmine töötajaga töölepingu muutumisel või lõpetamisel. Antud korraga tagatakse ühtne ja korrektne dokumendihaldus asutuses. Kord kehtib kõigis asutuse struktuuriüksustes. Korra täitmise eest vastutavad kõik asutuse töötajad, kes puutuvad kokku dokumentide ringluse ja haldusega.
dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm Dokumendi elukäik - on dokumendiga tehtavad toimingud alates selle loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse üle andmiseni. Dokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi omadused: Audentsus audentne on dokument, mille puhul saab kindlaks teha, et dokument on just see, mis ta on mõeldud olema
Professionaalse ilmega sisu loomine Koos tulemustele orienteeritud kasutajaliidesega Office Fluent pakub Office Word 2007 tööriistu, mida vajate professionaalse ilmega sisu loomiseks. Kasutajaliides Office Fluent pakub õigeid tööriistu just siis, kui neid vajate. Koosteüksused. Valmis sisu koosteüksuste lisamine aitab vähendada vigu, mis muidu sisu kopeerimisel ja kleepimisel tekkida võivad. Kiirlaadid. Kiirlaadid säästavad teie aega, aidates teil terve dokumendi ulatuses kiiresti teksti ja tabeleid vormindada. Dokumendi kujundused. Kujunduste abil saate dokumentidele ühtse ilme tagamiseks samu värve, fonte ja efekte rakendada. Kiirlaadid võimaldavad Wordi dokumentides hõlpsalt uut laadi valida ja rakendada. Kuva pilt suuremalt. SmartArt-diagrammid ja uus diagrammimootor. Nende abil saate dokumendi ilmet professionaalsemaks muuta. Ühine diagrammide loomine
Harjutustest 1.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Punktid: 1/1 Dokumendihaldusega tegeleb organisatsioonis sekretär või juhi-abi Vastus: Õige Vale Kuna enamik töötajaid tegelevad ise oma töös vajaminevate dokumentide loomega, haldamisega, siis ei saa tänapäeva organisatsioonis öelda, et dokumendihaldusega tegeleb üks inimene. Õige Selle esituse hinded 1/1. Tagasiside ajalugu: Question 2 Punktid: 1/2 Dokumendi pealkiri on oluline vormistuselement, sest Vali üks või enam vastust. a. avab selle sisu Dokumendregistrisse kantud pealkiri aitab otsida konkreetset b. aitab hallata dokumente dokumenti Dokumendi pealkiri avab selle saajale / kasutajale sisu Osaliselt õige Selle esituse hinded 1/2. Tagasiside ajalugu: Question 3 Punktid: 1/1 Dokumendihalduse eesmärk organisatsioonis on tagada tegevusprotsesside, toimingute ja
dokumentidele juurdepääsu tagamine dokumentide kasutamise jälgimine dokumentide hävitamiseks eraldamine või arhiivi üleandmine DOKUMENTIDE LOOMINE JA SAAMINE Dokumendid luuakse organisatsioonis tööprotsessi käigus. Tihti valmib dokument läbi mitme mustandversiooni, mida organisatsiooni dokumendisüsteemi ei hõlmatagi. Organisatsiooni dokumendisüsteem saab loodud või saadud dokumendist “teadlikuks” alles dokumendi registreerimisel. Organisatsiooni saabunud dokumendid sisenevad dokumendisüsteemi registreerimise teel. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE Dokumendisüsteemis hallatakse dokumente rühmiti, mis võimaldab dokumente tõhusamalt leida ja hallata. Dokumentide liigitamine toimub liigitusskeemi (dokumentide loetelu) järgi Dokumente võib liigitada erinevate tunnuste alusel, levinumad on: 1) funktsioonipõhine liigitamine 2) struktuuripõhine liigitamine
............................................................7 Sissejuhatus Järgnevas analüüsis leian omal vabal valikul kolm erinevat tööohutust puudutavat dokumenti töökeskkonnas. Leidnud dokumendid analüüsin neid ja vastan järgnevatele küsimustele: 2 Millal antud dokumentide koostamine on vajalik? Kuskohast on võimalik leida infot dokumendi vormide kohta? Kui kaua võib säilitada tööohutust puudutavaid dokumente? 1. Tööõnnetuse dokument Millal antud dokumentide koostamine on vajalik? Antud dokumendi koostamine on vajalik juhul, kui on juhtunud tööõnnetus. Tööõnnetus on 3 töötaja tervisekahjustus või surm, mis toimus tööandja antud tööülesannet täites või muul
dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid • Inimesed, kes kasutavad dokumente • Tehnoloogia ja süsteemid. dokumendiliik – nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente dokumendi elukaar (e. -käik) – protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis. Märkus: Eristatakse elukäigu kolme etappi: I-aktiivne, II-poolaktiivne, III-passiivne infohaldus – Valdkond, mis tegeleb informatsiooni kui organisatsioonilise ressursi analüüsiga. See haarab igasuguste andmete ja informatsiooni definitsioone,
1 Sisukord Sissejuhatus..........................................................................................................................................3 Wordpad................................................................................................................................................4 Teksti kopeerimine ja teisaldamine......................................................................................................5 Oma dokumendi vormindamine...........................................................................................................6 Dokumendi salvestamine......................................................................................................................7 Programm WordPad aken....................................................................................................................8 Pilt dokumendist, kus on rakendatud erinevaid fonte ja värve....................................
dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine.
Ühtlustatud andmekirjeldusi, WorldWide Web Consortium’i (W3C) Soovitustele vastavat laiendavat märgistuskeelt nt XML 7. Kuidas ja mille abil toimub isiku autentimine? Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt dokumendihaldussüsteemi kasutamise korrale. 8. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: dokumendi liigist; sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; võimalusest dokumenti nõuetekohaselt arhiveerida. 9. Kes või mis võib omada planki?(3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad
võimaldab muuta vaikimisi lisatud nuppe. Tööpaan – hõlbustab töö tegemist; muutub vastavalt tehtavale tööle. Joonlaud – näitab teksti kaugust nii vertikaalselt kui horisontaalselt; hall/sinakas taust tähistab dokumendi äärist ning valge taust dokumendi sisu. Olekuriba – sisaldab erinevat informatsiooni aktiivse dokumendi kohta. PS! Nähtavaid/Mittenähtavaid tööriistaribasid (nupuridu) saad määrata menüükäsu Vaade > Tööriistaribad (ingl. View > Toolbars) alt ning seal saad ühtlasi ka määrata tööriistareal nähtavaid nuppe (käsuga Kohanda… (ingl. Customize…); sama käsu leiab ka nupurea valikute alt). -1-
saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. (EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendi autentsus autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha. Dokumendiplank trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile
käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid. · Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse
Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ja käskkirjad
TEKSTI SISESTAMINE 7 TÖÖ TEKSTIGA 8 TEKSTIKURSOR 8 TEKSTI PARANDAMINE 8 SÜMBOLITE KUSTUTAMINE 9 TEKSTI MÄRGISTAMINE 9 MÄRGISTUSE MAHAVÕTMINE 9 TEKSTI KOPEERIMINE JA TEISALDAMINE 9 TEKSTI OTSIMINE JA ASENDAMINE (EDIT -> REPLACE) 10 DOKUMENDI KUJUNDAMINE 11 KIRJA KUJUNDAMINE 11 KIRJATÜÜBI VALIK JA KASUTAMINE 11 LÕIGUD 12 LÕIKUDE JOONDAMINE 12 LÕIGUTAANDED 13 TABULAATORID 13 LOETELUD 14 TEKSTI PAIGUTAMINE MITMESSE VEERGU 14
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks
Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab:
annaabi.ee 
