Vastus leiad õppematerjalist: Dokumendihaldus, asjaajamine

Dokumendihaldus, asjaajamine (2)

Tallinna Majanduskool - Infoteadus - Dokumendihaldus

5 VÄGA HEA

Esitatud küsimused

Mis on asjaajamine millised on asjaajamise eesmärgid?
Mis on dokument?
Mis on dokumendisüsteem selle komponendid?
Mis on dokumendiringlus?
Mida tähendab dokumentide registreerimine milleks see on vajalik?
Millised on dokumentide registreerimise põhinõuded?
Kuidas toimub dokumentide kooskõlastamine organisatsioonis?
Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus erinevate organisatsioonide vahel?
Mis on autentimine ja selgita selle vajalikkust elektroonilises dokumendihalduses?
Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel?
Mis on plank ja missugused dokumendid vormistatakse plankidele?
Mis on dokumendi kuupäev ja millega see on seotud?
Mis on personaalne adresseerimine selgitage selle vajalikkust?
Mis on viit ja milleks see on vajalik?
Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele?

Dokumendihaldus
1. Mis on asjaajamine , millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi
2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok. haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine ( otsingumootor ), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust.
3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem.
4. Mis on dokument? Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
5. Dokumendi omadused ( autentsus , usaldusväärsus, kasutatavus, terviklus ), selgita neid! Autentsus - dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad ja et dokumendid oleksid kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutumise eest.
Usaldusväärsus- tuleb luua inimeste poolt, kel on otsesed teadmised faktide kohta või dokumentide abil, mida kasutati tegevuse käigus rutiinselt tehingute sooritamiseks.
Kasutatavus - saab: lokaliseerida, välja otsida, esitada, interpreteerida.
Terviklikkus - Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata.
6. Mis on dokumendisüsteem, selle komponendid? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. sisaldab;

dokumendid
dokumentide haldamise toimingud ;
dokumentide haldamisel osalevad inimesed – süsteemi kasutajad;
dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia .

7. Mis on dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
8. Mida tähendab dokumentide registreerimine, milleks see on vajalik? Dokumendi registreerimine on:

dokumendile indeksi andmine ja tema identifitseerimist võimaldavate andmete kandmine dokumendiregistrisse ning
dokumendi eelnõu asjaajamisse võtmine teda dokumendihaldussüsteemi kandes (elektroonilise dokumendihalduse puhul).

9. Millised on dokumentide registreerimise põhinõuded? Mida tähendab ühekordne registreerimine? Kohustuslik on registreerida kõik ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Saabunud ja väljasaadetud dokumendid registreeritakse saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Asutuses koostatud õigusaktid ja allkirjastatud õigusaktid registreeritakse nende allakirjutamise päeval. Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita.
10. Nõuded dokumendiregistrile. (1) Dokumendiregistris registreeritakse:
1) asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval;
2) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid nende allakirjutamise päeval;
3) sõlmitud lepingud .
(2) Raamatupidamisdokumente dokumendiregistrisse ei kanta.
11. Loetlege põhiandmed, mis kantakse dokumendiregistrisse erinevat liiki dokumentide kohta! Dokumendiregistrisse kantakse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:
1) kellelt on saabunud või kellele väljastatud;
2) saabumise või väljastamise kuupäev;
3) mil viisil dokument saabus või väljastati ( elektronposti , posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult);
4) dokumendi rekvisiidid;
5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon , teabenõue, kiri vms);
6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.
12. Koostage sissetuleva dokumendi töövoog!
13. Koostage väljamineva dokumendi töövoog!
14. Selgitage, kuidas toimub organisatsioonis sisedokumentide ringlus !
15. Mis on dokumentide menetlemine, selgita! Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid). Dokumentide täitmise tähtajad. Dokumendi kooskõlastamine
(kooskõlastamise viisid, tähtajad). Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine (paber- ja
digitaaldokumentide allkirjastamine, digitaaldokumentide autentimine). Asja lahendatuks
lugemine.
16. Selgitage, kuidas toimub dokumentide kooskõlastamine organisatsioonis? Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule või asutusele ning seejärel astmelt kõrgemale ametnikule või kõrgemalseisvale asutusele.
17. Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus erinevate organisatsioonide vahel? Dokumendihaldusprogrammide abil Kodaniku Infoportaal (KIT) ja X-Tee kaudu.
18. Mis on autentimine ja selgita selle vajalikkust elektroonilises dokumendihalduses? Isiku kindlakstegemine, vajalik tagamaks, et isik on see, kellena ta esineb ning kinnitamaks et isikul on antud õigused mida vaja.
19. Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid!
2)     Logo
3)     Kasutusmärge
4)     Adressaat
5)     Aadress
6)     Kuupäev
7)     Viit
8)     Seosviit
9)     Pealkiri
10) Tekst
11) Allkiri
12) Allkirjastaja
13) Lisamärge
14) Lisaadressaat
15) Koostaja
16) Kontaktandmed
20. Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel? Kohustuslike elementide, sisu, vormi, struktuuri olemasoluga.
21. Mis on plank ja missugused dokumendid vormistatakse plankidele? Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumendiplangile või digitaalkandjale vormistatakse asutuse, selle struktuuriüksuse või ametiisiku kirjad, protokollid ja aktid ning õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
22. Mis on dokumendi kuupäev ja millega see on seotud? Kuupäev on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud.
23. Mis on personaalne adresseerimine, selgitage selle vajalikkust?
24. Mis on viit ja milleks see on vajalik? Viit on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis.
25. Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele? Allkiri on kirja sisu eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.
26. Mis on arhiivijärelevalve ja mida kontrollib arhiivijärelevalve teostaja organisatsiooni arhiivijärelevalve käigus? Arhiivijärelevalve on meetmete süsteem, mis tagab kontrolli avalike arhivaalide kogumise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, juurdepääsu korraldamise, arhivaalide kohta andmete arhiiviregistrisse kandmise ning hävitamise üle ja asutuste asjaajamise vastavuse seadusele, arhiivieeskirjale ja asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele.

.DOC Laadi alla originaalfail 4 lk · .doc · 452 allalaadimist

10 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 10 punkti.

~ 4 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2009-12-23 Kuupäev, millal dokument üles laeti

452 laadimist Kokku alla laetud

2 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

kristi_02 Õppematerjali autor

Kordamisküsimused ja vastused dokumendihalduse, asjaajamise, dokumendiregistri, dokumendi menetlemise, kooskõlastamise, autentimise jms kohta. Hea materjal terve kursuse kordamiseks.

dokument dokumendihaldus asjaajamine dokumendiregister

Sarnased õppematerjalid

docx

Dokumendihalduse eksam

1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.

Majandus

docx

DOKUMENDIHALDUS - eksami küsimused

Dokumendisüsteemi tegurid kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond. 13 Asjajamiskord , kehtestamine, asutuse siseandmete avalikustamine, kohustuslikud vastutusalad, AÜA kohustuslikud regulatsioonid* sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi(praktilisust). Asjaajamis hea tava eeldab, et organistatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud ja reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on määratletud vastutus. Juht kehtestab asjaajamiskorra, mis sõnastab dokumendihalduse eesmärgi ja ülesanded; määrab töötajate ülesanded ja vastutusalad dokumentide loomisel ja haldamise protsessides; sätestab õigusaktide nõuetele vastavad menetlusreeglid organisatsiooni tegevuste ja otsuste vastuvõtmise dokumenteerimiseks.

Ühiskond

docx

DOKUMENDIHALDUS

Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik Arhiivieeskiri Asjaajamisekorra ühtsed alused EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus EVS 8821-1:2006 Kiri Organisatsiooni dokumendisüsteemi alusdokumendid: Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid: 1. Asjaajamiskord esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele

Dokumendihaldus

docx

DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES

DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES Töö eesmärk: tutvuda asjaajamist/dokumendihaldust reguleeriva riikliku normdokumendiga ja mõista dokumendi juriidilist keelt. Töö käik: töö tegemiseks moodustage rühmad, kuhu kuulub 4-5 üliõpilast. Ülesanne: kasutades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» leidke vastused alljärgnevatele küsimustele (määruse teksti sõna-sõnaline kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2. Millised nõuded esitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemile? · Dokumendiringlus peab olema operatiivne. Dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja lah

Maksundus

doc

Dokumendihalduse eksam

Dokumendi omadused  Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri)  Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne  Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud  Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem  infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente  võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2

Dokumendihaldus

doc

Asjaajamise korraldamine

1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid. · Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse

Asjaajamine

docx

ASJAAJAMINE

RSSi levikule on kaasa aidanud ajaveebide suur populaarsus, sest RSSvormingus kokkuvõtted on mugav vahend operatiivse info saamiseks huvipakkuva lehekülje muutmisest. Viimasel ajal on RSSi üha rohkem hakatud kasutama ka meeskonnatöövahendites paljusid meeskonnaliikmeid puudutava info edastamiseks. Tavaliselt koostatakse uudisvoog (inglise keeles RSSfeed) internetilehekülje või mõne muu seotud allika muutumisel automaatselt. ASJAAJAMINE Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja

Asjaajamise alused

pdf

Konspekt

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine)

Dokumendihaldus

Rohkem sarnaseid