DOKUMENDIRINGLUS (0)

DOKUMENDIRINGLUS
Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja sihipärane, s.t tuleb vältida või piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ja suunamist ametiisikutele, kes tingimata ei pea nendega tutvuma.
Dokumendid võivad saabuda
- postiga (edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus)
-käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik)
- faksiga (vastutab vastuvõtja)
-e-postiga (vastutab adressaat).
Dokumendiringlust võib jagada:
- saabuvate dokumentide ringlus
-väljasaadetavate dokumentide ringlus
-sisedokumentide ringlus.
SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS
Dokumentide vastuvõtmisel
- kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi.
-korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult. Kui saabunud kiri osutub ametlikuks dokumendiks, mis nõuab lahendamist ja vastamist, vastutab adressaat selle registreerimise eest.
-allkirjata või juurde kuuluvate lisadeta dokumendi saabumisest informeeritakse saatjat.
Dokument registreeritakse pärast lisade saabumist.
-ümbrik säilitatakse, kui ainult selle järgi saab kindlaks määrata saatja aadressi või dokumendi väljasaatmise ja kättesaamise kuupäevi.
-digitaalselt saabunud registreerimisele kuuluv dokument prinditakse välja (EDHSi puudumisel).
- paberkandjal dokument ja selle lisad skaneeritakse EDHSi olemasolul ning saadetakse täitjatele elektrooniliselt .
Saabunud dokumentidest koopiate valmistamine enne täitjatele suunamist pole kooskõlas hea asjaajamistavaga.
-kui dokumendile on lisatud andmeid digitaalsel andmekandjal (CD, mälupulk, jne), tehakse andmekandja viiruse kontroll. Andmekandja tähistatakse kleebisega, kuhu märgitakse kontrolli tulemus, kuupäev, kontrollija nimi.
Kleebisele märgitakse dokumendi number, millega koos andmekandja saabus.
Saabuvate dokumentide ringluse protseduur .
Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas organisatsiooni asjaajamiskorras sätestada dokumendiringluse skeemid ja protseduurid.
Järgnevas protseduuris vaadeldakse saabunud algatuskirja liikumist ja lahendamist. Põhimõtteliselt on võimalik kirja lahendada kas
- vastuskirja koostamisega või
-vastuskirja koostamata operatiivselt, s.t telefoni või isikliku kontakti teel.
DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE
Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorras:
Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisele loodud ja saadud dokumendid. Dokumendid kuuluvad registreerimisele sellepärast, et
- fikseerida dokumendi saamise/väljasaatmise fakt (olemasolu tõestamine)
-võimaldada dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu kõigis dokumendi elutsükli faasides
-tagada dokumentidest tulenevate ülesannete tähtaegse lahendamise kontrollimine
-tõsta dokumendi usaldusväärsust
-tõestada dokumendi autentsust
-tagada avalikkuse juurdepääs avalikele dokumentidele
-tagada dokumentide arvestus.
Operatiivse dokumendiringluse tagamiseks määratakse organisatsiooni asjaajamiskorras kindlaks dokumentide registreerimise kord, arvestades organisatsiooni tegevuse eripära, juhtkonna soove ja võimalus kasutada konkreetset dokumendihaldussüsteemi.
Registreerimisega
-haaratakse dokument süsteemi. Elektroonilise dokumendihalduse puhul tähendab registreerimine ka dokumendi eelnõu asjaajamisse võtmist
- luuakse dokumendile seos teiste dokumentidega.
Registreeritakse postiga, arvutipostiga, käsipostiga, faksiga, saabunud lahendamist nõudvaid dokumendid.
Näiteks, kui dokument saabub spetsialisti e-posti aadressile , tema faksile või tuuakse külastaja poolt, vastutab töötaja dokumendi registreerimise eest, kui nii on ette nähtud asjaajamiskorras. Saabunud dokumendile lisatakse teised samas asjas varem koostatud dokumendid või viidatakse nende asukohale.
Dokumendid registreeritakse, lähtudes dokumendi sisust ja tähtsusest. Registreerimisele kuuluvad alati:
-saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded
-suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata
-organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid
-protokollid
- aktid
- lepingud
-organisatsiooni töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused, seletused .
REGISTREERIMISE PÕHINÕUDED
Dokumentide registreerimine on
-ühekordne, s.t asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita
-algatusdokumendi järgne, s.t algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama järjekorranumbri all.
NÕUETE PÕHJENDUS
-tööjõu ja aja kokkuhoid – dokumendi lahendamist on hea jälgida ning hiljem on dokumente mugav kasutada, sest need arhiveeritakse küsimuste kaupa koos.
DOKUMENDI REGISTREERIMISE KORD
Registreerimine on protsess, s.t registriandmeid täiendatakse vastavalt asja lahendamise käigule. Kohustuslikud registriandmed on esitatud asjaajamiskorras. Enne dokumendi registreerimist tuleb kontrollida
-dokumendi registreerimise vajalikkust
Organisatsiooni asjaajamiskorras on esitatud registreerimisele mittekuuluvate dokumentide loetelu , mis hõlbustab otsustamist.
-allkirja olemasolu dokumendil
-dokumendi terviklikkust (lisade olemasolu).
Saabunud kirjad(sh e-kirjad) jaotatakse
-registreerimisele kuuluvateks ja
-registreerimisele mittekuuluvateks.
Üldjuhul ei kuulu registreerimisele:

• Kutsed
  
• Informatsioonilise sisuga trükised
  
• Tänukirjad, õnnitlused ja kaastundeavaldused
  
• Anonüümkirjad, mis ei sisalda kontrollimist vajavat teavet
  
• Allakirjutamata dokumendid
  
• Kirjad märkega ISIKLIK
  
• Reklaamväljaanded ja trükised
  
• Rämpspost.
  

Registreerimisele kuuluvate kirjade puhul tuleb eristada algatuskirjad vastuskirjadest, sest viimased ei saa dokumendiregistrist uut järjekorranumbrit.
Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval.
Dokument on registreeritud, kui

• Dokumendile on antud number dokumendiregistrist, soovitatavalt koos sarja tähisega, ja
  
• Tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
  

Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale(üldjuhul lehe alumises parempoolses nurgas ) tehakse registreerimistempli abil saabumismärge(16X41mm), mis peab sisaldama

• Organisatsiooni nime, kuhu dokument saabus
  
• Saabumise kuupäeva
  
• Viita (s.o dokumendiregistrist saadud järjekorranumbrit, millele eelneb sarja tähis).
  

Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel on soovitatav viidale lisada individualiseeriv number
Näide 1-4/112-2
Kus 1-4 on sarja tähis
112 on dokumendiregistrist saadud järjekorranumber
2 tähistab teist kirja selles küsimuses(asjas)
Tempel on vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile (näiteks- saabumismärke tempel).
Pärast registreerimist

• Saabunud dokumendid esitatakse läbivaatamiseks juhtkonnale koos kõigi samas küsimuses varem koostatud dokumentidega
  
• Skaneeritud kirju ja väljasaadetud paberkandjal kirju hoitakse kuni lahendamiseni või vastuse saabumiseni toimikus „Täitmisel“.
  

Vastuse saabumisel ja pärast andmete kasutamist paigutatakse/salvestatakse kirjavahetus dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse/kausta.

• Sisedokumente tutvustatakse jaotuskavas ettenähtud täitjatele/ asjast huvitatud isikutele ja paigutatakse seejärel vastava sarja toimikusse.
  

Viimaseks kandeks registris on täitmismärge, mis tehakse siis, kui asi on lõplikult lahendatud .
DOKUMENDIREGISTER
Dokumendiregistrid on

• Digitaalsed (elektroonilisel kandjal)
  
• Tavalised (paberkandjal)
  

Kui avaliku sektori asutused peavad dokumendiregistrit digitaalselt, siis väikestes erasektori ettevõtetes võib pidada dokumendiregistreid paberkandjal.
Paberkandjal dokumentide registreerimiseks on aegade jooksul kasutatud

• Saabuvate ja väljasaadetavate kirjade registreerimise raamatuid (kaks üheskoos kasutatavat raamatut, mõlemal raamatul omaette numeratsioon )
  
• Lauajuhend
  
• Kartoteegisüsteem
  

Tänapäeval on otstarbekam kasutada paberkandjal registrina lauajuhendit.
Lauajuhend on dokumendiregister, mis võimaldab ühes raamatus ja ühes numeratsioonis registreerida nii saabuvate kui ka väljasaadetavad dokumendi. Sama põhimõtet kasutatakse ka elektroonilise dokumendiregistri puhul.
KIRJAVAHETUSE REGISTREERIMISE PÕHIMÕTTED LAUAJUHENDIS.