Sekretäri ja juhi koostöö (4)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
SEKRETÄRI JA JUHI KOOSTÖÖ
Tallinn 2010
SISUKORD
1.AJALUGU 3
2. PARTNERLUS 4
3.KALENDRIPIAMINE 5
4.PABERITÖÖ 6
5.KOOSOLEUTE KORRALDAMINE 7
6.AMETLIK TASAND 8
7.TÖÖSUHTE ARENG 9
8. JUHIABI ROLL VÕI SUHE 11
9. TÖÖKOHTUMISTE TOIMUMISE EESMÄRK 12
10. TELEFONIKÕNED 13
11. SEKRETÄRI SUHE JUHIGA 14
12. HEA SEKRETÄRI ISIKSUS 16
13. KONFLIKTID JUHIGA 17
KOKKUVÕTE 18
KASUTATUS KIRJANDUS 19

1.AJALUGU

Sõna sekretär tähendab isikut, kes on asutusse või üksikisiku juurde tööle võetud selleks, et ta aitaks pidada kirjavahetust, korras hoida dokumente ja kokkuleppida kohtumisi. Sekretär tuleb nimetusest saladuste hoidja. Inglis keeles secret keeper. Algul oli sekretär isik kuninga või kuninganna teenistuses, kes oli pühendanud nii hästi riiklikesse kui ka isiklikesse saladustesse. Enne Esimestmaailmasõda olid peaaegu kõik sekretärid mehed. Sekretäre pidasid kõikvõimalike elualade inimesed. Aristokraatidel olid erasekretärid, kes aitasid neil koostada isiklikke kirju, järgida arvepidamist,vastata kutsetele jne. Äritegelased olid samuti sekretärid, keda nimetati ametnikeks ja neilgi kohtadel töötasid tavaliselt mehed. Sekreärid ehk ametnike staatus töötajate hulgas olid suhteliselt kõrge ning nende tööd hinnati ja austati. Esimese maailmasõja ajal asusid aga sekretäridena tööle naised, kuna mehed olid suuremal jaolt läinud sõtta. Kui mehed pärast sõda tagasi tulid, läksid nad tööle oma endisele erialale-välja arvatud sekretäridena. Sekretäride staatus alanes nüüd tunduvalt ja palku vähendati, kuna arvati, et naistel on abikaasad, isad , pojad või vennad, kes neid ülal peavad. Palkade languse tulemusena langes ärimaailmas ka selle töö staatus ning sellele esitatavad nõudmised. Sekretäri rolliks kujunes oma ülemuse toetamine ja tema eest hoolitsemine ning selle hulka kuulusid kõikvõimalikud tööd alates kirjade masinal ümber löömisest ja lõpetades ülemuse prouale lillede ostmisega. See töö oli küll vaheldusrikas , kuid ei sisaldanud kuigi palju selliseid ülesandeid, mille eest oleks vastutanud sekretär ise. Pilt tänapäeva sekretärist on väga erinev sellest, milline oli sekretär 70 aastat tagasi. Tänu uue tehnika kasutusele võtule on tööülesandeid võimalik täita paremini ja lühema ajaga ning see laseb sekretäridel muude nõudlikumate töödega tegeleda. Tänapäeval on peaaegu iga admistratiivse töö puhul ametinimetuses sõna sekretär. Tegelikult on kontoritöötaja ja masinakirjutaja töö väga erinev. Põhiline erinevus sekretäri ja masinakirjutaja vahel seisneb selles, et masinakirjutaja täidab vaid neid ülesandeid, mida talle antakse, siis sekretär ilmutab omapoolset initsiatiivi ja peale juhi poolt antavate ülesannete on tal ka omaena töö.

2. PARTNERLUS

Juht ja sekretär teevad tegelikult ühte ja sedasama töö. See tähendab, et nii juhi kui sekretäri töö on keskendunud sama eesmärgi saavutamisele . Juhi ja sekretäri rolli täiendavad teineteist. Üks ei saa eksisteerida ilma teineteiseta. Sekretäri roll on sama tähtis kui juhi oma. Paika pea kõnekäänd, et kui keskpärasel juhil on esmaklassiline sekretär, siis võib ta välja paista päris tubli , aga kui esmaklassilisel juhil on keskkpärane sekretär, siis paistab temagi üsna keskpärane. Kõigi tasemete juhi töötavad tänapäeval üha suurema pinge all. Paljudel juba on sellise sekretäri, kes on valmis töötama täispingega, kui selle järele vajadus tekib. Sekretärid kaebavad harva, et tööd on ülemäära palju, sageli on aga probleemiks töös pettumine ja tülpimus. Kõik juhid ei nõua sekretärilt sugugi samu oskusi. Juhtide töö on erinev ja seetõttu on erinev ka sekretäride töö. Et partnerlus toimiks meeskonna mõlema osapoole huvides, on vaja, et nii sekretär kui juht mõistaksid üksteise rolle. Iga sekretäri töö erineb teiste sekretäride omast.

3.KALENDRIPIAMINE

Enamasti ei kasuta juhid sekretäri abi oma aja tõhusamaks kasutamiseks sugugi kõige otstarbekamalt. Suurelt osalt kasutavad nad sekretäre telefonikõnede võtmiseks või nendelele vastamiseks, tee või kohvi keetmiseks ja külaliste sissejuhatamiseks. Sageli on juhid ise väga saamatud oma aja korralamisel ja see avaldab suurt mõju ka sellele, kui tõhusalt töötavad nende sekretärid. Tähelepanu tuleks suunata kolmele tööaldkonnale: kalendripidamine, tähtaegade seadmine ja reguleerimine, töökatkestused-telefonikõned ja külalised. Kalendrit peab pidama sekretär mitte juht. Juht peaks võttma iga päev veidi aega selleks, et vestelda oma sekretäriga. Koos tuleks ka kalender läbi vaadata. Kui juht vaatab koos sekretäriga oma kalendri läbi tuleks ka välja selgitada tema tööhulk. Kui palju vaja teha ja millised on tema prioriteedid.

4.PABERITÖÖ

Tegeleda tuleks kolme põhilist liiki postisaadetiste paberitööga: paberid , mis nõuavad toimimist, mis nõuavad toimimist hiljem ning mille suhtes juht praegu ei saa midagi ette võtta, mis on lihtsalt lugemiseks või info saamiseks. Etteajastamissüsteem kujutab endast voldikkausta või sahtlit külje poole avanevate kaustaseksioonitega, mis on nummerdatud ühest kolmekümne üheni (sh kuupäevade järgi). Sekretäriga koos töötades saab juht kasutada mõningaid lihtsaid võtteid, mille abil tegeleda kogu juhi posti

5.KOOSOLEUTE KORRALDAMINE

Koosolkute tõhusamaks korraldamiseks võiks sekretärist palju abi olla. Kui juht ei peaks kasutama teda protokollijana selliste meeskondade koosolekutel, milles sekretär on üheks liikmeks. Neil juhtudel tuleks juhil paluda meeskonna liikmetel, et nad oleksid kordamööda protokollijateks. Paljud juhid ei võta vaevaks koosolekuplaane korralikult ettevalmistada, protokolle valmistada, koosolekust osavõtnud neid otsuseid mõistavad ja nendega nõus on. Kui sekretäri töö tõhusalt kasutada, suudab juht teid abistada koosolekute efektiivsuse tõstmisel. Las sekretär koostab juhile selle päevakorra, eriti kui see on tavaline koosolek tavaliste päevakorra punkidega. Juht peab esitama sekretärile kirjalikult need teemad, mida ta tahaks päevakorda võtta. Sekretär võiks teistele osavõtjatele juba enne koosolekut helistada ja küsida järele, milliseid punkte nad sooviksid seal käsitleda. Sekretär teeb päevakorra projekti ja siis arutatakse see juhiga läbi ning otsustage, kui palju aega te igale punktide oleksite nõus kulutama. Seejärel viimistleb sekretär päevakorra põhivariandi, nii et see näitaks, kui palju aega igale teemale eraldatakse. Juht peab vaatama, et iga päevakorrapunkt poleks lihtsalt mitte nimetus, vaid sisaldaks ka infot selle kohta, mille üle te sellel teemal tahaks arutleda. Koosoleku kestel toimub päevakorra kontroll. Pool tundi enne koosoleku algust vestleb juht kindlasti oma sekretäriga ja lepitakse kokku, kuidas koosoleku juhataja ja protokollija koostöö hakkab toimima . Koosoleku kestel peaks sekretär jälgima aja kasutamist. Teda võib ka paluda, et ta teeks lühikesi kokkuvõtteid sellest, millest juba räägutud, et sel moel keerulisemaid punkte juba arutelu käigus lihtsamalt esitada. Juht peab veenduma , kas protokollija ikka teab, mida juht iga punktiga tahab saavutada. Tõhusale protokoolimisele aitab kaasa see, et sekretär mõitab, millest on jutt. Pärast koosolekut saab sekretär protokolli ümber kirjutada ja kõigi osavõtjate jaoks paljundada.

6.AMETLIK TASAND

Juhiabi võib töötada nii avalik õigluslikus- või erasektoris, tema kohustusteks on juhi või juhtide tegevuse toetamamine, vajadusel nõustamine, juhile ja büroole vajaliku töökeskkonna tagamine. Juhiabist oleneb juhtide ja teiste töötajate vahelinw infoside, ta on kontaktis ettevõtte külaliste ja klientidega, tema tööst ja isikust sõltub suurel määral firma maine. Oluline on juhuabi roll organisatsiooni kultuuri hoidmisel ja arendamisel olenevalt konkreetsest töökohast võivad juhiabi ülessanded olla väga erinevad. Sekretäri levinumad tööülessanded on :

• büroo töö juhtimine
  
• ettevõtte esindustegevus
  
• juhi ajakava kordineerimine
  
• nõupidamiste, väljasõittude, lähetuste korraldamine
  
• dokumendihalduse korraldamine
  
• ajakirjanduse jälgimine ja vajaliku informatsiooni vahendamine
  
• töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes
  
• töö postiga
  
• telefonile vastamine, suunamine, teadete vastuvõtmine ja edastamine
  
• külaliste vastuvõtuga seonduvad ülessanded
  

Tööülessannete mitmekesisus nõuab kiiret ja paindlikku tegutsemist , korrektsust, täpsust, pinge taluvust ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Juhiabi töö on seotud teenindamisega ja büroojuhina inimeste juhtimisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, esinduslikkust, kööstöö-, otsustus -, ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendus oskust. Juhiabilt nõutakse informatsiooni konfidentsiaalsuse tagamist.
Asudes tööle uude asutusse või edendadest ametiredelil, siis esimestel päevadel on omane mõningane ebakindlus . Samas just koostöö alguses mõjutab suurel määral edaspidiste suhete kujunemist. Nii juht kui juhiabi on äraootaval seisukohal.

7.TÖÖSUHTE ARENG

Efektiivsed suhted ei teki koheselt vaid vajavad arenguks aega. Suhted kollektiivis sõltuvad nii juhist kui ka teistest töötajatest. Bioni teooria väidab et kollektiiv võib töötada juskui kahel tasandil-üks on eesmärgipärane tasand, kus toimub teadlik mõtlemine ja valitakse oma reaktsioone. Teine tasand on irratsionaalne tasand, kus püütakse teostada teadvustamatta emotsionaalseid eesmärke.
Bion kirjeldab kolme tüüpi gruppe:
-sõltuv grupp
-võitlev ja põgenev grupp
-paari moodustuv grupp
Sõltuv grupp võtab omale liidriks selle, kes tundub hetkel kõikke eadvat ja oskavat. Võitleja ja põgenev grupp usub juhendajaks vaid sellist isikut kellel usutakse olevat võime nimetada vaenlane ja juhtida grupp otsustavasse võitlusesse või põgenemisse. Selline rühm võib võidelda kas või oma organisatsiooni vastu. Paari moodustav grupp fanatseerib mingi paari, näiteks lemmiku või liidri abil mingi idee, mis päästab ja lahendab kõik. Tõenäoliselt lemmiku rollis võidakse näha ka juhiabi. Tõenäoliselt võib suhtearengu grupis jagada tinglikult mitmesse ossa: sõltuvuseetapp, vastuoludeetapp, kohanemisetapp, koostööetapp. Sellest, millise etapis hetkel töökollektiiv on, sõltub juhist ja tema juhtimisstiilist. Ühes arengufaasis viibimine võib kesta kaua. Vastuolude faasis, kui juht surub konfliktid autoritaalselt maha, võib kollektiiv naasta varasemasse arengufaasi. Sõltuvuses etapp toimub eesmärkide mõtestamine, miks ma siin olen. Oluline on oma koht leida teiste seas. Tähtis on leida roll mis tagab mõnusa olemise kollektiivis. Kerkib probleem, kas min respekteeritakse või ignoreeritakse. Otsitakse heakskiitu ja püütakse saavutada austust teiste poolt. Mõtted liiguvad selle ümber, mille ümber, millised on õigupoolest minu kohustused. Vastuolude etappi iseloomulik on ühtsuse puudumine, kollegid võivad olla tigestunud, ollakse iseseisvad, isikupärased, püütakse erineda ja pannakse üksteist proovile. Juhile esitatakse väljakutse ning korraldustest ei saada aru. Juhendamist tajutakse pahatahtlikkuna. Kohanemis etapp tekib peale ägedat konfliktifaasi. Tekib kokkukuuluvus. Tekib solidaarsuse õhkkond, konfliktide tõenäosus on väike. Toetutakse üksteisele ja avameelsus suureneb. Tekib rollide jagamine. Oluline on teostada teadvustamata emotsionaalseid eesmärke ja fantaasiaid. Võrreldes eelmiste faasidega tundub olukord rahulikult ja kenana. Kui selline olukord on piisavalt kaua kestnud tekivad teatudrutiinid. Üldiselt konfliktsed olukorrad ei meeldi kellegi ja konflikte püütakse vältida ja maha suruda. Selleks, et jõuda koostöö faasini on oluline et säilitatakse võimalus vastuolusid välja tuua ja läbi töötada. Kokkukuuluvuse etappi iseloomustavad järgnevad repliigid: sinuga on meeldiv töötada, mul on hea meel, et me koos seda teeme, mida sa arvad, kas see lahendus on hea, kas see meeldib sulle, kas ma võin oma seisukoha välja öelda.

8. JUHIABI ROLL VÕI SUHE

Juht või mõni kolleegidest võib sul paluda vahel teha midagi sellist, mille kohta sa ei tea, kas see on seaduslik või mitte, eetiline või mitte. Mõtle selle üle, kas see on on kooskõlas sinu väärtustega. Kas nõustudes või keeldudes ettepanekust tabavad sinf mingid tagasilöögid. Kui on karta , et tagajärjed ei jää tulemata, siis tasuks ette näha, millised need tagasilöögid võiksid olla? Kui palju sildu sa seda tehes enda järel põletad? Uuri, kas ettepaneku täitmine võib olla ebaseaduslik. Staatuse dünaamiline aspekt on roll-võttes omale staatuse või positsiooni kaasneb sellega ka roll. Juhul, kui inimene võtab omale rolli, eeldab ta, et selle rolliga käivad kaasas mingid õigused ja kohustused. Teised ootavad, et nad neid kohustusi ja ootusi täidaks. Rollid ja staatus on kantud kultuurist ja sotsiaalsetest suhetest. Juht ootab juhi abilt teatud käitumismudeleid-käitumisest ehk juhi abi rolli täitmisest hoolimata sellest, kes tegelikult on see inimene kes seda rolli täidab. Roll ei ole reegel. Roll on ideaali konseptsion. Samaaegne, mitme staatuse omamine, millega käivad kaasas erinevad rollid, toovad kaasa rolli konflikte. Rollikonflist tekib siis, kui töötaja tegutseb rollis, mis talle ei sobi. Kui teda sunnitakse või ta ise sunnib ennast tööle, mis on tema loomusele võõras ja sobimatu. Mida suurem on rolli konflikt, seda raskemaks töö muutub. vales rollis olemine tekitab stressi ja loob pingeid. Kutserolli kohane käitumine on sageli nii endastmõistetav, et juhi abi ei pruugi ise märgata, et tema tegevust reguleerib mingi ideaalmudel ja selle juurde kuuluv ideaalroll. Üritades jörgida ideaali võib juhi abi sattuda olukorda, kus ta ennast halvasti tunneb. Rollisisene pinge tekib, siis kui eri isikud esitavad samale rollile kokkusobimatuid ootusi. Mingit rolli on raske täita ka siis, kui partner ootab antud isikult mingis teises rollis tegutsemist. Lisaks staatusest ja positsioonist tulenevatelt rollidele võib kollektiivis esineda mitteametlikke rolle. Uuri, kes milist rolli täidab, kes on mitteametlik liider ja uuri võimalusi, kuidas nendega hästi läbi saada. Juhi abil on eeldusi võtta kanda ka mõni mitteametlikest rollidest. Tõenäoliselt on väga raske taluda patuoina rolli, kuid eeldused sellesse rolli jäämiseks on tugevad. Kui juhi vastu suunatud pinged ja pahameel kollektiivis otsivad väljapääsu, võib see suunduda kergemale objektile -juhi abile. Et seda ei juhtuks, oleks oluline säilitada neutraalsus ja omada selgeid piire nii juhi kui kolleegide suhtes. Mitte rõhutada pigem rolli täitmist, kui isikikku seotust juhiga.

9. TÖÖKOHTUMISTE TOIMUMISE EESMÄRK

Nõupidamised ja koosolekud on organisatsiooni tegevuseks vajalikud töövahendid eelkõige juhtidele, kuid mitte ainult. Igat tööalast probleemi võime arutada ühiselt nõupidamise laua taga. Selleks protsessiks : kogutakse ja vahetatakse informatsiooni, kirjeldatakse erinevaid tööalaseid probleeme, millede lahendamisteks otsitakse paremaid strateegiaid , siin toimub sotsiaalse tunnustatuse vahetamine igaüks omal poritsioonil vajalik ja tähtis, töötajatele annab see võimaluse kaasa rääkida olulistes firma eesmärkidest tulevnevates küsimustes, koosolekuid ja nõupidamisi korraldatakse organisatsioonis erinevatel tasanditel: tippjuhid, allüksused, valdkonnasisesed ja erialakeskseid- olenevalt probleemideringist ja koosoleku eesmärgist, toimumise ulatuselt võivad töökohtumised olla väga erinevad, alates väikesest grupist inimestest kuni suurte organisatsioonikogunemisteni välja, näiteks juhatuse valimiskoosolekud ja aastakoosolekud.
Läbirääkimistel kohtuvad kahe või enam osapoolte huvid. See on kohtumine , kus kirjeldatakse erinevate poolte huvisid ja määratletakse võimalikku ühist huvide ringi. Võimalusel sõlmitakse kõikki osapooli rahuldavaid kokkuleppeid. Läbirääkimised on suured töised kohtumised , kus võivad osaleda paljude organisatsioonide esindajad ja delegatsioonid, samuti välisfirmade esindajad. Läbirääkimiste ettevalmistamine on põhjalik ja töömahukas protsess. Seminarid on kohtumislaadilt ja õhkkonnalt vabamad tööalased kohtumised. Seminaridel kohtuvad valdkonniti omaala asjatundjad. Siin toimub eelkõige informatsiooni ja kogemuste vahetamine ning uute teadmiste omandamine.

10. TELEFONIKÕNED

Telefon on töömaailmas üheks otsustava tähtsusega töövahendiks. See on kõige sagedamini ja laialdasemalt kasutatav kommunikatsioonivahend. Kahju on tema õnnetus aga selles, et ta peaaegu alati segab teie tööd, kuna te tegelikult ei näe seda inimest, kes on telefoni teises otsas. On olemas lihtsaid võtteid, kuidas telefoni paremini kasutada ja kuidas korraldada nii, et ta segaks vähem. Juht peaks paluma sekretäri, et ta filtreeriks teie telefoni kõned. Sekretärile tehakse teatavaks, millised isikud võivad teid tülitada ja kes on need, kes pigem peaksid tagasi helistama juhile sobival ajal. Juhi ja sekretäri suhe töötab mõlemas suunas. Kui sekretär teeb juhi jaoks parajasti mingit erilist tööd, siis juht võib teha ettepaneku, et võtab mõne aja jooksul ise oma kõnesid. Kui juhil on vaja kellegagi telefoni teel rääkida, siis las sekretär lepib selleks aja kokku, just nii nagu ta lepiks kokku aja kohtumiseks. Juhil tuleks koostada telefonide registreerimise blankett , kuhu juht saaks üles tähendada, mis vestluse ajal juhtus. Sekretär saab seda lugedes kõigi sündmustega kurssi ning pärast võib need lehed kausta panna.

11. SEKRETÄRI SUHE JUHIGA

Sekretäri ja juhi suhted on enamikel juhtudel rangelt tööalased. Sekretäri kohus on teenindada juhti, olla talle tõeliseks assistendiks. Vastastikuse austuse aluseks on teie enda positiivne enesekindlus ja inimesest lugupidamine. Kuidas meiega köitutakse, sõltub sellest, mida me arvame enda kohta. Olge enda vastu hooliv, kuid hoolitsege ka juhi eest, mitte nagu emme või sõbranna, vaid nii, nagu tublile sekretärile kohane. Arvestage alati neid piire, milles juhil tuleb otsuseid teha, sest teie olete sama informeeritud ja mõtlete oma peaga. Teie proffessionaalsusest ja ausast suhtumisest juhti ning firma arendamisse võib välja kasvada teie ametikõrgendus. Väljendage alati oma mõtteid otsekoheselt ja selgelt. Olge aus ja looge mõistlik distants enda ja juhi rolli vahele. Ärge haarake tippjuhi võimu, liikuge iga eesmärgi poole sammhaaval. Ärge olge mässumeelne, vaid tasakaalukas. Kui pakute juhile omapoolse ide, aidake tal see ellu viia. Ettevaatust võõraste mõtete tahtmatu või tahtliku omastamisega! Ei ole midagi inetumat, kui teiste ideesid edastada oma mõtetena. Kui tippjuht kellegi ideesid ja mõtteid kasutab, on see lubatav, sest tavaliselt on need ühise mõttetöö tulemus ja firma edukaks tööks vajalikud. Sekretäri õlessanne on olla sotsiaalselt pädev ja sättida firmas koostöösuhteid. Tark sekretär on alati oma tippjuhi suhtekorraldaja. Kui teil midagi läks viltu , tunnistage oma viga. Vabandamine on inimlik ning teeb alati vastase, olgu selleks või tippjuht, relvituks. Sekretäri ja tippjuhi vahel peab valitsema avameelne ausus. Te peate vedama ühist vankrit ja aksepteerima teineteise vigu ning veidrusi. Kui te seda ei suuda, otsige mujal tööd ja leidke tippjuht, keda te auudate kummardada. Selleks et juhi ja alluva koostöö sujuks, on oma salanipid. Kogenud juhid teavad, kuidas ajada asjad nii, et töötajad vastaksid neile püstitatud ootustele ja firmaasjad liiguksid õiges suunas. Hea töösuhe saab alguse juba tööintervjuul. Kogenumadki juhid ei suuda alati ette näha, kas väga hea mulje jätja on tingimata ka inimene, kellega aastaid koos töödata. On ametikohti, mille täitmisel hindavad tööandjad pigem proffesionaalseid oskusi, jättes isikuomadused tagaplaanile (nt raamatupidaja). Samas võib mõnele särasilmsele ja õpihimulisele müügiinimesele andestadakogemuse puudumise, kui tal on piisavalt tahet saada heaks tegijaks. Tark juht ei jäta intervjuul küsimata, kuidas on lood töölepürgija isikliku eluga. Sihiks pole kandidaati diskrimineerida ega eraellu tungida. Oluline on mõista, kas töösoovijal on töö kõrval elus ka muid eesmärke või millised on näiteks tema hobid. Kogemus näitab, et need, kel oma elu tervikuna olemas ja huvitav, saavutavad ka paremaid tulemusi. Kindlasti uurib enamik juhte, kui väga uus inimene ikka tahab seda tööd teha. Motivatsioon ja pühendumine on kestva töösuhte olulisemad alustalad. Küsimus pole tegelikult kunagi selles, milliseid alluvaid enda juurde tööle saada, vaid millised inimesed nad on. Firmas, kus töötajad ei tea, mida juhid mõtlevad, ja vastupidi, on kotermann sees. Juhid ei peaks kartma iseseisvalt mõtlevaid ja tegutseda tahtvaid töötajaid. Need on inimesed, kes viivad firmat edasi, sest neil on ambitsiooni kuhugi jõuda. Tõsi, tihti ei malda nad kaua alluvana töötada ja pürivad ise näiteks ettevõtjaks. Ka selle üle võib juht rõõmustada – ta on andnud inimesele piisava hüppelaua ja julguse iseseisvuda. Juhid määravad enamasti ka firmasisese emotsionaalse kultuuri. Võib juhtuda, et kõik tunnevad ennast vabalt ja teevad nalja, ent seejuures teab siiski igaüks oma vastutust ja mida talt oodatakse . Ülemusega semutsema ei kiputa. On aga küllaga neidki juhte, kes anarhia hirmus eelistavad kontrollida kõike ja kõiki. Sealjuures võivad nad olla ka äriliselt edukad . Iseküsimus on, kui kaua töötajad sellises firmas töötamist naudivad.

12. HEA SEKRETÄRI ISIKSUS

Hea sekretär oskab mõista mehhanisme, mis mõjutavad teda ja teda ümbritsevaid kolleege. Sekretär avaldab mõju kogu kollektiivile. Olles seotud kogu firma asjaajamisega, koostades ja vormistades mitmesuguseid dokumente oodatakse sekretärilt esmajoones oskust olla usaldusväärne. Eeldatakse hoolikat ümberkäimist infoga , mis on sekretärile teada, kuid ei ole teatavaks tehtud ülejäänud kollektiivile. Otse loomulikult ei jaga sekretär omi teadmisi firma juhi tegevusest ja plaanidest isikutega, kellele võivad need teemad küll huvi pakkuda ja esmapilgul tundub ka põhjus olevat selle info hankimiseks. Lojaalsus on truudus ja ustavus. Healt sekretärilt oodatakse lojaalsustnii juhi kui firma suhtes. Püüab alati näha asju poole pealt jagab firma eesmärke ja prioriteete. Lojaalsus puudutab eriti oluliseks, siis kui tegemist on kriis või konfliktsituatsioonidega. Tõeliseks lojaalsuse proovikiviks on sekretäri ja juhi konfliktid. Oluline on, et juhi abi ei hakka käituma destruktiivselt ning firma ja sealhulgas ka iseenda huve kahjustavalt. Destruktiivset käitumist iseloomustab soov teisele poolele võimalikult palju kahju teha või kätte maksta. Usaldus tekib kogemuse pinnal. Suhetes üldse on oluline teada, kuidas meie kolleeg erinevates olukordades käitub või tegutseb ning kas tema käitumine on stabiilne ja sõltumatu hetkemeeleoludest. Oluline on ka usaldatavus tööasjades. Hea sekretär on täpne tööasjades ja täidab oma tööülessanded õigeaegselt. Tõenäoliselt võivad komistuskiviks saada mitmesugused probleemid. Hea alluv ei varja esilekerkinud probleeme ja kitsaskohta vaid annab neist õigeaegselt teada. Teab, millal abi küsida. Juhi ja sekretäri üks olulisemaid omadusi on adapteerumisoskus. On ju loomulik, et juhi abi sätib oma töid ja tegemisi juhi päevakavadest lähtuvalt. Juhi tööstiilist sõltuvad ka abi tegemised. Töötades käsikäes asutuse juhtkonnaga on oluline näha ja tajuda organisatsiooni kui tervikut ja samas ka igat nüanssi eraldi. Tegeledes organisatsiooni asjaajamise korraldamisega on algosadest terviku kujundamine vältimatu. Juhi abilt oodatakse head pingetaluvust, vastupidamist keerulistes töösituatsioonides ja suhetes. Oluline on oskus juhti kriisimomentidel vaikselt toedata. Oskus võtta vastutust peaks olmema omane igale töötajale. Juhi abi võib olla puhvri rollis juhi, juhtkonna ja töötajaskonna vahel. Juhi abi, tundes ja tajudes piire, tegutseb vastutustundlikult. Võtab initsiatiivi ja viib läbi. On ise motiveeritud. Samas oskus alluda.

13. KONFLIKTID JUHIGA

Konflikt on lahkheli, mille tulemusena tekib pinge, mis ajendab partnereid üksteise vastu tegutsema.Kollektiivis, kus on palju liimeid on ka palju vastandikke huvisid. Konflikti ei ole mõtet ignoreerida, sest lootus, et olukord iseenesest normaliseeruks on üsna vähene. Samuti ei tule kasuks ka impulsiivne käitumine stiilis- avaldus lauale. Konflikti võtmine isiklikult on väga kulutav. Ka etteheite hulk, mis konflikti käigus tekib suureneb pidevalt. Esimene aste konfliktile lahenduse otsimises ongi etteheidete vähendamine. Veenduge, et sinu juht ei saaks sind üllatada, hoia juht informeerituna sinu tegemistes, ära kunagi tegutse üle bossi pea, ära vaidle bossiga avalikult, ära ütle kunagi midagi negatiivset bossi kohta, uuri juhi prioriteete, taotle konflikti lahendamist.konflikti lahendus on olukord, kus lahendus rahuldab mõlemaid osapooli ja konflikti põhjused on kõrvaldatud. Silmas tuleb pidada nii ülesannetega kui ka suhetega seotud konflikte. Juhi abi ja juhi vaheline konflikt on komplitseeritud just juhi abile. Lahenduse otsimisse ei pea alati kaasama kõikki osapooli vaid on võimalik kasutada ka lahenduskeskset lahenemist. Tegemist on meetodiga, mida kasutatakse psühholoogilises nõustamises selleks, et selgitada välja inimese enda ressursid ja valikuvõimalused olukorraga toimetulekuks. Juhul kui olukord juba üsna keeruliseks on muutunud tasub uurida lähemalt asjaolusid, mis konflikti põhjustasid. Järgmine samm on probleemi sõnastamine. Juhul kui rahulolematus on kõrge, kuid otsest nähtavat põhjust ei ole, on probleemile sõnastuse leidmine keeruline. Kindlasti on oluline ka perioode , kui probleeme ei olnud.

KOKKUVÕTE

Oma tööd oli väga põnev teha. Sain palju informatsiooni sekretäri ja juhi vahelisest tööst. Olin küll kursis kõikide teemadega mida käsitlesin kuid alati leidsin ka palju uusi ja huvitavaid detaile.

KASUTATUS KIRJANDUS

„Juhi koostöö sekretäriga“ Debra Allcock Tallinn 1999
„Juhi abi ja juhi efektiivne koostöö“ Eda Mölder Tallinn 2001
19