Vastus leiad õppematerjalist: Sekretäriõpe

Sekretäriõpe (6)

3 HALB

Esitatud küsimused

Mis teil vaja on?
KES b lahendamise korral KUIDAS?

1) Akt – on dokument, millega saab tuvastada mingit seisu või fakti ( dok. Üleandmist, vastuvõtmist arhivaalide hävitamist jne)
Akti vormistatakse mitmel puhul :

valminud objektide kohta.
Inventari mahakandmiseks.
Üleandmisakt, kui töötaja lahkub töölt (tehnika, dok, pitsat )

- Akti vormistatakse üldplangile.
- Asutuse juht määrab käskkirjaga komisjoni koosseisu ja suuruse.
- komisjon peab olema pädev, sinna kuuluvad inimesed, kes on oma kvalifikatsiooni poolest võimelised orienteeruma küsimustest, mida uuritakse.
- valitakse komisjoni esimees, kes vastutab komisjoni töö eest.
- vormistab komisjoni liige, kelle määrab komisjoni esimees või kes valitakse komisjoni poolt.
- Tekst peab sisaldama fakte.
Tekst koosneb kahest osast :

sissejuhatav – algab akti aluse trükkimisega. Siia trükitakse käskkirja kuupäev ja number, millega komisjon moodustati.

Konstateeriv osa – esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud.
2) Visiitkaart.
Visiitkaardi päritolu ulatub Vanasse Hiinasse, see oli üks sidevahend, mille kaudu sõlmiti ja hoiti kontakte. Visiitkaardi jätmist kellegi juurde võrdsustati visiidiga konkreetse isiku juurde.
Tänapäeval on visiitkaardi kaudu suhtlemine levinud ja populaarne üle maailma. Eestis ei ole veel küllaldaselt visiitkaardi kaudu kontaktide loomist ja info edastamist osatud väärtustada. Tuleb ikka ette, kus kontaktandmete üleskirjutamiseks otsitakse märkmepabereid.
Visiitkaartidele on antud erinevate autorite poolt erinevaid nimetusi, kokkuvõtlikult nimetatuna, saaksime neid jagada:

äri- e ametkondlik
era- e isiklik;
abielukaart;
abikaasakaart;
reklaamvisiitkaart;
kombineeritud kaart.

Reklaamvisiitkaart on tavalise visiitkaardi mõõdus, sealt võib puududa isiku nimi, kuid on kirjas rohkem informatsiooni asutuse kohta, näiteks kaupluse lahtioleku ajad, erakliiniku arsti vastuvõtuajad jne.
Kombineeritud kaartidel on vastavalt firma vajadusele ja tegevusvaldkonnale kirjas isikute kodused telefoni- , faksinumbrid, e-posti aadressid .
Klassikaliselt hoitakse lahus ärikaardid, millel on kirjas kõik firma rekvisiidid ning erakaardid, kuhu on trükitud ainult isiku nimi ja millele saab vajadusel kirjutada juurde vajalikku informatsiooni: kodune aadress, telefon, õnnitlused ja tervitused
Abielu- ja abikaasakaart on kasutusel eelkõige diplomaatilises etiketis, kuid seda saab edukalt kasutada ka ametkondlikus- ja eraelu suhtlemistasandil kui seltskonnas viibivad abielupaarid koos ja omavahelistes kontaktides teiste külalistega, on sobiv anda üle ühine visiitkaart.
3) Viisad dokumendil
• Viisa on spetsialisti loetav allkiri koos kuupäevaga. Viisa kirjutatakse dokumendi viimasele lehele allkirjast allapoole.
• Viisa vormistatakse asutusele jäävale eksemplarile:
a) Ametikirjal ärakirjale
b) Käskkirjal originaalile
• Viisa jaguneb:
a) Koostaja viisa vasakus
b) Kooskõlastusviisa paremas veerus
• Kui kooskõlastajal tekib dokumendi kavandi suhtes eriarvamus, lisatakse see dokumendile eraldi lehel. Eriarvamuses selgitatakse millega pole kooskõlastaja nõus, miks pole nõus ja tehakse ettepanek küsimuse lahendamise kohta.
• Kui dokumendi eelnõu koostaja pole nõus arvestama kooskõlastaja ettepanekuid, esitab ta oma seisukoha samuti kirjaliku eriarvamusena.
• Lõpliku otsuse teeb allakirjutaja.
1) Koopia, ärakirja ja väljavõtte õigsuse kinnitamise märge dokumendil.
Koopiaid , ärakirju ja väljavõtteid tõestatakse tõestusmärke ja pitsatiga.
Esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka pannakse tempel sõnaga KOOPIA, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE. Dokumendi lõppu - viimasele lehele tehakse tõestusmärge vasakusse veergu .
Näide: Ärakirja õigsuse kinnitamine
ÄRAKIRI
2) Kirja ja üldplangi ülesehitus.
Kirjaplank on üldplangi alusel kujundatud plangiliik, millele vormistatakse ametikirju. Kasutatakse formaate A4 ja A5.
• Kirjapeavälja ülemine piir asub 1,2 cm ja alumine 4,2 cm kaugusel plangi ülaservast. Kirjapeaväljale kujundatakse
? Ettevõtte logo , riigiasutustel riigivapi kujutis vastavalt.
? Dokumendi autor (kirjasuurusega 12-24)
? Formaadil A5 vormistatakse kontaktandmed kirjapeaväljale.
• Adressaadivälja ülemine piir on 4,2 cm kaugusel plangi ülaservast. I rida sellel väljal trükitakse vasakus veerus 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast.
• Viidaväljale trükitakse:
? Seosviit, mille asukoht on 5,5 cm plangi ülaservast ja 9,5 cm kaugusel vasakust veerujoonest. Rea ette trükitakse sõna ’Teie’. Täidetakse ainult siis, kui koostatakse vastukirja, trükitakse algatuskirja kuupäev ja viit .
? Kuupäev ja viit, mille asukoht on paremas veerus, kõrvuti adressaadivälja reaga . Rea ette trükitakse sõna ’Meie’. Sellele reale trükitakse kirja kuupäev ja viit.
• Tekstiväli asub lehe keskel. Trükitakse plokkstiilis ehk taandridu ei jäeta, enne uut mõtet on tühi rida.
• Kontaktandmete välja ülemine piir on 2,6 cm ja alumine 1,2 cm alumisest servast. Andmed trükitakse plokkidena, kasutajasõbralik.
Üldplank
• Asutuses peab olema kehtestatud vormikohane üldplank nii paber- kui eletroonilisel kandjal.
• Üldplangi alusel koostatakse teiste dokumendiliikide plangid (kirjaplank).
• Üldplangile vormistatakse asutusesiseseid dokumente – akte, protokolle, käskkirju. Siia võib vormistada ka tänukirju, õnnitlusi ja kaastundeavaldusi.
• Üldplangi elemendid:
? Asutuse sümbol/logo või riigivapi kujutis vastavalt riigivapiseadustele.
? Dokumendi autor.
? Dokumendiliigi nimetus 5,5 cm plangi ülaservast, trükitakse vasakusse veergu või keskele trükitähtedega. Lubatud on kasutada paksu kirja ja sõrendamist.
? Koostamise või väljaandmise koht 6,3 cm lehe ülaservast ehk ülejärgmisel real , mis trükitakse kirjatähtedega nimetavas käändes.
? Dokumendi kuupäev ja number paremas veerus, vormitatakse sõnalisnumbriliselt.
? Pealkiri asub vasakus veerus, 8,5 cm plangi ülaservast.
? Tekst türkitakse kaks rida pealkirjast allpool.
? Allkiri.
? Koopia(d): jaotuskava käskkirjal.
? Viisad (käskkirjal).
3) Sekretäri suhtlemisetikett külastajatega.
• Sekretär on firmas esimene isik, kellega külastaja kokku puutub. Seega on ta firma „visiitkaart“. Külastaja sisenemisel on sekretäril mõni hetk aega, et lõpetada pooleliolev töö ja tervitada .
• Auväärse külalise saabudes tõuseb sekretär tervitamiseks ja väljub laua tagant. Sekretäri näoilme, þestid, poos ja hääl peavad väljendama viisakust kohtumisel , huvi kuulamisel, vastutulelikkust suhtlemisel ja taktitunnet kriitika puhul. Suhtlemisel peab jääma mulje, et külaline on teretulnud. Tuleks hoiduda küsimustest: Mida te soovite ? Mis teil vaja on?
• Kui aga siseneb ärritunud klient , tuleb talle pakkuda kõigepealt istet ja paluda olukorda selgitada.
• Külastajate vastuvõtud planeeritakse juhi kalenderpäevikus ja kooskõlastatakse sekretäri poolt juhiga . Külastajate vastuvõtuaegu ei jaotata päeva peale laiali. Võiks kasutada ebaharilikke aegu (näiteks 14.10; 15.20). Sellega antakse mõista, et juhi aeg on väga limiteeritud ja ei tohi hilineda. Külastajate registreerimisel tuleb kirja panna:
? Küsimus, probleem, millega soovitakse juhi poole pöörduda.
? Külastaja ametikoht .
? Ees- ja perekonnanimi .
? Telefoninumber.
Enne külastaja lubamist juhi kabinetti peab sekretär kontrollima, kas juht on valmis vastuvõtuks või vajab aega.
• Külastaja teistest asutustest võib grupeerida 3 rühma:
? Tähtsad kliendid – eriti auväärsed külalised.
? Tavakliendid.
? Kodanikud isiklikes küsimustes.
• Auväärsete külastajate puhul kehtib rahvusvaheline reegel:
? Sekretär palub külastajat oodata.
? Siseneb juhi kabinetti sulgemata ust enda järel ja teatab külastajast.
? Reeglina juht väljub oma laua tagant.
? Sekretär avab ukse pärani ja palub külastajal siseneda ning seejärel sulgeb ukse.
• Kaugemalt saabunud tähtsatele külalistele tuleb vastu saata asutuse esindaja. Serveerides kohvi, teenindab sekretär kõigepealt külalist, seejärel juhti. Külalis(t)e lahkumisel katkestab sekretär töö, naeratab, noogutab külalis(t)ele ja kui vaja, juhatab ka majast välja.
• Kui saabub tavakülastaja, kes on aja kokku leppinud, teatab sekretär temast juhile. Minnes teatama, sulgeb ta enda järel ukse. Saanud loe siseneda juhi kabinetti, sulgeb külastaja ise enda järel ukse.
• Kui eelmine kohtumine venib , teatab sekretär juhile järgmise külalise saabumisest kirja või telefoni teel. Saanud vastuse, kui kaua läheb juhil veel aega, teatab ta sellest ka kliendile. Kui kliendil pole võimalik oodata, lepitakse kokku uus kohtumisaeg.
• Kui saabub tavakülastaja, kes ei ole aega kokku leppinud, otsustab sekretär, kas kanda temast juhile ette kohe või registreerida vastuvõtule. Kui juht ei soovi siiski külalist kohe vastu võtta, peab sekretär ilmutama näitleja meisterlikkust. Viisakalt vabadama juhi eest ja pakkuma külastajale vastuvõtuaja täpse päeva ja kindla kellaaja. Sekretär peab käituma seejuures väga meeldivalt, et klient ei tunneks end solvatuna. Kui probleem nõuab kiiret lahendamist, võib sekretär juhatada külastaja juhi asetäitja või mõne muu spetsialisti juurde. Seejuures läheb sekretär koos külastajaga ise kaasa ja selgitab probleemi olemust.
• Kui külastaja satub asutusse ajal, mil juhti pole kohal, määrab sekretär reaalse vastuvõtuaja ja registreerib selle juhi kalenderpäevikusse.
• Külastaja võib esitada ka oma visiitkaardi, kuhu sekretär märgib pliiatsiga kaardi pöördele külastuse põhjuse. Kui küsimus on diskreetne, märgib külastaja ise põhjuse kaardi pöördele ja paneb kaardi ümbrikku, kleebib kinni. Sekretär edastab ümbriku juhile.
1) Element adressaat.
• Adressaat vormistatakse vasakus veerus, 5,5 cm kaugusel ülaservast.
• Kirju võib adresseerida asutusele või vajadusel selle struktuuriüksusele, personaalselt ehk nimeliselt. Isiklik ei võrdu personaalne .
2) Protokoll – dokument, mis koostatakse koosoleku või nõupidamise käigus ja vastuvõetud otsuse fikseerimiseks.
Protokolli liigid :
Sõnaline – Diskussioon ehk arutelu antakse edasi sõna-sõnalt.
Resolutsioon – Vormistatakse protokolli I ehk sissejuhatav osa ning lisatakse otsused.
Jutustav – Diskussioon ehk arutelu antakse edasi lühikese kokkuvõttena ainsuse 3. pöördes.
- Protokolli kuupäevaks on : koosoleku toimumise kuupäev.
- Protokoll on dokument, millel puudub element pealkiri.
- Protokollil on 2 allkirja : koosolekujuhataja ja protokollija.
- Protokoll vormistatakse üldplangile.
- Protokoll vormistatakse kolme päeva jooksul ühes eksemplaris. Koopia või väljavõtte vormistab ja edastab protokollija.
• Tekst koosneb: I osa ehk sissejuhatus – Vormistatakse koosoleku juhataja ja protokollija ning loetletakse osavõtjad tähestikulises järjekorras. Kui osavõtjaid on rohkem kui 15, registreeritakse nad eraldi lehele ja protokolli märgitakse osalejate arv ning (registreerimisleht lisatud). Samamoodi märgitakse ka puudujad. Kui koosolekule või nõupidamisele on kutsutud ka külalisi, kirjutatakse nende nimed koos ametinimetusega eraldi realt. Järgneb päevakorrapunktide loetelu .
II konstateeriv ehk põhiosa – Vormistatakse päevakorrapunktide kaupa skeemi KUULATI-Küsimused-Vastused küsimustele-Sõna võtsid-OTSUSTATI järgi. KUULATI alla trükitakse ettekande lühike sisu ainsuse 3. pöördes. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis pole vaja protokollida. Tekst lisatakse protokollile ja protokolli teksti tehakse märge ’Ettekande tekst lisatud’. Seejärel protokollitakse Küsimused ja Vastused küsimustele nende esitamise järjekorras. Sõnavõtud protokollitakse sõnade ’Sõna võtsid’ järel. Iga sõnavõtt protokollitakse uuelt realt kokkuvõtlikult ainsuse 3. pöördes. Sõnavõttude järgi protokollitakse vastuvõetud otsused.
• Trükitähtedega vormistatakse sõnad KUULATI ja OTSUSTATI.
• Järgnevad päevakorrapunktid protokollitakse sama skeemi järgi.
• Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti.
• Protokollile võib ka lisada näiteks skeeme, tabeleid ja jooniseid.
• Lisadele viidatakse teksti sees. Kõik protokollile lisatavad dokumendid peavad olema alla kirjutatud üleval paremas nurgas.
3) Tervitamine , esitlemine , tiitlid .
Tervitamine.
Kohtumine saab alguse tervitamisest ja silmsidest. Tervitamine on lugupidamise avaldamise vorm, mille juurde kuuluv sõbralik näoilme on kohustuslik.
Reeglid tervitamisel :

Esimesena tervitab mees naist, noorem vanemat, alluv ülemat.
Alati tervitab esimesena ruumi siseneja, olenemata soost, east ja positsioonist.
Esimesena tervitab külaline pererahvast.
Kui tervitamisega kaasneb ka kätlemine, peab käepigistus olema tugev, tervitamiseks ulatatakse terve käsi, vaadatakse silma.

Esitlemine.
Ka esitlemisel tutvustatakse nooremat vanemale, meest naisele. Väga suure vanuse puhul soole tähelepanu ei pöörata.
Esitlemine on ka üks osa ametkondlikust protokollist. Lähtealuseks peetakse ettevõttesisest hierarhiat ning tutvustamine toimub järgmiselt:

osakonnajuhatajat – direktorile
uut töötajat – juhile
kohalikku elanikku – välismaalasele
ettevõtte juhatajat – kliendile.

Näide:
Härra doktor Kask, lubage teile esitleda härra Mändi, ravimifirma Pharmatex juhatajat.
Kuidas esitleda.
Tutvustamisel ja esitlemisel seistakse sirgelt , võetakse käed taskust välja ja naeratatakse sõbralikult.

Enda tutvustamisel ei lisata kunagi oma nimele täiendit härra/proua.
Käe annab esimesena see, keda tutvustatakse.
Üksikisikut esitletakse alati grupile.
Tutvustamine ei tähenda seda, et võib kohe sinatama hakata. Eraelus teeb tavaliselt vanem nooremale vastava ettepaneku, üheealiste puhul ei ole vahet, kas ettepaneku sinatamiseks teeb mees või naine. Tööalases suhtlemises võetakse sinatamise otsus vastu vastavalt ametialasest hierarhiast ja ettevõttesisesest kokkuleppest.
Mees peaks tutvustamisel alati püsti seisma. Tänapäeval tõuseb ka naine esitlemisel püsti, näidates sel viisil oma lugupidamist kaaslase vastu,
Ametialane tutvustamine lähtub alati tööalasest positsioonist, mitte soost. See tähendab, et ametipositsioonilt madalamat inimest esitletakse alati positsioonilt kõrgemale.
Eraelus tutvustatakse meest naisele.

Tiitlid.

Teie Majesteet (your Majesty) – kroonitud pea
Teie Kuninglik Kõrgus (Your Royal Higness) - kuningliku perekonna liige
Teie Ekstsellents (Your Excellency) – riigipead, teiste riikide valitsusjuhid ja kabinetiliikmed, suursaadikud.

Eestis.

Härra peaminister , minister, suursaadik
Riigikogu esimees – esimees

Kokkuvõtteks.
Kõrged ametnikud on enamasti

Teie Ekstsellentsid

härrad ja prouad – välisriikides mr ja mrs
1) Element lisa kirja- ja üldplangil.
• Lisade vormistus sõltub teksti ülesehitusest:
? Kui tekstis on lisatava dokumendi nimetus kirjas, trükitakse lisade reale lehtede ja eksemplaride arv.
N: Tekstis – Lisame kirjaga kaasa joonised (lisa).
Lisade real - Lisa 4 lehel 2 eks.
? Kui tekstis pole lisatava dokumendi nime, tuleb see vormistada lisade real koos lehtede ja eksemplaride arvuga.
N: Nõupidamise päevakord 1 lehel.
2) Dokumendiplank – on kindla formaadiga paber trükitud koostavate dokumentide püsielementid
Dokumendiplangi omavad :
1) - asutused
- ettevõtted
- firmad
2) selle struktuuri üksused, kui nii on ette nähtud põhikirjas.
3) ametiisikud, kellel on õigusakto andmise õigus.
Õigusaktid on :
- käskkirjad, korraldused , määrused, otsused.
Kohustuslikud elemendid :
- dokumendi autor (firma nimi)
- dokumendi liigi nimetus
- kuupäev
- number
- tekst
- allkiri
Plangiliigid :
- üldplank, kirjaplank
Plankide kasutamine :
- kirjaplangile vormistatakse ametikirjad.
- üldplangile vormistatakse käskkirjad, korraldused, aktid , esildised, protokollid , asutuse sisesed dokumendid.
- otstarbekas on kasutada valmistatud dokumendiliigi planke .
- planke eristab neile trükitavate elementide koosseis.
- valgele paberile vormistatakse käskkirjaga kinnitatavad dokumendid.
Turvaelemendid :
Kirjaplangid valmistatakse alati trükikojas, kus neile lisatakse turvaelement.
See on vajalik, et
a) tagada nende võltsimiskindlus
b) lihtsustada dokumentide originaali eristamist koopiast
Üldplangile võib valmistada koopiamasinal/arvutis, samuti on lubada trükikojas lisada turvaelemente.
3) Ärikohtumiste korraldamine.
• Äri- või ametikohtumiste eesmärgiks on tööalaste kontaktide ja äripartnerluse mitmekülgne arendamine: näiteks kokkulepete sõlmimised, koostöö kavandamine ja lepingute allkirjastamised.
• Ärikohtumised võivad toimuda vestluste, läbirääkimiste, nõupidamiste, koosolekute, konverentside või kongressi vormina.
• Kohavalikult võivad ametikohtumised toimuda:
? Ühe partneripoole firmas või väljaspool seda.
? Erapooletul territooriumil.
• Kohtumiste iseloom võib olla:
? Rangelt töine – vestlused , läbirääkimised, nõupidamised.
? Õhkkonnalt vabam – ärilõunad ja –õhtusöögid.
? Segatud variant: töine nõupidamine, millele järgneb pidulik õhtusöök.
Valik sõltub sellest, millist eesmärki kannab kohtumine.
• Ärikohtumiste korraldamisel määrab rolli ka see, kas partnerite hulgas on ka esindajaid välisriikidest. Sellisel juhul jälgitakse rahvusvahelisel tasandil heakskiidetud etiketitavasid: õhtuseks ajaks koostatakse eraldi kultuurprogramm.
• Sekretäri ülesanded ärikohtumiste ettevalmistamisel võivad olla määratletud mitmeti:
? Sekretär on seotud algusest õpuni kohtumiste ettevalmistamise, korraldamise ja teenindamisega.
? Sekretär on seotud ühe töölõiguga ärikohtumiste programmist, näiteks nimekirjade koostamine, kutsete väljasaatmine, külaliste vastuvõtmine ja majutuse korraldamine.
Tööülesannete jaotud sõltub sellest, kui suur on ärikohtumiste ulatus ja kas selle korraldamiseks on loodud eraldi töörühm.
• Sekretäri tööülesanded:
? Kutsete ja informatsiooni edastamine .
? Tagasiside osavõtjate kohta.
? Majutuse korraldamine.
? Transpordi korraldamine.
? Söögiaegade ja – kohtade korraldamine.
? Töömaterjalide ettevalmistamine.
? Kingituste muretsemine.
? Tööruumi ettevalmistamine.
? Tehniliste vahendite korrashoiu ees vastutamine .
? Vajadusel tõlke korraldamine.
• Sekretäri teenindusfunktsioon ärikohtumisel on olla „perenaise“ rollis. Luua algusest peale abivalmis ja turvaline tööõhkkond.
• Sekretäri teenindusfunktsiooni juurde kuuluvad ülesanded on:
? Saabujate vastuvõtmine.
? Külaliste abistamine – ruumides orienteerumine , jooksvate küsimuste lahendamine.
? Külalistega suhtlemine – kohvi pakkumine, firmat tutvustavate infomaterjalide jagamine.
? Kontrollida üle tööruumid, näiteks vajadusel sulgeda või avada aknad.
? Kontrollida üle iga järgnev etapp kohtumiste programmis.
? Vaheaegadel olla kontaktis kohtumisest osavõtjatega ja lahendada nende probleeme.
1) Element pealkiri dokumentidel.
• Kirjaplangil trükitakse pealkiri vasakus veerus 9,5 cm kaugusel plangi ülaservast.
• Üldplangil vormistatakse pealkiri 8,5 cm kaugusel plangi ülaservast.
• Vormistatakse nimetavas käändes ja ilma punktita lõpus.
• Avab lühidalt dokumendi sisu.
• Lihtsustab dokumendi registreerimist.
• On kõigil dokumentidel v.a õnnitlus- ja tänukirjadel ning kaastundeavaldustel.
2) Personalivaliku protseduur .
Personali valik on sigikindel tegevus, mille käigus prognoositakse kandidaadi sobivust ametikohale, eesmärgiga vähendada riski ebasobiva töötaja palkamiseks.
1. Ametikoha kohta koostatakse või täpsustatakse :
a) ametijuhend b) ametiprofiil
2. Otsustatakse kandidaadi otsinguviis :
a) firmast oma töötajate hulgast ( memo , infoleht)
b) väljaspoolt (tööpakkumiskuulutus massimeedias, koolid, ametiliidud, tööbürood, tuttavate soovitused, cv-online)
3. Kandidaadid saavad :
a) avalduse b) cv või elulookirjelduse
4. Esimene kandidaatide valik e. Sõelumine saadetud dok. alus :
a) sobimatud kandidaadid
b) arvatavasti sobimatud
c) sobivad kandidaadid
5. Sobimatutele kandidaatidele tehakse kohe äraütlemiskirjaga, telefoni kõne.
6. Sobivatele kandidaatidele tehakse kutse intervjuule ( meili või telefoni teel).
7. Kandidaadid täidavad personaliotsingu ankeedi ja korraldavad intervjuu ( neid võib olla mitu.
8. Vajadusel korraldatakse testimine .
9. Vajadusel korraldatakse tasuta uuring (soovituste analüüs)
10. Lõppvestluse vahete juhiga, kes teeb pakkumise ( töölepingu punktide arutelu)
11. Saadetakse äraütlemiskirjad valituks mitteasutunud kandidaatidele.
12. Tööle vormistamine (tööleping jt dok.)
13. Uue töötaja adopteerimise jälgimine ja toetamine, mentori määramine.
3) Kutsed pidulikele vastuvõttudele.
• Ärisuhtlemise pidulikum pool on vastuvõtud. Reeglina telefoni või faksi teel kutseid ei saadeta. Neid võib kasutada üksneseelnevaks järelepärimiseks eriti tähtsate külaliste osavõtu võimaluse kohta. Seejärel saadetakse ka neile kirjalik kutse.
• Kutseid saadetakse üldjuhul tähtpäevade tähistamiseks, suhete arendamiseks ja austuse väljendamiseks.
• Vastuvõtud liigitatakse ametlikeks ja mitteametlikeks. Ametlikele vastuvõttudele kutsutakse külalisel üldjuhul ilma abikaasadeta v.a kõrged ametnikud. Mitteamelikele vastuvõttudele kutsutakse külalised koos abikaasadega ja nendel üritustel valitseb vabam, sundimatum õhkkond.
• Kutse eesmärgiks ja sisuks on maksimaalse informatsiooni edastamine. Kutsete koostamisel tuleb järgida mitmeid reegleid. Kõige olulisem on kutse ülesehitus, mille järgi pannakse kutsele kirja kogu vajalik informatsioon.
• Enne kutsete koostamiset tuleb koostada külaliste nimekiri. Külalised loetletakse tähtsuse järjekorras, et määrata istumise järjekord või need, kellele osutada erilist tähelepanu.
• Kutse vormistamisel tuleb meeles pidada, et:
? Paberi kvaliteet peab olema väga hea, värv soovitatavalt valge.
? Paberi formaat 15x10 või 18,5x12 cm.
? Kutsele võib olla pressitud või trükitud ettevõtte sümboolika.
? Tekst trükitakse musta värviga või kirjutatakse musta tuðiga.
• Kutse tekstis peaksid olema:
? Pöördumine, mille juures märgitakse ära kutsutavate inimeste nimed ja positsioonitiitlid. Tiitlina kirjutatakse kutsele just see, kellena me oleme külalise endale kutsunud. Pöördumine on kas otsene või kaudne, kus pöördumist alustab kutsuja oma nime ja positsiooni esiletoomisega. Röördumistel on lugupidavam kirjutada tiitel ja inimese nimi kutsele kästisi. Kutsele lisatud märkus: kutse kehtib kahele – saab kirjutada, kui on tegemist avatud pidulike sündmustega, kus ei koostata külaliste nimekirju.
? Sündmuse ja vastuvõtu nimetus. Kutsel on kirjas sündmus, mis põhjusel oleme korraldatavale üritusele kutsutud ja millisel viisil seda tähistatakse.
? Aeg. Kutsele märgitakse nädalapäeva nimetus, kuupäev, kuu, aasta ja kellaaeg.
? Vastuvõtu toimumise koht, kuhu märgitakse aadress ja vajadusel lisatakse vahelehel koha-aasend nind transpordi liikumine.
? Kutsuja. Kutse viseeritakse kutsujate poolt ja on kena kui seda tehakse iga kutse allkirjastamisega.
? Riietus märgitakse kutse alla vasakusse nurka ja tavapäraselt märgitakse kutsele meeste riietus: tume ülikond, smoking , frakk. Märge pidulik riietus ei ole küllaldesel informatiivne ja seda kutsele ei märgita.
? Vastus kutsele kirjutatakse kutse paremasse nurka. Märgitakse see mitmeti: palume vastata või äraütlevad vastused. Juurde lisatakse telefon või e-posti aadress ja kuupäev.
1) Kuupäev dokumentidel.
Kõikidel dok. peab olema kuupäev.
Kirjakuupäevaks on :
- allakirjutamise või sündmuse kuupäev, mis on fikseeritud dok. tekstis.
- kirjakuupäev märgitakse numbriliselt.
- paremas veerus ühel kõrgusel adressaadivälja 3nda reaga.
Nt : 01.11.08 teksti sees. Meie 19.11.2008
- dok. allakirjutaja või
- assistent / sekretär pärast dok. allkirjastamist.
Üldplangil vormistatakse kuupäev sõnalisnumbriliselt ( käskkiri, protokoll, akt )
Nt : 19. november 2008
05. november 2008.a
Dokumendiregister on arvutis või registreerimisraamatus peetav infokogum dok. andmetega .
Dok. nummerdatakse ühe asjaajamisperioodi ehk kalendriaasta jooksul.
2) Ametikiri ja selle liigid.
Koostatakse info vahetuseks ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Kirja saajaks võivad olla nii arvutused kui trükitakse vähemalt tehes eksemplaris :
- originaal – kirjaplangile
- ärakiri – valgele paberile
Kiri tohib sisaldada ühte põhiprobleemi või biimuut. Siis on kirja kergem registreerida ja toimiku panna. Kirja loetavat mõjutavad lausete ja lõikude pibused. Pikkades lausetes kaob mõte ning väga lühikesed laused muudavad teenindus ja....
Kirjaliigid :
- algatuskiri – asjaajamine , probleemid, soovid, küsimused.
- vastuskiri – koostamisel tuleb meeles pidada, et alati tuleb täita seosväli ( Teie) kuhu trükitakse algatuskirja kuupäev ja viit.
Vastused küsimustele tuleb vormistada nende esitamise järjekorras.
NB! E kirjas tuleb kõik üleliigne ära kustutada . Alles tohib jätta ainult küsimused.
Vastamise tähtajad: Kui on tegemist uue äripartneriga või vastusekoostamine on lihtne tuleks kiri saata teele 48 h jooksul.
E-kirjale 24 h jooksul. Kui vastuse koostamine nõuab ettevalmistamist, siis vastatakse 5-10 tööpäeva jooksul.
NB! Sellisel juhul tuleb sellest informeerida kirjasaatjat.
3) Ametikohtumiste liigid.
• Ametikohtumised võib tinglikult jagada 4 gruppi:
? Vestlused.
? Läbirääkimised.
? Nõupidamised, koosolekud ja seminarid.
? Konverentsid ja kongressid.
• Ametikohtumiste lihtsaim liik on vestlus . Selle käigus vahetatakse informatsiooni, esitatakse oma seisukohti, sõlmitakse üldiseid (suuliseid) kokkuleppeid ja täpsustatakse edaspidine tegevus.
• Läbirääkimiste käigus püüavad pooled – üksikisikud või delegatsioonid – leida probleemidele lahendusi ja sõlmida suuliseid või kirjalikke kokkuleppeid. Lepingutega määratakse poolte õigused ja kohustused, lepingu täitmise tingimused ja sanktsioonid juhuks, kui lepingut mingil põhjusel ei täideta.
• Nõupidamised ja koosolekud võivad olla nii asutuse- või huvigrupisisesed kui ka mitmeid asutusi ja esindajaid hõlmavad ametikohtumised. Nõupidamiste käigus vahetatakse või jagatakse infot, püütakse leida lahendusi probleemidele, antakse tehtud tööle hinnanguid, tehakse kokkuvõtteid ja võetakse vastu otsuseid. Puuduvad võrdsed pooled, kes oma seisukohti esitavad, kaitsevad ja mingites küsimustes kokku lepivad. Nõupidamisel valitakse juhataja, kinnitatakse päevakord ning otsused võetakse vastu hääletamise tulemusena.
? Mõnikord kasutatakse koosoleku või nõupidamise asmel mõisteid:
o Foorum (ladina keeles forum – turuplats – avatud koht, mis kujutab endast koosolekut mõne laiema huvi pakkuva teema või valdkonna kohta).
o Sümpoosion (kreeka keeles symposium – Vana-Kreekas filosoofiliste vestlustega õhtusöök, mille all tänapäeval mõistetakse foorumile sarnanevat, kuid väiksema osalejate arvuga ja kitsalt erialase temaatikaga kõnekoosolekut).
• Konverentsid (ladina keeles conferencia – kokku tooma ) on õppe-, teadus-, poliitilised või erialased kohtumised . Kindla päevakavaga ning selle lõppedes võetakse osavõtjate poolt vastu resolutsioon – konverentsi lõppdokument, milles tehakse konverentsist kokkuvõte ja vormistatakse vastuvõetud otsus.
• Kongress (ladina keeles congressus – kokkutulek) on riikide, parteide, ühiskondlike või teaduslike organisatsioonide esindajate suureulatuslik kokkutulek nõupidamiseks ja vastavat valdkonda puudutavate otsuste tegemiseks.
1) Element allkiri dokumentidel.
• Koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest.
• Allkirja jaoks jäetakse 5 rida lõputervituse all.
• Allkiri kirjutatakse nime kohale sinise kirjutusvahendiga.
• Kui dokumendile kirjutavad alla erineva staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras. Järgmine allkiri nihutatakse astme võrra allapoole.
• Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele ameti või asutuste nimetuste tähestikulises järjekorras.
2) Väljasaadetavate dokumentide registreerimine ja ringlus .
Väljasaadetavate dokumentide ringluseks nimetame dokumentide liikumist asutuses nende koostamisest kuni väljasaatmiseni.
Antud ringlus peab olema tsentraliseeritud.
Ringluse etapid:
1) dokumendi projekti (eelnõu) koostamine.
2) vormistamine.
3) kooskõlastamine ehk viseerimine. (vajadusel)
4) allkirjastamine ja kuupäeva märkimine.
5) registreerimine.
Koostamine ja vormistamine.
1) Dok. projekti koostamine.
a) täitja, kelle töökohustuste hulka see kuulub.
b) kes on resolutsiooniga määratud.
Kirjutatakse käsitsi juhi poolt, millega määratakse dok. täitja ja tähtaeg.
2) Vormistab sekretär või täitja vormistamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu – ja vorminõuetest.
3) Kooskõlastamine.
Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu viseerimine.
Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõige pealt madalamale ning seejärel kõrgemale ametnikele.
Kui koostaja ei arvesta kooskõlastaja märkustega, lisatakse dok. projektile kooskõlastaja kirjalik eriarvamus.
3) Töökohtumiste korraldamine.
Nõupidamiste, koosolekute, läbirääkimiste ja seminaride läbiviimisprotsess on sarnane. Erinevus seisneb nende toimumise ulatuses, millest 3 tähtsamat kriteeriumit on:
a) osavõtjate arv – selle järgi valitakse tööruum ja valmistatakse ette materjalid.
b) toimumise kestvus – sellest sõltub töökohtumiste teenindus, kohvipausid ja söögiajad.
c) väliskülaliste osalus – siis tuleb arvestada diplomaatilisest etiketist tulenevate reeglitega.
Korralduse etapid
Ettevõtmise õnnestumiseks on vajalik, et kõik etapid- ettevalmistustöö, teenindamine, protokollimine ja tagasiside toimuksid sekretäri jaoks takistusteta.
I etapp - ettevalmistustöö
Suuremate kohtumiste puhul moodustatakse korraldusmeeskond ja sekretariaat ning jaotatakse ära tööülesanded. Väiksemate töökohtumiste korraldus jääb tavaliselt sekretäri kanda.
a) programmi ja tegevuskava lahtikirjutamine
Kõigepealt määratakse toimumise eesmärk ja koostatakse programm ja tegevuskava. Programmis on määratud: nädalapäev, kuupäev ja aasta ning kellaaeg, toimumise koht, sisuline ülevaade ja vajadusel ka osalejad – isikukuliselt või ametikohtade nimetuste järgi. Programmi järgi koostatakse teade:
Näide:
Kolmapäeval, 8. aprillil 2009. a algusega kell 14.00 (orienteeruv lõpp 15.30), toimub koosolekute ruumis 224 aprillikuu töökoosolek.
Päevakord

c
Koosoleku juhataja A. Tamm
b) informatsiooni edastamine
kommunikatsioonikanaleid valitakse üks või mitu, vastavalt traditsioonile või asjaajamiskorrale: e-post, telefon, kuulutused stendidel jne. Suurte töökohtumiste puul saadetakse välja kutsed koos ettevalmistatud töömaterjalidega.
c) töökeskkonna kujundamine
- materjalide ettevalmistamine (paljundamine, kaante vahele paigutamine )
- nimesiltide valmistamine (vajatakse eelkõige siis, kui kohtumisel osaleb eelkõige inimesi väljastpoolt firmat). Lauanimesildid tehakse alati kahepoolsed, suurematel töökohtumistel, näiteks seminaride, kasutatakse tavaliselt rinnasilte.
II etapp – teenindamine
a) jookide ja suupistete valik
Tavaliselt pakutakse töökohtumistel kohvi/teed või lauavett ja karastusjooke. Ruumis peaks olema eraldi koht jookide serveerimiseks .
b) tehnilised vahendid
Enne koosolekut tuleb välja selgitada, milliseid tehnilisi vahendeid vajavad koosolekul esinejad ning kontrollida ka nende korrasolu.
c) Atribuutika
Laualippe vajatakse tööruumi eelkõige siis, kui osalejate seas viibib ka väliskülaliste esindajaid. Riigilipud asetatakse laua keskele või osavõtjate maade esindajate ette töökohtadele.
d) Tööruumi värskus ja kord
Vahetult enne koosolekut tuleb tööruum üle kontrollida: istekohtade arv, kas töövahendid on olemas kõigile, ruum on õhutatud. Töölauale võib asetada lilled või muud taimeseaded ja vajadusel ka laualipud. Igale töökohale laua ääres on asetatud kaante vahele töömaterjalid, joogiklaasid ja vajadusel valmis pandud ka kohvitassid.
III etapp – protokollimine
Sekretäri põhiülesanne töökohtumisel on selle protokollimine ja hiljem selle vormistamine.
IV etapp – tagasiside
Peale töökohtumist vormistab sekretär kolme päevajooksul protokolli ja edastab sellest koopiad kohtumisest osavõtjatele. Vajadusel teeb sellest ka väljavõtte.
Reeglid, mille vastu ei tohi töökohtumiste korraldamisel eksida
Kui firmas ei ole vastavat ruumi töökohtumiste korraldamiseks, tuleb seda rentida teistelt firmadelt . Kunagi ei tohi kasutada kellegi isiklikku tööruumi, sest alati on parem istuda ühise laua ümber ja mitte ruumis laiali.
Kui plaanitakse istumisjärjestust töökohtumiste ruumis, siis koosoleku juhataja paigutatakse alati istuma laua otsa või keskele, soovitavalt näoga ukse suunas. Etiketi kohaselt istub juhi paremal käel osavõtjate tähtsuselt esimene isik ja vasakul käel positsioonilt teine isik. Kui istumisjärjestust soovitakse organiseerida, tuleb kindlasti appi võtta nimesildid.
1) Dokumendiliigi nimetus ja koostamine koht.
• Dokumendiliigi nimetus on üldplangi põhielement.
• 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast, trükitakse vasakusse veergu või keskele trükitähtedega. Lubatud on kasutada paksu kirja ja sõrendamist.
2) Töölepingu sõlmimine.
- sõlmitakse kirjalikult enne tööle asumist v.a 2 nädalane leping, mille võib sõlmida suuliselt.
- võib sõlmida esindaja kaudu eeldusel , et kokkulepe on eelnevalt tehtud.
- äramuutev tingimus st. Lepingus ei saa olla punkte, mille kohta me ei tea, kas see saab olla või ei.
- eeldatakse 4 kuulist katseaega .
3) Kohvi ja tee serveerimisest büroos.
Ärikohvi juuakse usaldusväärse õhkkonna loomiseks ja kinnitamiseks.
Nõuded ametikohvi (ärikohvi) serveerimisele:

kohv või tee olgu maitsev, hea kvaliteediga, kuum;
nõud olgu ilusad ja täiesti puhtad (ilma veeplekkideta, kuivad), soovitavad on komplektid (serviisid);
kohv ja tee on soovitav serveerida neile sobivates tassides, olgu ka lusikad sobivad.
Vajalikud on kõik kohvilisandid, mida külalisel (ja võõrustajal) võib tarvis minna (suhkur, koor);
mida looduslähedasem on toode, seda kasutaja sõbralikum ( naturaalne kohv, tee, koor, suhkur).

Muud tingimused:
Kehtivad üldised serveerimise reeglid:

tähtsaim reegel: kohvi serveerimine ei tohi segada toimuvat jutuajamist, mingil viisil seda häirida;
ärikohvi kõrvale suupisteid tavaliselt ei pakuta;
ärikohvi juuakse ainult üks tass;
ärikohvi ei jooda tavaliselt kogu ärijutu vältel;
serveerimisel proovitakse läbi ajada minimaalse arvu küsimustega. Põhiline neist: “Kas soovite kohvi või teed?” Vajalikud lisandid tuleb tuua lauale igal juhul.
tee peaks olema tassis valmis, külaline ei peaks ise tee lahustamisega vaeva nägema;
koor peaks olema valatud koorekannu, suhkur peaks olema suhkrutoosis;
ei ole soovitav serveerida ärikohvi massreklaami eesmärgil valmistatud nõudega;
külalistele ei serveerita paber- või plastmassnõudest.

Viisakuskohv (tee) on traditsiooniline avalike suhete korraldamise vahend. Teenib külalislahkuse, avatuse (lahkuse) demonstreerimise eesmärki. Pakutakse, kui firmat tutvustatakse lugupeetavatele isikutele: riigi, linna, maakonna külalistele, sponsoritele, ajakirjanikele, võimuesindajatele jms. Kehtivad kõik eelpool toodud nõuded kohvi ja tee serveerimisele.

Viisakuskohvi juurde pakutakse mitmesuguseid hõrgutisi, tavaliselt magusaid.
Valitud maiustused, küpsetised, puuviljad vms:

peavad sobima valitud joogiga (kohv, tee);
ei tohi olla väga rasvased, muredad, mahlakad;
serveeritakse sobival hulgal;
oleks tarvis enne serveerimist järele maitsta.

Juurde pakutakse vajalikke abivahendeid (salvrätid, puuviljanoad, taldrikud jms.)
Sekretär paneb tavaliselt kõik vajaliku valmis ja võib valada välja esimesed tassitäied.
Viisakuskohvi võib juua mitu tassitäit, sõltuvalt vastuvõtule kavandatud ajast.

Igapäevane kohv (tee) oma töötajatele serveeritakse tavaliselt kokkulepitud aegadel . Kehtivad kõik nõuded kohvi ja tee valmistamisel. Mõnikord võetakse kõrvale ka suupisteid. Sageli serveerivad töötajad kohvi endale ise. Juhtidele serveerib tavaliselt sekretär ning peseb ka pärast tassid.
Firmasisese nõupidamise kohv ja tee serveeritakse vastavalt juhtide soovile ja firmas kujunenud tavale. Kõike peaks olema piisavalt: kohvi, teed, suhkrut, koort, nõusid. Kui nõupidamine kestab kauem kui kaks tundi, tuleb vahepeal mustad tassid puhaste vastu välja vahetada.
Karastusjoogid on iga ametikohtumise ja nõupidamise vajalik osa. Karastusjookide pakkumine väljendab viisakust külastaja vastu ja hoolitsust selle eest, et vestlus toimuks häirimatult.

Karastusjooke olgu pakutud korraga kaks või kolm sorti, neist üks peaks olema mineraalvesi (parem, kui gaseerimata). Rangem reegel nõuab, et kõik karastusjoogid peavad olema läbipaistvad ja ilma viljalihata.
Klaasid olgu täiesti puhtad (veeplekkideta ja sõrmejälgedeta) ning klaasist.
Enne uute külaliste saabumist tuleb poolikud pudelid ja mustad klaasid laualt ära viia.

Veini, brändit, konjakit ja muid kangemaid jooke pakub juht ( juhtkond ) külalistele oma äranägemise järgi, hoiatades sekretäri. Sekretär paneb valmis vajalikud klaasid. Kas sekretär hoolitseb jookide valiku ja ettevalmistamise eest, sõltub juhtide ja sekretäri vahelisest kokkuleppest.
Pudelid avab ja joogid valab juht, kui ta on mees. Kui ülemus on naine ning kõik külalised on samuti naised, valab joogid ülemus. Kui külaliste hulgas on mees, palub naisjuht kangete jookide valamisel mehe abi.
1) Koostaja nimi ja telefoninumber.
• Vormistatakse kirjal kontaktandmete kohale vasakusse veergu.
• Kui kirja koostaja ja allkirjastaja on erinevad, siis trükitakse esimesele reale koostaja nimi ja telefoninumber ning teisele reale koostaja e-post.
• Kui kirja koostaja on ka allkirjastaja, siis trükitakse esimesele reale sõna Telefon ja selle järgi telefoninumber ning teisele reale e-post.
2) Saabuvate dokumentide registreerimine ja ringlus.
Saabuvate dokumentide ringliseks nimetatakse dokumentide liikumist asutuses nende saamise momendist kuni täitmiseni (arhiivi minemiseni)
Dokumendid jõuavad asutusse postiga , käsipostiga, e-postiga, faksiga.
Enne ümbrike avamist sorteeritakse saabunud post:
a) ISIKLIK/KIIRE või firmale
b) firma/ nimelised
c) osakonnale
d) registreerimisele ja mitte registreerimisele
Registreerimisele kuuluvad dokumendid sorteeritakse :
a) algatuskirjad b) vastuskirjad
Ei registreerita kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi, reklaamitrükiseid.
Ümbrike avaldamisel kontrollitakse a) kuupäeva olemasolu
b) allkirja olemas olu c) lisade arvu ja olemasolu
Kui dokumendil puudub allkiri, siis saadetakse see tagasi kooskaaskirjaga.
Kuupäeva puudumisel võetakse kuupäev postitemplilt.
Kui puudub osa lisadest siis ei kanta seda registrisse ning teavitatakse sellest saatjale.
Saabumismärge ehk tempel pannakse dokumenil esimese lehe alumisele parempoolsele osale.
Dokumente võib registreerida:
a) paberkandjal registrisse
b) digitaalselt, millel on nimeline adressaat.
Juhi otsus dokumendil lahendamise kohta kajastub resolutsioonis.
Sellega määratakse dokumendil
a) täitja KES? b) lahendamise korral KUIDAS?
c) tähtaeg MILLAL?
3) Ametkondlik protokoll – käitumis- ja suhtlemisreeglid ametlikul tasandil ametiasutuste ja riikide vahel.
Ametkondlik protokolli aine jaguneb kaheks:
1) riigi ametlik nägu – tugineb seadustele ja on reguleeritud. Selle moodustavad:

visiidid , kohtumised, nõupidamised, läbirääkimised;
ametlikud tiitlid ja protokolliline atribuutika;
trükised, kingitused;
sümboolika, ordenid;
lipud, vapid , pitsat, rahvusvärvid.

Kui riik/asutus võtab vastu külalisi. Selle moodustavad:

protokolliline rõivastus;
kutsed;

külaliste kostitamise erinevad võimalused
Ametkondlik protokoll on range ja eksida ei tohi.
Protokoll arvestab alati ka stiiliühtsust.
(Ei sobi tellida suurt torti suupistetega vastuvõtule/riigivapiga torti Vabariigi Presidendi iseseisvuspäeva vastuvõtule).
Protokoll suhtleb, annab märku, tasandab teed ametlikus ja ka mitteametlikus suhtluses meile soodsa tulemuse saavutamiseks.
(Kui jätame heiskamata külalise lipu, võib see olla märk, et külaline ei ole oodatud).
1) Kinnitusmärge dokumentidel.
Mõningad dokumendid omandavad juriidilise jõu alles peale kinnitamist.
Dokumente võib kinnitada :
a) korraldava dokumendiga ehk õigusaktiga.
Korraldava dokumendiga kinnitatakse :
- põhimäärus / põhikiri
- asjaajamiskord
- dokumentide loetelu
Dokumendi kinnitamiseks antakse välja korraldav dokument, kui :
- kinnitamisele peab järgnema rida protseduure (kinnitatava dok. tutvustamine) vastutustäitmine tagamise eest.
- tunnistatakse kehtetuks samas küsimuses varem välja antud dokumente.
Korraldava dokumendiga kinnitatav dok. vormistatakse valgele paberile ja ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
2 Intervjuu korraldamine. Testimine. Tööle vormistamine.
• Intervjuu on personalivaliku meetod, mille puhul selgitatakse vastluse teel kandidaadi sobivus antud ametikohale. Intervjuu nõuab põhjalikku ettevalmistust.
• Ettevalmistuse käigus:
? Tuleb tutvuda ametijuhendi ja ametiprofiiliga.
? Analüüsida kandidaadi kõiki dokumente.
? Valmistada ette ruum, kus intervjuu toimub. Ruum peab olema mugav, hubane, õhutatud ja valgusküllane.
? Määrata kohad, kus istuvad intervjueerija(d) ja kandidaat, inimese õigest paigutamisest laua taha sõltub koostöö edukus.
? Planeerida täpne ajakava väikese ajavaruga.
• Kõigile kandidaatidele koostatakse ühesugune küsimustik.
• Intervjuu tüübid:
? Struktureeritud intervjuu – Küsimused on eelnevalt määratud, aga nende esitamise järjekorda võib muuta, et tekiks vaba vestlus.
? Struktureerimata intervjuu – Määratud on ainult põhiküsimused, mida kindlasti tuleb esitada.
? Stressiintervjuu – Kandidaat pannakse ebameeldivasse olukorda, et näha, kuidas ta käitub pingeolukorras.
? Järjestikune- ehk paneelintervjuu – Erinevad isikud küsitlevad järjestikku.
? Komisjoni intervjuud – Mitu inimest küsitlevad korraga.
• Intervjueerija ABC – Ära näita oma suhtumist vastasesse. Ära esita suunavaid küsimusi. Ära domineeri vestluses . Kohtle kõiki kandidaate võrdselt. Väldi küsimusi, mille soovitavad vastused on etteaimatavad. Kuula ’ridade’ vahelt, tee märkmeid.
• Intervjuud alustatakse enda tutvustamisega ja kandidaadi tänamisega, et ta tulla sai. Selgitatakse vestluse eesmärki, järjekorda. Antakse infot firma kohta. Tutvustatakse ametijuhendit. Tutvustatakse tööga seotud vähem meeldivaid aspekte.
• Küsimuste tüübid:
? Avatud küsimused hoiakute määramiseks.
? Suletud küsimused ehk jah-ei-küsimused.
? Kompetentsusküsimused, näiteks juhtimisstiili küsimused.
? Situatsiooniküsimused oskuste selgitamiseks.
? Arvamusküsimused ehk probleemide tunnetamine ja orienteerumisoskuste selgitamine.
? Faktilised küsimused konkreetsete andmete saamiseks.
• Küsimuste blokid tööintervjuul:
? Eelmise töö kohta, et selgitada välja oskused ja võimed, töökoormus, motivatsioon, huvid, suhtlemisoskus, kordaminekud ja lahkumise põhjus.
? Tulevase töö kohta, et selgitada:
o Miks pakutav töö kandidaati huvitab.
o Mida ta veel on nõus tegema.
o Miks ta just selle firma valis.
o Milliseid tööalaseid raskusi võib prognoosida.
o Missuguse huvitusega arvestab.
o Milline töökorraldus on vastuvõetav.
? Isiku kohta tugevad ja nõrgad küljed, isiksuse vajadused, ettevalmistuse tase, millised on karjääri suundumused , millised inimesed meeldivad, vaba aja sisustamine , huvid, milliseid inimlikke väärtusi hindab, millest ise juhindub.
• Kokkuvõte intervjuust:
? Kuidas inimene ennast intervjuu käigus tundis.
? Kuidas ta rääkis.
? Kuidas sai aru esitatud küsimustest.
? Kuidas ta mõjus.
? Milline oli riietus.
? Kuidas ta sobiks töötama olemasolevas kollektiivis.
• Testimine võimaldab koguda infot kandidaadi isikuomaduste, intelligentsuse, oskuste jms kohta. Testitakse rangetel teaduslikel alustel ja testid peavad olema kontrollitud.
• Teste liigitatakse järgmiselt:
? Võimete ja oskuste testid füüsiliste võimete ja vilumuste määramiseks teatud ülesannete täitmisel.
? Intelligentsustestid määravad vaimset võimekust.
? Isiksustestid määravad iseloomuomadusi .
? Psühholoogilised testid selgitavad kandidaadi tõekspidamisi, moraali ja ausust.
• Testi tohib läbi viia vastava ettevalmistusega spetsialist.
• Proovitöö annab usaldusväärset informatsiooni.
• Pakkumise tegemine. Üldjuhul valitakse välja 2-3 sobivana tunduvat kandidaati, kes saadetakse vestlema vahetu juhiga. Juht otsustab, kellele tehakse tööpakkumine ja sõlmitakse tööleping.) Interjuu korraldamine. testimine. tööle vormistamine.
3) Töö korraldamine ja aja oskuslik kasutamine.
Sekretäri töö korraldamine ja aja planeerimine
Sekretäri töö kavandamine on esmatähtis ja hädavajalik toiming. Alustada tuleks oma päeva raskema ülesandega. Jõudes hommikul tööle, tuleks vaadata üle oma päevaplaan ning alustada ülesannetest, mis:

vajavad kontsentreerumist;
mis on rasked;
mis teile üldse ei meeldi.

Alustades päeva raske ülesandega, tuleb planeerida aega normaalselt, et te kohe ära ei väsiks. Päeva jooksul peaksid vahelduma lihtsad ülesanded ning istuv ja püstijalu tehtav töö. Lihtsad ülesanded tuleks jätta tööpäeva lõppu.
Sekretäri poolt täidetavate ülesannete kõige üldisem järjekord reeglina on järgmine:

telefonikõnedele vastamine (neid ei või jätta vastu võtmata)

telefonikõnede võtmine

külaliste vastuvõtmine ja ärasaatmine

juhi ülesandel inimeste otsimine, neile teadete edasiandmine

informatsiooni otsimine (juhi poolt antavad jooksvad ülesanded)

elektronposti ja fakside saatmine (mingi kindla aja peale võib planeerida vaid nn massisaadetiste – ühesugune tekst paljudele adressaatidele – väljasaatmist)

posti vastu võtmine ja jagamine töötajate vahel (toimub iga päev kindlal ajal)

posti ettevalmistamine ja väljasaatmine (kindlal kellaajal )

teksti sisestamine , väljatrükkimine, paljundamine ja komplekteerimine

dokumentide paigutamine kaustadesse
Siia nimekirja võib lisanduda päeva jooksul kindlasti veel mitmeid ülesandeid!
Selleks, et kindlustada kõige vajaliku õigeaegne toimumine ja valmimine, on vaja koostada päeva- ja nädalaplaan ning kava pikema aja peale. Enne tööpäeva lõppu tuleb üles kirjutada järgmisele päevale kavandatud tööd, võttes abiks:

juhi või juhtkonna järgmise päeva kava
enda tarbeks tehtud jooksvad märkmed
järgnevate tööde nimekirja

Tuleb korrastada kohtumiste kalender. Veenduda, et kohtumised teie ja juhi kalendris on samad.

Vaadata üle oma märkmik. Tõmmata maha lõpetatud ülesanded, nii jäävad lõpetamata tööd näha. Tõmmata need punasega alla. Päevakavasse märgitud tööde puhul tuleks mõelda, mis ajal neid järgmisel päeval võiks või peaks tegema. Siis peaks oma plaani kriitiliselt läbi vaatama ning eraldi ära märkima need tööd, mis ei kannata edasi lükata ning mida peab just sellel päeval tegema. Kindlasti saab mõnda tööd edasi lükata. Just nende tööde arvelt võib teha täiendavaid, tööpäeva jooksul ootamatult ettetulevaid töid. (Aja jooksul muutuvad mõned edasilükatavad tööd edasilükkamatuteks ning valmivad ikkagi õigeaegselt.)

Trükkida valmis nimekiri oma juhi töödest järgmiseks päevaks, lisada sinna kõik kohtumised, samuti, kellega, miks, millal, kus kohtumine toimub.
Lehe alumisse serva lisada nimekiri töödest, mida teie juht peab ära tegema järgmise päeva jooksul.

Vaadata järgi, millistes kaustades on ettekanded , kirjavahetus jne, mida teie juht vajab järgmisel päeval…
Sekretäritöös tuleb püüda võimalikult palju tööd ette ära teha, sest see aitab vältida tööde kuhjumist ja nendega mittetoimetulekut. Kui tekib vaba hetk, tuleks kohe vaadata järgnevate tööde nimekirjast, milliseid ettevalmistusi saaks juba teha järgmise töö jaoks.
Kui tekib kahtlus, et mõne tööga õigeks ajaks valmis ei saa, tuleb sellest ülemusega kohe rääkida. Koos saab leida alati sobiva lahenduse!
1) Element pöördumine.
• Pöördumine vormistatakse kirjaplangil 2-4 rida pealkirjast allpool.
• Pöördumise vormistamisel kasutatakse ametinimetust.
• Ei kasutata lühendeid, eesnime, kirjavahemärke lõpus ning pöördumisel kõrgete ametiisikute poole ei lisata ametikohanimetusele perekonnanime.
• Näiteks Austatud Eesti Vabariigi President .
2) Käskkiri.
• Käskkiri on ettevõttesisene korraldav dokument, mille annavad välja tippjuht ja tema asetäitjad ainujuhtimise põhimõttel, et lahendada organisatsiooni sisemisi küsimusi.
• Kestvusel on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue välja andmiseni.
• Käskkirju antakse välja seaduste või valitsuse määruste täitmiseks ning initsiatiivkorras.
• Käskkirjad jagunevad sisu ja säilitustähtaegade järgi:
? Põhitegevust reguleerivad ja korraldavad käskkirjad, näiteks ametikohtade moodustamine/likvideerimine. Säilitamise tähtaeg 75 aastat.
? Isikkoosseisu ehk personalialased käskkirjad, näiteks üleviimine teisele tööle. Säilitamise tähtaeg 50 aastat.
? Puhkuse käskkirjad. Säilitamise tähtaeg 7 aastat.
? Lähetuse käskkirjad. Säilitamise tähtaeg 7 aastat.
• Käskkirjade registreerimine. Igal käskkirja liigil on oma numeratsioon ja registreeritakse peale allkirjastamist. Sama registrit kasutatakse ühe asjaajamisperioodi jooksul.
• Igas firmas on käskkirjade jaoks 3 kausta ja 3 registreerimise raamatut.
• Liikide tähistamine:
? Põhitegevus – nr 2
? Personalialased – nr 11-p
? Lähetuse ja puhkuse – nr 8-l
• Väljaandmise algatajaks võivad olla juhtkond, struktuuriüksuste juhid või spetsialistid .
• Käskkirja projekti koostab, vormistab ja esitab kooskõlastamiseks spetsialist, kelle valdkonda kuulub antud küsimus.
• Käskkiri trükitakse üldplangile või käskkirjaliigi plangile ühes eksemplaris.
• Vormistamise protseduur:
? Projekti koostamine ja vormistamine.
? Viseerimine vastavalt asjaajamiskorrale (vajadusel).
? Allakirjutamine ja kuupäeva märkimine.
? Registreerimine.
? Koopiate valmistamine vastavalt jaotuskavale.
? Käskkirja tutvustamine.
? Täitmise järelvalve.
• Käskkirja tutvustamine ja täitmine. Kui käskkirja on vaja tutvustada töötajale, kelle tegevust dokument puudutab, kinnitab töötaja käskkirjaga tutvumist oma allkirjaga käskkirjade registris või originaaleksemplaril.
• Käskkirja vormistamine.
? Kohustuslikud elemendid on dokumendiliigi nimetus, koostamise koht, kuupäev ja dokumendi registreerimise number, pealkiri, tekst ja allkiri.
? Lisaelemendid on kasutamise korda või juurdepääsu reguleeriv märge plangi ülemises parempoolses nurgas, jaotuskava ning viisad.
• Korraldava osa tekst esitatakse ainsuse 1. pöördes. Kui korraldus antakse konkreetsele ametikohale või ametnikule, kasutatakse da-tegevusnime tegusõna vormistamisel, ametinimetus alaütlevas käändes.
• Viisad vormistatakse käskkirja originaaleksemplaril.
• Kuupäeva märgib käskkirjale käskkirja allkirjastaja.
• Jaotuskava vormistatakse 2-4 rida allkirjast allpool vasakus ääres. Neid on vaja selleks, et teada, kellele koopiad lähevad.
• Käskkirja lisadele viidatakse tekstis.
• Käskkiri hakkab kehtima allkirjastamise hetkest.
3) Telefonietikett .
Sekretäri põhiülesanne on vabastada juht telefonikõnedest, mida saab lahendada firmas keegi teine. Juhile saabuvatest kõnedest selekteerib sekretär välja:

juhile vajalikud kõned

mittevajalikud kõned
Mittevajalikud kõned suunab sekretär edasi teistele spetsialistidele või püüab ise leida lahenduse. Enne kõne edasist suunamist palub sekretär kliendil hetke oodata ning teavitab spetsialisti kliendi probleemist. Juhile vajaliku kõne ühendamise korral peab sekretär olema kindel, et juht saab kõne vastu võtta. Kokku peab olema ka lepitud, millal kõnesid ei ühendata (näiteks nõupidamise ajal, või kui on külalised jne)
Sekretär peab oskama telefoni õigesti kasutada:

kui telefon heliseb, võetakse toru kahe helina vahel (telefonil tuleb lasta vähemalt 2 korda heliseda);

telefonivestlust tuleb alustada tervitamisega, siis öelda firma nimi ja lõpuks oma nimi;
Näiteks: “Tere hommikust! Klienditeenindus . Siin …

kui oskan oma telefonihelina järgi öelda, et kõne on majasisene, võin vastata ainult eesnimega . Kui kõne tuleb aga väljastpoolt, esitlen end täisnimega.

Suheldes telefoni teel, on väga suur tähtsus sõnadel ja häälel - hea diktsioon , kõne tempo, pausid , hääle tugevus ja tämber.

Kõnelge otse torusse.

Naeratage telefonile vastates, sest see annab Teie häälele soojema värvi ja kõla. Helistaja tunnetab, et olete sellest kõnest tõesti huvitatud.

Telefonivestluses on tähtis ka kuulamisoskus. Tuleb keskenduda kuulamisele ja lasta kaasvestlejal oma probleem lõpuni rääkida. Reageeri vahemärkustega tema jutule, sest muidu tekib sissehelistaja tunne, et ta räägib tühjusesse.

Teie oskusest kliendiga suhelda, sõltub tema hinnang kogu firmale.

Telefonikõnede vastuvõtmisel peab sekretäril olema käepärast: paber, kirjutus-vahend, telefonimärkmik, telefoniteadete blanketid .
Pärast kõnet tuleb üles märkida kokkuvõte selle sisust, kõik lubadused ja tähtajad ning jälgida, et need saaks täidetud. Kui juhti pole kohal, registreeritakse talle saabunud kõned telefoniteate blanketil.
Näide:
Kellelt…………………………………………………………………………
Teade………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Teate võttis vastu………………………………………………………………………….

Kui helistan välja:

Enne kõnet:

määrake kindlaks kõne mõte ja eesmärk, mida tahate saavutada;
märkige üles, millest tahate kõnelda, millele ootate vastust;
hoidke käepärast paber, kirjutusvahend, kõnega seotud materjalid, kalender.

Kõne ajal:

telefonil lastakse heliseda kuni 6 korda;
kui võeti toru, tutvustage ennast;
tehke kindlaks, kas sattusite õigesse kohta;
kui kõne läks valel numbril, vabandage ning valige uuesti;
kui kõnelete õige isikuga , küsige, kas juhil on aega teie jaoks;
tutvustage oma probleemi.

Pärast kõnet:

küsige endalt, kas saite kõik vajaliku informatsiooni;
märkige üles kõne kokkuvõte, tähtsamad faktid kõnelusest.

Kui peate telefoni juurest hetkeks lahkuma …
Siis vabandage ja teatage, miks ja kui kauaks ning andke helistajal valida, kas helistada veidi aja pärast uuesti või oodata. Helistajal ei lasta oodata üle 1-2 minuti. Toru ei tohi pauguga lauale visata , kui lahkute telefoni juurest.

Nõuandeid ametikõnedeks

Kui Teil on kellegagi vestlus pooleli , ärge võtke telefoni kõnet vastu;

Kui büroosse tuleb külastaja, teie aga räägite parajasti telefoniga , andke märku, et ta istuks . Ärge pöörake talle tähelepanu, kuni lõpetate kõne. Kui klient ei oska vaikida, hoiduge talle silma vaatamast, võtke paber ja pliiats ning hakake märkmeid tegema. Lõpetades kõne, naeratage ja küsige viisakalt tema soov;

Kõne lõpetab sisse helistaja.

Mobiilkõned

Mobiiltelefoni kasutamine ei tohi häirida ümbruskonda.

Kui helistame mobiiltelefonile, siis peale iseenda esitlemist küsime, kas vastuvõtja saab rääkida.

Mobiiltelefoni omanik peaks olema tähelepanelik, millal suunata kõned postkasti ja esimesel juhul võtma ise ühendust sissehelistajaga

1) Lisaadressaadid.
• Lisaadressaadid vormistatakse 2 rida lisamärkest allpool. Kui sama tekstiga kiri saadetakse mitmele adressaadile, vormistatakse adressaadiväljale 1 adressaat ning ülejäänud lisaadressaatide reale tähestikulises järjekorras.
• Vormistamisel kasuatatakse saatmise eesmärki selgitavaid sõnu:
§ Sama: dokument saadetakse täitmiseks või lahendamiseks.
§ Teadmiseks: dokument saadetakse
saadetakse informatsiooniks.
3) Sekretäri klassikaline ametiriietus.
Suurem osa sekretäre eelistab tööl kanda kostüüme, kui piisavalt soliidset, sooja ja lisanditega vaheldust võimaldavat riietust . Lisaks jakile ja seelikule, võib kanda ka pikki pükse ja vesti . Neid üksikuid esemeid omavahel kombineerides võib iga päev välja näha uus ja huvitav. Lisandina võib kanda salle ja rätte. Rõivad peavad olema täpselt parajad , mitte liiga suured ja mitte liiga kitsad-väikesed. Liiga liibuv või napp riietus võib külastajas tekitada vääritimõistmist. Ülilühikeses seelikus või sügava dekolteega kleidis-pluusis sekretäril on kliendi usaldust raske äratada. Pigem tekitab see kergemeelseid mõtteid ja usaldamatust. Suvel, palavate ilmadega võib sekretär kanda jakilõikelisi pluuse ja kergemast materjalist seelikuid, kuid mitte kunagi trikooriidest T-särki.
Klassikaline formaalriietus
Formaalriietusse kuuluvad rõivad vastavad järgmistele nõuetele:
1. Riietus peab mõjuma soliidselt ning olema tagasihoidlikus värvigammas.
2. Vältida tuleb liiga moodsaid värvilahendusi.
3. Kostüümi kanga värvil on psühholoogiline mõju. Soojad ja mahedad värvid tõmbavad ligi, teravad , külmad tõukavad aga eemale.
4. Formaalriietuses naiste kostüümi mood on klassikaline inglise pintsakust tuletatud jakk ja sirge seelik. Teksastiili ei loeta formaalriietusse kuuluvaks.
5. Külalistega vesteldes või nõupidamisel on kohustuslik kanda jakki või jakitaolist pluusi.
6. Jaki või vesti juurde on lubatud kanda pikki viigipükse. Lühikesed püksid jäägu vabaaja riietuse juurde.
7. Seeliku serv peab olema sirge. Seeliku pikkus võib varieeruda, kuid samas ei tohi olla formaalriietusse kuuluv seelik minipikkusega ega maani . Klassikaline põlve-silma kattev pikkus on alati soositud. Samuti on lubamatud sügavad, st põlvest kõrgemale ulatuvad lõhikud.
8. Tööriietusena kantavad pluusid ei tohi olla liiga läbipaistvad.
9. Sügav dekoltee on vabaaja ja õhturiietuse osa, kuid tööriietuses lubamatu.
10. Ametiriietuse juurde ei sobi kunagi kanda lahtise ninaga kingi ja rihmikuid. Eelistada tuleb mugavaid ja poolkõrgeid, tervislikke täisnahast kingi. Kontorikingaks sobivad kaunistusteta, tagasihoidlikud mudelid.
11. Formaalriietuse juurde sobib ainult riidest taskurätik. Seltskonnas ei sobi kasutada paberrätikuid.
12. Naistele on ametiriietusega kohustuslik sukkade kandmine ja varrukatega, kindlasti õlgu katvad pluusid- jakid. Noortele on lubatud ka lühikeste varrukatega riided. Noorel sekretäril on lubatud suure palavuse korral olla ilma sukkadeta- juhul, kui jalasääred on raseeritud, päevitunud, armideta ja kreemitatud. Kui ükski neist tingimustest jääb täitmata, ei saa olla ilma sukkadeta.
13. Formaalriietuse kandja ei tohi kasutada liiga tugevalõhnalisi deodorante või lõhnaõlisid.
14. Formaalriietus ei luba liialdada ehetega. Kandajal ei sobi kasutada ka liiga välja kutsuvat meiki ja küünelakki.
15. Formaalstiil esitab üsna täpsed nõuded lisandite valikul . Liiga palju, säravaid kuld või kullatud ehteid on liig. Liialdada ei tohi ka hõbeehetega. Rippuvaid kõrvarõngaid loetakse pidulikeks ja nende kandmise aeg ei ole enne lõunat, seega ei kuulu nende kandmine ameti

.DOC Laadi alla originaalfail 35 lk · .doc · 226 allalaadimist

100 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 100 punkti.

~ 35 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2010-05-25 Kuupäev, millal dokument üles laeti

226 laadimist Kokku alla laetud

6 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

dinnulicious Õppematerjali autor

2a materjal

akt protokoll käskkiri dokumendi plank lisa dokumentidel sekretäri ametlik riietus intervjuu korraldamine töölepingud

Sarnased õppematerjalid

docx

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused

DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; 3) fooliumtrükk;

Sekretäriõpe

pptx

Haldusdokumendid

Haldusdokumendid Käskkiri, akt, protokoll Koostas: Pille Koit Haldusdokumendid Haldusdokumendid on õigusliku jõuga dokumendid, mis tõendavad vastuvõetud otsuseid, kinnitavad fakte ja toiminguid, fikseerivad seisukordi või sündmusi. Haldusdokument on dokument, mis koostatakse juhtimis-, täidesaatva- ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid vormistatakse üldplangile ja pealkirjastatakse dokumendiliigi nimetusega trükitähtedega. Juhendid, eeskirjad, kord (nt.asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile. Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid tuleb registreerida dokumendiregistris. Kõik haldusdokumentide originaalid on varustatud originaalallkirja(de)ga. Vajadusel tehakse dokumendist väljavõte või koopia Käskkiri Käskkirion tegevust korraldav dokument, mille väljaandmise õigus on asutuse (tipp)juhil või tema asetäitjatel vastavalt oma õiguspiiridele, et lahendada asutuse tegevuse sis

Halduskorraldus

docx

DOKUMENDIHALDUS

DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal

Dokumendihaldus

pdf

Asjaajamise alused

Tartu Kutsehariduskeskus Lidia Feklistova ASJAAJAMISE ALUSED Konspekt Tartu 2008 Lidia Feklistova Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu...

Asjaajamise alused

pdf

Konspekt

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine

Dokumendihaldus

doc

Asjaajamine - spikker

Dokumentide liikumine asutuses nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise- ni või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Kirja lahendamine: *vastuskir- jaga; *operatiivselt. Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Registreerimisele kuuluvad: *asutuses koostatud ja allkirjastatud õi- gusaktid; * protokollid; *aktid; *lepingud; *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avalduse- d, märgukirjad, teabenõuded; *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; *orga- nisatsiooni töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused. Dokument on registre- eritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Regis- treerimisega: *haaratakse dok. süsteemi; *luuakse dok.-le seos teiste dok.-tega; *fikseer- itakse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu- päeva, sisu

Asjaajamine

doc

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused

Asjaajamine 1. Dokumendi tunnusjooned a)autentsus- see on dokument, mis säilitab oma esialgse usaldusväärsuse ja tõestusväärtuse. Dokumendi algsete omaduste (struktuur, kontents, kuju, sisu) säilimise läbi aja. Päritolu võib usaldada. b)terviklikkus- tähendab, et dokument on täielik ja muutmata. c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d)kasutatavus- dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati. e)täpsus, vastavus, täielikkus- dokument peab veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti. Dokument peab toetuma tegevust, millega ta on seotud või mida ta tõendab. 2. Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus jäädvustataks tõene info (peaks olema selge, e

Asjaajamine

docx

Põhimõisted asjaajamises

Põhimõisted asjaajamises Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (fü

Sekretäritöö

Rohkem sarnaseid

Kommentaarid (6)

noskill: Pean tõdema, et sellest materjalist polnud mulle asjaamise koha pealt mingitki kasu. Lootsin leida näidisdokumente või vähemalt kirjaplanki, kuid ei miskit. Kahju.

02:30 26-05-2011