Sekretäritöö etikett (0)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
Ametnikutöö osakond
xxx
xxx
SEKRETÄRI ETIKETT
Referaat

Juhendaja :
Sekretäritöö õppejõud xxx
Tallinn 2013
Sisukord
Sissejuhatus 3
1Sekretäri tööalane suhtlemine 4
2Rõivastumiskunst 5
2.1 Sekretäristiil 5
3Keha puudused ja voorused 6
4Sekretäri ametiriietus 8
5Sekretäri välimus 9
5.1 Parfüüm 9
5.2 Sekretäri soeng 9
5.3 Sekretäri jumestus 9
Kokkuvõte 11
Kasutatud kirjandus 12

Sissejuhatus

Sekretär olla on elulaad. Amet vormib inimese käitumise ja sekretär jääb ka pensionil olles oma olemuselt sekretäriks. Väljaõppinud sekretäri tunneb ära tema tehtud tööst, kõnest, kõnnakust, riietusest ja veel paljudest pisidetailidest, mida võib nimetada ühisnimetusega – sekretäristiil. Selleks, et elada sisse sekretäristiili tuleb õppida nagu näitleja oma osa, sotsiaalset rolli mängima. Iga detail kõneleb midagi ja sekretär peab oskama oma käitumist juhtida ja une pealt õigesti tegutseda.
Milline on õige sekretär, kui palju ta tohib endale lubada edevust ja tippmoodi. Kuidas on õigem riietuda, kuidas ja kui palju tohib kasutada kosmeetikat? Kuidas varjata oma ihuvigu ja valida värve? Riietumine , moesoovitused, soengud , jumestus ja käitumine. Neile küsimustele saab vastuse referaadist.

Sekretäri tööalane suhtlemine

Igas asutuses on omad suhtlemistavad, mis iseloomustavad just nimelt seda asutust. Mõnel pool peetakse loomulikuks, et töötajate ja tippjuhi vahel on lai kuristik ning tippjuhiga suhelda saab ainult läbi sekretäri. Sekretärile on tippjuhi ideede vahendajana jäetud väga raske ülesanne. Ta peab suutma säilitada juhi käitumise sõltumatuse ja vajadusel asjatundlikult motiveerima alluvatele otsuste õigsust. Lisaks tuleb sekretäril oma eeskujuga hoida ja kasvatada asutuse mainet ning vallata informatsiooni. Tippjuhi lähedal seisva isikuna jääb ta asutuse perenaise ja juhile nõuandja rolli. Andekas sekretär on juhi asendamatu miniarvuti, kes teab kõike ja keda ümbritseb saladuste hoidmiseks läbimatu tulemüür. Sekretäri ja juhi suhted on enamikel juhtudel rangelt tööalased. Sekretäri kohus on teenindada juhti, olla talle tõeliseks assistendiks. Vastastikuse austuse aluseks on sekretäri positiivne enesekindlus ja inimesest lugupidamine. Sekretäri ülesanne on olla sotsiaalselt pädev ja korraldada firmas koostöösuhteid. Tark sekretär on alati oma tippjuhi suhtekorraldaja. Sekretäri ja tippjuhi vahel peab valitsema avameelne ausus. Sekretär valdab ja hoiab saladusi.
Sekretäri autoriteedi aluseks on tema välimise ja sisemise mina harmoonia , mis avaldub austuses. Sekretär austab inimest ja oma ning teiste tööd ja teda austatakse vastu. Ilma autoriteedita ei ole võimalik oma tööd hästi teha ja suhtumise kasvatamiseks tuleb tõsiselt vaeva näha. Sageli annab puudujäägina tunda sekretäri vanus. Raske on uskuda sekretäri asjatundlikkust, kui teised kolleegid on aastaid vanemad ja sekretär ise 20.
Tüüpiline sekretär on tagasihoidliku käitumisega arukas bürokraat: täpne asjaajamisel, napisõnaline, kuid naiselik . Tark sekretär hoiab kehalist distantsi ja kontrollib oma väljendusi. Naeratus on kohustuslik suhtlemise element ning kuulub sekretäri stiili põhinõuete juurde. [1]

Rõivastumiskunst

Rõivastumiskunst on sama vana kui inimkond . Tänapäeval saadakse tundmatust inimesest esimene mulje tema välimuse ja riietuse järgi. Rõivaste järgi otsustatakse tema maitse, korralikkuse, jõukuse ja seltskondliku kuuluvuse üle. Esmane mulje on seda parem, mida maitsekamalt on sekretär riietatud ja kuidas ta oma riideid kanda oskab. Hinnatakse mitte niivõrd välimuse elementide täiuslikkust või ilu, vaid hoopis hoolitsetust. Kindlasti jäävad inimeste pilgud pidama ka sekretäri kätele. Seepärast on hädavajalik hoolitseda naha ja küünte eest. Sümpaatselt mõjuv sekretär leiab igal pool parema vastuvõtu, kui lohakil välimusega. Kogu riietumise õpetus juhib tähelepanu sellele, et teadlik riiete valik ei ole ainult eputamiseks, vaid ametielus sama tähtis kui sekretäri tööalased teadmised ja käitumine. [1]

2.1 Sekretäristiil

Sekretäristiil on üsna konservatiivne . Sekretär peab suutma vahet teha hetke moel ja etiketijärgsel riietusstiilil. Elegantse rõivastumise üks põhinõue on – riietuge vastavalt oma tüübile ja sündmusele. Sekretäri korralikult õmmeldud ja heast riidest ametiriietust kantakse kauem kui ühe hooaja vältel ja see ei pruugi olla tippmood, kuid teenib tasa selle soetamise kulud. [1]

Keha puudused ja voorused

Iga sekretär peab endale täpselt teadvustama oa keha puudused ja voorused. Riietus peab tugevamaid külgi rõhutama ja vormitust peitma . Riided tuleb valida vastavalt oma keha kujule. Sekretäri riietus peab eelkõige olema isikupärane, kooskõlas kandja iseloomu, temperamendi ja välimusega.
Igaühel meist ei ole modelli keha. Iluvigu saab näiliselt parandada: jalgadele lisada pikkust kõrgete kontsadega, nägu saab pikendada koheva soenguga ja meigiga. Hea maitse ja mõõdutunne ei ole kaasasündinud anne, vaid saavutatakse kriitilise meele ja enda maitse arendamisega. Riiete valikul soovitatakse nõu küsida lähedastelt inimestelt, siis ei ole ausat arvamust liiga valus kuulata. Alati võib abi paluda ka stilistilt või kolleegilt, kes on juba sekretärina aastaid töötanud ning teab, mis on viisakas ja sobiv.
Noored sekretärid peavad oskama vahet teha nähtud moe ja tegelikult kantava riietuse vahel. Eelkõige tuleb õigesti valida riietuse üldsstiil, mis aitab varjata keha ebaproportsionaalsust ja rõhutab daamiliku sekretäri kenadust. Rõivaste lõige ja detailide kuju peab looma optilisi silmapetteid, mis aitavad näida figuuril saledamana või pikemana.
Aastakümneid on kasutusel olnud järgmised nipid , millega figuuri korrigeerida:

pikk ja liiga sale inimene näib täidlasemana, kui kaunistused asetatakse ülespoole vööd rinna või kaela lähedusse ja rõhutakse varrukatel laiust. Rõivaste triibud peaksid asetsema horisontaalselt;

väikest kasvu ja täidlasema figuuriga naine peab loobuma laiadest varrukatest ja vöödest. Vabalt langev kleit peidab volüüme. Optiliselt pikendavad kandjat sallid ja kõrged kontsad;

naised, kelle õlad on kitsamad kui puusad , peavad õlakutega õlavööd laiendama ja kraedega ning sallidega ülakehale tähelepanu juhtima ;

lühikesi jalgu pikendab visuaalselt pikem, kitsas sääremarjani ulatuv seelik , kitsamad viigipüksid, plisseeritud seelik ja kõrge kontsaga kingad ;

väga kandilised, laiade õlgadega, sportlikud naised võivad kanda rangelõikelisi inglise stiilis kostüüme, mille detailid hajutavad tähelepanu. Rõivaste kangad võiksid olla siledapinnalised ja mustritest sobivad geomeetrilised kujundid ;

ümaravormilised, rinnakad naised on kenad ja armsad ümara vormiga kellukesekujuliste seelikuosaga kleitides ja prantsuse stiilis riietuses. Kangastest sobivad pehmed ja kootud kangad.
Lisaks rõivaste lõikele mõjutavad kehakuju ka riide muster ja värvus. Kõik suureruudulised ja suurte lilledega rõivad suurendavad visuaalselt tüsedust. Peened täpid ja triibud aga vähendavad seda. Aastates sekretärid ei kanna läbipaistvaid riidesorte ja laiu lehvivaid seelikuid. Värvuste valikul on naissool suurem valikuvabadus kui meestel. Erinevate värvidega saab rõhutada elegantsi. Lihtne elegants saab alguse sellest, et rõivad on näiliselt tagasihoidlikud. Liigne värviküllus ja säravus on tagasihoidlikkuse hävitajad. Rõivakomplektis ei tohi olla üle kolme värvuse.
Kõik, mis on meil seljas või jalas , on ainult asjad, abivahendid meie sisemise mina rõhutamiseks. Kui sisemus ja välimus on tasakaalus, on daamilik elegants saavutatud. [1]

Sekretäri ametiriietus

Suurem osa sekretäre eelistab tööl kanda kostüüme, kui piisavalt soliidset, sooja ja lisanditega vaheldust võimaldavat riietust . Lisaks jakile ja sobivas pikkuses seelikule on paslikud ka pikad püksid ja vest. Neid üksikuid esemeid omavahel kombineerides võib iga päev uus ja huvitav välja näha.
Aksessuaariks sobivad hästi sallid, mida suurem on garderoobis nende valik, seda huvitavamaks saab enda riietust kujundada. Rõivad peavad olema täpselt parajad , mitte liiga suured ja mitte ka liiga kitsad -väikesed. Liiga liibuv või napp riietus võib külastajal tekitada vääritimõistmist. Väga lühikeses seelikus või sügava dekolteega kleidis-pluusis sekretäril on kliendis usaldust raske äratada, pigem tekitab see kergemeelseid mõtteid ja usaldamatust.
 Suvisel ja kuumemal perioodil on võimalik kasutada pluusi ja seeliku kombinatsiooni . Valge pluusi ja musta seeliku koos kasutamine on rahvusvaheliselt levinud teenindaja riietusstiilina. Range pluusi juurde võib soojal ajal soliidse asutuse esindaja kanda ka kergelt lendlevat seelikut.
 Sõltumata aastaajast peaksid kostüümi juurde kuuluma sukad. Kingad peavad olema puhtad ja kui kandjal on võimalik, siis kontsaga. Sekretäri ametiriietuses eeldab inglise stiilis kostüüm poolkõrge kontsaga kingi ja prantsuse stiilis kostüüm kõrgekontsalisi kingi.
Teksapükste kandmine igapäevase tööriietusena on tänapäeval täiesti aktsepteeritav, kuid alati peab arvestama töö iseloomu ning ettevõtte kodukorda. Oluline on silmas pidada riidekomplektide ning lisandite terviklikkust. Riietumisel võiks pöörata tähelepanu isiksuseomaduste väljatoomisele ning riiete kandmise mugavusele. [1]

Sekretäri välimus

5.1 Parfüüm

Päevane lõhnavesi peab olema diskreetselt aimatav, mitte pealetükkiv. Lõhn ei tohiks olla liiga tugev ning kaaslastele allergiat tekitada. Sekretär peab teadma, et tema moodne lõhnavalik ei pruugi kõigile meeldida ning sekretär peab parfüüme kasutama tagasihoidlikult. Päevasel ajal tuleb lõhna piserdada randmetele, kõrva taha, rindade vahele ja ka taskurätile. Õhtused parfüümid võib valida tugevama lõhnaga ja magusamad kui päevased. Parfüüm peab olema inimese vari, mitte kaitsegaas. [1]

5.2 Sekretäri soeng

Tänapäeval hinnatakse lihtsaid soenguid, mis eeldavad väga korralikku juukselõikust. Juuksed ei tohi jätta väljakasvanud muljet, seega tuleks lühikeste juuste puhul seda hoolega jälgida ning vajadusel juukseid uuesti lõigata lasta. Moed muutuvad aga tagasihoidlik lihtsus on alati kaunistanud elegantset naist. Reegleid, mis oleksid igihaljad, ei ole sekretäri soengutele palju – juuksed peavad olema terved , puhtad ja korralikult kammitud. Eelistatum on sekretäril tööl olla kokkuseotud juustega, see jätab ametlikuma mulje. Daamilik sekretär kannab tööl alati kinniseid juukseid. Juuksed võivad olla moekalt värvitud või lokitud, oluline on see, et nad oleksid töötajaks kammitud tagasihoidlikkusse soengusse ja puhtad. [1]

5.3 Sekretäri jumestus

Töise välimuse esmakujundajad on haridus ja eriala. Firmade ja asutuste esindustöötajate ja eriti sekretäride välimusele on kujunenud üsna selged nõudmised. Igapäevane jumestus ja riietus on sekretäril ja esindustöötajal tagasihoidlik, kuid värske ning reipust ja energilisust võimaldav. Välimuse üks ülesanne on usaldusväärsuse kinnitamine. Usuladusväärne sekretär on usaldusväärse firma osa. Kui sekretär juhtub iludus olema, on usaldusväärse mulje jätmine raskem: vaevalt, et enamik pöördujaid hindab ennast samaväärseks.
Jumestamisvahendeid kasutades ei tohi unustada oma elukutset ja iga. Aastates sekretär on asjatundlikult ja kergelt jumestatult alati oma bioloogilisest vanusest noorem. Päevane jumestus peab andma sekretärile terve jume. Igasugune jumestamine peab rõhutama isikupära ja loomulikkust. Selleks, et end õigesti ja isikupäraselt meikida, tuleb leida oma nahale ja näokujule sobiv jumestamise viis. Ei tohi unustada, et päevane meik peab olema aimatav, mitte nähtav. Päevane meik ei tohi olla liigselt teatraalne. Päevase jumestamise kuldreegliks on – ei tohi rõhutada korraga silmi ja suud. [1]

Kokkuvõte

Sekretäri töö on äärmiselt tänuväärne amet – hea sekretäri teeneks on see, kui kogu asjaajamine ja kontorikorraldus laabub tõrgeteta ning juhid ja spetsialistid võivad muretult pühenduda oma põhitööle. Ta oskab asutuses luua sõbraliku ja positiivse õhkkonna, mis soodustab efektiivset tööd, kuid ei jää märkamata ka külalistele. Sekretär on ühenduslüliks kontori ja välismaailma vahel. Sekretäri tööd hinnatakse selle järgi, kuivõrd peab ta oma kohustuste täitmisel kinni tähtaegadest ja kas ta järgib kutse- eetika põhimõtteid. Sekretärilt oodatakse asjaajamises süsteemsust, korrektsust ja täpsust, lojaalsust oma asutusele/organisatsioonile ja kindlasti sõbralikkust ning positiivset ellusuhtumist . Kasuks tulevad veel kohanemisvõimelisus, kehtestavus , tasakaalukus, tolerantsus , süsteemsus, avatus , verbaalne võimekus, empaatilisus, loogilisus ja analüüsioskus.
Sekretäri ja juhi vahel peab valitsema avameelne ausus. Sekretär peab olema lojaalne oma juhile alati  ja igal juhul. Ettevõtte saladusi ei tohi kunagi kusagil rääkida ega oma juhti alt vedada. Juhi ja sekretäri vahel peab olema täielik usaldus.
Töise välimuse esmakujundajad on haridus ja eriala. Firmade ja asutuste esindustöötajate ja eriti sekretäride välimusele on kujunenud üsna selged nõudmised. Igapäevane jumestus ja riietus on sekretäril ja esindustöötajal tagasihoidlik, kuid värske ning reipust ja energilisust võimaldav. Välimuse üks ülesanne on usaldusväärsuse kinnitamine. Usuladusväärne sekretär on usaldusväärse firma osa.

Kasutatud kirjandus

Anne Toomela (2002) „Stiiliõpetus“, 96 lk.