Tallinna Linnaarhiiv Tallinna Linnaarhiiv on Tallinna Linnavalitsuse struktuurüksus, mille ülesandeks on koguda ja säilitada Tallinna omavalitsuse ja asutuste tegevuse tulemusena loodud või saadud arhiiviväärtusega arhivaale. Eesti vanim säilinud ürik pärineb aastast 1237 ja seda säilitatakse õhukindlates klaasvitriinides. Vanim osaliselt eestikeelne säilinud raamat ja eestikeelset teksti sisaldav trükis on tuntud kui Wanradt-Koelli Katekismus ja see on trükitud 1535. aastal. Tallinna eestlaste truudusvande tekstis Liivimaa ordumeistril Hermann von Brüggeneyle. 1536. esineb esmakordselt kirjasõnad Talyna linna eestikeelne nimetus. Osad dokumendid on pärgamendil, see on eriliselt
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis
säilitamine ja kasutamise korraldamine. Riigiarhiiv asub Tallinnas ja tegutseb kolmes majas, uurimissaal asub Madara hoones. Maneezi 2/4 arhiivimajas säilitatakse peamiselt nõukogude okupatsiooni aegsete riigiasutuste dokumentatsiooni. Aadressil Madara 24 säilitatakse materjale alates Eesti Vabariigi sünnist kuni aastani 1944. Arhiivihoones Tõnismägi 16 hoiame ENSV Siseministeeriumi, ENSV Riikliku Julgeolekukomitee, EKP ja sellega seotud organisatsioonide arhivaale. 1. AJALINE AJALUGU · 1918. a - Riigiarhiivi asutamine oli päevakorras aga lükkus edasi Vabadussõja tõttu · 1. aprill 1921 Alustas tööd Riigiarhiiv aadressil Toompea 1 · 11. mai 1921 Riigiarhiiv hakkab juhtima ametiasutuste registratuure · 1925. a Võeti Riigiarhiivi vastu ka filmidokumente · 1930. a Riigiarhiivi kogumistegevus soikus ruumipuudumise tõttu · 1937. a - Valmis Toompea lossis uus viiekorruseline arhiivihoone · 1944
tule-, vee- jt õnnetuste vastu. Arhivaalide hindamise ehk nende korrastamisega tegeleb ainult avalik arhiiv. Kriteeriumid on : · Kasutatavus avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel · Teabe- ja tõestusväärtus · Arhivaalide ajalooline ja kultuuriline väärtus · Arhivaalide välistunnused, seisukord, korrastamine · Teiste arhivaalidega olemasolevad seosed · Dokumendi säilitustähtaeg Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas. Alla 10 aastase säilitustähtajaga arhivaale võib hoida kuni hävitamiseni kas tööruumides või seal, kus nende säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul
a. trammi-ja raudtee kohta kirjeid: 2.3.1 Mitut trammiliini näitab kaart? 9 2.3.2 Millised olid kõige tihedama graafikuga liinid? Pole kirjas 2.3.3 Nimeta 2 kõige pikemat raudteeliini ? Nõmme-Pärnu M Turuplats Varsaallik Narva M-Turuplats 2.4 Leida pirita 1691 Pirita ümbruse kaart. 2.4.1 Milliseid andmeid leidub? Kaardilegend mis ütleb mis asutused paiknevad kaardil, kuid seda on raske lugeda. Kui mõõtmetes on kaart,aiamaa,rannapiir,teed, 3 Estica Eesti ainelisi arhivaale (arhiivdokumente) välisriikides. 3.1Mitu kirjet leidub venemaa Riikliku Merelaevastiku arhiivis admiral Krusensterni kohta? 14 tk sõber kes venekeelt oskab ütles 3.2 Palju kirjeid (alates aastast kuni aastani) leidub Eesti õigeusu kiriku kohta Peterburi Riiklius Ajaloo Keskarhiivis? 1 kirje sõber kes venekeelt oskab ütles 3.3 Palju arhivaale leidub venemaa arhiivides Haapsalu (Hapsal) kohta? Anda vanima dokumendi lühike sisukirjeldus. 2 ja ei saa aru sellest 27.01.1836 3
raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm. 3 1. MÕISTE Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiivis säilitatakse arhivaale. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. 2. AVALIKUD ARHIIVID Avalike arhiivide liigid: Avalikud arhiivid on vastavalt riigi või kohaliku omavalitsuse üksuste poolt finantseeritavad riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivid. Riigi arhiivid on Rahvusarhiiv, maa-arhiivid ja eriarhiivid.
a) dokumendid süstematiseerimist ei vaja Asjaajamises hoitakse dokumente lukustatavas kappides või riiulitel ruumides, kuhu ei pääse kõrvalised isikud. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE POOLAKTIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Dokumente säilitatakse asjaajamises ka poolaktiivse elutsükli ajal. Poolaktiivne elutsükkel kestab max kaks aastat pärast asjaajamisperioodi lõppemist. Selle perioodi tegevused: -dokumentide loetelu iga sarja kohta koostatakse arhivaalide loetelu -arhivaale hoitakse asjaajamises vastavalt arhivaalide loetelule -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid arhiveeritakse -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid antakse arhiivihoidlasse -lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalide osas otsustatakse nende jätmine asjaajamisse või üleandmine arhiivihoidlasse -lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalis hävitatakse ettenähtud korras kohe peale säilitustähtaja möödumist. ARHIVAALIDE LOETELU KOOSTAMINE
Kõik avaliku sektori arhiivimoodustajate valduses olevad dokumendid, mis on loodud kuni 1945. aastani, on arhiiviväärtuslikud ( konspektis öeldud, et arhiiviväärtusega on kõik dok., mis on loodud enne 1940). Hindamisel tehtud otsuseid reeglina ei muudeta. HÄVITAMINE: Olenemata sellest, kas asutus on avalik-õiguslik või mitta, tuleb dokumentide hävitamiseks koostada akt. (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning
ülesannete raames dokumendihalduse üldnõuete täitmist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku poolt ning teeb puuduse kõrvaldamiseks ettepanekuid. Kui puudust ei kõrvaldata, annab Rahvusarhiiv avalikku ülesannet täitvale asutusele või isikule puuduse kõrvaldamiseks korralduse, mille täitmine on kohustuslik. § 7. Dokumentide hindamine (1) Rahvusarhiiv selgitab välja avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, lähtudes seejuures asutuse või isiku olulisusest ühiskonnas ning avaliku ülesande sisust. (2) Rahvusarhiiv selgitab käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutuse või isiku dokumente hinnates välja arhivaalid, arvestades: 1) avaliku võimu teostamise vajadust; 2) isiku õiguste või tehingute tõendamise vajadust; 3) teabe kultuuri- ja ajalooväärtust. (3) Enne arhivaalide väljaselgitamist ei tohi käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutus ega
Edaspidine korrastamine ja kirjeldamine põhineb sel juhul nimetatud dokumentides toodud seostel. Nimistu koostamiseks vajalik arhiivskeem luuakse neis esitatud liigitusskeemi järgides. Ei ole võimalik anda ühtset reeglit ega ainuõiget daatumit, mis hetkest alates tuleb kronoloogiliselt süsteemilt üle minna sarjapõhisele süsteemile. Määravaks teguriks saab siin arhiivi ja tema kirjeldamise terviklikkus. Võimalik on nii pärast nõukogude perioodi saadud arhivaale korrastada kronoloogiliselt kui ka enne dokumentide loetelu kehtestamist loodud arhivaale korrastada sarjasüsteemis. Igale konkreetsele juhtumile tuleb läheneda individuaalselt. Nõukogude perioodil korrastatud ja kirjeldatud arhiive üldjuhul ümber ei korrastata ja sama arhiivi osad liidetakse samadel põhimõtetel. Omaaegsete riiklike arhiivide poolt kinnitatud nimistutega arhiivid loetakse hinnatuks. Korrastamata arhiivi puhul tuleb esmalt lasta see avalikul arhiivil hinnata
dokumendi- või teabekogu, kehtib eeskiri „Arhiiviseaduses” sätestatud ulatuses vastavalt seaduses või asutuse põhimääruses või põhikirjas sätestatule. § 2. Mõisted (1) Käesolevas eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: 1) arhiiv on asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum; 2) avalik arhiiv on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; 3) arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. (2) Käesolevas eeskirjas mõeldakse dokumentide all ka arhivaale, kui ei ole sätestatud teisiti. 2. peatükkArhiivi moodustamine § 3. Arhiivi moodustamise põhimõtted (1) Arhiivi moodustamisel lähtub asutus: 1) päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega; 2) algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus.
RAHVUSARHIIVI ÜLEVAADE Rahvusarhiiv, mis loodi 1. jaanuaril 1999. aastal, on arhiivinduse keskuseks Eestis ning asub Tartus. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu (dokumentaalse kultuuripärandi) säilimine ja selle kasutamise võimalus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Rahvusarhiiv kogub ning säilitab Eesti kultuuri, ajalugu, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale olenemata nende loomise ajast või kohast. (Rahvusarhiiv1, 2015). Rahvusarhiiv kui valitsusasutus kuulub Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalasse. Rahvusarhiivi kuuluvad ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv ja neli regionaalset osakonda Haapsalus, Kuressaares, Valgas ja Rakveres. Samuti kuuluvad Rahvusarhiivi alla ka kõik Eesti avalikud arhiivid, välja arvatud Tallinna Linnaarhiiv ja Narva Linnaarhiiv (Rahvusarhiiv1, 2015). Rahvusarhiivi peamisteks ülesanneteks on:
· aastates (7 aastat) · tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega · alatisena. Alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab asutuse väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele, kujunedes niiviisi arhiiviväärtuse andmise eeletapiks. Avalik arhiiv arvestab loetelus näidatud säilitustähtaegu hindamisotsuse tegemisel ning arhivaalide valikul alatisele säilitamisele. Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse kehtiva korra kohaselt avalikku arhiivi. Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu. Säilitustähtaja kehtestamisel tuleb arvestada, et väga suure juurdekasvuga dokumendiliigid (kirjad) saaksid niisuguse säilitustähtaja, mis viiks miinimumini nende säilitamise kauem kui hädavajalik, kuna iga aastakäik võib ülearu täita arhiiviruumi. Dokumentide loetelusse ei kanta:
Iseseisva arhiivi asutamine 1971. aastal alustaski iseseisva arhiivina tööd ENSV Filmi-, Foto- ja Fonodokumentide Riiklik Keskarhiiv (FFFRKA). 1970-1980.ndatel aastatel oli arhiivil keskmiselt 15 suuremat kogumisallikat, nende hulgas kinostuudio "Tallinnfilm", Eesti Televisioon, Eesti Raadio, Eesti Telegraafiagentuur (ETA), 4 vabariiklike ajalehtede ja ajakirjade toimetused. Arhivaale saadi ka teistest arhiividest, muuseumidest, fotograafide erakogudest ja eravaldajatelt. Algul kasutasid arhiivi 16 töötajat Toompea lossi ruume. 1972. aastal saadi ja remonditi filmihoidla Lasnamäele endise lennuvälja territooriumile. Järgnevate aastate jooksul kolis arhiiv erinevatel põhjustel 8 korda. Ruumikriis lahenes 1994. aastal, mil Eesti Filmiarhiivile eraldati (EFA; nimemuutus 1989. a.) Tallinna Garnisoni Peavahi maja, mis pärast osalist renoveerimist
minimaalne ja säilitama arhivaali võimalikult nii nagu see on meieni jõudnud. Pööratavus - Selle nn. minimalismiprintsiibiga seostub ka nõue töötluste pööratavusele kõik see, mis me objektiga ette võtame peab olema võimalikult väikeste kahjudega uuesti eemaldatav. Dokumenteeritus - kõik säilitustegevused peaksid olema dokumenteeritud. Dokumenteeritus on oluline nii säilitamise seisukohast (millistes tingimustes on hoitud arhivaale), aga ka näiteks dokumentide autentsuse seisukohast (kuidas teostatud toimingud on dokumente muutnud). Peamised kirjutusmaterjalid (millal kasutusele tulid): Enne paberi leiutamist kasutati kirjutusmaterjalina kive, savi - ja vahatahvleid, nahka, pärgamenti, puitu, puukoort, palmilehti, metalli ja muid, enamjaolt looduslikke materjale. Kivimaterjalid - Ilmselt kõige iidsem kirjutusmaterjal. Säilitamise seisukohalt väga hea materjal, kuna on reeglina väga vastupidav
3) personali tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. 6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Dokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus,
12) dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või avaliku arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest. Avalik arhiiv võib üheliigiliste dokumentide kogumit hinnates säilitamiseks välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu. Avalik arhiiv võib hindamisega välja valida näidiseid. Dokumentide hävitamise põhimõtted nii paberkandjal kui ka andmekandjatel Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad nind teave autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus
provienentsiprintsiip. Provienentsiprintsiip oli 1930. aastatel (1933, 1936) ilmunud 2-köitelise "Arhivaari käsi- raamatu" keskne printsiip; samuti deklareerib seda 1935. aasta arhiiviseadus. Seadus pani paika arhiivide funktsioneerimise korra. 1939-1940 laieneb arhiiv massiliselt kahel olulisel põhjusel: · Umsiedlung. 1939. a kuulutati Eestis arhivaalid rahvuslikuks rikkuseks, moodustati kultuurivarade ekspertkomisjon, tolli pandi valvama arhivaarid, et mõisate arhivaale Eestist ära ei viidaks. · Nõukogulikud ümberkorraldused 1940. Arhiivinduse teoreetilised lähtepunktid 1930. aastail. · empiiriline (kogemuslik) lähenemine arhiivitöö praktikast tuletati metoodikad · arhiivindus kui kirjeldav distsipliin teemaks ei olnud nt hindamine, juurdepääs · imperatiivsetena rakendati positivistlikke arusaamu eesmärgiks on faktide kogumine mitte kontseptsioonide lihvimine
võimalikult nii nagu see on meieni jõudnud. Pööratavus - Selle nn. minimalismiprintsiibiga seostub ka nõue töötluste pööratavusele kõik see, mis me objektiga ette võtame peab olema võimalikult väikeste kahjudega uuesti eemaldatav. Dokumenteeritus - kõik säilitustegevused peaksid olema dokumenteeritud. Dokumenteeritus on oluline nii säilitamise seisukohast (millistes tingimustes on hoitud arhivaale), aga ka näiteks dokumentide autentsuse seisukohast (kuidas teostatud toimingud on dokumente muutnud). Peamised kirjutusmaterjalid (millal kasutusele tulid) Enne paberi leiutamist kasutati kirjutusmaterjalina kive, savi - ja vahatahvleid, nahka, pärgamenti, puitu, puukoort, palmilehti, metalli ja muid, enamjaolt looduslikke materjale. Kivimaterjalid - Ilmselt kõige iidsem kirjutusmaterjal. Säilitamise seisukohalt väga hea materjal, kuna on reeglina väga vastupidav. nt
Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt. arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine- Arhivaale väljastab hoidlast ja nende tagastamist kontrollib arhivaar. Kui arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, väljastab ülikooli arhivaar isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaali kohta ärakirja, väljavõtte, duplikaadi, koopia, arhivaali alusel koostatud teatise või edastab suulist teavet. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine reguleeritakse rektori käskkirjaga.
õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaal dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale Asjaajamine- dok loomine, registeerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleviimiseni arhiivi
3. Mis on dokumenteerimine? Tegeliku sündmuse, nähtuse, idee või struktuuri täpne kirjalik jäädvustamine, mis toimub kirjeldatava asja tingimustel. 4. Mis on arhiiv? Asutuse või isiku dokumentide terviklik kogu. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8
ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt. arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine- Arhivaale väljastab hoidlast ja nende tagastamist kontrollib arhivaar. Kui arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, väljastab ülikooli arhivaar isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaali kohta ärakirja, väljavõtte, duplikaadi, koopia, arhivaali alusel koostatud teatise või edastab suulist teavet. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine reguleeritakse rektori käskkirjaga. dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise
usundilooline või muu vastutava ministri tagamiseks; kultuuriväärtus, mille ettepanekul. tõttu see on käesolevas Muinsuskaitsealaks seaduses sätestatud määratakse põhimääruse korras tunnistatud alusel. mälestiseks. Arhiiviseadus Dokument - mis tahes Avalikku ülesannet täitev Arhivaale tuleb hoida teabekandjale asutus või isik annab nõuetekohastes jäädvustatud teave, mis arhivaalid üle tingimustes, hoides ära on loodud või saadud Rahvusarhiivile, kui neid nende lubamatu asutuse või isiku ei vajata enam oma kasutamise, kahjustumise
........................................................................ KASUTATUD ALLIKAD................................................................................................................. SISSEJUHATUS Umbes 460. aastal eKr asutati esimesed arhiivid. Arhiive hoiti antiikmaailmas põhiliselt templitesse. Vaid pühitsetud pääsesid ligi dokumentidele. Ristiusu levik tõi kaasa murrangu. Hakati tähtsustama ajalugu, uuriti religiooni ning tekkisid annaalid ehk kroonikad. Kirikute arhivaale hoiti kirikutes ja kloostrites. Seoses vastuvõetud arhiiviseadusega 1794. aastal algas uus ajastu arhiivide ajaloos. Riik pidi rahvuslike dokumentide juurdepääsu säilimise ja tagamise eest vastutama. Tekkis õigus uurida valitsuse arhiive ja arusaamine, et arhiivid on kodanike omand. Alates 19. sajandi algusest läänemaailmas kinnistus aegamööda vaba juurdepääsu põhimõte. 20. sajandi alguses hakati tegema vahet dokumendil ja arhivaalil. Kui varem olid piiranguid
allunud Arhiivide Peavalitsuse kaudu. 1990. aastatel taastati arhiivide iseseisev majandamine ning 1998. aastal kinnitatud arhiiviseaduse alusel alustas 1999. aasta 1. jaanuarist tegevust rahvusarhiiv (lähemalt arhiivide ja arhiivinduse ajaloost Eestis: ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv). 1. jaanuarist 2012 kehtib arhiividele uus arhiiviseadus. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiivi kogud hõlmavad: 8,8 miljonit arhivaali (vanim 1240. aastast), enam kui 11 miljonit digitaalkujutist veebis (ca 1,5% kogudest, ca 125 000 arhivaali), 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi (vanimad 1908. aastast), enam kui pool miljonit fotot (vanimad 19. sajandist), ligi 100 000 kaarti (vanim 17. sajandi esimesest poolest), teadaolevalt 2200 pitserit, ca 1500 pärgamentdokumenti.
2. Millised asutused lähtuvad oma tegevuses arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuetest, kellele kehtivad dokumendihalduse standardid Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide
----Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada. - Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad: · dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, CD-d; · asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid. -Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel. -Dokumente ei tohi hävitada rebimise või põletamise teel. -Dokumendid hävitatakse purustamise või teabe kustutamise teel. -Paberkandjal olevate dokumentide purustamisele kehtivad järgmised rahvusvahelised standardid: 1. Turvalisuse aste: kirjalike dokumentide jaoks, mis tuleb muuta loetamatuks riba laius 12 mm, riba pikkus lõpmatus; 2.turvalisuse aste:
Arhiivindus 20.02.2013 Tiina Randalu Üks vanemaid arhiive on : · Ajaloo arhiiv ( Liivi tn Tartu) · Eesti riigiarhiiv · Eesti filmiarhiiv · Partei arhiiv · Linna ja maakonna arhiivid · Vallaarhiivid · Asutusearhiivid Arhiiv- asutus, kus säilitatakse arhivaale. Arhivaal- ameti või isikupäritoluga infokandja, mida säilitatakse tema tähtsuse tõttu ühiskonnale ( salvestised, dokumendid jne,) Arhivaar- on teadusliku ettevalmistust omav arhiivitöötaja. Arhiivindus- riikliku tegevuse haru, mis hõlmab teaduslikke ja õiguslikke arhiivasutuse töö organiseerimise küsimusi. Asutuse arhiiv- arhiiv, kus säilitatakse dokumente nende üleandmiseni riiklikule säilitamisele. Asutuse arhiivi seisukorra eest vastutab asutuse juht. Asutuse arhiiv
ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale koguda ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist hoida kogusid heades säilitustingimustes juhendada asutusi dokumentide haldamisel ja hoidmisel osaleda riigi elektroonilise dokumendihalduse arendamisel võtta vastu digitaalarhivaale
informatsiooni oma tegevuse kohta, välja arvatud andmed, mille väljaandmine on seaduseg keelatud, digitaalallkirja seadus(2000) eesmärk on tagada digitaalallkirjale omakäelise allkirjaga võrdne õigusjõud. Määrused: Arhiivieeskiri- kinnitatud Vabariigi Valitsuse 29.detsembri 1998. a määrusega nr 308 arhiiviseaduse rakendusakt, mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalistuse asutuste, avalik-õiguslike isikute ja avalikke arhivaale loovate eraõiguslike juriidilidte isikute ja füüsiliste isikute tegevust arhiiviseaduse rakendamisel. Asjaajamiskorra ühtsed alused- kehtestatud Vabariigi valitsuse 26.veebruari 2001.a määrusega nr 80 alused on välja antud avaldustele vastamise seaduse, avaliku teabe seaduse ja digitaalallkirja seaduse alusel. Aluste eesmärgiks on luua põhimõtted organisatsioonide järkjärguliseks üleminekuks
ÕIGUSAKT juriidiline dokument, millel on õiguslik tähendus ja mis toob kaasa teatud õigusi ja kohustusi. Õigusakti liigid: üldakt ja üksikakt ARHIIV-asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum. Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut. AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms) NIMISTU on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis.
asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärusi; erinevate süsteemianalüüside käigus koostatud protsessiskeeme, mudeleid jms; erialatermineid; dokumentide näidisloetelusid; asjaajamiskorda; varasemaid dokumentide loetelusid ja arhivaalide loetelusid; varasemaid toimikute loetelusid ja arhiivinimistuid; asutuse arhivaale; muid asjakohaseid materjale13. Andmete kogumisel dokumentide loetelu koostamiseks võib vajalikuks osutuda ka töötajate intervjueerimine ning tööprotsesside jälgimine ja kaardistamine. Andmete kogumise eesmärk on piisava hulgal alusmaterjali leidmine dokumentide loetelu väljatöötamiseks. 13 Näiteks on asutuse juhtimis- ja tugifunktsioone täitvad tegevused ja neid dokumenteerivad dokumendi-
11.3. Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada. 11.4. Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad: 11.4.1. dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, 11.4.2. CD-d; 11.4.3. asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid. 11.5. Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel. 11.6. Firmas hävitatakse dokumendid dokumendipurustajas või teabe kustutamise/sulgemise teel. 12. TÖÖTAJA TÖÖLT VABASTAMISE, TEENISTUS- VÕI TÖÖSUHTE PEATUMISE VÕI ASUTUSE TÖÖKORRALDUSE MUUTMISE KORRAL ASJAAJAMISE ÜLEANDMISE KORD 12.1. Enne töölepingu lõpetamist on töötaja kohustatud asjaajamise üle andma juhatajale.
59.Mille kohta ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Eesmärk Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi. Eesmärk on võimaldada ja jälgida arhivaalide kogu elukäiku alates nende loomisest kuni lõpliku eraldamiseni. *asjaajamistoimikute *muude füüsiliste isikute üle * 60.Arhivaale võib hävitada ainult AINULT HÄVITAMISAKTI ALUSEL 61. Mida tähendab dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomisest või saamisest kuni nende täitmise või väljasaatmiseni. 62.Kas kõik organisatsioonid peavad dokumente registreerima? Millal on see otstarbekas? Kõik organisatsioonid ei pea dokumente registreerima. Otstarbekas on see siis kui vaja mingit dokumenti leida . 63
Eesti-ainelist arhiivimaterjali võib leida paljude maade arhiividest, muuseumidest, teadusasutustest. Rohkesti arhiiviväärtuslikku dokumentatsiooni on ka välismaal elavate eestlaste valduses. Välismaa arhiividest on Estica (Baltica) poolest rikkamad nende maade arhiivid, kelle koosseisu on Eesti pikemat või lühemat aega kuulunud või kes on Eesti lähinaabrid. 26 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 135 27 ,,Oleviku minevikud" (2010) lk 142-145 Suur hulk Eestile tähtsaid dokumente ja arhivaale on ka hävinud või hävitatud, evakueerimisega kaduma läinud laiali tassitud sõdade ja revolutsioonide käigus ning seoses sagedaste võimuvahetustega. Arhiivid pole üksnes dokumentide hoidlad, vaid ka publitseerimise ja teadustöö keskused, kus töötab järjest enam kõrge akadeemilise kvalifikatsiooniga inimesi.28 Arhiivide kirjeldamine ja arhivaalide kasutuspiirangud Arhiiv korrastusüksusena on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum
määrata asutusele tähtsamad arhivaalid, mis hädaolukorras tuleks hoidlast esmaselt päästa. Kindlasti tuleks need dokumendid ka arhiivihoidlas märgistada nii, et ka asjatundmatu kõrvaline isik, nt päästetöötaja, saaks need visuaalselt kiiresti tuvastada. Sellise töö on ära teinud kuus ankeetküsitlusele vastanud valitsusasutusest. Üks asutus ei pidanud sellist korraldust vajalikuks, kuna selles asutuses tähtsustatakse kõiki arhivaale võrdselt. Nendest kuuest valitsusasutusest, kes olid oma asutuses ette näinud tähtsamaid arhivaale, olid neli asutust ka need dokumendid arhiivihoidlas ära märgistanud ning üks asutus oli ära märgistanud arhiivihoidla riiulid. 51 8 7 7 6 6 6 JAH
eluolust. 5) etnograafiliste jooniste kogu- olemas on enam kui 50 000 üksikjoonist taluehitistest, mööblist, rõivastusest, tekstiilidest, igapäevastest tarbeesemetest, mis on joonistatud kunstnike ja kunstiüliõpilaste poolt. Eesti ajalooarhiiv- sisaldab endisaegsete Eesti alal tegutsenud riiklike asutuste, kohtu-ja politseiorganite, rüütelkondade, linnade jatalupoegade omavalitsuse materjale. Hoitakse kirikue-ja haridusasutuste dokumente, mõisa ja isikufonde, seltside ja ettevõtete arhivaale. Leidub ka haruldasi ürikuid, pitsastijäljendeid, valitsejate originaalkirju, pärgamente, gravüüre ja fotosid. Eesti kõige suurem ajalooliste maakartide kogu. TÜ raamatukogu- sisaldab käsikirjakogu (isikuarhiivid ning asutuste ja organisastioonide arhiivifondid) ning fotokogu (eeskätt Tartu Ülikooli elu ja ajalugu kajastavad portreefotod, koha- ja kroonikavõtted) Tallinas- Eesti riigiarhiiv, Eesti filmiarhiiv, Eesti rahvusraamatukogu, Tallinna Ülikooli raamatukogu (baltica osakond)
annaabi.ee 
