TARTU ÜLIKOOL
Majandusteaduskond Ettevõttemajanduse instituut
Organisatsiooni
sisekommunikatsiooniuuringKodutöö
Juhendaja :
lektor M.Ahonen
Tartu 2009
SISUKORD
SISUKORD 2
1.ORGANISATSIOONI LÜHIKIRJELDUS 3
1.1Organisatsiooni struktuur 3
2.UURINGU TAUSTINFORMATSIOON 5
2.1Üldandmed intervjueeritavate kohta 6
3.KOOSTATUD KÜSIMUSED, EESMÄRGID JA VASTUSED 7
3.1Üldine kommunikatsioonikliima 7
3.2Suhtlemine juhtidega 9
3.3Kommunikatsiooni kanalid ja nende kvaliteet 10
4.TULEMUSED JA JÄRELDUSED 13
4.1Küsitluse tulemused 13
4.2Soovitused organisatsioonile 15
ORGANISATSIOONI LÜHIKIRJELDUS
Meie otsustasime mikrouuringu läbi viia tehases, mis loodi aastal
1991. Tehas tegeleb uste kui ka akende valmistamisega. Organisatsioon on tänaseks päevaks saavutanud kindla koha Eesti turul. Toodete
valik on laienenud klientide soovidest lähtuvalt ning uueneb
pidevalt. Organisatsioonil on 2 müügiosakonda üle Eesti, kus
töötab hea väljaõppe saanud personal. Tehas pakkub tööd
käesoleval ajal rohkem kui 130-le inimesele. Ettevõte on väga
avatud uuendustele ja tulevikus plaanib laieneda veelgi.
Organisatsiooni esmaseks eesmärgiks on pakkuda kliendile parim
lahenduvus vastava tellimuse puhul ning seda parima hinna- ja
kvaliteeditaseme juures. Organisatsiooni missiooniks on pidev tehnoloogia uuendamine, mis aitaks tagada toodetele kõrge kvaliteedi
ja töökindluse, mis omakorda tagab klientide rahulolu. Samuti on
ettevõte huvitatud kasumi teenimisest ja vähem tähtis pole ka
kindlustada töötajatele konkurentsivõimeline palk. Antud
organisatsiooni üheks visiooniks võib kindlasti pidada ka toodangu valmistamist välisturule.
Organisatsiooni struktuur
Organisatsiooni tegevust kontrollib nõukogu, mis langetab suuri
otsuseid ja paneb paika pikajalised eesmärgid. Nõukogu liige on
juhataja ka ise, kes juhib organisatsiooni igapäevategevust. Temale
otseselt alluvad keskastmejuhid ja mõned teised töötajad.
Keskastmejuhtidele alluvad omakord alaüksustejuhid ja töölised.
Organisatsiooni
juhtimisstruktuur on toodud ka Joonisel 1, mis pärineb
organisatsiooni allikast.
Joonis 1. Organisatsiooni struktuur
UURINGU TAUSTINFORMATSIOON
Meie mikrouuringu üldiseks eesmärgiks oli uurida tootmisettevõtte sisekommunikatsiooni 6 kontoritöötaja näitel. Keskendusime
põhiliselt suhtlemisele juhtidega, info liikumisele ja töötajate
teadlikkusele ettevõtte eesmärkidest.
Ülesehitus:
- Valisime organisatsiooni, milles uuringut läbi viia;
- Valisime kolm Downs ja Hazeni dimensiooni , mis tundusid meile kõige sobilikumad. Nendeks dimensioonideks olid: üldine kommunikatsioonikliima, suhtlemine juhtidega ja kommunikatsioonikanalid ja nende kvaliteet;
- Koostasime küsimused ja nende eesmärgi;.
- Tegime intervjuu plaani:
- Sissejuhatus: enda ja uuringu eesmärgi tutvustamine;
- Intervjuu kestab ühe inimese kohta 15 minutit, kuna tegemist on eraettevõttega ja tööpäev on suhteliselt tihe ning ajamahukas;
- Sissejuhatavad küsimused: vanus, ametinimetus, tööstaaž;
- Küsime eelnevalt koostatud küsimusi ja vajadusel selgituseks ka lisaküsimusi;
- Lõpetuseks esitame lõpetava küsimuse ja täname intervjueeritavat;
- Analüüsisime vastuseid ja koostasime kirjaliku kokkuvõtva uuringu;
Üldandmed intervjueeritavate kohta
Oma uuringus võtsime vaatluse alla ainult kontoritöötajaid, jättes
välja lihttöölised. Küsitletute hulgas oli kaks meest ja neli
naist. Mehed olid vanuses 29 ja 48, naised vanuses 30-49 eluaastat. Valisime intervjueeritavateks välja pearaamatupidaja ,
tehnikadirektor, keskastmejuhi ja personali- ja töökeskkonna
spetsialsti, kelle tööstaaž on 12 kuni 18 aastat. Kaks
intervjueeritavat, raamatupidaja ja ostujuht , tööstaažiga on 7
kuni 8 aastat.
KOOSTATUD KÜSIMUSED, EESMÄRGID JA VASTUSED
Üldine kommunikatsioonikliima
Üldine kommunikatsioonikliima näitab töötajate motiveeritust oma
tööülesannete täitmisel ja töötajate informeeritust
organisatsiooni eesmärgist.
Küsimused:
1. Mis tõi teid siia organisatsiooni tööle?
Küsimuse eesmärk: Eelkõige soovime teada põhjuseid, miks
inimene valis antud organisatsiooni. Kas põhjusteks võis olla
kogemuste saamine, erialalised huvid, organisatsiooni prestiižne
nimi või sootuks raha. Teame, et paljud inimesed on valinud endale
töökoha, mis tegelikult neile ei meeldi. Samas saavad nad selle töö
eest tasu kuna raha on vajalik igapäevaseks eluks.
Vastused: Mitmed vastajad kandideerisid organisatsiooni peale kooli
lõpetamist ja nägid selles organisatsioonis head arenemisvõimalust.
Pooled alustatutest otsustasida kandideerida sekretäri kohale, kuna
tegemist on arvestatava organisatsiooniga selles maakonnas , ja
osutusid valituks. Ülejäänutele pakuti töökohta selles firmas ja
pakkumisega nõustuti peamiselt heade töötingimuste ja palga tõttu.
2. Kui võrd teadlik olete te organisatsiooni sihtidest? Kuidas te
seda teate?
Küsimuse eesmärk: Teada saada kui teadlikud on töötajad
organisatsiooni tuleviku plaanidest või ei huvita töötajaid midagi
muud peale oma konkreetsete tööülesannete täitmise.
Vastused: Kõik vastanud arvavad, et organistatiooni üks
eesmärke on kasumi teenimine ja töö andmine maakonna ja linna
inimestele, kuid arvestades praegust majanduslangust,
kajätkusuutlikus. Oma valdkonna seotud eesmärkidest on teadlikud
enamik. Üks vastanutest leidis, et ei saa informatsiooni
konkreetsete perioodide eesmärkide kohta. Vastanutest üks inimene,
kes osaleb tootmisega seotud koosolekutel , saab jooksvatest
eesmärkidest teada seal. Teised vastanud saavad firma muudest
eesmärkidest teada juhtkonnaga suheldes või töökaaslastelt.
Enamus peavad oma informeeritust eesmärkidest keskmiseks. Nooremad töötajad väitsid, et nemad ei ole kindlast visioonist teadlikud,
kuid tahaksid, et oleksid rohkem informeeritud.
3. Mis motiveerb teid selles organisatsioonis töötamisel kõige
rohkem?
Küsimuse eesmärk: Soovime teada, mis on inimeste
motiveerivateks teguriteks selles organisatsioonis töötamisel.
Tahame ka teada, kas need ühtivad inimeste vahel ja kas selleks on
ka midagi muud peale raha.
Vastused: Peamisteks motiveerivateks teguriteks loeti
huvitavat, mitmekesist tööd, toredaid kolleege ja häid
töötingimusi. Oluliseks peetakse ka stabiilset ja arvestatavat
palka. Samuti tõi üks töötaja välja, et tegemist on stabiilse
ettevõttega, mis omab kindlat turupositsiooni . Nooremad töötajad
tõid välja ka soovi töötada selles firmas, kuna on teadlikud, et
selles organistasioonis on võimalik hea töö korral ametiredelil
tõusta.
Suhtlemine juhtidega
Suhtlemine juhtidega näitab, kui vabalt tunnevad töötajad end
juhtidega suhtlemisel.
Küsimused:
1. Kirjeldage kui lihtne/raske on teil omaprobleemiga juhataja
poole pöörduda?
Küsimuse eesmärk: See küsimus annab küllaltki hea ülevaate
alluva-juhi suhetest. Vastuste põhjal saame analüüsida milline
õhkkond organisatsioonis valitseb, kui vastutulelikud juhataja on ja
kas kardetakse juhataja poole pöörduda oma probleemidega või
mitte.
Vastused: Vastanute arvates ei ole raske juhi poole pöörduda, piisab vaid emailist või koputusest tema uksele, kuna tegemist on
avatud inimesega. Kaks meie intervjueeritavatest ei allu otse
juhatajale, aga sellest hoolimata on neil enamasti lihtne tema poole
pöörduda, nagu ka oma otsese ülemuse poole.
2. Kirjeldage palun, mil ,määral juhid arvestavad teie
arvamusega?
Küsimuse eesmärk: Teada saada, kui palju kaasavad juhid
otsuste tegemisse ka alluvaid. Kas juht võtab arvamust arvesse ka
siis, kui see erineb tema omast.
Vastused: Kolm vastanutest väitis, et nende poolt hallatavate
töölõikude osas arvestatakse alati nende arvamusega probleemide
lahendamisel ning otsuste tegemisel. Kaks küsitletutest , et nende
arvamust üldjuhul võetakse arvesse, kuid sooviksid, et seda võteaks
rohkem. Raamatupidaja jäi selle küsimuse järel kauaks mõtisklema
ja lõpuks vastas, et üht-teist on arvesse võetud, kuid kahtleva
olekuga.
3. Milliseid väärtusi te hindate enda juhis kõige enam?
Küsimuse eesmärk: Teada saada küsitletud töötajate
individuaalne arvamus oma ülemusest. Kui sümpaatne või kui
vastumeelne juht võib olla. Kuna inimesed on väga erinevad ja
peavad erinevaid väärtusi olulisteks, siis võivad ka vastused
erineda üksteisest.
Vastused: See küsimus pakkus kõige rohkem mõtlemisainet.
Kõik need töötajad, kes on organistasioonis töötanud rohkem kui
12 aastat väitsid, et juhataja on palju arenenud ja hoolib oma
töötajatest, on korraldanud palju üritusi nt. jõulupidusi,
suvepäevi ning loonud töötamiseks hea keskkonna. Üks töötaja
kirjeldas juhatajat kui täpset, konkreetset inimest, kes peab oma
sõna, kellel on palju uusi mõtteid ja ideid, mida ta on terve
organisatsiooni toimimise ajal rakendanud, et saavutada paremaid
tulemusi. Lisaks sellele kirjeldati teda kui ilma liigsete
emotsioonideta ja arusaaja suhtumisega. Kaks väiksema tööstaažiga
intervjueeritavat olid juhi kirjeldamisel napisõnalised. Üks
väitis, et tegemist on autoriteediga, teine lisas , et tegu on isegi
mingil määral autoritaarse juhiga kuid samas ka avatud suhtlejaga.
Kommunikatsiooni kanalid ja nende kvaliteet
Peegeldab suhtumisi näiteks koosolekutesse, korraldusse ja teistesse
tähtsatesse kommunikatsiooni kanalitesse.
Küsimused:
1. Milline on teie organisatsiooni kõige efektiivsem
suhtluskanal?
Küsimuse eesmärk: Uurida, millised suhtluskanalid on
organisatsioonis kasutusel, millised neist on kõige efektiivsemad
ning milliseid hindavad töötajad ise kõige enam.
Vastused: Kõikide arvates on kõige efektiivsem
suhtluskanaliks otsene suhtlemine, aga kui on vaja kiiresti edastada informatsiooni paljudele inimestele, on parimaks variandiks AOL ja email . AOL on suhtlemisvõrgustik, mida nad kasutavad oma firmas
igapäevaselt väga tihti. Telefoni kasutamine on samuti igapäevane.
2. Kuidas te suhtute organisatsioonis läbiviidavatesse
koosolekutesse? Millised näevad teie koosolekud välja?
Küsimuse eesmärk: Teada saada, kui kõrgelt hindavad
töötajad koosolekute efektiivsust . Kas töölised saavad ka mingit
isiklikku kasu osalemisest koosolekutel või on see pigem ebameeldiv
kohustus. Teada saada, milliseid teemasid koosolekutel käsitletakse,
kas küsimusi ja oma arvamust on võimalik esitada kõigil
soovijatel. Milline on koosolekutel valitsev õhkkond jne. Saadud
vastuste põhjal analüüsida kui produktiivsed ja vajalikud on
koosolekud antud organisatsioonis.
Vastused: Regulaarselt toimuvad esmaspäevased
tootmisnõupidamised, kus arutatakse tootmise ja müügiga seotud
küsimus ning tehakse vastava üksuse juhi poolt ettekanne hetke
seisu kohta. Tuuakse välja puudused, probleemid, mida võiks muuta
ja teha paremini. Regulaarselt osalevad sellel nõupidamisel meie
küsitletutest kaks ja vahel ka tehnikadirektor. Osalenute arvates
leiab tavaliselt probleemidele lahenduse, mis suuremal või vähemal
määral ettevõtte efektiivsemale tootmisele kaasa aitab. Ostujuhi arvates on selle koosoleku tulemus üldjuhul positiivne, kuid lisas,
et need koosolekud, mis toimuvad iga päev meistritega, on vahel
liiga aeganõudvad ja mitte alati eesmärgipärased. Personali- ja
töökeskkona spetsialist osaleb töökeskkonna ja personali
koosolekutel meeleldi. Need on üpris sisutihedad, kuid vahel kipuvad
minema liiga emotsionaalseks ja väljuvad teemadest . Raamatupidajad
koosolekutel ei osale.
Lõppküsimus:
Kui te saaksite oma organisatsioonis midagi muuta, siis mis see
oleks?
Eesmärk: Teada saada, mida peavad töötajad puudusteks oma
organisatsioonis. See näitab ka nende rahulolu ettevõttega.
Vastused: Vastused: Kahe sõnul ei ole vaja organisatsioonis
midagi muuta. Praegune süsteem on nende arvates toimiv ja ei leia
vajadust muudatustele. Keskastmejuht laiendaks enda ja teiste samal
positsioonil töötavate inimeste vastutust ja jätaks juhataja tööks
ainult organisatsiooni juhtimise. Raamatupidaja soovis paindlikumat
tööaega, mis hetkel on kaheksast viieni . Ta põhjendas seda
sellega, et ta õppis kolm aastat kaugõppes töö kõrvalt ja see
oli tema jaoks üsna koormav . Ostujuhi arvates oleks vajalik tiimitöö
edendamine ning et kõik oleksid orienteeritud ühisele
lõppeesmärgile, mis omakorda tagaks klientide suurema rahulolu.
Kõik töötajad võiksid olla informeeritud eesmärkidest. Ka
personalispetsialist väitis, et info liikumisele tuleks panna
suuremat rõhku, et ka lihttöölised teaksid, mis teoksil ja kuidas
organistatsioonil läheb.
TULEMUSED JA JÄRELDUSED
Küsitluse tulemused
Üldine kommunikatsiooni kliima
Üldised organistatsiooni eesmärgid jäid töötajatele lahtiseks ja
eeldati, et selleks on kasumi teenimine. Oma valdkonna eesmärkidest
olid enamik teadlikud ja proovisid nende poole ka püüelda. Töötajat
väärtustavad organistatsiooni head mainet ja stabiilset
turupositsiooni. Lisaks ollakse rahul ka töötingimustega. Kõik
töötajad väärtustasid kollektiivi, mitmekesist tööd ja
arenemisvõimalusi. Selgus, et töötajad võiksid olla eesmärkidest
rohkem teadlikumad.
Suhtlemine juhtidega
Juhtidega suhtelmist peeti üldjoontes lihtsaks. Keegi ei väljendanud rahulolematust . Kuna juhi puhul on tegemist avatud inimesega,
tajutakse sealset suhtlemist avatuna .Vanemad töötajad leidsid, et
nende arvamust võetakse arvesse ja tundid ennast organistatsioonile
vajalikuna. Nooremad töötajad olid selles veidi kahtlevamad. Juhi
puhul toodi välja palju positiivseid omadusi, kuid toodi välja ka
mõni negatiivne omadus. Suhtlemine on üsna sõbralik ja tundub, et
sellega ollakse ka rahul. Meile tundus, et töötajad austavad oma
juhti ja on temaga väga rahul, kuid soovivad rohkem tagasisidet,
mida nende ideedest arvatakse.
Kommunikatsiooni kanalid ja nende kvaliteet
Kõige efektsiivsemaks suhtluskanaliks peetakse otsest kontakti.
Koosolekud on üsna produktiivsed, alati leitakse lahendused, kuid
kahjuks nendel ei osale. Töötajate arvates emaili ja AOLi
kasutamine väga mugav ja sealt saadav informatsioon on piisav oma
tööülesannete täitmiseks. Igasuguste täpsustamine tegemine
toimub telefoni teel või otsese kontakti teel. Meile tundus, et
töötajad on suhtluskanalitega üsna rahul, kuid mõningates
valdkondades võiks otsest suhtlust rohkem kasutada.
Lõppküsimus
Vastustest näeme, et väga suuri muudatusi ei teha ei tahet, see
näitab, et töötajad on oma ettevõttega väga rahul ja selline
mulje jäi ka meile intervjuud läbi viies. Mõne arvates toimiks see
veel paremini, võiks läbi viia veel mõned muudatused.
Ettevõtte tugevused:
- Ettevõttes levib oluline info mitmeid kanaleid pidi töötajateni;
- Kokkuhoidev kollektiiv, mis tagab head töötulemused;
- Meeldiv töökeskkond ja arvestatav palk, mis motiveerib töötajaid parimaid tulemusi saavutama ;
- Juhti hinnatakse kõrgelt ja ei kardeta tema poole probleemide korral pöörduda;
- Ettevõttel on hea maine ja stabiilne turupositsioon , kus on võimalus arenenda;
Arenguvaldkonnad:
- Kõik firma töölised võiksid olla paremini teadlikud firma eesmärkidest ja hetke olukorrast;
- Tootmisvaldkonnas tiimitöö parandamine;
- Nooremate töötajate arvamusega rohkem arvestamine, et ka nemad ennast vajalikumana tunneksid;
- Olles ise tutvunud ka organisatsiooni struktuuriga, leidsime, et juhatajal on tõesti liiga palju otseseid alluvaid. See tõttu võiks laiendada keskastmejuhtide vastutust;
Soovitused organisatsioonile
- Võiks olla ühine koosolek, kus teavitatakse kõiki kontoritöötajaid oma eesmärkidest ja nemad omakorda teavitaksid oma alluvaid
- Töötajaid veelgi rohkem tulevikuplaanidsse kaasata, küsides nende arvamust ja ettepanekuid
- Ürituste jätkuv korraldamine, kus inimesed osaleksid ja saaksid omavahel mitteformaalselt suhelda
- Majanduslanguse tõttu mitte töötingimusi halvendada ja proovida inimeste tööd säilitada
Kõik kommentaarid