Kommunikatsioon ja organisatsioonikäitumine (0)

Organisatsioonikäitumine ja juhtimine
Referaat
Tallinn 2014

Sisukord

SISSEJUHATUS 3
1KOMMUNIKATSIOONI LIIKUMINE ORGNAISTASIOONIS 4
1.1Vertikaalne kommunikatsioon organisatsioonis 4
1.2Horisontaalne kommunikatsioon organisatsioonis 4
1.3Diagonaalne kommunikatsioon organisatsioonis 5
2KOMMUNIKATSIOONIPROTSESS JA SEDA TAKISTAVAD TEGURID 5
2.1Kommunikatsiooni füüsilised takistused 5
2.2Tajuga seotud kommunikatsioonitõkked 5
3KOMMUNIKATSIOONI PARANDAMISE VÕIMALUSED ORGANISATSIOONIS 6
4ProbLEEMI ANALÜÜS 8
KOKKUVÕTE 10
KASUTATUD KIRJANDUSE LOETELU 11

SISSEJUHATUS

Kommunikatsioon on kõige laiemas tähenduses informatsiooni edastamine ja vastuvõtmine. Suhtlemise osana on ta selle informatiivne külg. Edukat kommunikatsiooni ei ole võimalik saavutada vaid öeldes teistele, mida me tahame, visiooni viimine töötajate teadvusesse peaks kaasama laia tegevuse ja ülesannete ringi. Kommunikatsioon on tihedalt seotud organisatsiooni struktuuri, protsesside ja kultuuriga, kuna just need kolm tegurit aitavad kommunikatsioonisüsteemi üles ehitada. Mida keerulisema ülesehitusega on organisatsioon , seda mitmekesisemaid kommunikatsioonikanaleid ta eeldab. (Valk 2003:199)
Antud grupitöö teemaks on kommunikatsiooni probleemid Päästeametist komando tasandini. Ülevalt tulev info ei jõua komando tasandi meesteni ning tänu info puudusele tekivad kuulujutud , mis põhjustavad ebakindlustunde ja motivatsiooni languse.

KOMMUNIKATSIOONI LIIKUMINE ORGNAISTASIOONIS

Vertikaalne kommunikatsioon organisatsioonis

Vertikaalne kommunikatsioon tekib ülemuse ja alluva suhtlemisel ning võib olla suunatud alt-üles ja ülevalt-alla. Kõige sagedamini on see kommuniaktsiooni vorm formaalne .
Allapoole suunatud kommunikatsioon sisaldab informatsiooni, kuidas ja milliseid ülesandeid tuleb täita, ja tagasisidet alluvatele nende töösoorituse kohta. Allapoole suunatud kommunikatsiooni ainukasutamine organisatsioonis kõneleb autokraatlikust juhtimisstiilist või/ja töötajate passiivsusest ning vähesest kompetentsusest.
Ülespoole suunatud kommunikatsioon toimib organisatsioonis kui tagasiside saamise ja kontrollsüsteemi oluline osa, mille abil juhid saavad informatsiooni, mis organisatsioonis toimub ning kuidas on alluvad oma tööülesandeid täitnud. Siia hulka kuuluvad ka alluvate ettepanekud ja osalemine otsustusprotsessides (Valk 2003:200).

Horisontaalne kommunikatsioon organisatsioonis

Suur hulk informatsiooni liigub organisatsioonis horisontaalselt ning hõlmab samal hierarhiaastmel paiknevate osakondade omavahelist suhtlemist. Horisontaalne suhtlemine on kommunikatsioon samal ametiastmel töötavate inimeste vahel, kuid isegi siis, kui tegemist on erinevate ametiastmetega, ei mõjuta staatuse barjäärid tavaliselt omavahelist suhtlemist, kuna tihti on tegemist informaalse suhtlemisega, pigem näost-näkku kui kirjaliku vormiga ning vahetatakse kogemusi, saadakse teavet üksteise tegemistest. Selle tulemusena on tagasiside kiirem ja info moonutused väiksemad (Valk 2003:201).

Diagonaalne kommunikatsioon organisatsioonis

Diagonaalse suhtlemissuuna puhul on erinevate vertikaalsete ja horisontaalsete tasandite esindajad mingi eesmärgi saavutamiseks seotud ühte suhtlemisvõrgustikku. Mitteametlik suhtlemine on valdavalt diagonaalse suunaga, kuid organisatsioonis võib esineda ka sellealaseid ametlike suhtlemisvõrgustikke. (Valk 2003:201)

KOMMUNIKATSIOONIPROTSESS JA SEDA TAKISTAVAD TEGURID

Klassikaline kommunikatsiooniprotsess koosneb teate edastajast, kes kodeerib sõnumi mingitesse märkidesse ja saadab edasi, sõnumist, teabe vastuvõtjast, kes antud teabe dekodeerib ja tagasisidest (Valk 2003:202).

Kommunikatsiooni füüsilised takistused

Kõige sagedamini puututakse töökeskkonnas kokku füüsiliste takistustega. Füüsiliselt võivad kommunikatsiooni takistada infoga ülekoormatus, aja nappus, väljastpoolt tulev tülitamine vestluse ajal, halb kuuldavus, tegelemine mitme asjaga korraga jms. Juht peaks arvestama sellega, et füüsiliste takistuste tõttu läheb suurem või väiksem hulk infot kaduma, sest inimese tähelepanu on valiv. Liigne ametlikkus ja eemaldumine sihtgruppidest loob otseseid füüsilisi takistusi suhtlemisel (Valk 2003:203).

Tajuga seotud kommunikatsioonitõkked

Selektiivne taju seletub asjaoluga, et töötajad valivad välja need aspektid situatsiooni või inimese kohta, mis kattuvad tema usu, väärtuste ja vajadustega. Organisatsioonides juhtub sageli, et erinevate osakondade inimesed ei mõista üksteist, kuna ei tunnista üksteise seisukohti teatud küsimustes. Selektiivne taju on seotud ka faktiga, et inimesed kuulevad seda, mida nad kuulda tahavad, ülejäänud infot võib nende taju ignoreerida. (Valk 2003:204)

KOMMUNIKATSIOONI PARANDAMISE VÕIMALUSED ORGANISATSIOONIS

Juht saab kommunikatsiooni parandada rohkem alluvate hulgas viibides. Üheks sagedaseks kommunikatsiooni edendamise vormiks organisatsioonis ongi management-by- walking -around. Sellised ringikõndivad juhid ei istu kabinetis ega oota , millal alluvad nende juurde tulevad, vaid näitava ise initsiatiivi. Sellised juhid on kursis sellega, mis osakondades toimub, nad teavad, kes on organisatsioonis mitteformaalsed liidrid ja milline on nende mõju töökeskkonnal. Selline juht tunneb ja innustab oma inimesi ning äratab usaldust, kuna töötajad näevad, et nende arvamuste ja ettepanekutega arvestatakse. Samas tuleb tõdeda, et antud võtte kasutamine oleneb paljuski juhi isikuomadustest, tema suhtlemisoskusest ja –valmidusest. (Valk 2003:205)
Teiseks kommunikatsiooni parandamise meetodiks, mis tihedalt seostub eelmisega , on usaldusliku õhkkonna loomine. Võib korraldada regulaarseid mitteformaalseid kogunemisi, kus omavahel suheldakse, vahetatakse informatsiooni ja kindlustatakse, et kõik osakonnad ja töötajad tunneksid endid hästi ning oleksid kursis lähiplaanide ja tegemistega (Valk 2003:205).
Üks kõige olulisemaid juhi kommunikatsioonialaseid ülesandeid on kuulamine – nii klientide kui alluvate kuulamine. Paljud ei saa aru, et oluline informatsioon tuleb ka alt-üles, mitte ainult ülevalt-alla ja selleks, et seda julgustada, peavad juhid oskama aktiivselt kuulata (Valk 2003:205).
Kommunikatsiooni väga tähtis osa, mis otseselt seostub kuulamisoskusega, on tagasiside. Tagasiside võimaldab juhil kindlaks määrata, kas kommunikatsioon tema ja alluvate vahel on olnud tõhus või mitte. Tagasisidet tuleks seega samuti võtta kui kommunikatsiooni parandamise võtet. Tagasiside juhilt alluvale hõlmab 4 komponenti.

Vaatlus – vaadeldakse organisatsioonis toimuvat, kuidas alluvad käituvad, kuidas organisatsioon toimib oma osades.

Hindamine – vaatluse tulemuste tõlgendamine ja tulemuste hindamine organisatsiooni eesmärkide ja visiooni alusel.

Järeldamine – hindamisest lähtuvalt kokkuvõtete tegemine; järeldatakse, mis toimub hetkel ja mis võib hakata toimuma, kui midagi ei muudeta.

Arendamine – parandatakse tegevust või käitumist; antakse edasi vaatluse tulemused, seletatakse , kuidas midagi hinnati ja millisele järeldusele jõuti ning kuidas oleks efektiivselt võimalik vaadeldud käitumise nõrku kohti parandada. ( Daft 1999:170, ref Valk 2003: 206-207).
Tagasiside ei ole mitte ainult kommunikatsiooni osa, vaid ka tähtis abinõu, mille kaudu saab oma vigadest õppida ja oma tööd parandada. Õppivates organisatsioonides, kus toimub pidevalt oma tegevuse tulemuste ülevaatamine, avastatakse kiiresti, mis toimib ja mis ei toimi, kuna hindamine on pidev ja kommunikatsioon tihe. (Valk 2003:207)

ProbLEEMI ANALÜÜS

Päästeametis on autorite arvates enim levinud vertikaalne kommunikatsioon ülevalt alla. See on seletatav sellega, et Päästeametis on väga selge struktuur. Enamik infost, mis ülevalt alla liigub on erinevad töökäsud ning muu informatiivne teave. Enamasti on tegemist ametliku suhtlemisega. Info alluvatelt juhtideni liigub märksa halvemini, kuna alluvad on liiga passiivsed oma arvamusi ametlikult välja ütlema või ei liigu info vajalike juhtideni. Põhjus, et info seisma jääb on enamasti inimfaktor ehk keegi mingil kommunikatsiooni astmel jätab info järgmisele astmele edastamata. Seetõttu võib alluvatel tekkida tunne, et nende soovide ning ettepanekutega ei arvestata. Selline olukord pika aja kestel viibki selleni , et töötajad muutuvad passiivseks ning organisatsiooni arengule mõjub see pidurdavalt. Lahendusena tuleb leida need lülid, kus info seisma jääb ja vajadusel need vahetada. Selliseid lülisid on võimalik leida näiteks mitteformaalsel suhtlemisel alluva ja otsese juhi vahel, jättes vahele vahetu juhi. Selleks on oluline, et kõrgemad juhid ei distantseeruks alluvatest, vaid jagaks informatsiooni ning lahendusena võiks pakkuda Päästeameti näitel infopäevad päästjatele.
Komando tasandil on üsna levinud mitteformaalne horisontaalne ning vertikaalne kommunikatsioon. Sellise suhtlemise eelis on see, et info liigub kiiresti ning enamasti on tegemist kogemuste vahetamisega, mis parandab töö kvaliteeti. Autorite arvates on miinuseks, aga see, et komandotasandil tekivad kuulujutud, kuna aetakse segamini faktid ning isiklik arvamus. See ei ole suur probleem, kui arusaamatus tekib vähe olulise küsimuse arutamisel, aga kui vahetu juht tervet komando isikkoosseisu puudutava teema arutamisel lähtub isiklikust arvamusest mitte ametlikust seisukohast, põhjustab see alluvate negatiivse meelestatuse ning motivatsiooni languse. Näitena võib tuua olukorra, kus juht pidevalt räägib, et komando suletakse ning soovitab alluvatel uut tööd otsima hakata ja tulemus on alamehitatud ning alamotiveeritud meeskond .
Info kadumist põhjustab ka see, et inimene kuuleb seda, mida ta kuulda tahab ja nii läheb tahtes või tahtmata osa infot kaduma. Valikuline kuulamine võib olla põhjustatud mitmetest asjaoludest näiteks antakse alluvale olulist infot ajal, mil ta täidab mõnd teist ülesannet või on mõni muu häiriv tegur. Seetõttu on oluline, et tähtsad küsimused ja info edastatakse, siis kui inimene on selleks valmis. Näiteks võib tuua olukorra, kus komandopealik annab kontrollharjutuste sooritamise ajal korralduse midagi teha, kuigi alluvad on keskendunud harjutusele.
Autorite arvates on juhil kommunikatsiooni probleemide lahendamisel oluline roll. Väga hea kommunikatsiooni parandamise viis on management-by-walking-around. Sellised juhid on ise aktiivsed, et jõuda probleemideni ning need lahendada. Selline stiil sobib Päästeametisse hästi, sest sedasi saab luua usaldusliku õhkkonna ning alluvatel tekib tunne, et nendega arvestatakse ning neid võetakse kuulda. See omakorda tõstab motivatsiooni ja rahulolu ning organisatsioon saab rohkem positiivset reklaami. Oluline on ka alluvatele tagasiside andmine. Tagasiside annab töötajale teavet selle kohta, kuidas ta oma ülesannetega hakkama saab. Ilma tagasisideta võib tekkida olukord, kus töötaja arvab, et ta saab oma ülesannetega hästi hakkama, kuigi see nii ei ole, siis juhi ülesanne peakski olema puudustele tähelepanu juhtimine ning heade soorituste tunnustamine.
Selleks, et praegust olukorda parandada tuleb juhtidele korraldada rohkem suhtlemisalaseid koolitusi ning inimesi otseselt juhtivate töötajate värbamisel peaks rohkem hindama kandidaadi suhtlemisoskust.

KOKKUVÕTE

Kommunikatsioon on eduka organisatsiooni üheks aluseks ning see ei ole pelgalt rääkimine. Hea kommunikatsioon eeldab motiveeritud ning oskuslikke juhte ning head meeskonda, kus info liigub hästi nii ülevalt alla kui ka alt üles ja ka samal tasandil. Kommunikatsiooni probleeme võivad põhjustada füüsikalised tegurid nagu näiteks infoga üle koormatus, aja puudus ja häirimine vestluse ajal. Lisaks neile on ka tajuga seotud kommunikatsiooni tõrked, mis on põhjustatud inimese eripärast kuulata valikuliselt. Kommunikatsiooni parandamise võimalused on näiteks juhi aktiivne ohjade enda kätte võtmine ehk juht läheb ise alluvate juurde, mitte ei oota kuni tema juurde tullakse. Lisaks tuleb luua usalduslik õhkkond. Äärmiselt oluline on juhi oskus kuulata ning anda tagasisidet.
Päästeametis on infoliikumise probleemiks ülevalt alla ja alt üles info takerdumine ja kadumine kommunikatsiooni ahelas. Lisaks tekitab probleeme kuulujuttude ning vale faktide levitamine. Lahendusena võiks juhtidele korraldada suhtlemisalaseid koolitusi ja inimesi otseselt juhtivate töötajate värbamisel tuleks rohkem hinnata nende kommunikatsiooni võimeid.
PÄÄSTEAMETI VISIOON AASTAKS 2020
Päästeamet on Eesti usaldusväärseim ning professionaalseim organisatsioon ohuteadliku käitumise teadvustamisel.

KASUTATUD KIRJANDUSE LOETELU

Valk, A. 2003. Organisatsioon ja juhtimine avalikus sektoris. Sisekaitseakadeemia kirjastus
*Daft, L. Richard. 1999. Leadership: Theory and Practice . Harcourt Brace College Publishers.