Leidsid 33 sarnast õppematerjali, mis on seotud failiga "Arhivaalide säilitamine passiivse elutsükli ajal". Need materjalid aitavad sul teemat sügavamalt mõista.
arhivaal, arhivaalid, arhivaalide, koosta, üleandmis, hoidla, loetelu, ohuplaan, organisatsioon, arhiivis, sarja, arhiivimoodustaja, arhiiviskeem, dokumendid, arhiivid, riigisaladus, riiul, hävitamisakt, arhiiviväärtusega, riiuli, vastutav, omavalitsus, valve, arhiivinimistu, loetelus, asjaajamise, karbis, likvideerimise, arhiiviteatis, ettepooleJuhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik
2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud
reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt: 1) tõenäolised ohuallikad;
Rahvusarhiiv Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid. Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus:
Arhiivieeskiri 1. peatükkÜldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. (2) Eeskiri kehtib: 1) Rahvusarhiivile; 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile; 3) asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus).
3. Dokumendihalduse valdkonna standardid: ISO 15489:2004 4. Kes on AvTS järgi teabenõudja? Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
kohalikke materjale. Oluliseks erandiks olid Balti kubermangud, kus valitses teine (saksa) lähenemine arhivaalidesse, siin oli hävitamine tagasihoidlikum. N Liidu arhiivinduse ümberkorraldused: riiklik arhiivifond ja selle sisemise liigituse alused. 1918. a moodustati arhiivide juhtimise Keskkomitee. Tekitati tsentraliseeritud ametkond Riiklik arhiivifond (=RAF). Riikliku arhiivifondi moodustasid kõik riigile kuuluvad arhivaalid, sh need dokumendid, mis olid tekkinud nõukogude riigi territooriumil, sõltumata sellest milline võim oli sel alal olnud enne nõukogude võimu (ka annekteeritud alade arhivaalid); Venemaa ja nõukogude välisesinduste materjalid (saatkondade arhiivid); okupatsiooni ja kontrrevolutsiooni materjalid; kinkimise, ostmise või muul teel (nt konfiskeerimine, sõjasaak) riigi omandisse sattunud materjalid. Riiklik arhiivifond allus täitevvõimule (valitsusele), mitte parlamendile.
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata.
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave,
Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kultuuripärandi säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
säilitamisega. Mõnikord nimetatakse arhiiviks ka asutuse struktuuriüksust, mis tegeleb asutuse enese dokumentide säilitamisega. Lisaks on sõnal "arhiiv" mitu arhiivindusevälist tähendust, nagu failide hoiustamiseks ja juurdepääsuks mõeldud serverarvuti; spetsiaaltarkvara abil kokku pakitud fail või failide kogum; raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm. 3 1. MÕISTE Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiivis säilitatakse arhivaale. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. 2
6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted 29 6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud, kasutajarühmade ülesanded 29 6.4 Asjaajamiskorra juurutamine 31 6.4.1 Asjaajamiskorra kehtestamine 31 6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine 31 7 Dokumentide loetelu 32 7.1 Üldist 32 7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine 33 7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine 33 7.2.2 Liigitusskeem 34 7.2
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
hald. ühing) DOKUMENDIHALDUS- haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega. ASJAAJAMISKORD- alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. LIIGITUSSKEEM- (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust) (3)SARI liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. (4)TOIMIK- on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus.
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo
Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi
............................................14 2 Sissejuhatus 1971. aastal alustas iseseisva arhiivina tööd ENSV Filmi-, Foto- ja Fonodokumentide Riiklik Keskarhiiv (FFFRKA). Aastakümnete jooksul on tema peaülesandeks olnud üleriigiliselt arhiiviväärtusega audiovisuaalsete (film, foto, video- ja helisalvestised) arhivaalide kogumine, säilitamine ja neile juurdepääsu tagamine. Seaduses sätestatud korras arhiivijärelevalve teostamine. Eesti Filmiarhiiv on avalik riigi arhiiv, mille tegevust finantseeritakse riigi vahenditest. Filmiarhiiv asub Tallinnas, tal on 24 töötajat ja ta on Eesti Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Eesti Filmiarhiiv on FIAF'i (Rahvusvaheline Filmiarhiivide Liit) assotsieerunud liige alates 22.04.2008. a. FIAF (La Fédération Internationale des Archives du Film) asutati 1938. aastal
õhuniiskus 3050 %. Kõige tähtsam on siiski, et nii temperatuur kui ka õhuniiskus püsiksid stabiilsed ja kõiguksid võimalikult vähe. Arhiiviruum peab olema kaitstud ka sissetungide, tule-, vee- jt õnnetuste vastu. Arhivaalide hindamise ehk nende korrastamisega tegeleb ainult avalik arhiiv. Kriteeriumid on : · Kasutatavus avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel · Teabe- ja tõestusväärtus · Arhivaalide ajalooline ja kultuuriline väärtus · Arhivaalide välistunnused, seisukord, korrastamine · Teiste arhivaalidega olemasolevad seosed · Dokumendi säilitustähtaeg Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas. Alla 10 aastase
kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi üleandmise korda *Arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis *Arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljaandmist arhiivi poolt Dokumentide säilitamine
Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaal dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale
tekib aga alles aastakümnete pärast, on ebaloomulik. Ebademokraatlikes maades on juurdepääsupiirangute regulatsioonid laialivalguvamad. Demokraatlikes maades on regulatsioonid selgemad ning juurdepääsupiirangute seadmisel lähtutakse rohkes üksikisiku huvide kaitsest. 3 JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD EUROOPAS Euroopa avalikes arhiivides hoitavad arhivaalid on võrreldavad mistahes avaliku teabega, millele igaühel on õigus juurde pääseda. Dokumenteeritud andmetele vaba ligipääs ja kasutusõigus on iga demokraatliku riigi alustala. Juurdepääs on arhiivide üks põhifunktsioone muuta endi valduses olevad dokumendid kättesaadavaks ning tagada nende võimalikult avar kasutamine. Ometi leidub arhiivides dokumente, millele juurdepääs on seotud kindlate piirangutega.
· osaleda elektroonilise dokumendihalduse arendamisel; · aksepteerida digitaalarhivaale (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogudesse kuulub: · 8,8 miljonit arhivaali; · üle 14. miljoni digitaalkujutise veebis; · 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi; · üle poole miljoni foto; · umbes 100 000 kaarti; · ca 1500 pärgamentdokumenti (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogud on leitavad nii arhiivide, sarjade ja arhivaalide pealkirjade kui ka suvaliste märksõnade järgi arhiivi infosüsteemi AIS vahendusel (Rahvusarhiiv2, 2015). Ajalooarhiivi kogudesse kuulub 2,7 miljonit säilikut, millest enamus on paberdokumendid. Neile lisanduvad poolteisttuhat pärgamentdokumenti, ligi 80 000 kaarti, 2200 pitserit ja 4 umbes 1500 klaasnegatiivi. Riigiarhiivi kuulub 3,45 miljonit säilikut, millest taaskord enamus
jäädvustamine, mis toimub kirjeldatava asja tingimustel. 4. Mis on arhiiv? Asutuse või isiku dokumentide terviklik kogu. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22)
dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks
kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega. · Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s?
20. saj, arhiivindus 13. Milliste kriteeriumite alusel hinnatakse dokumentide väärtust (kaks peamist) Tõestusväärtus, teabeväärtus 14. Millised on dokumendi kohustuslikud elemendid (TKTA) Autor, kuupäev, tekst, allkirjastaja 15. Mis on dokumendisüsteem (EVS-ISO 15489-1:2017) Infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs 16. Mida reguleerib kirjastandard EVS 882:1-2013 Kirja elementide loetelu, elementide määratluse ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil 17. Mis on dokumendi metaandmed (EVS-ISO 15489-1:2017) Andmed andmetest, mis luuakse dokumendisüsteemis 18. Teabehalduse alategevused (TKTA § 3 lg 1) Andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine 19. Selgita oma sõnadega TKTA-s toodud dokumendihalduse mõistet
7) Koostaja/ assistent tutvustab dokumenti täitjale vastavalt jaotuskavale (valmistab koopiad ja edastab elektrooniliselt) 8) Koostaja/ assistent paigutab dokumendi originaali dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse. 9. Millised dokumendid ei kuulu registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? Asutuse asjaajamiskorras on esitatud registreerimisele mittekuuluvate dokumentide loetelu, kuid üldjuhul ei kuulu registreerimisele: · kutsed; · raamatupidamise arved; · informatsioonilise sisuga trükised, perioodika; · tänukirjad, õnnitlused, kaastundeavaldused; · anonüümkirjad, mis ei sisalda kontrollimist vajavat teavet; · allakirjutamata dokumendid; · kirjad märkega ISIKLIK; · reklaamväljaanded ja trükised; · rämpspost. 10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid
SISUKORD SUMMARY..................................................................................................................3 Sisukord........................................................................................................................5 MÕISTED.................................................................................................................... 7 LÜHENDITE LOETELU.........................................................................................11 SISSEJUHATUS....................................................................................................... 13 1. KRIISI- JA HÄDAOLUKORDADE LAHENDAMISEST................................17 0.1 Kriisireguleerimise mõistest ja rakendamisest................................................... 17 0.2 Kriisi olemus...................................................................................
arhiiviasutuss ülekandmiseni. ÕIGUSAKTID: Arhiiviseadus-seadus sätestab arhivaalise kogumise,hindamise,arhiveerimise,säilitamise ja nende juurde- pääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused. Ariivieeskiri-sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise,arhivaalide hindamise,hävitamise või arhiivi ülekandmiseks eraldamise,arhiveerimise,säilitamise,kaitse,kasutamise ja avalike arhiivide poolt arhivaalide kogumise nõuded ja korra Märgukirjale ja selgitustaotluse vastamise aeadus-sätestab isiku pöördumise vastamise korra niivõrd,kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega. Avaliku teabe sedaus-eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikuse ja igaühe juurdepääsu võimalus.(Kuritegevuse ja väärtegude üldistav statistika,andmete riigieelarve tulude laekumise kohta,andmete ohu kohta inimeste elule,tervisele ja varale)
tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine)
SISUKORD SISSEJUHATUS Käesolev töö uurib kolme erineva organisatsiooni asjaajamiskorda ning kolme organisatsiooni dokumentide loetelu. Asjaajamiskorda uuriti Konguta Koolis, Pärnu Linnavalitsus ning Veterinaar- ja Toiduametis. Dokumentide loeteludest käsitleti Eesti Maaülikooli, Viru Maakohtu ning Tartu Observatooriumi omi. Asjaajamiskordade uurimise eesmärgiks on analüüsida nende sisu, ülesehitust, vastavust õigusaktidele ning teha neist lähtudes oma järeldused. Samuti analüüsida neid ning pakkuda lahendusi, kui midagi on valesti tehtud. Dokumentide loetelu uuritakse selleks, et
Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine
annaabi.ee 
