Rahvusarhiiv Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid. Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus:
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik
Arhiivieeskiri 1. peatükkÜldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. (2) Eeskiri kehtib: 1) Rahvusarhiivile; 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile; 3) asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus).
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
jne dokumente. 1574 Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik 1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 Esimene arhiiviseadus Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine, dokumentide väljatöötamine) 2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus ja kommunikatsiooniministeerium. 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus ja Teadusministeeriumi ülesanne.
Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust) (3)SARI liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. (4)TOIMIK- on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus. DOKUMENTIDE LOETELU- asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Dok.halduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks. Milleks on D.haldus? kui seda poleks, siis ettevõte ei suudaks tõestada oma tegevust
Rahvusarhiivi juhised DOKUMENDI- JA ARHIIVIHALDUS Autorid: Pille Noodapera, Tuuli Tarandi, Hanno Vares Keeletoimetaja: Reeli Ziius Kujundaja: Kristel Kaerma Kaane kujundaja: Imre Heero Trükkija: Ecoprint AS Väljaanne on trükitud EVS-EN ISO 9706 standardis toodud nõuetele vastavale ISO 9706 arhiivipüsivale paberile. Autoriõigus: Rahvusarhiiv 2009 J. Liivi 4, 50409 Tartu, www.ra.ee, [email protected] ISBN 978-9985-858-65-3 Sisukord Sissejuhatus 5 1 Käsitlusala 6 1.1 Eesmärk ja sihtrühm 6 1.2 Ülesehitus 6 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid 7 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised 7
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata.
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave,
Prantsuse revolutsiooni mõju ja tagajärjed arhiivinduse süsteemi väljakujunemisel. Suured mõjutused olid tingitud Suurest Prantsuse revolutsioonist, mis tähistab uut epohhi arhiivinduses ning tõi kaasa kaasaegse arhiivindussüsteemi tekke. Revolutsiooni ajal ka kõigi hilisemate revolutsioonide ajal olid korduvaks probleemiks peremeheta arhiivid. 1794. a 25. juunil võeti vastu arhiiviseadus, mis sai hiljem oluliseks eeskujuks paljudele riikidele. Selle dekreediga loodi Rahvusarhiiv, mis allus rahvuskogule (seadusandlikule võimule). Esimeseks direktoriks (1804.-ni) oli Gaston Camus. Prantsusmaal rakendati järgmisi olulisi printsiipe: 1. Riik kannab vastutust oma dokumentaalse pärandi säilimise eest! 2. Arhiivide avalikkuse printsiip igal kodanikul oli õigus pääseda arhiivi (samas hakati välja töötama piirangute süsteemi). 3. Ekspertiisi probleemid mida arhiivi võtta, mida mitte. Arhiivi võeti kõik praktilise väärtusega dokumendid
kõik osavõtjad. 32.Asjaajamise vastuvõtmise üleandmise korral vormistatakse üle andmis ja vastuvõtmis akt 33.Kui dokument lahendatakse operatiivselt, st vastusdokumenti koostamata (nt telefonikõne) vormistatakse täitmismärge ... dokumendiregistrisse 34.Dokumendi projekti mittenõustamisel vormistatakse ... eriarvamus mis peab sisaldama isiku eriarvamust ja põhjendust, miks ta arvab teisiti. * * * 35.Mis dokument vormistatakse arhivaalide (dokumentide) hävitamisel? hävitamisakt 36.Kui on pitsat, siis pitsatijäljend pannakse allkirja viimastele tähtedele 37. Vormista ametliku kinnitamise märge (tõestusmärge, ametlikult on kinnitatud ärakirja)? 38. Arhivaal- dokument millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiiv- ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum, mille paberkandjal dokumente hoitakse selleks nõuetekohaselt kohaldatud hoidlas.
3. Mis on dokumenteerimine? Tegeliku sündmuse, nähtuse, idee või struktuuri täpne kirjalik jäädvustamine, mis toimub kirjeldatava asja tingimustel. 4. Mis on arhiiv? Asutuse või isiku dokumentide terviklik kogu. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8
Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaal dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond 3. Dokumendi omadused mis need on? autentsus, usaldatavus, terviklikkus, kasutatavus
dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. 25. Mis on organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt Käskkiri 26. Kuidas/kus viidatakse käskkirja lisadele Teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus 27. Millisel juhul näidatakse Organisatsioon või organisatsiooni allüksus allkirjastaja koosseisus (EVS882-1:2013) Kui see ei selgu elemendist autor 28. Nimeta elemendi VIIT koostisosad NT: 2-10/11-6 2- funktsiooni tähis 10- sarja tähis 11- registreerimisel antud number 6- dokumenti individualiseeriv number 29. Mis on element LISAMÄRGE? Märge kirjale lisatud lisade osutamiseks 30. Millal ja miks vormistatakse kirjal seosviit? Lisatakse ühel teemal kirjutatud kirjale, et oleks lihtsam hallata. Võimaldab siduda sissetuleva ja väljamineva kirja. 31. Millisel juhul vormistatakse ametkirja pealkiri Pealkiri on kohustuslik 32. Kus viidatakse e-kirja lisadele Teksti sees 33
Lisa: dokumendi põhiosa täiendav materjal. Aruanne, ettekanne: fakte esitav dokument või mingit tegevust, uuringut või sündmust jäädvustav dokument. Juhend: dokument, mis sisaldab infot, mis on kasutajale piisav mingi toimingu sooritamiseks. Protokoll: ametlik dokument kohtumisel või konverentsil öeldu ja tehtu kohta. Memo: sisekommunikatsioonis mõeldud informatsiooni jäädvustav ja meeldetuletav dokument. Register: samasse sarja või liiki kuuluvate või eri päritolu samalaadsete üksikdokumentide tavaliselt kronoloogiline loend koos iga dokumendi kokkuvõtliku kirjeldusega. Fail: andmete kogum, mis talletatakse või mida töödeldakse ühe üksusena. Taotlus: tegevus dokumendide saamiseks vahetuse, annetuse teel. Teatis: asutuse antud kirjalik teade (millegi kohta). Tõend: tõendusvahend, tunnistus. Õiend: (midagi) kirjeldav ja kinnitav dokument. Esildis: ametlik kirjalik või suuline ettepanek või avaldus.
tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine)
· Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.
esemete konserveerimisest ja restaureerimisest. 3 RAHVUSARHIIVI ÜLEVAADE Rahvusarhiiv, mis loodi 1. jaanuaril 1999. aastal, on arhiivinduse keskuseks Eestis ning asub Tartus. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu (dokumentaalse kultuuripärandi) säilimine ja selle kasutamise võimalus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Rahvusarhiiv kogub ning säilitab Eesti kultuuri, ajalugu, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale olenemata nende loomise ajast või kohast. (Rahvusarhiiv1, 2015). Rahvusarhiiv kui valitsusasutus kuulub Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalasse. Rahvusarhiivi kuuluvad ajalooarhiiv, riigiarhiiv, filmiarhiiv ja neli regionaalset osakonda Haapsalus, Kuressaares, Valgas ja Rakveres. Samuti kuuluvad Rahvusarhiivi alla ka kõik
organiseerimise küsimusi. Asutuse arhiiv- arhiiv, kus säilitatakse dokumente nende üleandmiseni riiklikule säilitamisele. Asutuse arhiivi seisukorra eest vastutab asutuse juht. Asutuse arhiiv Asutuse arhiivitöö korraldatakse põhimäärusele vastavalt. Selles määratakse kindlaks arhiivi õiguslik seisund. Arhiivi ülesanded on : 1. Dokumentide vastuvõtt säilitamiseks 2. Säilivuse tagamine 3. Dokumentide arvestus arhiivis 4. Dokumentide kasutamise organiseerimine. Asutuse arhiivis säilitatakse järgmisi dokumente: 1. Asjaajamises lõpetatud dokumendid 2. Likvideeritud asutuse dokumendid 3. Kultuuritegelaste ja teadlaste isikfondid (toimik) 4. Trükised, mis on vajalikud arhiivi tööks. Asutuse arhiividele (ruumidele) esitatavad nõuded Vastavalt säilitatava dokumendi mahule eraldatakse asutuse arhiivile kas eraldi hoone või hoone osa, mis on spetsiaalselt ehitatud arhiivi jaoks.
Dokument Usaldatavus arhiivisasutuses Aktiivne Dokument ESMANE Terviklikkus töölaual VÄÄRTUS Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus
või väljasaatmiseni) on operatiivne; · dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem; · lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt; · dokumente säilitatakse nõuetekohaselt. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Asjaajamise korralduse organisatsioonilise vormi valik sõltub asutuse suurusest, struktuurist, territoriaalsest paiknemisest, dokumendiringluse mahust, juhi juhtimispõhimõtete valikust, tehnilisest varustatusest jm. Tsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, lahendamine, lahendamise
Rahvusarhiivi juhisest "Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus", Siseministeeriumi poolt väljatöötatud "Ministeeriumi valitsemisala hädaolukordade riskianalüüsi ajakava ja metoodika 2007". Õigusaktide ja standardite vahel esineb vastuolusid. Selletõttu on lähtutud töös mõistete valikul just õigusaktidest ja juhenditest. Andmekandja ese või materjal, millele on teave jäädvustatud (nt paber, magnetlint, CD). Arhiiv arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus ning käesolevas seaduses sätestatud Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Arhivaal dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.
töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid. § 19. Ühekordse registreerimise nõue Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne. 2. jagu Dokumendiregister § 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. (4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel. § 22. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. § 24. Dokumendiregistri turvanõuded
korrstamisne teistsugune, vorminuid Eestis kasutatav ja arhiiviseadusest pärinev dokumendi legaaldefinitsioon kehtib täielikult ka digitaaldokumendi kohta - dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Sellele lisaks saab digitaaldokumendi definitsiooni täpsustada, rõhutades tema erinevusi traditsioonilisest paberdokumendist. Rahvusarhiiv defineerib digitaalarhiivinduse strateegias digitaaldokumenti kui elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokumenti, mis erineb paber- või analoogkandjal dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks: 1. bitijada andmekandjal; 2. vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist; 3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja
haldamise reegleid; 2 Dokument, mis sisaldab liikuvaid pilte ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks. 6 Lidia Feklistova vormielemendid dokumendi osad, mille kaudu esitatakse dokumendi sisu; elementide hulka kuuluvad adressaat, kuupäev, sarja tähis, registreerimisnumber, pealkiri, allkirjastaja, koostaja, hiljem tehtud täiendused (registreerimistempel, kasutaja ääremärkus). 7 Lidia Feklistova 3 Asjaajamine Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi
Et digitaalsete dokumentide säilitamisel on tähtis nende taaskasutamise võimalus, ei ole arvestatavaks lahenduseks ka e-kirjade haldamine paberkandjal, kuigi e-kirjade väljaprintimine välistab nende hilisema muutmise võimaluse. Eelmainitud meetodeid tuleb rakendada juhul, kui puudub võimalus kasutada e-kirjade haldamisel elektroonilist dokumendihalduse süsteemi. Digitaalarhiivinduse strateegias aastaiks 2005-2010 on Eesti Rahvusarhiiv väljendanud seisukohta, et alatise säilitustähtajaga digitaalarhivaale peaks hallatama ainult nõuetele vastavas tarkvarakeskkonnas. Siiski on nii meil kui ka mujal ikkagi väga levinud paberile printimine, sest ei ole välja kujunenud konkreetsed nõuded ja tavad dokumentide digitaalsetena haldamiseks kogu nende elukäigu jooksul. E-posti haldamine jäetakse sageli töötajate endi otsustada või rutiinsete
Kultuurialaste veebisaitide kvaliteedikäsiraamat Kvaliteedi parendamine kodanike hüvanguks Versioon 1.2 kavand Kultuuriveebi sisu ja kvaliteedipõhimõtete piiritlemine lähtudes kasutajate vajadustest Toimetanud MINERVA 5. töörühm. 6. november 2003 MINERVA 5. töörühm Kultuuriveebi sisu ja kvaliteedipõhimõtete piiritlemine lähtudes kasutajate vajadustest Tegevuse eestvedaja Henry Ingberg (Prantsuse Kogukonna Ministeeriumi kantsler, Belgia) Koordinaator Isabelle Dujacquier (Prantsuse Kogukonna Ministeerium, Belgia) Liikmed: Majlis Bremer-Laamanen (Soome Rahvusraamatukogu); Eelco Bruinsma, Digitaalpärandi lähtekohad (Madalmaad); David Dawson, Ressursid (Ühendkuningriik); Ana Maria Duran, Kultuurivõrk (Rootsi); Pierluigi Feliciati (Itaalia); Fedora Filippi (Rooma Arheoloogiajärelevalve Amet, Itaalia); Muriel Foulonneau Euroopa kultuurivaramu (Prantsusmaa); Antonella Fresa, MINERVA tehniline koordinaator; Franca Garzotto (Milano Polütehnikum, Itaalia); Hubau
Raamatukogude olemus ja tüübid Raamatukogu on informatsiooni, teadus, arendus ja kultuurikeskus, mille ülesanne on dokumentide ja inforessursside kogumise, töötlemise, säilitamise ja kättesaadavaks tegemise kaudu tagada vaba juurdepääs üldkasutatavale informatsioonile. Raamatukogu on igasugune dokumentide korrastatud kogu, kus teenindavad koosseisulised töötajad. Eesmärgiks on hankida kasutajate vajadustele vastavaid dokumente. Oluline: 1. Dokumentide korrastatud kogu 2. Teeninduse olemasolu Põhiprintsiibid: - teabele võrdse juurdpääsu tagamine igale ühiskonna liikmele - rahvuskultuuri ja rahvusliku eneseteadvuse säilitamine ning arengu tagamine - kultuuri, teaduse, hariduse, poliitika, majanduse edendamine nende valdkondade jaoks vajaliku info vahendamise teel, olenemata info asukohast Raamatukogude tüübid: 1. Rahvusraamatukogu riigi keskne t
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
