Arhiivieeskiri 1. peatükkÜldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. (2) Eeskiri kehtib: 1) Rahvusarhiivile; 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile;
unikaalseid või varem tundmatuid nähtusi, sündmusi ja olukordi ühiskonnas. Arhiiviväärtusliku teabe kogumisel keskendub Rahvusarhiiv avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute põhi- ja juhtimisfunktsioonidele, sh riigi infosüsteemidele. Esemeid arhiiv säilitamiseks vastu ei võta. Rahvusarhiiv on Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalas olev valitsusasutus, mille tegevust reguleerivad arhiiviseadus ja arhiivieeskiri. Täna asuvad Rahvusarhiivi üksused nii Tartus, Tallinnas, Rakveres ja Valgas. Allikas: http://www.ra.ee/rahvusarhiiv/asutusest/ Arhiivieeskiri (31.05.2017) . Riigi Teataja I. Kasutatud 15.02.2018 https://www.riigiteataja.ee/akt/131052017011?leiaKehtiv Rahvusarhiivi kodulehekülg. Kasutatud 12.02.2018 http://www.ra.ee/ RAHVUSARHIIVI KOGUMISPÕHIMÕTTED (2017). Kasutatud 12.02.2018 http://www.ra.ee/wp-content/uploads/2016/06/18-RA-
2. Õigusaktid, mis reguleerivad arhiivihaldust. Asutuste ja organisatsioonide dokumendi- ja arhiivihaldust ning teabega ümberkäimist reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad.
c. täielik ja seda pole muudetud Question 4 Dokumendi metaandmed on: Select one or more: a. andmed, mis registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse b. andmed dokumendi sisu, looja ja selle haldamise ajaloo kohta c. dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Correct d. kohustuslikud andmed dokumendil, nagu adressaat, kuupäev, autor, allkiri Question 5 Dokumendi-ja arhiivihaldust reguleerivaks seaduseks on: Select one: a. Arhiivieeskiri b. Dokumendi-ja arhiivihalduse seadus c. Arhiiviseadus Correct Question 6 Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid on: Select one: a. seadused, määrused, standardid, juhised Correct b. seadused ja määrused c. seadused, määrused, standardid Question 7 Dokument on: Select one: a. mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Correct b
nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas. Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad. ARHIIVINDUS Reguleeriv seadusandlus: Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise *Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku
· arvestab konkreetse organisatsiooni vajadusi, tingimusi DOKUMENT · vorminõuded, dokumendimallid, teabekandja, vastutaja · allkirjaõiguslikud isikud · registreerimine · menetlemise kord: kuidas dokument ettevõttes liigub · kes kasutavad · arhiivinõuded · säilitamine NORMDOKUMENDID · asjaajamise korra ühtsed alused · avaliku teabe seadus · digitaalallkirja seadus · avaldustele vastamise seadus (5 päeva jooksul) · arhiiviseadus, arhiivieeskiri DOKUMENT - kui tõestamise vahend - teabekandjale jäädvustatud (paber, mälupulk...) - kui info edastamise vahend - info on kättesaadav ja väärtuslik DOKUMENDISÜSTEEM · dokumendid · dok haldamise toimingud dok ringkäik · süsteemi kasutajad inimesed, kes haldamisel osalevad · kasutatav tehnoloogia Dok halduse reeglid pannakse kirja asutuse dok.halduse alusdokumentidesse. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE
Asjaajamise üleandmine Seadusega on sätestatud avalik-õiguslike organisatsioonide asjaajamiskord. Eesti Haridusinfosüsteemis säilitatakse andmeid 75. aastat. Asjaajamise õiguslik keskkond Dokumentide täthtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist: Riiklike dokumendihalduse normdokumentidega Seadustega Vabariigi Valitsuse määrustega Standarditega Riigikantselei juhendmaterjalidega Rahvusarhiivi juhistega Arhiivieeskiri: ...juhtnöörid dokumendite liigitamise, neile säilitusaegade määramise, alalhoidmise ja säilitamise, juurdepääsu võimaldamise, korraldamise ja kirjeldamise, hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta Asutus peab ka oma dokumendite haldamisel koostama dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu, hävitamisakt jm. Asjaajamiskorra ühtsed alused ...käsitleb nii asutuste asjaajamise korraldamist kui ka teatud dokumendihalduse
pdf) Asjaajamise korraldamise aluseks on järgmised õigusaktid ja standardid: 1)"Arhiiviseadus"; 2)"Avaliku teabe seadus"; 3)"Digitaalallkirja seadus"; 4)"Isikuandmete kaitse seadus"; 5)"Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus"; 6),,Töölepingu seadus" 7),,Põhikooli ja gümnaasiumiseadus", haridusja teadusministri kehtestatud määrused 8) Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määrus nr 80 "Asjaajamiskorra ühtsed alused"; 9) Vabariigi Valitsuse 29.12.1998 määrus nr 308 "Arhiivieeskiri"; 10) Vabariigi Valitsuse 18.04.2000 määrus nr 131 " Kunda Ühisgümnaasiumi põhimäärus"; 11) EVS 8821:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioonDokumendielemendid. osa 1: ,,Kiri" Asjaajamiskorra peatükid: 1. Üldosa 1.1.Normatiivne keskkond 1.2. Asjaajamise korraldamine ja vastutus 1.3. Infosüsteemid 1.4. Juurdepääs dokumentidele 1.5. Arhiiviregistrile andmete esitamine 1.6. Asjaajamise üleandminevastuvõtmine 2
ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele. Samuti on säilitustähtajad esitatud ministeeriumide koostatud dokumentide näidisloeteludes. Lõplikult määrab aga säilitustähtaja oma asutuses olemasolevatele dokumendiliikidele ikka asutus ise. Säilitustähtaeg määratakse üldiselt täisaastates 3 aastat, 10 aastat, 50 aastat. Vahel on vaja siduda säilitustähtaeg mingi sündmuse t...
keeldumise ning loobumise korda, avaliku teabe seadus(2000) riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud on kohustatud anmda kodanikule tema nõudel informatsiooni oma tegevuse kohta, välja arvatud andmed, mille väljaandmine on seaduseg keelatud, digitaalallkirja seadus(2000) eesmärk on tagada digitaalallkirjale omakäelise allkirjaga võrdne õigusjõud. Määrused: Arhiivieeskiri- kinnitatud Vabariigi Valitsuse 29.detsembri 1998. a määrusega nr 308 arhiiviseaduse rakendusakt, mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalistuse asutuste, avalik-õiguslike isikute ja avalikke arhivaale loovate eraõiguslike juriidilidte isikute ja füüsiliste isikute tegevust arhiiviseaduse rakendamisel. Asjaajamiskorra ühtsed alused- kehtestatud Vabariigi valitsuse 26.veebruari 2001.a määrusega nr 80 alused on välja antud avaldustele
tehnoloogia) inimesed (susteemi kasutajad e dokumentide haldamises osalevad inimesed) Dokumendihaldust reguleerivat õigusaktid: Seadused: ,,Andmekogude seadus" ,,Arhiiviseadus" (1998) ,,Avaliku teabe seadus" (2000) ,,Märgukirjale ja selgitustaotlusele vaastamise seadus"(2004) ,,Digitaalallkirja seadus"(2000) ,,Haldusmenetluse seadus" ,,Isikuandmete kaitse seadus"(2003) ,,Keeleseadus" ,,Riigivapi seadus" ,,Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused: ,,Arhiivieeskiri" (1998) ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused"(2001) Standardid: EVS-ISO 15489-1:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa1: Üldnõuded" EVS-ISO 15489-2:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa2: Juhised" EVS882-1:2006"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:Kiri" EVS-ISO 15836:2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid" EVS-ISO 5127:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik"
11. Nimeta olulisemaid dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte. Seadused: • Arhiiviseadus • Avaliku teabe seadus • Digitaalallkirja seadus • Haldusmenetluse seadus • Isikuandmete kaitse seadus • Keeleseadus • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus • Riigivapi seadus • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus • Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: • Arhiivieeskiri • Asjaajamiskorra ühtsed alused Kust leida vastused ja õppida: *) Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhised. [P. Noodapera, T. Tarandi, H. Vares]. Tartu: Rahvusarhiiv, 2009. *) Standard EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1, Üldnõuded. Eesti Standardikeskus. [Tallinn]: Eesti Standardikeskus, [2004]. *) Kutsestandard Dokumendihaldur, tase 6 (2014-2019). http://www.kutsekoda
Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel ja arendamisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrust: · ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused", mis reguleerib riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamist, dokumentide koostamist, registreerimist, menetlemist, allkirjastamist, hoidmist ning sätestab asutustevahelise dokumendivahetusele, dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavad üldnõuded. · ,,Arhiivieeskiri", milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel. EELNÕUDE INFOSÜSTEEM (EIS)- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning ka avalik konsultatsioon
faktide või tegevuse loomist või saamist ning teisele teabekandjale, kui tõendamiseks. kui seadusega ei ole teabe hoidmine teisel Arhivaal – dokument, sätestatud teisiti. teabekandjal on millele avalik arhiiv on põhjendatud. hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiivieeskiri Arhiiv – asutuse või Kogutakse arhiivi ainult Arhivaalide loomisel, isiku dokumentide arhiiviväärtusega korrastamisel ning terviklik kogum dokumente. hoidmisel peab asutus Avalik arhiiv- kasutama materjale, arhiiviasutus tooteid, vorminguid ja
Õigusaktidest tulenev kohustus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus (2004) organisatsiooni funktsioonidest tulenevad ülesanded Digitaalallkirja seadus (2000) tuleb dokumenteerida Keeleseadus dokumentide säilitamine ettenähtud aja jooksul Määrused dokumentide üleandmine Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Hea tava eeldab, et Standardid organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on
90.Tööandja vormistab töötajaga kirjaliku töölepingu *alates 2 nädala jooksul peale tööle asumist 100.Missugusel plangil on nii kirjapeaväli kui kontaktandmete väli? KIRJAPLANGIL 101.Mida peavad dokumendihaldusesüsteemid võimaldama? peavad võimaldama dokumentide süstemateseerimist, nende organiseerimist , dokumentide liigitamist. Hallata dokumente terviklikult, kõikehõlmavalt. Eesmärk hõlbustada tööd ja muuta see efektiivseks. 102.Arhiiviseaduse rakendusaktis on arhiivieeskiri 103.Registreerimisele kuuluvad dokumendid: Tõend Avaldus Garantiikiri 104.Mis dokumente peab vormistama kui otsid tööd? Elulookirjeldus CV Kaaskiri Motivatsioonikiri 105.Üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsu, teabenõude lahendamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korda reguleerib: AVALIKU TEABE SEADUS 106.Nimeta saabuvate (algatuskirja) ringluse toimingud: *dokumentide vastuvõtmine *dokumentide läbivaatamine ja sorteerimine *dokumentide registreerimine
Võimaliku veekahjustusohu tõttu peaks riiulid olema põrandast 10-15 cm kõrgusel. Hoidlas on keelatud: -suitsetada -kasutada lahtist tuld -hoida kõrvalisi esemeid, toiduaineid, koristusvahendeid -kasvatada toataimi. ARHIIVI OHUPLAAN Dokumendid on väärtuslikud nii kultuurilises, ajaloolises kui ka majanduslikus mõttes. Arhiivis on dokumendi ainueksemplar, mis tähendab, et õnnetuste puhul on dokumentide asendamine võimatu. Siit vajadus kaitsta dokumente kõikvõimalike ohtude eest. Arhiivieeskiri sätestab arhiivimoodustaja kohustuse koostada ohuplaan · Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks · Arhivaalide hävimise ärahoidmise tagamiseks. Ohuplaan on dokument, mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid. Ohuplaan näeb ette arhivaalide kaitset, päästmise meetmeid hädaolukordades ja hädaolukorraga kaasnevate tagajärgede likvideerimist. Ohuplaani koostavad kohustuslikult -arhiivid
kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid. Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus: * Päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega;
Liigitusskeem on vajalik dokumentide haldamiseks ehk liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks, peab sisaldama juurdepääsutingimusi. Liigitusskeem on dokumentide loetelu üks osa ja pole mõeldud eraldiseisva dokumendina. Dokumentide loetelust/liigitusskeemist saab teada organisatsiooni dokumentide liigitusskeemi (funktsiooni/sarja tasand), säilitamise tähtajad, juurdepääsupiirangud, teabekandja, vastutaja jm andmed. Liigitusskeemi koostamist sätestab "Arhiivieeskiri", mis kehtib asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid. Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: organisatsiooni nimetust; funktsiooni nimetust ja selle tähist; sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Liigitusskeemi tasandid on: 1) funktsioonitasand (nt juhtimine, personaalitöö, raamatupidamine, põhitegevus), 2)sarja tasand funktsioon.allfunktsioon - sari. allsari/ aasta/ registrinumber- dokumendi individuaalne nr 1
· Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega (arhiiviseadus, arhiivieeskiri, asjaajamiskord) Menetluse lõpetanud dokumendid liigitatakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse. Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja. Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas. Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument · Loodi · Saadi või · Toimus kindlaksmääratud sündmus. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.
korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine Dokumendihaldus- halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused. Dokumendihaldussüsteem- dok haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagasmise elektrooniline tarkvara. Dokumendi sisu- info, tähendus enda jaoks. Dokumendisüsteem riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dok hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia. Omadused:
põhiõiguste ja põhivabaduste kaitsmine kooskõlas avalike huvidega Digitaalallkirjaseadus – digitaalallkirja kasutamiseks vajalikud tingimused. Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Andmekogude seadus Haldusmenetluse seadus Avaliku teenistuse seadus Töölepinguseadus Keeleseadus Äriseadustik Vabariigi valitsuse määrused Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Muud Ministri määrused Ministeeriumi käskkirjad Standardid EVS-ISO 15489-1:2004 üldnõuded EVS-ISO 15489-2:2004 juhised Muud juhendmaterjalid Rahvusarhiivi juhised Riigikantselei juhendmaterjalid Organisatsiooni dokumendisüsteemi loomine: süsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine asjaajamiskord – esitab nõuded orgi-i dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest
Dokumendi elukäik- algab dokumendi planeerimisest, seejärel loomine või saamine, siis dokumendi töötlemine (edastamine täiendamiseks või kontrollimiseks), indekseerimine (dokumendi süsteemis talle koha leidmine), dokumendi liigitamine (milline liik, toimik, dokumendil on seerianumber, mille alusel see toimikusse paigutatakse), säilitustähtaja määramine, dokumendi kasutamine, siis kas dokumendi hävitamine või säilitamine. Asjaajamise seaduslik pool Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Avaliku teabe seadus (avalike andmete levitamine; avalik teave on teave, mis on väljastatud riigile kuuluvate asutuste poolt), Digitaalallkirja seadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused määrus (peab läbi lugema), Andmekogude seadus, Avaliku teenistuse seadus, Haldusmenetluse seadus, Isiku andmekaitse seadus (sirvida), Karistusseadustik, Keeleseadus, Kohaliku
Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused · "Arhiivieeskiri" · "Asjaajamiskorra ühtsed alused" Standardid · EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded" · EVS-ISO 15489-2:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised" · EVS-ISO 15836:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid" · EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" · EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon
asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks Eristatakse · Saabunud dokumentide ringlust · Väljasaadetavate dokumentide ringlust · Sisedokumentide ringlust Asutus on kohustatud registreerima dokumenditregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne. Õigusaktid Määrused 1) Asjaajamiskorra ühtsed alused 2) Arhiivieeskiri 3) Riiklike registrite põhimäärused 4) Juhendid 5) Ministri määrused ja käskkirjad 6) Kohalike omavalitsuste määrused Seadused 1) Arhiiviseadus 2) Avaliku teabe seadus 3) Isikuandmete kaitse seadus 4) Raamatupidamise seadus 5) Töölepingu seadus 6) Digitaalallkirja seadus 7) Andmekogude seadus 8) Tõestamisseadus 9) Haldusmenetluse seadus 10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Standardid 1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas)
1. Nimetage dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte (7) Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Isikuandmete kaitse seadus Äriseadustik, mittetulundusühingute seadus 2. Nimetage Eestis kasutusel olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (6) Livelink - maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste hulgas (Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse,
arhiivieeskirja üheksandas peatükis paragraafis 28, mis kohustab tagama aastaringselt nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega. Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Hoidla põranda kandevõime peab vastama hoidla sisustuse ja arhivaalide kaalule ja paigutusele hoidlas. Hoidla peab vastama tuleohutusnõuetele (Arhiivieeskiri, 2011). Keskkonnatingimused on paika pandud vastavalt kogu sisule erinevatel andmekandjatel on erinevad hoiutingimused, mis on sätestatud Rahvusarhiivi juhistest fotode, filmide, heli- ning videosalvestiste säilitamise kohta käivas dokumendis. Üldjuhul sõltub a/v ainese füüsiline seisukord kolmest komponendist: alusmaterjalist ja selle omadustest (näiteks nitrofilm, klaasplaat, magnetlint vms), tehnilise teostuse viisist ja selle
ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad: seadused (näiteks, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused , Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid. 11. Kes vastutab asutuse asjaajamise õige korraldamise eest? 12. Mis on digitaalallkiri? Digitaalallkiri on elektroonilises keskkonnas dokumentide autentsust tõestav kood (numbrijada).
H-Tministeeriumi juures tegutseb nõuandva õigusega arhiivinõukogu, kelle ülesandeks on vaadata läbi arhiivinduse arengu põhisuunad ja teha ettepanekuid arhiivinduse arendamiseks. Arhiivinõukogusse kuuluvad avalikke ülesandeid täitvate asutuste esindajad, sealhulgas ülikoolide ja teadusasutuste esindajad ja KOV-i arhiivi esindaja, ning erialaühenduste esindajad ja arhiivinduse asjatundjad. ARHIIVI EESKIRI Arhiivieeskiri reguleerib: dokumentide hindamist; arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile; arhivaalide arhiivi üleandmise korda; arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis; arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljastamist arhiivi poolt. Eeskiri kehtib: Rahvusarhiivile, kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid. Moodustamine
juunist 2002. Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja Justiitsministeerium, väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid Seadused: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Haldusmenetluse seadus Isikuandmete kaitse seadus Keeleseadus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Riigivapi seadus Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus 01.01.2012 Sätestab: dokumentide hindamise; arhivaalide kogumise ja säilitamise; neile juurdepääsu võimaldamise; nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest; avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise; Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused.
Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik Arhiivieeskiri Asjaajamisekorra ühtsed alused EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus EVS 8821-1:2006 Kiri Organisatsiooni dokumendisüsteemi alusdokumendid: Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud
(2) Arhivaale tuleb hoida säilimist soodustavas, kahjustumise ja hävimise vastu kindlustatud ruumis. Täpsemad nõuded arhivaalide säilitustingimustele ja arhiivihoidlatele sätestatakse arhiivieeskirjas. (3) Kui arhiiviregistrisse kantud arhivaali ähvardab kahjustamine või hävimine, võib riigiarhivaar teha ettekirjutuse arhivaali avalikku arhiivi säilitamiseks üleandmiseks. (4) Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud ulatuses ja korras. ARHIIVIEESKIRI VIII. ARHIVAALIDE SÄILITAMINE JA KAITSE 1. jagu. Arhivaalide säilitamise alused 130. Arhivaalide säilitamiseks valmistatakse arhivaalid säilitamiseks ette, luuakse käesoleva eeskirja kohased säilitustingimused, kaitstakse arhivaale füüsiliste ja keemiliste kahjustuste eest, konserveeritakse ja restaureeritakse arhivaale ning luuakse kasutus- ja tagatisfond. 131. Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks hõlmab arhivaalide tähistamist, ümbrisesse paigutamist jm
intensiivsusest ja kestvusest, aga samuti materjali omadustest, temperatuurist, niiskusesisaldusest, keskkonna hapnikusisaldusest ning lagunemisreaktsioone katalüüsivate ühendite olemasolust õhus leiduvad saasteained biokahjustajad - elusorganismide poolt põhjustatud kahjustused objektidel magnetväljad (magnetsalvestiste korral) vibratsioon (esemed) Arhiivieeskiri reguleerib temp ja õhuniiskuse, saasteainete sisalduse ja magnetväljatugevuse (see puudutab magnetkandjaid). Temperatuur on keha või keskkonna soojusenergeetilist olekut iseloomustav füüsikaline suurus, mida mõõdetakse kraadides Temperatuur mõjutab materjalide: agregaatolekut - gaasilist, vedelat ja tahket mõõtmeid (ka kuivamine) keemiliste reaktsioonide kiirust Õhuniiskus - õhus leiduv veeaur. Veeaur on nähtamatu, erinevalt näiteks udust
Turvameetmed organisatsioonilised toimingud ja vahendid, tehnilised protsessid ja tehniliste vahendite rakendamine andmete ja infosüsteemide andmete turvalisuse saavutamiseks ja säilitamiseks. Tõenäosus mõõdetavate kriteeriumide põhjal eeldatav või subjektiivselt hinnatav hädaolukorra esinemise sagedus teatud aja jooksul. 11 LÜHENDITE LOETELU a aasta ArhE "Arhiivieeskiri" ArhS arhiiviseadus DNS nimeserver HO hädaolukord HOVS hädaolukorraks valmisoleku seadus ISKE infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteem jne ja nii edasi jt ja teised lk lehekülg n.ö nii öelda NATO Põhja-Atlandi Lepingu Organisatsioon nn nii öelda OCHA ÜRO humanitaarasjade koordinatsioonibüroo OSCE Euroopa Julgeoleku- ja Koostöökonverents PRIA Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet sh sealhulgas
Mis on börs? [www] http://www.ntm.tartu.ee/~taunz/bors.htm (17.04.00). 2. Üldine lühiviide koduleheküljele. (Kasutamisaasta). Täpsustus. [www] Interneti-aadress (külastamiskuupäev). SA. (2006). Statistikaamet. [www] http://www.stat.ee (06.06.2006). 3.5.5. Õigusakti kirje Akti nimetus. (Vastuvõtmise aasta). Andmed algallika kohta (osa, nr jm). [www] Interneti- aadress (külastamiskuupäev). Autoriõiguse seadus. (2000). Riigi Teataja I osa, nr 16, art 109. Arhiivieeskiri. (1998). Riigi Teataja I osa. [www] http://www.riigiteataja.ee7m/m68.html (20.02.2002). 3.5.6. Intervjuu kirje Intervjueeritav. (Kuupäev, kuu, aasta). Pealkiri. Intervjueerija nimi. [Intervjuu salvestuse vorm: käsikiri, helisalvestis, videolindistus]. Koht. Toom, M. (20.04.2004). Õpetajate täiendõppe vajadusest. A. Raiend. [Videolindistus]. Tallinn. Paju, J. (12.2011). Mälestused. L. Suurmets. [Käsikiri]. Võru.
valgus - paberi fotokeemilise lagunemise kiirus sõltub kiirguse lainepikkusest, intensiivsusest ja kestvusest, aga samuti materjali omadustest, temperatuurist, niiskusesisaldusest, keskkonna hapnikusisaldusest ning lagunemisreaktsioone katalüüsivate ühendite olemasolust õhus leiduvad saasteained biokahjustajad - elusorganismide poolt põhjustatud kahjustused objektidel magnetväljad (magnetsalvestiste korral) vibratsioon (esemed) Arhiivieeskiri reguleerib temp ja õhuniiskuse, saasteainete sisalduse ja magnetväljatugevuse (see puudutab magnetkandjaid). Temperatuur on keha või keskkonna soojusenergeetilist olekut iseloomustav füüsikaline suurus, mida mõõdetakse kraadides Temperatuur mõjutab materjalide: agregaatolekut - gaasilist, vedelat ja tahket mõõtmeid (ka kuivamine) keemiliste reaktsioonide kiirust Õhuniiskus - õhus leiduv veeaur. Veeaur on nähtamatu, erinevalt näiteks udust vôi aurust, mis koosneb
ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad: seadused (näiteks, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus); Vabariigi Valitsuse määrused (näiteks, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri); ministri määrused ja käskkirjad; kohaliku omavalitsuse määrused; eesti ja rahvusvahelised standardid (näiteks, EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas); soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava dokumendid. Peale normatiivakte on olemas ka asutuse sisedokumendid, millest tema peab lähtuma oma asjaajamise ja arhiivitöö tegemisel: dokumentide loetelust; asjaajamiskorrast;
dokumentide säilitamist). 16 Dokumendi- ja arhiivihaldus 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrusega kinnitatud eeskirja: „Asjaajamiskorra ühtsed alused”, milles nähakse ette avaliku teabe seaduse, digitaalallkirja seaduse ning märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seaduse teatud sätete rakendamise kord; „Arhiivieeskiri”, milles esitatakse juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad Ministri määrus või käskkiri võib reguleerida: teatud valitsemisala asutuste dokumentide haldamist NÄITEKS justiitsministri 25.01.2002. a määrus nr 5 „Notariaadimäärustik”; valitsemisala kõigi asutuste dokumentide haldamist NÄITEKS siseministri 17.01.2007
annaabi.ee 
