PR kampaania (0)

11
EESTI AMEERIKA ÄRIAKADEEMIA
Rahvusvahelise turismi juhtimine
AVALIKUD SUHTED
PR KAMPAANIA
AS PUUKESKUS JÕULUOKSJON KOOSTÖÖS EESTI LASTE SÜDAMELIIDUGA
Õppejõud: Jevgenia Haponen
Õpilane: Tiina Teras
Grupp: SV403 -E
Tallinn 2008
1. ETTEVÕTTE TUTVUSTUS
AS Puukeskus on Soome emafirma Puukeskus OY tütarettevõte. AS Puukeskus tegeleb ehituspuitmaterjalide hulgimüügiga. Ettevõttes töötab 17 inimest ning 2007.a. käive oli 260 miljonit krooni. AS Puukeskus on alaliidu Eesti Metsatööstus Liit ja Eesti Kaubandus-Tööstuskoja liige.
Ettevõtte klientideks on –
a) edasimüüjad (kõik suuremad ehitusmaterjalide kauplusketid üle Eesti)
nt. Ehituse ABC, EhitusService (Bauhof), K-Rautakesko, Ehitusmarket, Espak jt.
b) mööblitööstusega tegelevad ettevõtted (k.a. disainerid , sisearhitektid)
c) puidutööstusega tegelevad ettevõtted
d) ehitusega tegelevad ettevõtted
2. ÜRITUSE TUTVUSTUS
a) Sissejuhatus
AS Puukeskus otsustas murda traditsiooniliseks saanud aastalõpu saunaõhtute korraldamist klientidele. Sellel aastal tulime välja täiesti uue lahendusega. Korraldasime koostööpartneritele heategevuslikus vormis tänupeo/jõuluoksjoni koostöös Eesti Laste Südameliiduga. Oksjoniidee jõulueel tundus hea juba seetõttu, et inimesed sellel ajal kulutavad/tarbivad tavapärasest kohati isegi kümneid kordi enam.
Toimumise päevaks valisime neljapäeva, 06.12.2007. Kuna detsembrikuus korraldatakse tohutu hulk pidustusi, siis otsustasime koostööpartneritele pakkuda üritust esimeste seas. Silmas pidades, et inimesed ei ole detsembrikuu alguses üritustest veel kurnatud .
Kuupäev oksjoni läbi viimiseks tundus soodsana ka asjaolu tõttu, et palgad juba tõenäoliselt pangaarvetele laekunud, ning jõuluosturalli võiks alata !!!
Ürituse toimumise kohaks valisime Tallinna Lauluväljaku siseruumid . Koha valikul Tallinna linnas otsustavateks kriteeriumiteks olid- tuntus (mõjub kutsel atraktiivselt), mugav ligipääs autoga , ideaalsed parkimisvõimalused, mõjuks atraktiivselt ka meediale saadetavana.
Oksjonist saadud tulude eest soetati Tallinna Lastehaiglale 24 tunnilist vererõhumonitooringut võimaldav aparaat.
Ürituse selline korraldamine ideaalis võimaldaks hoida ettevõtmise omakulud madalal. Saab võimalikuks vaid eeldusel, et suudetakse hankida piisaval määral sponsoreid ja koostööpartnereid.
b) Sihtgrupp
Üritusele kutsuti e/v-e kliendid, koostööpartnerid ja ettevõtmises osalenud sponsorid ning koostööpartnerid. Arvestati 200 külalisega. Avec kutsed saadeti digitaalsetena (Vt.lisa 1). AS Puukeskus tegutseb maskuliinsel tegevusalal, ning selle tõttu on valdavosa klientidest meessoost. Kutsudes nüüd klient koos kaaslasega , teades, et sageli mehed ju ostuotsustusi langetades oma maksevõimet vaid nõrgema soo esindajate ees demonsteerida soovivad- tundus hea mõttena.
c) Kuidas valisime sponsorid?
Ürituse organisatoorset poolt toetavad sponsorid-

• Catering ´iga tegelevad ettevõtted, kes annetaksid toodangut jõululauale, s.t. tooteid, mida üritusele kutsutud külalised süüa ja juua võiksid.
  
• Catering ettevõte, kes finishijoonel kogutud cateringtooted logistiliselt aitaks kokku korjata. Seejärel lõpplahendusena pakuks puuduolevad tooted ning koostaks osadest ilusa terviku.
  
• Organisatoorset abi ehk teenuseid ja sellega seotud tootekasutust pakkuvad ettevõtted. Siia gruppi kuuluvad disaineriteenused, dekoratsioonide laenutus , juriidiline konsultatsioon (kohapeal alkoholi müüki puudutav, maksustamise küsimused jms.)
  

Oksjonitoodanguga toetanud ettevõtted-

• Oksjonile tooteid annetanud ettevõtted. Siinkohal asetasime end külalise rolli. Arutasime läbi, kes on külalised, millised on nende eelistused, harrastused jne. (Vt. oksjonitoodete nimekiri, Lisa 2).
  

Kuidas sponsoritele lähenesime? Toetajate leidmine põhines tõepoolest vaid tutvusringkondadele lähenedes. Puukeskuse tiimi liikmed pöördusid sõprade, tuttavate poole projekti tutvustusega, ehk lähenemine oli alati personaalne. Sõlmiti koostööleping (Vt. Lisa 3).
Mida lubasime kommina toetajatele?
Ettevõtetele võimaldati firmat promava materjali paigutamist ürituse toimumise sihtkohta. Samuti paigutati toetajate aktiviseeritud (lingiga sponsori kodulehele) logod korraldaja www.puukeskus.ee kodulehele heategevusüritusel osalenud toetaja lipu all.
Pakkusime võimalust kasutada heategevuses osalemise lugu toetaja enda kodulehel, kui enese tutvustamist ühiskonnas sotsiaalse vastutuse võtjana.
Oksjonitoodete sponsijaettevõtete legendid (info ettevõtte ja üritusele seatud sponsortoodete kohta) asetatakse plastikalusel osjonitoodete juurde laudadele. Külalistele luuakse sellega parem võimalus sponsorite ja toodetega tutvumiseks. Laudalele seatakse toetajate soovil ka toetajaettevõtet tutvustavad voldikud, brozüürid ja visiitkaardid .
Rõhusime WIN to WIN põhimõttele.
Vekslit lubadusest pressi saabumise kohta algaja PR inimene endale täna veel võtta ei julge. Kuid me ei välistanud ka pressi saabumist.
Juba organiseerimise algstaadiumis saime ettevõtmise kohta väga palju positiivset tagasisidet. Eelnevat ära kasutades, lõime ka sellest positiivse kuvandi - Üritus saab traditsioonilise ilme!!! (Vt. Lisas projekti tutvustust sponsoritele)
d) Oksjoni kirjeldus
Oksjon viidi läbi kahes vormis-
Vaikse oksjoni käigus oli külalistel võimalus lunastada sponsorite poolt annetatud tooteid. Tooted astetati selleks ettenähtud laudadele, koos ettevõtet tutvustava legendiga plastikalusel ja oksjonilehega (Vt. Lisa 5). Külalistel oli vaba ligipääs panuseid tõstes oksjonilehte täita.
Enampakkujast saab toote omanik.
Vaiksel oksjonil oli ülesse seatud 90 suuremat ja väiksemat eset.
Oksjonitooted vaiksel oksjonil: hotellide -, reisikorraldusfirmade -, ilusalongide kinkekaardid, kunstitooted, Logiteq viimase sõna arvutihiired, kosmeetikatooteid, tekstiile ja aksessuaare; kontoritarbed, köögitarvikud, Liviko kinkekomplektid ja palju-palju muud.
Avalik oksjon viidi läbi showprogrammina. Läbiviijaks oli õhtujuht- Vahur Jüris (2006.a. jõuluvanade maailmamameister Eesti tiimi liige). Show’d toetas slideshow suurel screenil. Screenil kuvati oksjonitoote pilt, toote väärtus, toote annetanud sponsori nimetus, sponsori logo ja kodulehekülje aadress. Avalikule oksjonile seati ülesse 9 suuremat toodet.
Oksjonitooted avalikul oksjonil: Logiteq autokõlarid ja arvutihiir, jõulunulg, köögikomplekt, Altia Eesti väärtuslik aastanumbriga Whisky , aiamaja jm.
Oksjonilt lunastati tooted sularaha eest. Kindlustamaks sularaha olemasolu, teavitati külalisi eelnevalt pangaautomaadi olemasolust Tallinna Lauluväljaku hoone välisseinas.
3 . ÜRITUSE EESMÄRK
Ettevõtmisel oli 3 eesmärki

oksjonitoodete müügist koguda vähemalt 40 000,- krooni, milline on piisav aparatuuri hankimiseks.

laiemas perspektiivis levitada ettevõtete seas kombineeritud ürituste korraldamise ideed. Ühendada pidu ja heategevus ning sellega osaleda sotsiaalvastutuses.

Puukeskuse töötaja (Merylin Pavel ’í) kihlvedu tegevjuhiga, et allolevalt kirjaldatud ning mõtestatud üritust on võimalik läbi viia ületamata siiani korraldatud traditsiooniliste saunaõhtute (labased joomaüritused) eelarvet .
4. STSENAARIUM/KAVA
19.00 Ürituse algus
Inimesed kogunevad ja catering ettevõte pakub tervitusjooki. Taustamuusikat pakub BAND -Anti Kammiste ja Meelis Punder.
19.15 Avakõne
Õhtujuht juhatab sisse AS-i Puukeskus esindaja (Merylin Pavelí). Tänatakse koostööpartnereid ning kuulutatakse vaikne oksjon avatuks. Merylin palub pulti koostööpartneri Eesti Laste Südameliidu presidendi Pr. Stella Kallisaar´e.
19.30 BAND
Külalistel võimalus vabalt tantsu, suupisteid ja napse nautida.
20.15 Kava ”Rullest” rulluisutüdrukutelt
2006.a. Euroopa Meistrid. Esinevad 3x4 min.
21.00 Avaliku oksjoni algus
Juhatab sisse ja viib läbi õhtujuht. Avalikul oksjonil on 9 okjsonitoodetest kallimat toodet. Tipptootena-aiamaja, mille väärtuseks on 19 000,- Eesti krooni.
Õhtujuht tutvustab külalistele tooteid ning nende tehnilisi ja teisi kasulikke omadusi. Oksjonitulemustele kaasa aitamiseks paigutati saali screen, millel kuvatakse Power Point´i presentatsiooni toodetest.
Konkreetse pakkumise käigus näitab Puukeskuse tiimi liige (tüdruk) saalis laudade vahel kõndides toodet. Külalistel on võimalik nii esemeid ka lähemalt silmitseda ja katsuda. Kassapidaja kirjab toimetuste käigus enampakkumised, koos pakkuja kontaktandmetega kaante vahele.
Kohal on ka mustlane koos ennustusnurgaga. Ennustamine tasu eest 25,-.
Ennustajaks on eesti tuntud astroloog , kes annab kaasa ka induviduaalse kokkuvõtte 2008.aastaks.
22.10 Oksjon kuulutatakse lõppenuks. Kava kõhutantsutüdrukutelt (3x4 min). Oksjonitulemuste selgitamine (nii avalik kui vaikne oksjon). Pearaamatupidaja koos kassapidaja ja lunastuslehtedega valmis lunastajatelt raha kasseerima.
22.30. BAND
Õhtujuht palub külalised tantsupõrandale ja teatab oksjonitoodete lunastamise algusest.
23.15 Õhtujuhi etteaste-üllatus
23.15 BAND
Tants kuni lõpuni
24.00 Lõpetamine
Ürituselt lahkudes said kõik külalised ukselt kaasa jõulumeened, millisteks olid lõhnaküünlad eksklusiivses kinkekarbis. Kingituse ideeks oli tänu koostöö eest. Samas säästis selline käik müügiinimesi kingituste kohale toimetamise ja hullu jõuluralli eest mööda Eestimaad .
5. MEESKOND
Meeskond moodustati peamiselt Puukeskuse tiimi liikmetest.
Üldkorralduse eest vastutajaks juhiabi, Merylin Pavel.
Oksjoni toodete väljapaneku eest vastutas, Merylin Pavel. Sponsoreid otsiti tiimi liikmetega ühiselt.
Tehnilise korralduse eest logistikajuht, Urmas Maidla.
Finantsilise korralduse eest oksjonil pearaamatupidaja, Külli Lumiste .
Cateringi eest Menu Catering projektijuht , Heidi Riis.
Showpoole eest vastutas õhtujuht, Vahur Jüris.
Sihtasutuse Tallinna Lauluväljak projektijuht Kristel Kask oli abiks nii jõu kui nõuga jooksvates ja muudes küsimustes.
6. MEEDIA
2 nädalat enne ürituse toimumist saadeti info ürituse toimumise kohta ajakirjanikele.
Äripäeva ajakirjanik Riina Kallas paigutas lühitutvustuse enne sündmuse toimumist online (Vt. Lisa 6).
Rõhuasetus paigutati SA Tallinna Lastehaigla olemasolevatele meediasuhetele.
Avalike suhete juht Tiina Eier saatis ajakirjanudsele pressiteate. Lugu avaldatigi Meditsiiniuudistes, (Vt. Lisa 7).
Üritust oli palutud ülesse võtma ka Kanal 2 filmimees, Üllar Luup .
Kutsutud oli Eesti Ekspress´i fotograaf Annika Haas .
Igaks elujuhtumiks oli fotograaf ka palgatud.
Kogu info toimunud ürituse kohta kodulehel www.puukeskus.ee.
7. EELARVE/ FINANTSPLAAN
Eelnavalt juba mainutuna, olid üritusega kaasnevad tegelikud kulutused enam-vähem kogu ettevõtmise organiseerimisaja küsimärgi all. Reaalsed kulud olid sõltuvuses otseselt sponsorite kaasamisest ning nende panustest. Eesmärgiks oli hankida võimalikult palju teenuseid, tooteid ja muud õnnestumiseks vaja minevat sponsorluskorras. Ürituse eelarve oli antud 70 000,- Eesti krooni.
Reaalsed kulud:
Description
Total Cost
Band
kr 12 000,00
Õhtujuht
kr 10 000,00
Mustlane
kr 2 500,00
Catering
kr 26 250,00
Joogid Livikost
kr 7 000,00
Demo Lastehaiglas/Üllar Luup
kr 2 000,00
Buss Tartust
kr 3 500,00
Fotograaf
kr 2 000,00
Lauluväljaku rent
kr 14 000,00
Howard (transposrdifirma) rahaline abi korraldamisel
-kr 2 000,00
Baari müük
-kr 5 500,00
Mustlase müük
-2 560,00
 
kr 69 190,00
8. PR TEGEVUSED PEALE ÜRITUST
Peale üritust saadeti kõikidele üritusel osalenud külalistele ning sponsoritele/koostööpartneritele elektrooniline tänukiri. Samuti saadeti pressiteade oksjonil kogutud summa kohta.
SA Tallinna Lastehaiglale toimetati summa üle koos spetsiaalse tseremoonia jaoks valmistatud puidust seinale riputatava graveeritud tahvliga. Puit materjalina valiti Puukeskuse kui ettevõtte imago edastamiseks.
Annetamisel osalesid: SA Tallinna Lastehaigla juhtkond , avalike suhete juht, Eesti Laste Südameliidu president, kardiloog ning AS-i Puukeskus esindajad.
Kuna tegemist oli jõuluajaga, siis saadeti sponsoritele ka väikesed jõulumeened. SA Tallinna Lastehaigla kodulehel on siiani AS-i Puukeskus poolt korraldatud heategevusüritust tuvustav ning toetust kirjeldav lugu.
9. ANALÜÜS
Kuna selle taoline üritus oli tõepoolest esmakordne, mida Puukeskuse tiim organiseeris, siis saime palju-palju õppetunde. Õnneks ükski neist ei jäänud külaliste silma riivama.
Peaorganisaatorina sain aru, et ikka ei ole mõtet igat liigutust enda kanda võtta-enam delegeerimist!!!
Heategevusürituse organiseerimine oli tegelikult esimene omataoline, mille käigus sain võimaluse arendada meediasuhteid. Tekkis mitmeidki päris olulisi kontakte, millised on kindlasti heaks hüppelauaks edaspidiseks. Täna saan aru, et ei kasutanud peale üritust päris kõiki võimalusi meedias.
Tagasi vaadates pean ütlema, et sponsorite leidmine oli äraarvamatult lihtne. Ilmselt võib olla selle põhjuseks inimeste üleüldine soov jõuluajal end heategudega siduda. Seik , et mõni juriidiline isik loovutas tooteid 15 000,- krooni eest, üllatas mind esilagu väga. Selguski, et mõne tuhande krooni eest annetust toodangu näol ei ole ühele väikesele Eesti ettevõttele märkimist väärtki. Mis peamine-mitte ühtegi keeldumist!!!
Jäin väga rahule oksjonitoodete sortimendiga. Leidus tooteid naistele, meestele, aksessuaare jpm. See, et kaasa lõid sellised ettevõtted, nagu- Selveri Köök, Reval Hotels Olympia , The Body Shop, Logiteq jpt., annab tõepoolest julgustust edaspidigi ja juba suurema haardega tegevust organiseerida.
Samuti pean õnnestumiseks 2 tantsutrupi esinema meelitamist täiesti sponsorkorras. Küll aga oleksin soovinud hoida bändile ja õhtujuhile tehtud kulutused pisut madalamal. Esinemised olid täiesti tasemel. Õhtujuht oli väga lõbus, energiline , kaasahaarav, improvisatsiooni kasutav-omadused mida eduka oksjoni läbi viimine nõuabki.
Pean tunnistama, et tekkisid mitmed ettenägematud kulutused. Seda peamiselt uute loovate ideede tekkimise ja nende ellu viimise käigus. Püsisime siiski eelarves.
Täna analoogset üritust organiseerides, oleks kogemustele toetudes realiseerimine tunduvalt valutum.
Tagasiside, mida saime, oli ainult positiivne. Välja toodi isegi moment, et kui tavaliselt üritusele koguneb palju üksteisele võõraid inimesi, siis eestlaslikult võtab iga algus kaua aega. Esilagu valdab inimesi ebamugavuse tunne. Üritused ei saa alguses käiku sisse. Jõuluoksjon, aga oli olnud selline üritus, kus inimestel oli kohe alguses palju tegemist vaikse oksjoni laudade juures toodete uudistamisega, see moment aga oli start inimestevahelisele kommunikatsioonile. Külalised ei tundnud end võõrana.
Heategevusüritus koostööpartneritele -Jõuluoksjon 2008.a. Tallinna Lauluväljakul ootab taasteostust!
Üks paigake siin ilmas on.... Aitame muuta maailma paremaks kohaks!!!