Leidsid 33 sarnast õppematerjali, mis on seotud failiga "Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused". Need materjalid aitavad sul teemat sügavamalt mõista.
koosta, käskkirja, protokoll, plank, veeris, käskkirjad, käskkiri, aktid, ametikirja, allkiri, viit, ülaservas, meili, organisatsioon, õigusakt, lisade, dokumendiliigi, kirjaplank, üldplank, originaal, kavandi, assistent, dokumendid, töötaja, veerus, vastuskirja, ametikiri, faksi, reale, koostaja, planki, viisa, dokumendiplank, protokollid, logoregistreerida dokumendiregistris. Kõik haldusdokumentide originaalid on varustatud originaalallkirja(de)ga. Vajadusel tehakse dokumendist väljavõte või koopia Käskkiri Käskkirion tegevust korraldav dokument, mille väljaandmise õigus on asutuse (tipp)juhil või tema asetäitjatel vastavalt oma õiguspiiridele, et lahendada asutuse tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi Käskkiri Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad: Põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta) Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta) Puhkusekäskkirjad (-korraldused) Lähetuskäskkirjad (-korraldused) Käskkiri Käskkiri vormistatakse alati ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse alati kahes eksemplaris Käskkirja tutvustatakse töötajale, kelle tegevust dokument puudutab. Tutvumist kinnitab töötaja oma allkirja ja kuupäevaga,
dokumendiliigi vorminguga. Ametlikud dokumendidvormistatakse paber-ja /või digitaalkandjale. Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi Liigist Säilitustähtajast Nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul Arhiveerimise võimalusest. Paberkandjale vormistatakse dokumendid dokumendiplankidele. Plankidele vormistatakse: Ametikirjad Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused) Protokollid Aktid jt dokumendid Plangile ei vormistata õiguakti lisa. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Ametikiri koostatakse infovhetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisels isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale pberilehele
......................................................................................................19 4.1 Üldplank ja kirjaplank..........................................................................................19 4.2 Turvaelemendid ...................................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur.................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5
1-1/ Ametiasutuse struktuur ja koosseis Ministeerium Alatine funktsiooni tähistavast numbrist 1.1-2/ Ministri määrused Ministeerium Alatine ................. sarja järjekorranumbrist selles funktsioonis 1.1-5/ Lähetuste käskkirjad Ministeerium/asutused 7a eraldatakse teineteisest sidekriipsuga 1.1-6/ Asutuse registridokumendid Ministeerium Alatine ja põhimäärus(põhikiri) mis eraldatakse teineteisest sidekriipsuga ..................
komisjon peab olema pädev, sinna kuuluvad inimesed, kes on oma kvalifikatsiooni poolest võimelised orienteeruma küsimustest, mida uuritakse. valitakse komisjoni esimees, kes vastutab komisjoni töö eest. vormistab komisjoni liige, kelle määrab komisjoni esimees või kes valitakse komisjoni poolt. Tekst peab sisaldama fakte. Tekst koosneb kahest osast : a) sissejuhatav algab akti aluse trükkimisega. Siia trükitakse käskkirja kuupäev ja number, millega komisjon moodustati. b) Konstateeriv osa esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud. 2) Visiitkaart. Visiitkaardi päritolu ulatub Vanasse Hiinasse, see oli üks sidevahend, mille kaudu sõlmiti ja hoiti kontakte. Visiitkaardi jätmist kellegi juurde võrdsustati visiidiga konkreetse isiku juurde. Tänapäeval on visiitkaardi kaudu suhtlemine levinud ja populaarne üle maailma.
on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikule; *vastusest on teatatus täht- päeval. Arhivaalide loetelu on vajalik: *arhivaalide üle arvestuse pidamiseks; *arhivaa- lide olemi kindlaks tegemiseks; *arhivaalide juurdepääsu tagamiseks; *dokumentide ka- sutamise võimaldamiseks. Akt - dokument, mis koostatakse komisjoni sõi selleks volita- tud isiku poolt mingi faksti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. Protokoll vormistatk- se: üldplangile, protokolli plangile. Protokolli originaal vormistatakse ühes eksemplaris. Protokolli lisadele viidatakse tekstis. Protokollile võib lisada ainult allkirjastatud dokum- ente. Protokolli allkirjastavad üldjuhul koosoleku juhataja ja protokollija; kõik osalejad. Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev. Protokollid registreeritakse protokollide registris. Protokoll - on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koos-
protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded. 4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on dokumendid, mis koostatakse asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Nt korraldus, käskkiri, protokoll, akt, analüüs, avaldus, esildis, kiri, märgukiri, teatelis, tõend jne. Need jagunevad : *teatmelis- informatsioonilised dokumendid (kiri, akt) *korraldavad dokumendid (määrus, otsus, korraldus, käskkiri) *organisatsioonilised dokumendid (põhikiri, määrus) *kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid (koosolekute, nõupidamiste, konverentside dokumendid s.h protokoll). Dokumendi elementide koosseis sõltub dokumendi liigist. 5
struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm.
Käskkirjad ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris. Näiteks: erandkorras tuleb distsiplinaarkäskkiri alati vormistada kahes originaaleksemplaris. Õigusakti lisa allkirjastab selle sisu eest vastutav isik. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik eksemplaride arv; nende arv ja jaotus sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Eksemplaride arv näidatakse dokumendi tekstis. Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris (originaal ja ärakiri), st väljasaadetava ametikirja ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametiliku kinnitusega. Alatise säilitustähtajaga dokumendid tuleb allkirjastada tindisulepeaga. Kui selline dokument on allkirjastatud digitaalselt, tuleb teha ka väljatrükk, mille juht allkirjastab omakäeliselt ja mis säilitatakse ettevõtte arhiivis. Nõue on kehtestatud selleks, et tagada dokumendi tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Kopeerimisega saadud allkirja jäljend ei asenda allkirja.
Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koopia 2 Kuupäev 3 Pimekoopia
Digitaalallkirjaseadus – digitaalallkirja kasutamiseks vajalikud tingimused. Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Andmekogude seadus Haldusmenetluse seadus Avaliku teenistuse seadus Töölepinguseadus Keeleseadus Äriseadustik Vabariigi valitsuse määrused Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Muud Ministri määrused Ministeeriumi käskkirjad Standardid EVS-ISO 15489-1:2004 üldnõuded EVS-ISO 15489-2:2004 juhised Muud juhendmaterjalid Rahvusarhiivi juhised Riigikantselei juhendmaterjalid Organisatsiooni dokumendisüsteemi loomine: süsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine asjaajamiskord – esitab nõuded orgi-i dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, kasutajate ülesanded dokumentide haldamisel
dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon. Kiri: üksikisikule või organistatsioonile nimeliselt adresseeritud dokument. Elektrooniline dokument, digitaaldokument: masinloetavale andmekandjale salvestatud dokument.
jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? § 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus. (3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava asutuse planke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid.
- dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine - asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE Dokumentide liigitus Dokumendid liigitatakse: - informatsioonilised dokumendid - ametkiri, iseloomustus, teade, akt, õiend, tõend, ettekanne, aruanne, teatis jne. - korraldavad dokumendid ehk haldusaktid - käskkiri, korraldus, otsus, juhend - organisatsioonilised dokumendid põhikiri, põhimäärus - kollegiaalse otsustusega dokument on protokoll Dokumendi plank Ametlikud dokumendid vormistatakse plankidel. Kehtib üks formaat A4 ( 210 x 297 mm) . Plangile trükitavate rekvisiitide järgi kasutatakse kahte liiki planke: 1 ) üldplank käskkirja, korralduse, otsuse, määruse, juhendi, tõendi, teatise, protokolli ja akti vormistamiseks 2) kirjaplank - ametikirja vormistamiseks.
GARANTIIKIRI Iseseisev töö Tallinn 2011 Garantiikiri koosneb järgmistest elementidest: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kontaktandmed, kuupäev, koostaja, pealkiri ja pealkirja liiginimetus, teksti, viit. Aadress - adressaadi sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist. Kirja saatmisel posti teel, kasutatakse postiaadressi. Kirjal vormistatakse aadress elemendi "adressaat" alla. Postiindeks trükitakse enne linna või maakonna nimetust. Linn ja maakond trükitakse suurtähtedega. Näiteks: Pärnu mnt 62 10135 TALLINN Padise vald 74001 HARJUMAA
planke. Garantiikirjadena vormistatakse lubadusi sisaldavaid kirju. Käskkiri Käskkiri on korraldav dokument, mille annab välja tippjuht või tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele, lahendamaks ettevõtte tegevuse sisemist reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Käskkirju antakse välja kas initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu aktide täitmiseks. Viimastele tuleks alati käskkirja konstateerivas osas viidata. Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Uue käskkirja väljaandmisel tuleb alati vana käskkiri tühistada. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad: · Põhitegevuse käskkirjadeks (reguleerivad asutuse sisemist töökorraldust); · Personalikäskkirjadeks (isikkoosseisu kohta); · Puhkusekäskkirjadeks (võib vormistada ka korralduse); · Lähetusekäskkirjadeks (võib vormistada ka korralduse).
20. Aprill 2013 18:20 20.Millest koosneb viit 1-3/2012/45 1 *1 sarjatähis- tegevussuuna tähis, funktsioon *3 sarjatähis- sarjajärjekorra number tegevussuuna piires *2012 - aasta * 45 kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris * 1 dokumendi individualiseeriv number 21. Dokumendi põhiliigud: organisatsioonisisene õigusakt kiri protokoll akt 22.Sisu ja säilitustähtaja järgi liigitatakse käskkirju (nimeta liigid) *põhitegevuse käskkirjad *personalikäskkirjad *puhkusekäskkirjad *lähetuskäskkirjad 23.Nimeta dokumendihalduse liike *saabunud dokumentide ringlus *väljasaadetavate dokumentide ringlus *sisedokumentide ringlus 24.Koostaja märgime nimeliselt kirjale , kui need on erinevad isikud 25.Järjesta dokumendiringluse etapid: *dokumentide allkirjastamine *dokumentide registreerimine *dokumentide väljasaatmine 26. Kes vastutab käsipostiga saadud dokumendi registreerimise eest? ametiisik, kes dokumendi vastu võttis. 27
koht on 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast ning kuupäeva ja numbri asukoht on 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast üldjuhul rekvisiitide parempoolses veerus. Väljasaadetavad dokumendid tuleb vormistada vähemalt ühe turvaelemendiga dokumendiplangile, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 6.Mis on plank ja millised dokumendid vormistatakse plankidele? · Plank - on halduses osaliselt ettetrükitud tekstiga leht andmete sisestamiseks. Plankidele vormistatakse kirjad, protokollid, aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. 7.Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid! · Dokumendi väljaandja nimi või nimetus, kuupäev, tekst, allkiri. 8.Mis on dokumendi kuupäev ja millega see on seotud?
(tööprotsesside kirjeldused); arhivaalide loetelu; sisekorraeeskiri; ametijuhendid 4. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 5. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid kirjaplangil? Alumises veerus on soovitatav paigutada plokkidena 6. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 2eksemplaris:originaal ja ärakiri 7. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 1 v.a viisad 8. Millisel kujul kirjutatakse käskkirja kuupäev? Kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus sõnaga. 9. Mitmes eksemplaris vormistatakse üldjuhul käskkirja originaal? Üldplangile ühes eksemplaris 10. Milline kuupäev pannakse protokolli kuupäevaks? Toimumise kuupäev 11. Kus viidatakse protokolli lisadele? üldplangil 12. Kes allkirjastab protokolli? Koosoleku juhataja ja protokollija 13. Mitu korda võib dokumenti dokumendiregistrisse kanda? 1 korra 14
Näited: Pr Ruuta Ratas Prof Ruuta Ratas Vastuskirjad adreseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adresaati. Asukoht: adresaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et aknaga ümbriku puhul oleks adresaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljakul ei tohi 7,6 cm plangi vasakust veerisest. 3. Allkiri- on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust. Kirjal võib olla mitu allakirja. E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kirjaga võetakse kohustusi või kirjaga antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab üksnes allkirjastaja andmetest. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgistatakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt. Näide: (allkirjastatud digitaalselt) Kai Kaasikus
Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10. Organisatsioonisisesed õigusaktid (käskkiri, otsus) millal koostatakse? Käskkiri- on korraldav dokument, mille annavad välja organisatsiooni (asutuse, ettevõte) juht ja tema
Ärakiri originaali sisuline kordus (sisu on sama, vorm on erinev) Ära läheb plangil kiri, asutusse jääb valgelpaberil kiri. Koopia täpne jäljend originaalist (kinnitus, et koopia on õige: allkiri + ees ja perekonnanimi + kuupäev + pitser peab läbima allkirja viimaseid tähti) Väljavõte mingist dokumendist osaline välja võtmine/taas esitamine (väljavõte arhiivist). (kinnitamine, väljavõte õige allkiri + nimi + ametinimetus + kuupäev + pitser) Millega saab dokumenti kinnitada? Allkirjaga ja õigusaktiga (käskkirjaga) Näide allkirjaga kinnitamise kohta: Kinnitan-allkiri, eesnimi- ja perekonnanimi, ametinimetus, kuupäev (kinnitatud direktori 15. Mai 2012 aasta käskkirjaga nr 53) Planki liigid on kirjaplank ja üldplank ÜLDPLANK vormistatakse ettekirjutused, aktid, käskkirjad Vormistatakse ühes eksemplaris, osapooltele lähevad koopiad.
.. Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud) - autentne (teadaolev päritolu) Dok.süsteem? - dok.haldamise toimingud ringkäik, süsteemi kasutajad, tehnoloogia - infosüsteem, millega hallatakse dokumente Dokumentide liigitamine. - funktsionaalsed (töö, varad) - struktuuripõhised (juhtkond, planeerimine) - temaatilised (aruandlus, IT, personal) - dok.liigid / sisemised & välimised Dokumentide liigid. - käskkiri, protokoll, volitus - koopia, dublikaat, väljavõte - ... Mõisted. koopia originaaliga identne kinnitatud dokument väljavõte osa dokumendist; viidatud, kinnitatud; osa tõestatud taasesitis ärakiri rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus; vormilt erinev dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust
koostajale ja seda muuta. Jah peab küll säilima esialgne versioon. 19. Teatatakse 30.tööpäeva jooksul, kõrgema isiku puhul tehakse see kiiremini. 21. 21.1. Dokumendiplank- trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. 21.2. Üldplank- millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 21.3. Kirjaplank- 21.4. dokumendiliigi plank- ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel. 21.5. Protokoll- ametlik ülestähendus koosolekul läbivaadatud küsimustest ja vastuvõetud otsustest. Täieliku protokolli vormistamiseks tuleks koosolek lindistada, et arutelu käiku oleks võimalik adekvaatselt edasi anda. 21.6. Korraldus- nõue või käsk, mis antakse alluvatele suuliselt või kirjalikult igapäevase töö korraldamiseks ja üksikjuhtumite lahendamiseks. 21.7. Käskkiri- organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt
4.10.13. Koostaja ja/või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed 4.10.14. Asutuse registrikood 4.11. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 4.12. Dokumendid vormistatakse arvutil püstkirjas sriftiga Times New Roman, tähesuurusega 12 ja reavahega 1,5. Üld- ja kirjaplangile trükkimiseks: ülaäär 1,2 cm, alläär 1,2 cm, vasak veeris 3,0 cm, parem 1,5 cm. 4.13. Dokumendi teksti vormistamisel taandridu ei kasutata. 4.14. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi. 4.15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. 5. DOKUMENTIDE LOETELU
4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja). Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Dokumendiliigi plank, nt ametikirja, käskkirja jt plangid moodustatakse üldplangi alusel. Kirjaplangile kujundatakse lisaks kirjapeaväljale (autor, logo/vapp) ka kontaktandmete väli (organisatsiooni aadress, e-posti aadress, telefon, faks, registrikood jm, näiteks veebiaadress, arvelduskonto number, käibemaksukohuslase number jt. 5. Millised dokumendid kuuluvad registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? Registreerimisele kuuluvad:
Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati. Käskkiri-organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt. Käskkirja annavad välja organisatsiooni juht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemal seisva õigusjõu aktide täitmiseks. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Sisu järgi (erinevatest säilitustähtaegadest tingituna) jagunevad käskkirjad: · Põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta); · Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta);
5. Nimeta dokumendi olulisemad omadused, millised peavad säilima kogu dokumendi elukäigu jooksul. 6. Milline erinevus on kirjaplangil ja üldplangil? 7. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid ettevõtte kirjaplangil? 8. Millise laiusega on plangi veerised? 9. Millal vormistatakse ametikirjale koostaja andmed? 10. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 11. Millal ja kuidas vormistatakse ametikirja pealkiri? 12. Milline dokument on vajalik (soovitatav) kehtestada organisatsiooni dokumenditöö reglementeerimiseks? 13. Millises dokumendis määratakse kindlaks asjaajamisperioodi pikkus? 14. Mitu korda võib dokumenti dokumendiregistrisse kanda? 15. Millised kontaktandmed kirjutatakse ametliku E-kirja lõppu? 16. Kuhu vormistatakse ametikirjal seosviit (viide Teie)? 17. Kui pika aja jooksul peale e-kirja saamist on tarvis vastata, et firma maine püsiks laitmatu? 18
1. Mis on käskkiri ? · Käskkiri on ettevõttesisene korraldav dokument,mille annavad välja tipjuht ja tema asetäitja ainujuhtimise põhimõttelet lahendada organisatsiooni tegevuse sisemisi regelmenteermist nõudvaid küsimusi. 2. Millal antakse käskkirju välja ? · Seaduste,valitsuse määruste täitmiseks · Initsiatiivkorras 3. Kuidas jagunevad käskkirjad kestvuselt? · Ühekordne · Kehtib samas küsimuses uue väljaandmiseni 4. Kuidas jagunevad käskkirjad sisu ja säilitustähtaegade järgi ? · Põhitegevust reguleerivad ja korraldavad käskkirjad (sisemine töökorraldus) Nt. Ametikoha moodustamine/likvideerimine Säilit. 75 aastat · Isikkoosseisu e personalialased käskkirjad (isikkooseis) Nt.üleviimine kõrgemale/madalamale kohale, koondamine/vallandamine Säilit. 50 aastat
1.Mis on ametikiri? Ametikiri on dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse adressaadile posti, e-posti või faksi teel. 2.Kes võivad olla kirja saajaks ? Mitmes eksemplaris trükitakse ? Adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Trükitakse kahes eksemplaris. 3.Milline peab olema ametikirja tekst ? Mida tähendab lühend KISS? Ametikirja tekst peab olema, lühike, täpne ja selge, keeleliselt ja juriidiliselt õigesti sõnastatud, loogiliselt üles ehitatud. K-eep I-t S-hort and S-imple 4.Kuidas trükitakse ametikirja tekst? Tee kaks näidet. Kirja tekst trükitakse plokkstiilis, mitmuse esimeses või ainsuse kolmandas pöördes kindlas kõne viisis. (mitmuse I pööre-nt Me käisime eile linnas. Ainsuse III pööre- nt Isa käis eile linnas. Buss väljub kell 10). 5
DOKUMENDISÜSTEEM · dokumendid · dok haldamise toimingud dok ringkäik · süsteemi kasutajad inimesed, kes haldamisel osalevad · kasutatav tehnoloogia Dok halduse reeglid pannakse kirja asutuse dok.halduse alusdokumentidesse. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE · funktsionaalne töö- ja teenistussuhted; töötervishoid ja tööohutus; varad · struktuuripõhine juhtkond; planeerimine · temaatiline aruandlus; IT; personal, koolitus · dokumendiliikidel põhinev käskkirjad, protokollid, volitused, kirjad, toimikud Dok.süsteemi kasutajad jaotatakse rühmiti. Määratakse õigused ja piirangud. PABERDOKUMENDI EELISED · mugav lugeda · pole vaja spets arvutitarkvara · lihtne allkirjastada · säilib hästi ja kaua PIIRANGUD · toimikutest otsimine võtab aega · saab kasutada vaid 1 inimene korraga · vaja teha koopiaid · posti teel saatmine võtab mitu päeva · säilitamine võtab ruumi DOKUMENDILIIGID 1
Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud saabunud ja väljasaadetavad kirjad (avaldused, märgukirjad, selgitustaotlused, taotlused, teabenõuded jmt) ülikooli halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja pooltülikoolile esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks Mitteregistreeritavad dokumendid:
Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud saabunud ja väljasaadetavad kirjad (avaldused, märgukirjad, selgitustaotlused, taotlused, teabenõuded jmt) ülikooli halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja pooltülikoolile esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks
annaabi.ee 
