Leidsid 33 sarnast õppematerjali, mis on seotud failiga "Asjaajamine". Need materjalid aitavad sul teemat sügavamalt mõista.
aktid, dokumendid, käsk, plank, õigusaktid, autentsus, terviklikkus, vormielement, käskkirja, protokoll, usaldusväärsus, usaldatavus, metaandmed, registreerimine, väljaandja, koostaja, asjaajamise, avaldused, töötaja, kutsed, saadetakse, dokumendiplank, ametikirja, käskkiri, inventuur, komisjon, kasutatavus, paberkandjal, digitaaldokumentAsjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik, · loodud dokumendid säilivad ja säilitavad oma väärtuse. Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused
teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; * asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; * dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; * registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;
Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon. Kiri: üksikisikule või organistatsioonile nimeliselt adresseeritud dokument. Elektrooniline dokument, digitaaldokument: masinloetavale andmekandjale salvestatud dokument. Lisa: dokumendi põhiosa täiendav materjal. Aruanne, ettekanne: fakte esitav dokument või mingit tegevust, uuringut või
Põhimõisted asjaajamises Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab;
edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? § 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus. (3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava
Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus. Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni). Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid: Aktiivse Väheaktiivse Mitteaktiivse 1) Aktiivse elutsükli ajal on dokumendid töötajate käes, tööruumides. Toimingud: Loomine/saamine (asjajamiskord) Registreerimine (dokumendiregister) Menetlemine (asjaajamiskord)
viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse töökorralduse ja informatsiooni kiire kättesaadavuse eest. Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa. Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust. Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: · dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; · dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud; · on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem; · dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; · dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise
Digitaalne asjaajamine Amphora Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Postipoiss Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud,
4)EVS-ISO 15489-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus."- esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunad dokumentide ja dokumendi halduse protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded. 4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on dokumendid, mis koostatakse asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Nt korraldus, käskkiri, protokoll, akt, analüüs, avaldus, esildis, kiri, märgukiri, teatelis, tõend jne. Need jagunevad : *teatmelis- informatsioonilised dokumendid (kiri, akt) *korraldavad dokumendid (määrus, otsus, korraldus, käskkiri) *organisatsioonilised dokumendid (põhikiri, määrus) *kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid
.............................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur.................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5.2 Korraldus..............................................................................................................24 5.3 Protokoll...............................................................................................................25 5.3
rektoraadile (kui ei ole märget ISIKLIK) ja ülikooli nimele adresseeritud post. Kui isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt.
Kui isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab
id,helisalvestised,fotodok, cd-d dokumendi element-dokumendi koostisosa (informatiivosa) dokumendi vorming e vormistus-kuidas me dok i vormistame kust kui palju vahesid jätta, ridade vahed jne, vormielemendid-saame vormistada dokumendi liik- näeme ära sisu esitamise viisi ja vormingu,protokoll akt neil on erinevad liigid ja vormingud,kirjad adressaat kuupäev liike on kaks 1.kirjaplank(kirjad- mille peale vormistame ettevõtte kirjad) 2.üldplank(käskkiri otsus korraldus akt protokoll - värviline paber värvilise kirjaga ettevõtte logo-vormistatakse käskkiri ,esimene leht dok i vormielemendid ) dokumendiga seotud isikud- org i juht ,autor-on org ,koostaja-kes tegelikult selle kirja on koostanud,allkirjastaja,prog lööb autom orga i nime ,kellele kiri läks dokument nõuab kolme isiku osalust:väljaandja,adressaat ja koostaja dokumendi usaldatavus-(tõene, pole võltsitud) peame saama sisus avada peame teadma
DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine
.. Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud) - autentne (teadaolev päritolu) Dok.süsteem? - dok.haldamise toimingud ringkäik, süsteemi kasutajad, tehnoloogia - infosüsteem, millega hallatakse dokumente Dokumentide liigitamine. - funktsionaalsed (töö, varad) - struktuuripõhised (juhtkond, planeerimine) - temaatilised (aruandlus, IT, personal) - dok.liigid / sisemised & välimised Dokumentide liigid. - käskkiri, protokoll, volitus - koopia, dublikaat, väljavõte - ... Mõisted. koopia originaaliga identne kinnitatud dokument väljavõte osa dokumendist; viidatud, kinnitatud; osa tõestatud taasesitis ärakiri rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus; vormilt erinev dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust
püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond 3. Dokumendi omadused mis need on? autentsus, usaldatavus, terviklikkus, kasutatavus Autentne - saab kindlaks teha, et a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama Usaldusväärne - sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus Terviklik - on täielik ja teda ei ole muudetud
KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal)
Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati. Käskkiri-organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt. Käskkirja annavad välja organisatsiooni juht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemal seisva õigusjõu aktide täitmiseks. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Sisu järgi (erinevatest säilitustähtaegadest tingituna) jagunevad käskkirjad: · Põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta); · Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta);
Omakäeline allkiri kirjutatakse leotavalt ja koosneb üldjuhul eesnime esitähest ja perekonnanimest. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes allkirjastatud digitaalselt. Omakäelise allkirja asukoht: pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Allkiri kirjutatakse täpselt ees- ja perekonnanime kohale, kasutades tindisulepead, kusjuures must-valgetele plankidele või valgele paberilehele vormistatud dokumendid pole soovitav allkirjastada must tindiga, et eristada originaali koopiast. ALLKIRJASTAJA - On füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorine või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat. Elemendi eesmärk on tuvastada allkirja andnud füüsiline isik. Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest. Allkirjastaja alamelementideks on Eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus.
kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist. 9. Mida peavad võimaldama dokumendihaldussüsteemid? (6 punkti) 1) dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast; 2) kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise; 3) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 4) asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega; 5) dokumentide koostamise ja säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks; 6) igal ajal kindlaks teha dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja toiminguid teostanud isikud. 10. Kas ühes dokumendihaldussüsteemis võivad oma dokumentide haldamist korraldada mitu asutust? Jah võivad. 11. Kes võib dokumendihaldussüsteemi dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha?
8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav.
rahatrahv, arest, vangistus või juriidilise isiku sundlõpetamine. Seadusloome Eestis kuulub seadusandlik võim Riigikogule, kes võtab vastu seadusi ja otsuseid. Seaduse vastuvõtu protsess: Seaduse algatamine parlamendile ülevaatamiseks Seaduseelnõu arutamine seaduse lugemine Seaduse vastuvõtmine - hääletamine Seaduse väljakuulutamine Seaduse avaldamine riigiteatajas. 10p pärast avaldamist seadus jõustub. Riigiteataja Riigi Teatajas avaldatakse õigusaktid ja muud dokumendid vastavalt Riigi Teataja seaduse § 2. Ilmub alates 28. novembrist 1918. Ilmub Internetis alates 1997. aastast. Ametlik elektrooniline Riigi Teataja (eRT) võeti kasutusele 1. juunist 2002. Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja Justiitsministeerium, väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid Seadused: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Haldusmenetluse seadus Isikuandmete kaitse seadus
tagab dokumentide ebasihipärase dubleerimise asjaajamises; tagab dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegadel; aitab kaasa asutuse efektiivsuse tagamisele ning klientide ladusale teenindamisele; lähtub vastastikuse usalduse printsiibist, headest tavadest, üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. 2.2 Dokumentide registreerimine Asutuse registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse DHS`is. Dokumendid, mis säilitatakse riiklikes andmebaasides, ei vaja täiendavat registreerimist asutuse DHS`is. 2.2.1 Asutuses registreerimisele kuuluvad dokumendiliigid (AKÜA § 4 lg 1 punkt 4) asutuses koostatud protokollid ja aktid; lepingud; paberkandjal ja elektrooniliselt saabunud ja väljasaadetav post (kirjad, avaldused, kaebused, märgukirjad, taotlused, tõendid, teatised jms). 2.2
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine.
8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; 3) fooliumtrükk; 4) plankide nummerdamine; 5) reljeeftrükk; 6) reljeefpitsat. 9. Plankide valmistamise põhimõte: Kirjaplank tehakse alati trükikojas. Üldplank tehakse trükikojas või arvutis. B plangi kasutatav paber peab olema hea kvaliteediga. C plank võib olla maksimaalselt 3-keelne. 10. Plangi pind jaguneb a. veeristeks; b. täidetavaks pinnaks, mis jaguneb paremaks ja vasakuks veeruks. 11. Vasak veeris 3cm, parem veeris 1,5cm, ülemine ja alumine veeris 1,2cm lai. 12. Andmed võivad plangil paikneda 1) veeriselt vasakus veerus adressaat, allkiri, pealkiri ning paremas veerus kuupäev, number ; 2) tsentreeritult. 13. Õigusaktid on: 1) käskkirjad; 2) korraldused;
registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab: 2.1. Dokumentide registreerimist; 2.2. Dokumentide läbivaatamist 2.3. Dokumentide täitmist; 2.4. Dokumentide hoidmist ja säilitamist. 3. DOKUMENTIDE DOKUMENDIREGISTRISSE KANDMINE 3.1. Registreerimisele kuuluvad: 3.1.1. asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 3.1.2. lepingud; 3.1.3. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (saatelehed, kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 3.2. Registreerimisele ei kuulu: 3.2.1. kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 3.2.2. reklaamtrükised; 3.2.3. perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); 3.2.4. kirjad märkega "ISIKLIK"; 3.2.5. dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 3.2.6
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine
1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka
4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3.5 Standardid 17 4.3.6 Hea tava juhised 18 5 Dokumendisüsteem 19 5.1 Üldist 19 5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid 20 5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid 22 5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4.3 Dokumendihalduse personal 24 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad 25 5
TEAVIK (document)- jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. TEGEVUS- on toiming või toimingute kogum, mida viib läbi isik, isikute grupp või asutus ja millel on kindel tulemus. Tegevusel on kindel ajaraam ja tulemus. Kindla väljundiga toimingutest koosnev jada asutuse funktsioonide täitmiseks. TOIMING- asutuse tegevuse osa, kus luuakse dokumente. TEGEVUSE JA DOKUMENDI VAHELINE SEOS- dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. DOKUMENDI SISU, VORM JA STRUKTUUR- dok. on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dok. vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dok. sisu sõltubfunktsioonist, mille kohta dok. on antud
monitor, kuvamine seinale); o sõltuv riist- ja tarkvarast Digitaaldokumendi eelised: o Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. o Lihtne edastada. o Lihtne kopeerida. o Võtavad vähem ruumi. o Loomisel võimalik kasutada malle ja planke. o Lihtne taaskasutada. o Asjaajamisprotsesside automatiseerimine. 19. Millised on dokumendi peamised omadused dok.halduse seisukohast? Autentsus: o dokument on just see, mis ta olema peab; o dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; o dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Usaldusväärsus: o omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib
Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor; kuupäev; tekst; allkirjastaja. Dokumendi omadused (Audentsus- dok on just see mis ta olema peab, loojaks v saajaks on isik, kes pidi selle looma või saatma, dok on loodud või saadud ajal mil ta pidi, Usaldusväärsus- dokumendi omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus, Terviklikkus - dokument on terviklik ja seda ei ole muudetud; dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik , Kasutatavus- kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav.) Dokumendi registreerimine- eesmärk on anda tõestus dok loomise ja dok.süsteemi hõlmamise kohta. Sisaldab dok kohta metaandmete märkimist ja ainuidentifikaatori andmist
ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema ülevaate annab arhiiv asutuse tegevusest ja seda kergemini on ta kasutatav uurijate poolt. Kindlasti tuleb silmas pidada kahte põhimõtet: päritolu- ehk provenientsiprintsiipi. Kasutusel alates 1789, koosnes fondidest, mis ütlses, et ühe arhiivimoodustaja dokumendid ei kuulu kokku teise moodustaja materjalidega. Arhivaalide kuuluvus arhiivi ja nende päritolu peab olema selgesti jälgitav ja eristatav. Niimoodi tagatakse arhiivi kadudeta säilimine. Digitaalsete andmekogude osas võib päritoluprintsiibi järgimine tekitada küsimusi. Erinevad asutused kannavad andmeid ühte ja samasse andmekogusse, kasutavad ja töötlevad neid aga hoopiski teised. Sellegipoolest kuuluvad andmed ise ja vastutus nende eest alati asutusele endale, andmekogu tehnilised
annaabi.ee 
