AS ABAKHAN FABRICS EESTI (0)

EESTI MAAÜLIKOOL
Majandus- ja sotsiaalinstituut
AS ABAKHAN FABRICS EESTI
Praktikaaruanne
Ülikoolipoolse juhendaja: A. Visberg
Praktikajuhendaja :
Tartu 2015
SISUKOR
SISUKORD 2
SISSEJUHATUS 3
1. TEHTUD TÖÖDEST JA TEGEVUSEST 6
1.1. Kaupluste igapäevased üksikasjaliku müügi sisestamine 6
1.2. Hankijate esitatud arvete sisestamine 8
1.3. Telefonile vastamine ja kõnede koordineerimine 9
1.4. Posti ja meilide sorteerimine ja edastamine 9
1.5. Nädala kassaaruande koostamine 9
1.6. Individuaalne ülesanne 10
2. KOKKUVÕTTE 13

SISSEJUHATUS

Mina Eesti Maaülikooli maamajandusliku ettevõtluse ja finantsjuhtimise eriala teise kursuse üliõpilane sooritasin erialast praktikat ajavahemikus 06.07.2015-05.08.2015 ettevõttes AS Abakhan Fabrics Eesti. Tartus asub nende peakontor , mis tegeleb kogu ettevõte raamatupidamisega. Raamatupidamine on minu lemmik eriala, millega soovin tulevikus tegeleda. Seetõttu meeldis mulle praktika selles ettevõttes, sest sain suurepärast erialast kogemust. Praktika andis võimalust rakendada ja kinnistada koolis õpitud teoreetilisi raamatupidamise teadmisi. Samuti andis see ka palju uusi teadmisi.
AS Abakhan Fabrics Eesti kontaktandmed on järgmised:
Reg. kood 10396312
VAT nr EE100359512
Rüütli 11, Tartu 51007, Eesti
Tel: +372 744 1561
Faks: +372 744 1343
[email protected]
1940-aastate teisel poolel tegi perefirma Michael Abakhan Ltd Inglismaal Walesis algust kangaäriga. 1991. aastal asutati tütarfirma Eestisse. Tänaseks on Abakhani kangakauplused suurim kangaste jaemüüja (rõivakangad, sisustuskangad, lõngad, käsitöö- ja õmblustarbed) Eestis ja Lätis. Kokku tegutseb 14 kauplust, neist 7 Eestis, 5 Lätis, 1 Leedus ja internetis. Kuna ettevõtte füüsiliselt ei saa kõikides linnades poed avada, siis rajas ta e-poodi. Tänu sellele pakub oma klientidele võimaluse sooritada ostud ükskõik millisest Eestimaa nurgast kodunt lahkumata.
AS Abakhan Fabrics Eesti peakontor asub kesklinna lähedal Rüütli tänaval. Ettevõttele kuulub terve kvartal , mis koosneb suurest kolmekorruselisest majast. Esimesel ja teisel korrusel asub suur Abakhani pood . Iga Abakhani kaupluses asub oma väike ladu, kus kaup hoitakse tagavaraks ning Rüütli poe ladu asub esimesel korrusel. Kaupluse laos esimesel korrusel asub arhiiv. Abakhani keskladu asub Tartus Tila külas ning kõik kaup laekub kesklattu, kust osa sisseostetud kaubast müüakse edasi Eesti, Läti ja Leedu kauplustele. Kolmandal korrusel asub peakontor, kus registreeritakse kõikide Abakhani poodide arved ning fikseeritakse kõikide kaupluste tegevused, nt. müügiarved , ostuarved. Maja all on kelder , kus asub kauplusejuhataja töökoht ning lisaks ettevõtte annab seal ruumid üürile.
Ettevõttes töötab väga professionaalne meeskond . Igaühel on oma konkreetne töökoht, kus meeskonnaliikmed täidavad oma ülesandeid korrektselt ja kohusetundlikult. Allpool on toodud joonis, mis iseloomustab Abkhani organisatsioonistruktuuri.
Peakontoris on kokku üheksa ametikohta: veebidisainer , tootejuhid, kunstnik, haldusdirektor, turundusspetsialist , finantsdirektor, pearaamatupidaja , raamatupidaja ja raamatupidaja-sekretär.
Veebidisainer tegeleb ettevõtte kodulehe ja e- poega . Tema kohustuseks on näiteks toodete fotode ja lühitutvuste ülespanek ning muude jooksvate uudiste kajastamine kodulehel.
Tootejuhte on kaks: kangaste tootejuht ja pudukaupade tootejuht ( pitsid , pärlid, nööbid , muud õmblustarvikud). Nad suhtlevad tarnijatega, tellivad tooteid, kujundavad hindu, vastavad klientide päringutele ja muudele küsimustele.
Kunstnik ehk disainer , kujundab kaupluste sisustust ja vaateaknaid
Haldusdirektor tegeleb maja funktsioonide korrashoiu korraldusega, kauba logistika kaupluste ja ladude vahel.
Turundusspetsialist tegeleb reklaamiküsimustega.
Finantsdirektor tegeleb Baltikumi piirkonnajuhtimise, eelarve koostamise, finants - ja muu tegevuse analüüsiga.
Raamatupidamisosakonna eesmärgiks on ettevõtte ja selle tütarettevõtete/filiaalide raamatupidamise korraldamine nii, et oleks tagatud aktuaalse, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine, lähtudes kehtivast seadusandlusest ja raamatupidamise heast tavast ning järgides kutse- eetika nõudeid. Raamatupidamisüksuse juhtimine ja üksuse tööülesannete täitmise tagamine. Ettevõtte juhtkonna ja allüksuste kindlustamine vajaliku raamatupidamisinfoga. Ettevõtte juhtkonna nõustamine ja abistamine raamatupidamislikes, tööõiguslikes, maksundus - jm oma ametitegevusega seotud küsimustes.
Osakonna ülesannete hulka kuuluvad firma finantsaruandluse korrashoid, sealhulgas Excelisse ja raamatupidamisprogrammi Hansa Entersprise kaupluste igapäevased üksikasjalikud müükide sisestamine, hankijate esitatud arvete sisestamine, igaaastases inventuuris osalemine ja tulemuste sisestamine.

1. TEHTUD TÖÖDEST JA TEGEVUSEST

1.1. Kaupluste igapäevased üksikasjaliku müügi sisestamine

Nagu varem oli mainitud Tartus asub AS Abahkani Fabrics Eesti peakontor, kus korraldatakse Baltikumi osakonna juhtimine ja raamatupidamine . Seetõttu peavad saatma kõik ettevõtte poed iga päev oma müüdud kaupade kassaaruanded peakontorisse. Eestis asuvad poed: Tallinnas, Tartus, Pärnus, Narvas. Lisaks Lätis on viis poodi ja üks pood Leedus. Kõikides poodides müügiprotsess teostatakse läbi kassaaparaadi. Vastavalt kassalintidele koostavad kauplusejuhatajad Excelis kassaaruandeid, kus müük on kajastatud kaubagruppide kaupa. Kogu kaup on jagatud gruppidesse vastavalt tabelile. Originaal kassadokumendid saadetakse 2 korda nädalas peakontorisse, kus toimub raamatupidamise kontroll.
Kõikide poodide vahel on kokkulepe, et nad saadavad e-posti teel oma igapäevased kassaaruanded kuni kella üheteistkümneni hommikul kontorisse ning mina edasi tegelesin nende sisestamisega raamatupidamisprogrammi.
Müügiarvete sisestamine oli praktika lõpuni minu igapäevane ülesanne. Exceli kassaaruanded sisestatakse raamatupidamisprogrammi Hansa Entersprise. See programm koosneb mitmetest moodulitest: müügiarved, ostuarved, ladu ja finants. Igapäevased kassaaruanded sisestatakse moodulisse müügiarved (moodulist müügiarved andmed lähevad automaatselt moodulisse finants). Kõigepealt loome Hansas uue arve ning sisestame arve numbri, kuupäeva ja objekti ehk kellele kuulub müügiarve . Hansa kaupluste igapäevased üksikasjalikud müügid kajastavad käivet, allahindlusi, toodete gruppide müüki, ostude arvu. Kuna kõik vajalikud andmed on Hansasse sisestatud võib dokumendi salvestada . Teine samm on 3 Exceli dokumendi avamine .

• Esimene oli kaupluse müük tootegrupi lõikes „ Sales 19“ (tootegrupid on ingliskeelsete nimetustega, kuna kogu aruandlus esitatakse inglastest omanikele). Näiteks palju oli käive lõnga grupis või kui palju (rahalises väljenduses) müüdi kostüümikangast. Seal kajastasime ka allahindluse ja ostude soorituse arvu (mitu ostjat teenindati).
  
• Teine fail oli samuti ostude arv. Tegin seda, et kuu lõpuks saaks kätte aruande mitu ostu igas poes sooritati. Dokumendis on koostatud igale kauplusele tabel, kus veergudes on kuupäevad ja ridades on teatud päevade kogus, mis sõltub kaupluste tööpäevadest (näiteks mõned ei tööta nädalavahetusel).
  
• Viimane, „WEEK 16“, oli käive, kust olid allahindlused maha arvatud, seda võrreldi täpselt sama perioodi eelmise aasta müügiga, mis annab pilti käibe käitumisest, allahindluste suurusjärgust, plaanitäitmisest.
  

Samuti tuli jälgida kui kauplustes toimus kaupade hulgimüük, siis Eesti poodide puhul tuli teatud summat panna eraldi lehele, kus erinevate poodide igapäevased kaupade hulgimüügid summeerisin kokku. Läti ja Leedu kohta oli vaja fikseerida teatud summa Hansas ning sisestada: number, kuupäev, objekt ja müüdud kaupade koodid ning vastavad summad ja tehtud allahindlusi.

1.2. Hankijate esitatud arvete sisestamine

Kaup hangitakse peamiselt Euroopa Liidust , emafirmalt ja Eesti hankijatelt nagu Karnaluks, Sindrinahk, Texlin. Ettevõtte keskladu asub Tartus, kuhu koondub kogu tellitud kaup. Kaup jagatakse müügiüksuste vahel tootejuhi soovituste alusel. Arvestades sealhulgas iga kaupluse suurust, asukohta , vajadusi ja võimalusel erisoove.
Kõik laooperatsioonid toimuvad moodulis „ladu“, laoliikumiste kaudu. Kauba andmed (sissetulek lattu ja väljaminek laost) siestatakse gruppide kaupa (nt. J01- käsitöö, G01- pudu ). Kõik tellitud kaup laekub kesklattu. Eesti poodidele kaup saadetakse välja koos saatelehega, mis tehakse Hansa programmis „lao“ moodulis. Saateleht koostatakse Leedu, Läti ja Eesti kauplustele müügihindade järgi (kaupade hinnad, mille järgi müüakse kaupluse klientidele).
Kõigepealt oli vaja sisestada numbri, tellimuse-, saadetud - ja vastuvõetud kuupäeva ning määrata kust ja kuhu kaup liigub (näiteks kesklaost Pärnu maantee lattu). Seejärel tuli sisestada kaupade koodid, vastuvõetud hinnad, kaupade kirjeldusi, uue ühiku hinnad, seerianumbri ja koefitsienti. Kuna kõik lüngad on täidetud, siis salvestatakse ja prinditakse saatelehte välja ja antakse edasi pearaamatupidajale.
Läti ja Leedu poodidele kaup saadetakse välja lisaks saatelehele ka Euro arvega (toimub kauba müük filiaalidele ). Nendele poodidele koostatakse samamoodi Hansa programmi kaudu saateleht, lisaks salvestatakse pdf failina ja koostatakse Euro arve. Läti ja Leedu kauplustele oli vaja saata Euro arve (EUR invoice - ostuhind filiaalidele).
Samuti kui mõnes Eesti-siseses kaupluses sai kaup otsa või teatud kogus oli puudu, aga mõnel teisel poel seda toodet oli, siis toimus kaupluste vaheline laoliikumine. Näiteks Rüütli tänava pood saatis Mustikasse. Tegime kande Rüütli laost miinusega korraks Kesklattu ja siis Mustikasse plussiga.

1.3. Telefonile vastamine ja kõnede koordineerimine

Iga päev helistavad inimesed peakontorisse erinevate küsimustega. Üldjuhul kõned on mitmesugused. Näiteks tihti helistatakse kesklaost kaupade pärast, samuti helistavad Abakhani hankijad ebaõnnestunud tasumise pärast või teistest kauplustest juhatajad annavad teada kaupade puudumise kohta jne. Kuna olen praktikant ja ei ole ettevõtte kõikide tegevustega nii üksikasjalikult kursis, siis ei oska inimeste probleeme kohe lahendada. Seetõttu pidin viisakalt inimesi ära kuulama ja otsustama, kellele on vaja kõne edasi suunata, kes tegeleb selle küsimuse või probleemiga.

1.4. Posti ja meilide sorteerimine ja edastamine

Minu igapäevaseks kohustuseks oli posti ja meilide sorteerimine ja edastamine. Peakontoris on 2 postkasti , üks asub kaupluse 1 korrusel, kus on sisse- ja väljapääs ehk ukse sees on tehtud ava. Teine postkast on paigutatud seina peale, kus asub kaupluse tagauks . Iga hommikul ma käisin posti järel ja sorteerisin olulisemad kirjad erinevate reklaamide ja ajalehtede eest ning kandsin nimelist posti igale töötajatele ja ilma nimedeta avasin ise (need olid üldjuhul hankijate arved).
Samuti iga päev tuli e-posti teel erinevad kirjad: hankijate arved, reklaam , kampaaniad, teiste töötajate kirjad, aktid, saatelehed , lehepunktid jne. Neid oli vaja mappide järgi sorteerida ja olulised kirjad tuli edasi saata teistele töötajatele, vastavalt kirja sisule ja valdkonnale.

1.5. Nädala kassaaruande koostamine

Firmas analüüsitakse käivet ja müügitulemusi 1 kord nädalas ( esmaspäeval lõppenud nädala kohta). Excelis täidetakse müügi tulemused poodide kaupa, kus nädala müük võrreldakse sama perioodi eelmise aasta ja eelarvega . Minu ülesanne oli kontrollida, et kõik summad olid õigesti sisestatud ehk klapiks ja teha tabeli paigaldusi korda. Näiteks teha mõned arvud protsentuaalses väärtuses, muutuda komakohta, pealkirjade suurust jne. Kui nädala kassaaruanne oli valmis, siis tuli saata kõikidele Abakhani poodidele ja lisaks ka Inglismaale ning teha 5 koopiat meie töötajate jaoks. Saadud andmed kasutab oma töös müügi ja turundusosakond. Tänu koostatud aruandele saaks jälgida näiteks plaani täitmist või kampaaniate tulemusi.

1.6. Individuaalne ülesanne

Kaubavarud inventeeritakse 1 kord aastas seisuga 31. juuli. Inventeerimisega täpsustatakse jooksvat raamatupidamisarvestust ja antakse täiendavat informatsiooni loomuliku kao, arvestusvigade, raiskamiste ja varguste kohta. Inventeerimiskorra kinnitab juhatus. Inventeeritakse allüksuste kaupa (artikliklass) ning inventeerimisnimestikule kirjutavad alla vastutavate isikutena allüksuste juhatajad.
Narvas, Pärnus, Tallinnas, Tartus, Lätis, Leedus asuvad poed ja liskas e-pood saadavad peakontorisse oma koostatud inventuurilehed. Inventuurileht sisaldab järgmised rekvisiidid ja andmeid: kauba kood, kauba asukoht, vara kogus ja koguse ühik, soetusmaksumus , inventuuri läbiviimise aeg ja koht, komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad ning allkirjad jne. Enne peakontorisse saatmisest iga poodi pearaamatupidaja peab kontrollima inventuurilehtedes toodud arvutuste õigsust.
Individuaalseks ülesanneteks oli mul inventuurilehed erinevatest ladudest käsitsi Exceli faili sisestada ning pärast tegelikke ja HansaWorld Enterprise’is registreeritud laoseise võrrelda.
Mul oli antud sisestamiseks kolme lao inventeerimislehed: kaskladu, e-poe- ja Narva ladu. Seda ülesanne ma täitsin kodus, sest lehte kogus oli üsna suur ehk võtis palju aega ning selle töö täitimiseks oli vaja olla eriti tähelepanelik. Töö täitmiseks oli etteantud spetsiaalselt ettevalmistatud Exceli fail kuhu ma sisestasin: kauba kood, kogus, müügihind ja hind GBP-s (tulemused saadakse ka Inglismaale). Iga artikliklassi kohta on loonud eraldi leht ( lõng , käsitöö, kang jne). Samuti failis on pantud valemid, mis andmete sisestamisel arvutavad erinevad lõpptulemused. Nt. Kui palju on antud artikliklassi 2015. aaastal kokku müügi hind (tulu) ja ostuhind (kulu).
Seega sisestatakse tulemused “inventuuride registrisse ” (iga Lao kohta oma kaart). Kaardid oli võimalik sisestada otse “inventuuride registrisse” või kasutada hooldusfunktsiooni. Mina valisin 2 variant, sest hooldusfunktsiooniga koostatakse iga lao kohta eraldi Inventuuri kaart, millel on näha laoartiklite HansaWorld Enterprise’i andmebaasis registreeritud koguseid. Funktsiooni valimisel ma kõigepealt sisestasin lao nimetus, kus inventuur läbi viiakse ja määrasin artikliklassi. Siis tegin kaartidel parandused vastavalt läbiviidud inventuurile (ekspordisin Excelist), kinnitasin need ja tellisin inventuurivõrdluse aruanne. Aruanne näitab inventuuri kaartide ja andmebaasis registreeritud laoseisude võrdlus. Seega kõigepealt sisestasin artikliklassi koodi (moodustatakase aruanne kõigi teatud klassi kuuluvate laoartiklite kohta), ladu nimetusi, kuupäeva, märkisin “näita hinda” (näidatakse nii ühiku ostuhind kui ostuhind kokku), valisin “standard” laoseisude veade arvutamine. See arvutamine valitakse kui inventuur sisaldab kõiki laoartikleid (viib läbi täieliku inventuuri). Kui artiklit ühelgi inventuuril ei ole, eeldatakse, et antud artiklit laos ei ole, ja kui arvestuslik laokogus on suurem kui null, aruandes on näha, et kogu koguse mahakandmiseks tuleks koostada “laomahakandmine”.
Inventuuri käigus ilmnenud laoseisu vead saab parandada “laomahakandmiste”, “laosissetulekute” või “laoliikumistega”. Kui artikkel asub tegelikult teises laos kui HansaWorld Enterprise’is näidatud , saab selle korrigeerida “laoliikumisega”. Kui tegemist on koguselise veaga, tuli vaja koostada “laomahakandmine” või “laosissetulek”. Vastavad kaardid saab sisestada ise või kasutada inventuurivõrdluse hooldusfunktsiooni. Hooldusfunktsiooniga koostatakse vastavad kinnitamata “laomahakandmised” ja “laosissetulekud”.
Seepärast pearaamatupidaja vormistas inventuuri tulemuste kirjalik kokkuvõtte ja võttis varade eest vastutavatelt isikutelt seletused puudu või ülejääkidekohta. Vormistatud ja juhatuse poolt kinnitatud inventuuritulemuste kokkuvõtte alusel peab raamatupidaja tegema korrigeerimiskanded raamatupidamises.

2. KOKKUVÕTTE

Raamatupidamispraktika eesmärgiks oli tutvuda ettevõtte praktilise tegevusega ja osaleda ettevõtte praktilises töös konkreetseid ülesandeid täites. Praktika jooksul sain võimaluse tutvuda ettevõtte AS Abakhan Fabrics Eesti tegevusega, kus ma sain hindamatu kogemuse raamatupidamise ja lisaks ka sekretäri alal.
Ettevõtte poolne korraldus oli väga hea, nii juhtkond kui ka töötajad võtsid väga koduselt vastu. Töötajad olid sõbralikud, abivalmid ja minule oli kõik väga lihtne ning õppisin väga kiiresti. Paberimajandus käis ka kiirelt, kõik vajalikud paberid olid õigel ajal täidetud.
Tänu praktikale sain palju teoreetilisi kui ka praktilisi kogemusi ja teadmisi. Väga kasulik oli siduda ülikoolis õpitud teoreetilisi teadmisi praktikaga. See kindlasti avardas mu silmaringi, aitas paremini protsessidest ja tööst aru saada. Ettevõttes võisin julgelt küsida ja sain vastused oma kõikidele küsimustele. Samuti sain juurde palju uus tuttavaid, mis kindlasti tuleb ainult kasuks. Ise hindan oma teadmisi keskmiselt.
Kokkuvõtteks võib öelda, et praktika ettevõttes on väga vajalik osa ülikooli programmist. Kuna see on päris pikaajaline, siis saab omandada vajalikke ja tähtsamaid teadmisi, et pärast ülikooli edukalt töökohta leida.
Arvan, et läbisin praktikat edukalt, sest sain juurde väga palju uusi teadmisi, oskusi ja kogemusi. Praktikajuhendaja arvamuse kohaselt olen tööga väga hästi hakkama saanud. Olen oma praktikaga väga rahul ja võimalusel läheks veelkord sinna praktikale.