1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi.
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning
kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2. Millised nõuded esitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemile? · Dokumendiringlus peab olema operatiivne. Dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja lahendatud tähtaajaks. Dokumente peab säilitama nõutekohaselt. 3.Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel? · Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu. 4.Mis on autentimine ja miks seda on vaja elektroonilises dokumendihalduses? · Autentimine on isiku identiteedi kontroll
Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid. · Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse
Selle lõiguga tuleb jätta mulje, et suudad oma tööga panustada ettevõttesse lisaväärtust, saades sellest ka ise rahuldust. Kolmanda ja kokkuvõtva neljanda lõigu vahele jäta pisut tühja ruumi. Kokkuvõttes märgi, et motivatsioonikirjale on lisatud ka Sinu CV, mis võiks tööandjale huvi pakkuda. Lisaks võid üles näidata initsatiivi võimalikuks tööintervjuuks. Palu endaga sellel teemal lahkelt ühendust võtta ning lõppu lisa kuupäev, oma nimi ja allkiri. RSS RSS (ingliskeelne lühend sõnadest Rich Site Summary või Really Simple Syndication) on XMLil põhinev andmevorming (uudistevoo vormingu standard). Internetis kasutamiseks, peamiselt veebilehtede sisukorra või uudiste kokkuvõtete tegemiseks. RSSi levikule on kaasa aidanud ajaveebide suur populaarsus, sest RSSvormingus kokkuvõtted on mugav vahend operatiivse info saamiseks huvipakkuva lehekülje muutmisest.
Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine
Põhimõisted asjaajamises Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab;
hallata Esimesed "raamatukogud" olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente. 1574 Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik 1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 Esimene arhiiviseadus Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine, dokumentide väljatöötamine) 2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus ja kommunikatsiooniministeerium.
vormistamiseks . 2)EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid- määrab halduskasutamiseks mõeldud paberite formaadid. Standard vastab sisult rahvusvahelisele standardile ISO 216 3)EVS 645:1933 Kirjaümbrikud ja kirjataskud- määrab kodu ja välismaises postisides kasutavate kirjaümbrike ja -taskute suurused, aadressi külje jaotuse ja paberi kvaliteedi. 4)EVS-ISO 15489-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus."- esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunad dokumentide ja dokumendi halduse protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded. 4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on dokumendid, mis koostatakse asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse
Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumentide vastuvõtmisel - kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi. -korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult. Kui saabunud kiri osutub ametlikuks dokumendiks, mis nõuab lahendamist ja vastamist, vastutab adressaat selle registreerimise eest. -allkirjata või juurde kuuluvate lisadeta dokumendi saabumisest informeeritakse saatjat. Dokument registreeritakse pärast lisade saabumist. -ümbrik säilitatakse, kui ainult selle järgi saab kindlaks määrata saatja aadressi või dokumendi
(3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava asutuse planke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid. 10. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: dokumendi väljaandja nimi või nimetus; dokumendi kuupäev; tekst; allkiri või allkirjad. 11. Dokumendi kuupäevaks on: Õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; Protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; Lepingu allkirjastamise kuupäev; Väljasaadetaval kirja allkirjastamise kuupäev; Kui dokumenti ei allkirjastata, on selle kuupäevaks muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks
-le seos teiste dok.-tega; *fikseer- itakse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu- päeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu kõigis dok.-i elutsükli faasides; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete tähtaeg- se lahendamise kontrollimine; *tõuseb dok. usaldusväärsus; *tagatakse avalikkuse juurd- epääs avalikele dok.-dele; *tagatakse dok-de arvestus. Dokumentide registreerimine on: *ühekordne asjaajamisteenistuses registreeritud dok. struktuuriliselt uuesti ei regist- reerita; *algatusdokumendi järgne algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadeta- vad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. dokument on tähtaegselt vasta- tud, kui: *vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtpäeval; *vastus
DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS Organisatsiooni funktsioonid: - Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus 1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
.......................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3
Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6. Kasutusmärge 7. Kontaktandmed 8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koopia 2 Kuupäev 3 Pimekoopia
dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust Veerised. parem 1,5 vasak 3 all, üleval 1,2 Kirja vormielemendid. - autor - logo - (kasutusmärge) - adressaat - aadress - kuupäev - viit & seosviit - pealkiri, tekst - allkiri, allkirjastaja - lisamärge - lisaadressaat - koostaja - kontaktandmed Dokumendi võltsimise ärahoidmine. Turvaelemendid: vesimärk, plangi nr, reljeefpitsatiga valmistatud element. Mis mõõdus on A3 paber? 297 × 420 mm Millised on dokumendi täitmise tähtajad? Dokument vaadatakse läbi 30 päeva jooksul. Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse
tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik, · loodud dokumendid säilivad ja säilitavad oma väärtuse.
Mooduli nimetus KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ja käskkirjad
Dokumendi metaandmed- Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Elektrooniline dokumendiregister- Juurdepääs dokumentidele. 3. Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. 4. Dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. 5. Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. 6. Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korralda 7. teabekandja
3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard) AÜA, Arhiiviseadus, standard EVS-ISO 15489-1:2017 8. Nimeta dokumendisüsteemi omadused vastavalt EVS-ISO 15489-1:2017 Usaldusväärsus, turvalisus, vastavus nõutele, kõikehõlmavus, süsteemsus 9. Nimeta dokumendi elukäigu mudeli etapid lähtuvalt teabe kasutamisest Loomine/saamine → registreerimine → kasutamine/hoidmine → hävitamine/üleandmine 10
Usaldusväärsus - usaldusväärne on dokument, mille sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus. Terviklikkus Dokumendi terviklikkus tähendab seda, et see on täielik ja seda ei ole muudetud. Kasutatavus kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha ning mis on sealt kättesaadav, esitatav, tõlgendatav. Dokumendi elukaar (eluiga) dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised elutsüklid: *aktiivne (asjaajamisperiood näit 1 a, on tööruumides aktiivses kasutuses, asjaajamiskord ja dokumentide loetelu) *Poolaktiivne (kuni 2 a) Dokumendid on asjaajamise töötajate käes, perioodi lõpul antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga sokumendi üle organisatsiooni arhiivihoidlasse (arhivaalide loetelu) *Passiivne dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele
TEAVIK (document)- jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. TEGEVUS- on toiming või toimingute kogum, mida viib läbi isik, isikute grupp või asutus ja millel on kindel tulemus. Tegevusel on kindel ajaraam ja tulemus. Kindla väljundiga toimingutest koosnev jada asutuse funktsioonide täitmiseks. TOIMING- asutuse tegevuse osa, kus luuakse dokumente. TEGEVUSE JA DOKUMENDI VAHELINE SEOS- dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. DOKUMENDI SISU, VORM JA STRUKTUUR- dok. on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dok. vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dok. sisu sõltubfunktsioonist, mille kohta dok. on antud
1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka
KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal)
1 Käsitlusala 6 1.1 Eesmärk ja sihtrühm 6 1.2 Ülesehitus 6 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid 7 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised 7 2 Juhise normatiivne keskkond 8 3 Terminid ja määratlused 9 4 Dokumendihalduse korraldus 12 4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3
DOKUMENDISÜSTEEM Dokumendisüsteemi organisatsioonis moodustavad dokumendid dokumentide haldamise toimingud dokumentidega dokumentide haldamisel osalevad inimesed e süsteemi kasutajad dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn 2008 Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest:
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor
Kordamisküsimused kontrolltööks dokumendihalduse alused 1. Dokument (laiemas tähenduses) jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna kasutatav inimtegevuses 2. Dokument (kitsamas tähenduses) Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine
registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab: 2.1. Dokumentide registreerimist; 2.2. Dokumentide läbivaatamist 2.3. Dokumentide täitmist; 2.4. Dokumentide hoidmist ja säilitamist. 3. DOKUMENTIDE DOKUMENDIREGISTRISSE KANDMINE 3.1. Registreerimisele kuuluvad: 3.1.1. asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 3.1.2. lepingud; 3.1.3. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (saatelehed, kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 3.2. Registreerimisele ei kuulu: 3.2.1. kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 3.2.2. reklaamtrükised; 3.2.3. perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); 3.2.4. kirjad märkega "ISIKLIK"; 3.2.5. dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 3.2.6
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
