Leidsid 33 sarnast õppematerjali, mis on seotud failiga "Asjaajamiskorra analüüs". Need materjalid aitavad sul teemat sügavamalt mõista.
asjaajamiskorra, dokumendid, töötaja, pitsat, asjaajamise, pitsati, loetelu, aktid, struktuuriüksuse, dokumendihaldus, asjaajamiskord, paberkandjal, elektrooniliselt, üleandmine, registreerimine, dokumendiplangid, koostaja, kantselei, ametliku, tähega, dokumendihalduse, asjaajamisperiood, protokollid, trükised, formaadis, asutusest, pitsatidASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla.
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid.
registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus
arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
meeskonnaliikmeid puudutava info edastamiseks. Tavaliselt koostatakse uudisvoog (inglise keeles RSSfeed) internetilehekülje või mõne muu seotud allika muutumisel automaatselt. ASJAAJAMINE Asjajamise alla kuuluvaid põhimõisteid Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni
Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine)
1.1 Eesmärk ja sihtrühm 6 1.2 Ülesehitus 6 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid 7 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised 7 2 Juhise normatiivne keskkond 8 3 Terminid ja määratlused 9 4 Dokumendihalduse korraldus 12 4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3
950 e.Kr hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka 500 e.Kr esimesed sekretärid Ateenas Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata Esimesed "raamatukogud" olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente. 1574 Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik 1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 Esimene arhiiviseadus Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ehituskool Kodutöö Juhendaja: Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on
Põhimõisted asjaajamises Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab;
Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik, · loodud dokumendid säilivad ja säilitavad oma väärtuse. Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused
SISUKORD SISSEJUHATUS Käesolev töö uurib kolme erineva organisatsiooni asjaajamiskorda ning kolme organisatsiooni dokumentide loetelu. Asjaajamiskorda uuriti Konguta Koolis, Pärnu Linnavalitsus ning Veterinaar- ja Toiduametis. Dokumentide loeteludest käsitleti Eesti Maaülikooli, Viru Maakohtu ning Tartu Observatooriumi omi. Asjaajamiskordade uurimise eesmärgiks on analüüsida nende sisu, ülesehitust, vastavust õigusaktidele ning teha neist lähtudes oma järeldused. Samuti analüüsida neid ning pakkuda lahendusi, kui midagi on valesti tehtud. Dokumentide loetelu uuritakse selleks, et
ISESEISEV TÖÖ NR ASJAAJAMISKORRA ÜHTSED ALUSED 1. Millistele asutustele kehtib Asjaajamiskorra ühtsed alused? Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute (edaspidi asutus) 2. Mida reguleerib Asjaajamiskorra ühtsed alused? 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse
Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus. Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni). Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid: Aktiivse Väheaktiivse Mitteaktiivse 1) Aktiivse elutsükli ajal on dokumendid töötajate käes, tööruumides. Toimingud: Loomine/saamine (asjajamiskord) Registreerimine (dokumendiregister) Menetlemine (asjaajamiskord)
TEAVIK (document)- jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. TEGEVUS- on toiming või toimingute kogum, mida viib läbi isik, isikute grupp või asutus ja millel on kindel tulemus. Tegevusel on kindel ajaraam ja tulemus. Kindla väljundiga toimingutest koosnev jada asutuse funktsioonide täitmiseks. TOIMING- asutuse tegevuse osa, kus luuakse dokumente. TEGEVUSE JA DOKUMENDI VAHELINE SEOS- dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. DOKUMENDI SISU, VORM JA STRUKTUUR- dok. on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dok. vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dok. sisu sõltubfunktsioonist, mille kohta dok. on antud
.................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .........................................................................................13 3.4
Asjaajamise hea tava. - reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud isikud - menetlemise kord, arhiivinõuded Asjaajamise korraldust reguleerivad normdokumendid? - asjaajamiskorra ühtsed alused - avaliku teabe seadus - digitaalallkirja seadus - avaldusele vastamise seadus - arhiiviseadus ,,Dokument on ettevõtte nägu"? - asjaajamiskord arvestab organisatsiooni vajadusi, tingimusi - asjaajamiskorra kehtestab asutuse juht (ettevõtetes erinev) Dokument. - tõestamisvahend teabekandjal info edastamiseks Teabekandjad. - mälupulk, diskett, CD, paber, magnetlink, film... Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud)
Dokumendi metaandmed- Metaandmed on tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Elektrooniline dokumendiregister- Juurdepääs dokumentidele. 3. Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. 4. Dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. 5. Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. 6. Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korralda 7. teabekandja
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d)kasutatavus- dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati. e)täpsus, vastavus, täielikkus- dokument peab veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti. Dokument peab toetuma tegevust, millega ta on seotud või mida ta tõendab. 2. Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus jäädvustataks tõene info (peaks olema selge, et ei saaks mitut moodi arusaada) *info oleks piisav asutuse tänaste kui ka tuleviku vajaduste jaoks *info säiliks piisavas mahus ja nii kaua kui seda vajatakse *info peab olema kergesti leitav ning vajalikul kandjal ja sobivas vormingus kättesaadav. 3. Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid- 1)EV ST 3-92 Haldusdokumentide
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine - asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE
Riigiasutus: Kunda Ühisgümnaasium Analüüsitakse asjaajamiskorra, mis kehtib alates 16.05.2011 (link: http://www.kundakool.ee/asjaajamiskord.pdf) Asjaajamise korraldamise aluseks on järgmised õigusaktid ja standardid: 1)"Arhiiviseadus"; 2)"Avaliku teabe seadus"; 3)"Digitaalallkirja seadus"; 4)"Isikuandmete kaitse seadus"; 5)"Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus"; 6),,Töölepingu seadus" 7),,Põhikooli ja gümnaasiumiseadus", haridusja teadusministri kehtestatud määrused 8) Vabariigi Valitsuse 26.02
püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond 3. Dokumendi omadused mis need on? autentsus, usaldatavus, terviklikkus, kasutatavus Autentne - saab kindlaks teha, et a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama Usaldusväärne - sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm
Mooduli nimetus KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ja käskkirjad
Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumentide vastuvõtmisel - kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi. -korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult. Kui saabunud kiri osutub ametlikuks dokumendiks, mis nõuab lahendamist ja vastamist, vastutab adressaat selle registreerimise eest. -allkirjata või juurde kuuluvate lisadeta dokumendi saabumisest informeeritakse saatjat. Dokument registreeritakse pärast lisade saabumist. -ümbrik säilitatakse, kui ainult selle järgi saab kindlaks määrata saatja aadressi või dokumendi
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine.
· vastusdokumendi koostamise teel või · operatiivselt (telefonikõne, faks). Dokumendi koostamine ja trükkimine Dokumendi koostab ja vormistab spetsialist, kelle ametiülesanne see on või kellele juht on vastamise ülesandeks teinud. Dokumendi kehtestamine (juriidilise jõu andmine) Dokumendi kehtestamine tähendab dokumendi kooskõlastamist organisatsioonisiseselt ehk viseerimist; allkirjastamist, kooskõlastamist teise asutusega (nt riigiasutused peavad enne asjaajamiskorra kinnitamist kooskõlastuse saama avalikult arhiivilt), kinnitamine, registreerimine. Dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine Esimesena kooskõlastab dokumendi koostaja (vastutab dokumendi sisu eest), seejärel kookõlastavad vahetu ülemus ning spetsialistid. Järjekord toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Kui spetsialistil on küsimuse kohta eriarvamus, lisab ta allkirjale "vt. eriarvamus". Eriarvamus tuleb vormistada
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti. Meridio - Salvestatud dokumendid on kohe kättesaadavad erinevate klientrakendustega ja võimalik integreerida veebikeskkonda. Sisseehitatud dokumentide vaatamise ja HTMLi konverteerimise vahendid. Koostöö protsessihalduse ja skaneerimissüsteemidega. Microsoft SharePoint Portal Server 2001 - Microsoft SharePoint Portal serveri funktsionaalsus: intraneti portaal; dokumendihaldus; grupitöövahend. Postipoiss - enim kasutatav dokumendihalduse süsteem avalikus sektoris.
annaabi.ee 
