Leidsid 33 sarnast õppematerjali, mis on seotud failiga "Asjaajamine". Need materjalid aitavad sul teemat sügavamalt mõista.
select, correct, asjaajamiskord, liigitusskeem, dokumendihalduse, normdokumendid, vorming, loetelu, standardid, liigitusskeemi, asjaajamine, haldamine, arhiivitöö, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, alusdokumendid, autentne, vormielemendid, algupära, metaandmed, kirjeldavad, luuakse, dokumendil, allkiri, arhiivieeskiri, arhiiviseaduspüsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond 3. Dokumendi omadused mis need on? autentsus, usaldatavus, terviklikkus, kasutatavus Autentne - saab kindlaks teha, et a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama Usaldusväärne - sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus Terviklik - on täielik ja teda ei ole muudetud
Memo: sisekommunikatsioonis mõeldud informatsiooni jäädvustav ja meeldetuletav dokument. Register: samasse sarja või liiki kuuluvate või eri päritolu samalaadsete üksikdokumentide tavaliselt kronoloogiline loend koos iga dokumendi kokkuvõtliku kirjeldusega. Fail: andmete kogum, mis talletatakse või mida töödeldakse ühe üksusena. Taotlus: tegevus dokumendide saamiseks vahetuse, annetuse teel. Teatis: asutuse antud kirjalik teade (millegi kohta). Tõend: tõendusvahend, tunnistus. Õiend: (midagi) kirjeldav ja kinnitav dokument. Esildis: ametlik kirjalik või suuline ettepanek või avaldus. Õigusakt: dokument, mis sisaldab seadusandliku organi või muu ametiasutuse ametlikku otsust. Autentimine: toiming, millega tõestatakse, et dokument on just see, mis ta on mõeldud olema. Algatuskiri: kiri, millega algatatakse asi (esimene kiri antud küsimuses). Asi: lahendamisel olev küsimus, mille kohta peetakse kirjavahetust.
hald. ühing) DOKUMENDIHALDUS- haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega. ASJAAJAMISKORD- alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. LIIGITUSSKEEM- (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust) (3)SARI liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. (4)TOIMIK- on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus.
juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. 2. Kuidas loetakse ,,adressaadiks" tulenevalt märgukirjale ja selgitustaotlusele vastavat seadust? Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik- õigusliku juriidilise isiku asutus, organ, ametnik, töötaja või kollegiaalorgani liige. 3. Dokumendihalduse valdkonna standardid: ISO 15489:2004 4. Kes on AvTS järgi teabenõudja? Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid,
8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav.
MÕISTED Asjaajamiskord on organisatsiooniline normdokument, mis reglementeerib asutuse dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumendihalduse normdokumendid: seadused, Vabariigi Valitsuse määrused, standardid ja juhised. Dokument (Arhiiviseadus) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks. (EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.
Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine
4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3.5 Standardid 17 4.3.6 Hea tava juhised 18 5 Dokumendisüsteem 19 5.1 Üldist 19 5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid 20 5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid 22 5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4
väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Asjaajamine jaguneb a) Tsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas; b) Detsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
· väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub riiklikest normdokumentidest · arvestab konkreetse organisatsiooni vajadusi, tingimusi DOKUMENT · vorminõuded, dokumendimallid, teabekandja, vastutaja · allkirjaõiguslikud isikud · registreerimine
neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted: Päritolupõhimõte ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada Algse korra austamise põhimõte asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide
arhiivi. Tegevused isiku v organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Asjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Asutuse dokumendiregister - digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dok registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dok haldamiseks dok loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Avalik arhiiv - arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; Avalik teave - mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
monitor, kuvamine seinale); o sõltuv riist- ja tarkvarast Digitaaldokumendi eelised: o Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. o Lihtne edastada. o Lihtne kopeerida. o Võtavad vähem ruumi. o Loomisel võimalik kasutada malle ja planke. o Lihtne taaskasutada. o Asjaajamisprotsesside automatiseerimine. 19. Millised on dokumendi peamised omadused dok.halduse seisukohast? Autentsus: o dokument on just see, mis ta olema peab; o dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; o dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Usaldusväärsus: o omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib
allkiri ja kuupäev. Viisa- asutusesisene kooskõlastamine Allkirjastaja- tavaliselt asutuse juht, ülemus Regist uueti, saadetakse ära. Kronoloogiliselt kausta. 9. Millised dokumendid ei kuulu registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? ei registreerita- allkirjastamta kirjad, anonüümne kiri, valele aadressile saadetud kiri 10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid. Kirjelda lühidalt iga dokumendi olulisust (teie arvates) ja eesmärki. Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid 1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja
asutuse arhiivis ning sarjade kaupa korrastatakse ja kirjeldatakse ka üleandmiseks avalikku arhiivi. Sarjad on jälgitavad ka kronoloogilise järjestussüsteemi puhul. Näide: Aastapõhine korrastus. 1990: käskkirjad, protokollid, plaanid, aruanded. Sarjapõhine korrastus. Käskkirjad: 1990-1991, 1992, 1993, 1994. Arhiivinduslike õigusaktide kohaselt luuakse arhiiv vastavalt dokumentide loetelule ja arhiivi halda-miseks asutuses koostatakse arhivaalide loetelu. Edaspidine korrastamine ja kirjeldamine põhineb sel juhul nimetatud dokumentides toodud seostel. Nimistu koostamiseks vajalik arhiivskeem luuakse neis esitatud liigitusskeemi järgides. Ei ole võimalik anda ühtset reeglit ega ainuõiget daatumit, mis hetkest alates tuleb kronoloogiliselt süsteemilt üle minna sarjapõhisele süsteemile. Määravaks teguriks saab siin arhiivi ja tema kirjeldamise terviklikkus. Võimalik on nii pärast nõukogude perioodi saadud arhivaale korrastada
dokumendimallid .dot failid). Dokumendihaldus a) dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid,
EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus EVS 8821-1:2006 Kiri Organisatsiooni dokumendisüsteemi alusdokumendid: Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid: 1. Asjaajamiskord esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, samuti kasutajate ülesandeid dokumentide haldamisel 2. Dokumentide loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtajad. Kõik dokumendid paigutatakse toimikutesse vastavalt dokumentide loetelule. Dokumentide loetelust saab teada juurdepääsupiirngud,
tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard) AÜA, Arhiiviseadus, standard EVS-ISO 15489-1:2017 8. Nimeta dokumendisüsteemi omadused vastavalt EVS-ISO 15489-1:2017 Usaldusväärsus, turvalisus, vastavus nõutele, kõikehõlmavus, süsteemsus 9. Nimeta dokumendi elukäigu mudeli etapid lähtuvalt teabe kasutamisest
kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik, · loodud dokumendid säilivad ja säilitavad oma väärtuse. Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused · "Arhiivieeskiri" · "Asjaajamiskorra ühtsed alused" Standardid
loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem. 4
Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest: Seadused (AvTS) Vabariigi Valitsuse määrused (nt AÜA) Ministri määrused ja käskkirjad Kohaliku omavalitsuse määrused Eesti ja rahvusvahelised standardid Soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised jt nn hea tava juhised Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Isikuandmete kaitse seadus Raamatupidamisseadus Töölepinguseadus 2. Nimeta organisatsiooni sisemist töökorraldust reglementeerivad alusdokumendid (dokumendisüsteemi alusdokumendid). Dokumendisüsteemi infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.
elektronposti või läbirääkimiste teel. (3) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. (4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. § 3. Asjaajamise korraldamine asutuses (1)Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
Dokument- mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Dokumendi elukäik-(elukaar)-dok i loomine kuni selle hävitamine või saadame arhiivi,kuidas reg ida haldamine toimetame, kõik see mis puudutab dokumenti põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas.dokumendi elukäik võib kesta 1aasta,10 aastat või sada aastat jne. . Aktiivses faasi olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi:akttivse,poolaktiivse ja mitteaktiivse Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt e
sisu faktid, millest dokument räägib vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja 8. Dokumendid pannakse kuupäevase täpsusega järjekorda, et neid oleks pärast arhiivis hea hallata. 9. Asjaajamiskord kirjeldab kõiki toiminguid dokumentidega ja on ettevõtte töötajatele abiks dokumentide vormistamisel, menetlemisel ja säilitamisel. 10. Selleks, et kõik vajalikud dokumendid saaksid registreeritud. 11. asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses, dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele, dokumentide kiire ringluse, dokumentide lihtsa ja
......................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .....
• võib olla palju versioone, mida on raske eristada; • võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); • võimaldab kiiret otsingut; • võib esineda korraga mitmes vormingus; • võib salvestada erinevatele andmekandjatele; • juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale); • sõltuv riist- ja tarkvarast. 6. Millised on dokumendi peamised omadused dok.halduse seisukohast? Autentsus: • dokument on just see, mis ta olema peab; • dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; • dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Usaldusväärsus: • omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus. Terviklus:
Elemendi eesmärk on hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale viidatud, märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Näide: Lisa: 3 lehel 3 eks Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui lisatud on 1 eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse. Näide: Lisad: 1. Dokumentide loetelu 6 lehel 2. Asjaajamiskord 23 lehel 2 eks LISAADRESSAAT - On organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Elementi kasutatakse, kui sama sisuga kirjaga soovitakse edastada informatsioon adressaadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Elemendi eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi teavitamine kolmandast osapoolest
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
2. Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus jäädvustataks tõene info (peaks olema selge, et ei saaks mitut moodi arusaada) *info oleks piisav asutuse tänaste kui ka tuleviku vajaduste jaoks *info säiliks piisavas mahus ja nii kaua kui seda vajatakse *info peab olema kergesti leitav ning vajalikul kandjal ja sobivas vormingus kättesaadav. 3. Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid- 1)EV ST 3-92 Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded- kehtestab: *kirja ja üldplangi põhikonstruktsiooni *kohustuslikud plangi liigid (kirja- ja üldplank) *Üldnõuded dokumendiplankide rekvisiitide (elemendid) vormistamiseks . 2)EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid- määrab halduskasutamiseks mõeldud paberite formaadid. Standard vastab sisult rahvusvahelisele standardile ISO 216
DHS Windream - Võimalused: dokumentide klassifitseerimine, otsingumootor, dokumentide ajalugu ja versioonid, dokumenditüüpide elutsüklite defineerimine, Checkin/ check-out protseduur, töövoo juhtimine, kasutaja õiguste määramine, Interneti liides ja muud. DME – (Document Management Extension on MS Exchange) - Sobib keskmistele ja suurtele ettevõtetele; ühildub täielikult Microsofti toodetega (tegemist on dokumendihalduse laiendiga Exchange serverile); inglisekeelne; täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti.
SISUKORD SUMMARY..................................................................................................................3 Sisukord........................................................................................................................5 MÕISTED.................................................................................................................... 7 LÜHENDITE LOETELU.........................................................................................11 SISSEJUHATUS....................................................................................................... 13 1. KRIISI- JA HÄDAOLUKORDADE LAHENDAMISEST................................17 0.1 Kriisireguleerimise mõistest ja rakendamisest................................................... 17 0.2 Kriisi olemus...................................................................................
12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, jt Registreerimine liigitusüksuse valimine, liigitusüksuse avamine ja säilitustähtaja omistamine, juurdepääsupiirangu seadmine, jt Hoidmine ja kasutamine arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja
annaabi.ee 
