SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA ARUANNE (0)

LÄÄNE-VIRU RAKENDUSKÕRGKOOL
Ettevõtluse ja majandusarvestuse õppetool
JA14KÕ
Eneli Eiert
SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA ARUANNE
Aruanne
Juhndajad: Kersti Riivits
Lääne-Viru
Rakenduskõrgkool
Natalia Mikk
Eesti Energia Tehnoloogiatööstus
Mõdriku
2015

Sisukord

Sisukord 2
Sissejuhatus 3
1asutuse struktuur 4
2tehniku ülesanded 5
2.1Tööülesanded 5
2.2Koostöö juhiga 5
2.3Suhtlemine klientidega 5
2.4Asutusesisesed tähtpäevad ja üritused 6
2.5Tööaja planeerimine ja kalendri kasutamine 6
2.6Üldised kokkulepped 7
2.7Töökoha keskkond 7
3emotsionaalne intelligentsus tehnikutöös 9
4juhiabi eetikakoodeks 10
kokkuvõte 11

Sissejuhatus

Sekretäritöö praktika läbisin Eesti Energia Tehnoloogiatööstuse tütarettevõttes Hoolduskeskus AS, mis asub Jõhvi vallas.
Eesti Energia on põlevkivienergia ettevõte, mis toodab põlevkivist vedelkütuseid ning elektri- ja soojusenergiat. Ettevõtte eesmärk on põlevkivi kasutada võimalikult efektiivselt ja luua seeläbi lisandväärtust. Tehnoloogiatööstuses arendatakse ja toodetakse põlevkivitööstuse tehnoloogiaid ning projekteeritakse ja valmistatakse energeetika - ja keskkonnaseadmeid ja muid metallkonstruktsioone tööstusettevõtetele üle maailma.
Teenused, mida ettevõte pakub:

• Projekteerimine (joonised, energeetika- ja tööstusseadmete projekteerimine);
  
• Tootmine: metallkonstruktsioonide valmistamine, tööstusseadmete valmistamine, masinate ehitus;
  
• Tööstusseadmete ja struktuurteraste paigaldus ja isolatsioon ;
  
• Elektripaigaldised ja automaatika .
  

Praktika juhendajaks oli mul Natalia Mikk, kelle ametinimetus on tehnik , kuid kes tegeleb omal alal kogu paberimajanduse ja muude sekretäri ülesannetega.
Praktika käigus olin põhimõtteliselt Natalia abi, tehes ära tema eest nõudelehed, tellimuslehed ja ka mõned aktid koostasin ning viisin pabereid vajalikesse majadesse.

asutuse struktuur

Eesti Energi Teholoogiatööstuse tütarettevõte Hoolduskeskuse juhatusse kuuluvad Ardo Ott, kelle kaudu sain praktikale, ja Rait Kalda.
Hoolduskeskuses tootmispind on 25 000 m2, kus töötab 1100 töötajat ja mille tootmisvõimsus on 800 tonni kuus.
Kõigile töötajatele makstakse palka vastavalt töölepingus kirjutatule.

tehniku ülesanded

Sooritasin praktika igapäevasel töökohal tehniku abina. Töö oli üldiselt istuv, kuna dokumente täideti ja koostati arvutis. Vahel oli vaja dokumente ühest majast teise viia ning paar korda nädalas, vastavalt tööliste vajadustele, käisime ka poodides , mistõttu oli liikumist mõnel päeval rohkem, teisel jälle vähem.

Tööülesanded

Praktika alguses lugesin läbi tehniku ameti- ja ohutusjuhendi. Seejärel anti mulle kaitseriided Eesti Energia Tehnoloogiatööstuse jope, kiiver ja kaitseprillid, kuna mõnel korral oli mul vaja tööpiirkonnas liikuda ja ohutustnõuetest peetakse seal rangelt kinni, samuti ei tohi võõrad isikud Tehnikatööstuse alal viibida ja riiete järgi tuntakse omad töötajad ära.
Tegelesin põhiliselt telefonile vastamise, dokumentide ja tellimuslehtede koostamisega ning tööliste kaartide täitmisega. Osad dokumendid viisin vajadusel ühest majast teise ning arhiveerisin. Kõned olid asutusesisesed, seega klientidele ma vastama ei pidanud, ainult kaastöötajatele.
Enamus dokumente, mida koostama pidin , olid nõudelehed, mis tuli koostada poest saadud saatelehtede järgi ning vahel oli vaja neid koostada laost võetud esemete kohta, mis omakorda nõudis veidi süvenemist ning ka õigete koguste ja hindade arvutamist. Vastavalt vajadusele jagati töölistele ka uusi töörõivaid. Mina jagasin neile kindaid , saapaid, kiivreid ja mütse, mille kohta oli vaja iga töölise kaardile kirjutada, mis neile antud sai ning kogus, mille taha tööline pani oma allkirja, et on antud eseme kätte saanud.

Koostöö juhiga

Suhtlemine klientidega

Otseste klientidega suhtlemist antud ametikohal polnud. Helistasid ja käisid koha peal kabinetis kaastöölised. Töölised käisid tavaliselt ütlemas, mis neil on otsakorral, mida oleks vaja osta või tellida ning käisid nad garaaži või mõne muu ruumi võtit võtmas/toomas, mis lukus oli.
Samuti ei helistanud klinedid, helistati vahel narva kontorist, et mõni akt koostataks ja allkirjaga neile toimetataks, kuid enamasti helistasid siiski Eesti Energia Tehnoloogiatööstuse siseselt, enamasti küsiti mõne dokumendi või töötaja kohta.
Suhtlemine toimus enamasti vene keeles, kuid kuna minu vene keel nii heal tasemel polnud siis suheldi vajadusel ka eesti keeles. Osad töölised, kelle eesti keel oli algtasemel, olid töö poolt suunatud eesti keele kursustele.

Asutusesisesed tähtpäevad ja üritused

Kuna minu praktikal viibimise aeg kestis kaks kuud ja ma ei tööta seal, siis asutusesisestest üritustest ei tea ma midagi.
Sünnipäevade kohta ma samuti palju ei tea, kuid kuna koos liinitöölistega on kokku väga palju töötajaid ja nad käivad tööl vahetustega siis õnnitleti neid töötajaid, kellega rohkem läbikäimisi oli ja sünnipäevi peast teati.
Näiteks oli ühel laotöötajal sünnipäev ning tema õnnitlemiseks pandi kokku pundike inimesi ja nende vahel jagati ülesanded ära, et kes toob koogi, kes lilled jne. Kuid paar päeva enne seda sünnipäeva jäi laotöötaja haigeks ning õnnitlemine jäi ka ära.
Tean, et Eest Energia pooldab väga sportlikkust, mistõttu on ta paljudel Ida-Virumaal toimuvate spordiürituste toetaja.
Eesti Energia töötajatele korraldatakse suviti ka suvepäevi.

Tööaja planeerimine ja kalendri kasutamine

Kuna osad tööd olid tähtajalised, siis pidi kõik toimima ja vigadeks polnud ruumi. Kalendrisse olid märgitud tööde algus ja lõpptähtajad, enamasti said töölised paar päeva enne tähtaega tööd tehtud ning oli vaja koostada akt tehtud tööde osas, mis tuli saata Narva kontorisse koos projektijuhi allkirjaga.
Väga palju oma tööd ette ei saanud planeerida , enamasti tuli tegutseda jooksvalt. Enam-vähem sai küll poes käike planeerida, kuid oli ka mitu korda kui töömehed ütlesid, et neil on mõni vajaminev silinder või muu vajalik osake otsa saanud ning oleks õhtuks uut vaja. Poes käigule tuli arvestada umbes tunnike-poolteist ja peale seda veel saatelehtede põhjal nõudelehtede koostamine ning lattu viimine. Seega poes käimised võisid kõik plaanid kergesti segi lüüa.

Üldised kokkulepped

Eesti Energia sisekorraeeskirjas on kindlaks määratud tööandja ja teenisutjate käitumisreeglid ning pooltevahelised kohustused töö- ja teenistussuhetes, lähtudes Eesti Vabariigi õigusaktidest. Veel on seal kirjas, et olukordades , mida ei reguleeri eeskiri, tuleks lähtuda eetikakoodeksist.
Sisekorraeeskirjas on määratud ka tööaeg ja puhkepausid, kuna töötatakse palju arvutiga siis on töötajatele jagatud ka lehed, kus on mõned võimlemisharjutused, et mitte kehale liiga teha.

Töökoha keskkond

Oma praktika ajal viibisin ruumis koos oma juhendajaga, ruum polnud küll väike, kuid kitsas , sest seal oli palju kappe ja suur laud, mille ühes otsas istus juhendaja ja teises otsas mina.
Ruumis oli küll 4 akent , kuid kuna need olid väiksed ja asusid kõrgel siis nende avamine oli raske ja me seda ei teinud. Kuna enamus ajast mis ma praktikal viibisin olid ilmad pilvised siis kasutasime laelampe kogu päeva. Peale lõunat hakkas vahel ka päike paistma aknast sisse, mistõttu olid akendel ees rulood , et päike ei segaks.
Töökoht oli ergonoomiline . Tooli kõrgust sai vastavalt vajadusele muuta ning seljatugi oli nõgus ja liikuv. Ka arvuti kuvarit sai vastavalt vajadusele liigutada kõrgemale ja madalamale, ainuke miinus oli see, et seda ei saanud pisut eemale lükata, mida mina oleksin tahtnud teha.
Kabinetis oli kaks printerit, üks mustvalge - ja teine värviprinter, need olid wi-fi signaaliga mis tõttu saime mõlemad printida vajalikke dokumente valides sobiva printeri.

emotsionaalne intelligentsus tehnikutöös

Kuigi tehnik ei tegele otseselt klientidega, vaid ainult töölistega, on ka tema töös vaja emotsionaalset intelligentsust, sest ka töölistega tuleb viisakalt ja sõbralikult suhelda, nagu klinetidega suheldes.
Kui kabinetti sattus mõni halvemas tujus või morni ilmega töötaja siis kuulasime ta mure ära ja üritasime leida lahenduse. Arvan, et töötajatega sõbralikult suheldes ja naeratades kui neil on halb päev või lihtsalt halb tuju, tegi ka nende päeva veidi paremaks.
Kuna mulle meeldis seda tööd teha ning keskkond ja ka kaastöötajad olid mulle väga sobilikud siis polnud raske leida motivatsiooni tööle minemiseks, läksin alati hea tujuga.

juhiabi eetikakoodeks

Juhiabi eetikakoodeks kehtib ka tehniku ametialal. Ka sel alal on vajalik korrektsus , täpsus, viisakus , abivalmidus, positiivsus ja kompetentsus. Kaastöötajatega tuleb suhelda samamoodi nagu klientidega, et neil poleks vastumeelne tulla vajadusel abi küsima. Täpne peab olema iga andme sisestamisel, et ei tekiks kusagil andmetes puudu- ega ülejääke.
Küll aga antud ametialal ei olnud eriti tähtis riietus. Kuna ruum oli suhteliselt jahe ja juba ei köetud siis ainsateks küttekehadeks olid kaks elektriradiaatorit, kuid enemasti olid meil juhendajaga seljas töövestid, mille alt polnud oma riideid näha. Ka teistes majades käies oli vajalik selga panna tööjope, mille alt samuti polnud midagi näha.

kokkuvõte

Kokkuvõtvalt võin öelda, et praktika oli edukas. Sain paremini aimu kuidas paberimajandus ettevõttes toimib ja ka omandatud teadmisi rakendada.
Õppisin täitma nõudelehti ja tellimuslehti ning heaks meeldetuletuseks olid ka arvutusülesanded, mida mõne aine koguse ja hinna arvutamiseks vaja oli.
Kui varem oli mul suur hirm vene keeles kõnelemise ees, mida ma vgäa hästi ei oska, siis praktika lõpus julgesin juba rohkem oma vigases vene keeles töölistega suhelda, kes ise eesti keelt eriti ei osanud ja üritasid minuga eesti keeles suhelda, samamoodi nagu mina vene keeles.
Juhendaja oli abivalmis ja rõõmsameelne, aitas alati kui mul küsimus mõne dokumendi asjus oli ning kiitis tehtud töid.
Kui praktika alguses ma veidi pelgasin tööterritooriumil üksinda liikuda siis praktika lõpus ei tundunud isegi majade vahelised pikemad käimised keerulised, kuna olin territooriumi selgeks saanud ja ka töölised olid rõõmsameelsed ja alati teretasid viisakalt.