SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA (3)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
Ametnikutöö osakond
SR
SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA
Praktika aruanne
Juhendaja :
Tallinn 2012
SISSEJUHATUS 2
.ETTEVÕTTE ÜLDISELOOMUSTUS 3
1.1 Asukoht 3
1.2 Tegevusalad 4
1.3 Kasutatavad ressursid 5
2.ORGANISATSOON JA JUHTIMINE 6
2.2 Ametikohade ülesanded 7
2.2.1 Tegevdirektor 7
2.2.2 Sekretär- Juhiabi 7
2.2.3 Raamatupidaja 7
2.2.4 Kvaliteedijuht 7
2.2.5 Projektijuht 8
2.2.6 Projekteerijad 8
2.2.7 Insener 8
2.2.8 Tehnik 9
Põhilised arvutiprogrammid, mida kasutab sekretär-juhiabi 9
3. ASJAAJAMISE KORRALDUS ETTEVÕTTES 10
3.1 Asjaajamine 10
3.2. Bürootehnika 10
4.TURUNDUSTEGEVUS 10
5.MINU TÖÖÜLESANDED SEKRETÄR – JUHIABINA 11
5.1 Tööülessannete kokkuvõte 11
7. KOKKUVÕTE 12
8. LISAD 13
8.1 Praktika päevik 13
8.2 Tagasisideleht 13

SISSEJUHATUS

Dokumendihalduse praktika sooritasin firmas (firma nimi)I, kus olin praktikant sekretär-juhiabi ametikohal.
Kuna tegemist on väikefirmaga, siis on sekretär-juhiabil tööülesandeid päris palju.
Peamiseks tegevuseks oli klientidega suhtlemine - pakkumiste vastuvõtmine ning nende vormistamine ehk siis suhtlemine klientidega nii telefonitsi kui ka e-kirja teel, harvemal juhul ka tavaposti teel.
Järgmine juhiabi vastutusvaldkond oli dokumendihaldus ning arhiiv. Kuna tegemist on projekteerimisfirmaga, siis oli vaja tegeleda päris paljud paberkandjal dokumentide, plaanide ja joonistega.
Lisaks eelenevale tuli tegeleda päris paljude jooksvate ülesannetega, mida firma tegevjuht juhiabile usaldas.
Minu praktika analüüsi eesmärk on tuua välja erinevad tööülesanded mida täitsin ning kogemused, mida sain praktilise töö käigus. Lisaks anda oma hinnang oma praktikale ja firmale - millised olid lootused ja ootused, millised olid uued teadmised, mida võiks teha paremini.
Praktikakoha valisin (firma nimi)I kuna tundsin, et firma pakub mulle head väljakutset ning annab võimaluse ennast proovile panna. Samuti arvasin, et kuna minu kogemused sekretäritöö valdkonnas on puudulikud, siis esimeseks proovikiviks on just selline väikefirma hea koht.

ETTEVÕTTE ÜLDISELOOMUSTUS

1.1 Asukoht

(firma nimi)asub Tallinnas kesklinnas, täpsemalt ’’’’’’. Asukoht on hea nii ühistranspordi kui ka oma isikliku sõiduki kasutajale.

1.2 Tegevusalad

(firma nimi)konsultatsiooniteenused on laias spektris alates ehituskrundi valikust kuni hoone valmimiseni. Ettevõte omab kompetentsi kõigis allpool loetletus:

• arhitektuurne osa
  
• konstruktiivne osa
  
• küte/jahutus
  
• ventilatsioon
  
• veevarustus
  
• kanalisatsioon
  
• elekter
  
• side
  
• tulekahjusignalisatsioon
  

(firma nimi)pakub ka ehitusjärelvalvet ja ehitusprojektide ekspertiisi.
(firma nimi)koostab büroo- ja ärihoonete, sotsiaalobjektide, koolide, tööstushoonete ja elamute projekte, samuti renoveerimistööde projekte ja detailplaneeringuid.

1.3 Kasutatavad ressursid

1.3.1 Kontor

Kontor asub Tallinnas,. Kuna tegemist on siiski projekteerimisfirmaga siis arvan, et kliendi esmamulje loovad juba kontoriruumid . Kontor paikneb katusealusel korrusel ning koosneb nii kaldpindadest kui ka tavalistest kontoriruumidest. Esmamulje on väga hubane – värvid on mahedad ja heledad. Suhteliselt avarad kabinetid, kus on paigutatud töötajad vastavalt ruumile kas kahe või nelja kaupa. Ruumipuudust, kui sellist ei ole. Valguslahendused on töötajasõbralikud ja omanäolised.

1.3.2 Seadmed

Olemasolevate seadmete ( printerid , koopiamasinad, arvutid , telefonid ) seisukord oli hea. Näha oli, et ettevõte oli neisse kõvasti investeerinud.

ORGANISATSOON JA JUHTIMINE

(firma nimi)organisatsooni ülessehitus jaguneb järgmiselt vt. joonist.
Kommentaarid:
EL – elektrisüsteemid
VKKVJ – Vesivarustus, kanalisatsioon, küte, ventilatsioon, jahutus
EK – Ehituskonstruktsioonid (vastava valdkonna spetsialisti nimetatakse ka konstruktoriks)

2.2 Ametikohade ülesanded

2.2.1 Tegevdirektor

Vastutab ettevõtte igapäevase majanduslik-administratiivse juhtimise eest. Tema vastutuses on ka ettevõtte arendamine ja edasi viimine vastavalt turusituatsoonile ja väliskeskonna muutustele. Ettevõtte ja tema tegevuse tutvustamine.

2.2.2 Sekretär-Juhiabi

Sekretär-Juhiabi tööülesanneteks on igapäevane tegevdirektori ja juhatuse asssisteerimine. Ettevõtte kirjavahetus , infovahetus , arhiiv, telefonile vastamine ja suunamine. Dokumendihaldus ja asjaajamine.

2.2.3 Raamatupidaja

Raamatupidaja tööks on ettevõtte raamatupidamise korraldamine, sealhulgas arvepidamine kõigi sissetulekute ja väljaminekute üle ning ettevõtte finantsdokumentatsiooni korrasoleku tagamine, samuti kõikide sooritatud finantstehingutest täielike aruannete säilitamine vastavalt raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele. Raamatupidaja koostab ettevõtte bilanssi , kasumiaruannet jne.

2.2.4 Kvaliteedijuht

Kvaliteedijuhi tööülessanneteks on väljatöötada ja juurutada, töökorras hoida ning pidevalt parandada ettevõtte kvaliteedi -ja keskonnajuhtimissüsteemi vastavalt nõuetele.
Ohjata ja väljatöötada kvaliteedi ja keskonnajuhtimissüsteemi alast dokumentatsooni ning hoida seda pidevalt ajakohasena. Reklamatsioonide jt kliendi tagasiside käsitlemise organiseerimine ;
Siseauditite organiseerimine ja kontroll;
Korrigeerivate ja ennetavate tegevuste organiseerimine

2.2.5 Projektijuht

Projektijuhi töö põhieesmärkideks on:
Tellimuse nõuetekohase täitmise organiseerimine, sh hankijate ja alltöövõtjate ratsionaalse valiku korraldus;
Tellimuse ressurssidega kindlustamine;
Tellimusele vajalike kooskõlastuste ja heakskiitude saamise korraldamine;
Efektiivset projektijuhtimist tagavate meetmete täiustamine;
Tööde teostuse kontroll.

2.2.6 Projekteerijad

Tellijale ökonoomseima ja ratsionaalseima projekteerimislahenduse leidmine;
Normidele ja nõuetele vastava toote valmistamine;
Oskusteabe juriidilis- ja normatiiv -tehnilise kirjanduse ja dokumentatsiooni komplekteerimine , süstematiseerimine ja andmebaasi funktsionaalne korrashoid .
Projektdokumentatsiooni baasil loodavate esitlusmaterjalide tegemises osalemine;
Ettevõtte siseteabe hoid ja kaitse;
Toote lepinguliste tähtaegade tagamine;
Tooteteostusel kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuete täitmine;
Tegevdirektori operatiivne informeerimine teenuse nõuetekohast osutamist takistavatest asjaoludest;
Muude tegevdirektori poolt antud seaduslike korralduste täitmine.

2.2.7 Insener

Tellimuse nõuetekohane täitmise organiseerimine;
Tellijale ökonoomseima ja ratsionaalseima projekteerimislahenduse leidmine;
Normidele ja nõuetele vastava toote valmistamine;
Oskusteabe juriidilis- ja normatiiv-tehnilise kirjanduse ja dokumentatsiooni komplekteerimine, süstematiseerimine ja andmebaasi funktsionaalne korrashoid
Ettevõtte siseteabe hoid ja kaitse;
Toote lepinguliste tähtaegade tagamine;
Tooteteostusel kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuete täitmine;
Tegevdirektori operatiivne informeerimine teenuse nõuetekohast osutamist takistavatest asjaoludest.

2.2.8 Tehnik

Tellimuse nõuetekohane täitmine;
Normidele ja nõuetele vastava toote valmistamine;
Oskusteabe juriidilis- ja normatiiv-tehnilise kirjanduse ja dokumentatsiooni komplekteerimine, süstematiseerimine ja andmebaasi funktsionaalne korrashoid
Ettevõtte siseteabe hoid ja kaitse;
Toote lepinguliste tähtaegade tagamine;
Tooteteostusel kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuete täitmine;
Projektijuhi operatiivne informeerimine teenuse nõuetekohast osutamist takistavatest asjaoludest;
Muude tegevdirektori poolt antud seaduslike korralduste täitmine.

Põhilised arvutiprogrammid, mida kasutab sekretär-juhiabi

• MS Office 2007
o Word
o Excel
o PowerPoint
o Publisher (trükiste tegemiseks)
o Outlook
• BearPaw (skaneerimiseks)
• Joomla ( kodulehe haldamiseks )
• Sharepoint (siseveebi haldamiseks

3. ASJAAJAMISE KORRALDUS ETTEVÕTTES

3.1 Asjaajamine

Asjaajamine asutuses on kiire ja korralik. Põhiliselt tegeleb kontoris asjaajamisega juhiabi -sekretär, aga vahel ka juhataja ise.
Asjaajamist reguleerivateks dokumentideks ettevõttes on raamatupidamise sisekorraeeskirjad ja korraldus asjaajamise korra kohta.

3.2. Bürootehnika

Bürootehnikast kasutatakse:
Tehnika
Kogus
Arvuti
18
Printer
3
Koopiamasin
1
Faks
1
Skänner
1

TURUNDUSTEGEVUS

Turunduskanaliteks on firmas:
1. ettevõtte veebileht
2. isiklikud suhted
3. firma tutvustusbrožüür
Lähiajal on firmas plaan teha turundusaudit ja kaasajastada reklaaminduspoolt.

MINU TÖÖÜLESANDED SEKRETÄR – JUHIABINA

5.1 Tööülessannete kokkuvõte

Esimesel päeval praktikandina tutvusin asutuse sisekorraeeskirjadega ning firma üldpildiga -ruumide, töötajate ja varaga.
Järgnevatel nädalatel tutvusin erinevate dokumentidega, kirjadele vastamise korra ja registreerimisega ning ka arhiiviga. Kõige suuremaks saavutuseks peaksin seda,et sain kõrvalt jälgida, kuidas koostatakse riigihanget. Arvan et see oli senini kõige pikem ning raskem protsess, mida ma olen jälginud oma praktika ning ka õppe jooksul.
Küllaltki huvitav oli ka arhiivi korrastusel osalemine. Tutvusin palju dokumentide säilitamiskuupäevade kui ka üldiste arhiivi reeglitega. Näiteks sain teada kuidas säilitatatakse pikaajalisi projekte ja dokumente. Lisaks nägin ka dokumentihävitus protsessi.
Oma praktika ajal tegelesin ka koosoleku ettevalmistamise ja protokollimisega.
Minu ülessanneteks olid ka sellised igapäeva ülessanded nagu näiteks kontoritarvete tellimine , kohvi valmistamine, kontori korrashoid ja telefonile vastamine.
Igapäevane kokkupuude oli ka kontori tarkvaraga. Dokumendihaldussüsteem on firmas väike ja ülese ehitatud SharePointi. (FIRMA NIMI)-s on nii veebipõhine kui ka tavaline dokumnedihaldus. Asutuse kirjavahetus toimib läbi Outlooki .
Kliendiga suhtlemist oli vähe vähe, kuna enamjaolt suhtlesid klientidega siiski projekteerijad ise. Seetõttu oli ka reaalset kohtumist klientidega väga vähe.
Praktika jookul sain valmitada ette koosolekuid – valmistada ette päevakavasid ja protokollida.
Kuna tegemist oli infokoosolekutega seoses uute projektidega, siis polnud nendeks koosolekutuks võimalik väga palju valmistuda - tehnika paigale sättimine, infotahveli paigaldus.
Koosolekuid protokollisin varasemalt õpitud teadmiste põhjal.

7. KOKKUVÕTE

(FIRMA NIMI) on väike projekteerimis ettevõte Tallinn. Logistiliselt väga heas kohas kuna ligipääs on igatpidi hea. Sooritasin oma sekretäri praktika just seal kuna asutus pakkus uusi ja huvitavaid väljakutseid ning arenemist.
Kollektiiv oli väike ning abivalmis. Paljud tööülesanded täideti koos. See tähendab, et kui Sekretär-Juhiabil oli hetkel kiire,sii aitas teda raamatupidaja ning vastupidi.
Kontori kujundus oli omapärane, valgusküllane ning hubane, tehnika kaasaegne ning hästi töötav.
Arvutiprogrammid olid lihtsad ning sobisid ideaalselt väikefirmale.
Koosolekuteks oli eraldi ruumid.
Kõige suurem oskus mida ma õppisin oma praktika käigus oli riigihanke vormistamine. Ma ei saa veel väita, et teeksin sellise asja koheselt kuid tean enam-vähem kuidas peaks riigihanke dokumnedikogum välja nägema.
Teine huvitav asi oli arhiivi korrastus protsess. Sain palju uut teada nii dokumendi säilitusaegadest kui ka hävitusprotsessist - millised on nõuded ja vastutus.
Kuna sekretäritöö on mulle uus ja huvitav ,siis asju milles oleksin pettunud ei oska välja tuua kuna puudub eelnev töökogemus sellel alal. Seega võrdlusmomenti pole. Võibolla oleks võinud ka ise mingeid dokumente vormistada , kuid paljud olid vägagi spetsiifilised seega liiga keerulised ja vastutusrohked.
Kokkuvõttes võin öelda, et oli väga kogemusterohke ning huvitav praktika.

8. LISAD

8.1 Praktika päevik

8.2 Tagasisideleht