Administratiivne juhtimine (0)

Oktoober 2015
Administratiivse juhtimise koolkond.
Juhtimisteooria on organisatsiooni juhtimise seisukohtade ja seaduspärasuste kogum, mille põhjal otsustatakse, kuidas on tarvis juhtida, organisatsioon täidaks oma eesmärgid. Senini pole õnnestunud luua terviklikku ja kõikehõlmavat juhtimisteooriat. Aja möödudes on juhtimisolukorrad muutunud väga keerukaks, teooriad toimivad aga vaid piiratud juhtudel.
Administratiivne koolkond hakkas uurima 20. sajandi algul organisatsioonisiseseid seoseid ja ülesehitust . Nimetatud koolkond lõi aluse hilisema organisatsiooniteooria arenguks. Administratiivne koolkond keskendus organisatsioonide juhtimisele ja juhtimise efektiivsetele praktikatele.
Administratiivse koolkonna rajajaks loetakse prantsuse söetöösturit ja juhtimisteoreetikut Henry Fayol'i ( 1841 -1925), kes kirjeldas 14 juhtimise põhimõtet ja juhi põhifunktsioonid.
Fayol’i üldiste tegevuste jaotus, kus eristatakse kuus tegevuste rühma: tehnilised, kommerts-, finants -, turvalisuse-, arvestuse-, ja juhtimisalased tegevused.
Henry Fayol’i juhtimise funktsioonid:

• Planeerimine , millega juht määrab tegevuskäigu ja otsused. Planeerimine on protsess, mis hõlmab organisatsiooni eesmärkide püstitamist ning strateegia ja tegevuskavade väljatöötamist. Planeerimine on seotud eesmärkide püstitamise, poliitika formuleerimise ja protseduuride kehtestamisega.
  Planeerida on vaja selleks, et anda tegevusele eesmärgipärane suund ja vähendada segadust ning anda kontrolliks vajalik standard.
  

Plaanide liigid:
- pikaajalised e. strateegilised plaanid,- vahepealse kestusega e. taktikalised plaanid,- lühiajalised e. operatiivsed plaanid.
Strateegia määrab organisatsiooni põhieesmärgid ja peamised teed nende saavutamiseks, andes organisatsioonile kindla tegevussuuna. Kui strateegia keskendub ressurssidele, keskkonnale ja missioonile, siis taktika keskendub inimestele ja tegevustele. Operatiivplaanid koostatakse lähtudes taktikalistest plaanidest ja on suunatud operatiivsete eesmärkide saavutamisele .

• Organiseerimine , millega määratakse ülesanded ja võimusuhted. Selle osategevusega luuakse masinate, materjalide ja inimeste niisugune kombinatsioon, mis tagab planeeritud tegevuse. Planeerimise käigus fikseeritakse organisatsiooni eesmärgid. Organiseerimise käigus määratakse eesmärkide saavutamise teed. Otsustatakse, kuidas kõige paremini rühmitada organisatsiooni elemente, s.o. ressursse ja tegevusi. Kui strateegias määratakse mida teha, siis organiseerimine määrab kuidas teha.
  

Organiseerimine seisneb:
- ülesannete grupeerimises,
- töökohtade kavandamises,
- otsustamisõiguse delegeerimises.
Tulemuseks on organisatsiooni struktuur. Organisatsiooni struktuur on organisatsiooni ametikohtade vaheliste suhete mudel, mis on aluseks organisatsiooni liikmete omavahelistele suhetele. Organisatsiooni struktuur (lad.k. struktuur-(sise)ehitus) on skeem, mis väljendab selle koosseisu, selle allüksuste ja üksikute täitjate administratiivset alluvust ja omavahelisi seoseid. Organisatsiooni allüksus on selle omaette osa, mille ülesandeks on teatud liiki tegevus(ed) ja mille eesotsas reeglina on eraldi juht. Mida rohkem on organisatsioonis üksusi ja/või allüksusi, seda täpsemalt peavad olema paika pandud suhtlemist ja informatsiooni liikumist puudatavad reeglid. Mida suurem ja/või keerulisem on organisatsioon , seda ametlikumad peavad olema ka suhted, eesmärgil vältida informatsiooni kadu ja sellest põhjustatud probleeme organisatsioonis.

• Käsutamine. Juhid peavad tagama alluvatega kahepoolse suhtlemise, pidevalt hindama organisatsiooni struktuuri ja oma alluvate tegevust ning vajadusel tegema kõhklemata muutusi või saamatud alluvad vallandama.
  

• Kontrollimine on tegevuste jälgimise protsess veendumaks, et need teostatakse nagu planeeritud ja olulised kõrvalekalded korrigeeritakse. Kontrollimise käigus võrreldakse tulemusi standarditega, etalonidega ja seatud eesmärkidega ning antakse võrdlustele tuginedes hinnang toodete/protsesside/tegevuste kvaliteedile.
  Kontrolli liigid:
  -  füüsiliste vahendite kontroll,
  -  inimressursside kontroll,
  -  ressursi kontroll,
  -  finantsressursside kontroll.
  Kontrolli liigid juhtimistasandite järgi:
  -  Tippjuhid tegelevad strateegilise kontrolliga
  -  Taktilise kontrolliga tegelevad keskastmejuhid
  -  Operatiivse kontrolliga tegelevad esmatasandi juhid
  Kontroll on organisatsioonile vajalik:
  -   mikro - ja makrokeskkonna muutustega kohanemisega,
  -   vigade kuhjumise vältimiseks,
  -  kontrolli omamiseks keeruka organisatsiooni üle,
  -  omahinna minimeerimiseks.
  Eristatakse:     
  -  esialgne kontroll,
   - jooksev kontroll,
  -  järelkontroll.
  Eelkontroll - omab kõige suuremat tähtsust organisatsioonile, sest selles faasis on võimalik ennetada protsessi käigus tekkida võivaid vigu ning probleeme. See omakorda aitab vältida liigseid kulusid ning klientide rahulolematust.
  Jooksev kontroll - kontroll leiab aset töö alustamisel ja tegevuste ajal. Tuntuim jooksva kontrolli vorm on otsene ülevaatamine. Eesmärgiks on avastada ja peatada vead võimalikult varakult.
  Järelkontroll - toimub pärast tegevuse toimumist . Kõige levinum järelkontrolli tüüp on tagasiside. Kui vead avastatakse peale seda kui tegevus on juba toimunud, on kulud juba tekkinud, mistõttu on järelkontroll kõige ebaefektiivsem kontrolli tüüp. Samas annab tagasisidest vigadest/ probleemidest teada saamine võimaluse meil tuvastada vigade põhjused ja analüüsida juhtunut. Samuti saame nii kogemusi, et tulevikus neid vigu juba ennetada.
  
• Koordineerimine hõlmab tegevusi, mis seovad üksiktegevused tervikuks. Eesmärgiks on tagada inimressursi maksimaalselt efektiivne rakendamine organisatsiooni eesmärkide saavutamise huvides.
  

Henry Fayol’i juhtimispõhimõtted:
• tööjaotuspõhimõte: tõhus on kõrge spetsialiseeritus ;
• võimupõhimõte: jaotada õigused inimeste vahel nii täpselt kui võimalik, kusjuures õigused ja vastutus olgu vastavuses;
• distsipliin (reeglite järgmine);
• käskude ühtsus: igal alluval olgu ainult üks ülemus ;
• suundade ühtsus: sarnased tegevused peavad olema koondatud ühe ja sama ülemuse juhtimise alla;
• isiklike huvide allutatus firma huvidele;
• õiglane hüvitamine;
• tsentraliseerimine : võim peab olema koondatud organisatsioonis nii kõrgele kui võimalik;
• ahela põhimõte: firma kõigi institutsioonide omavaheline seostatus, võim peab kulgema ülevalt alla kindlat ahelat pidi;
• kord: inim- ja aineliste ressursside hea koordineerimine, õige inimene peab olema õigel ajal õiges kohas;
• õiglus: juhid peavad alluvaid õiglaselt kohtlema;
• stabiilsus: tuleb vältida tööjõu suurt voolavust, töötajatele tuleb anda aega kohaneda;
• initsiatiiv: alluvate võimalus algatuslikkust ilmutada. Juhid peavad kuulama alluvate ettepanekuid ja ideid;
• kooskõlastatus: igasuguse koostöö ja meeskonnatöö soodustamine
Fayol rõhutas esimesena, et juhtimisprintsiibid on universaalsed - need põhimõtted on rakendatavad erinevates organisatsiooni tüüpides - nii suurtes kui väikestes organisatsioonides, nii eraettevõtetes kui avalik- õiguslikes asutustes.
Rakvere Linnavalitsus .
Avaliku sektori organisatsioone peetakse üldiselt vanadeks organisatsioonideks. Läbi sajandite on neil säilinud suhteliselt muutumatu hierarhia , struktuur ning ranged (protseduuri)reeglid. Nende staaśikust iseloomustab ka teatav inertsus, mis teeb raskeks kiirete muutuste läbiviimise avalikes organisatsioonides. Efektiivne tegutsemine eeldab asutustes konkreetse struktuuri ja institutsionaliseeritud töökohtade olemasolu ning samuti kindlaid protseduurireegleid. Erinevalt erasektorist on avaliku sektori asutustes tegevus avalik. Seetõttu peavad avalikud olema ka organisatsioonilised protseduurid ning kodanikele peab olema tagatud vaba juurdepääs asutuse tegevust puudutavatele dokumentidele. Protseduuride avalikkus peab tagama asutuse võimaliku efektiivse tegutsemise. Erasektoris pööratakse protseduuridele vähem tähelepanu. Eraettevõtted juhinduvad eeskätt lõppeesmärgist ehk kasumi teenimisest ning selle saavutamise viis on neil suuremal või vähemal määral enda otsustada. Samas eeldab tänapäeva maailmas efektiivne toimimine ajaga kaasaskäimist ja muutustega kohanemist. Sageli on avalikud organisatsioonid sunnitud kiiresti reageerima väliskeskkonnas toimuvale või võtma omaks uusi tööpõhimõtteid. Sellisel juhul hakkaksid liiga jäigad protseduurireeglid muutusi takistama. Hoolimata reeglite vajadusest ja kasulikkusest ei tohiks neid avalikus sektoris üle tähtsustada ega seada neid tähtsamaks kui üldist eesmärki (tuleb meeles pidada, et reeglid on seatud sisse siiski ülesande paremaks täitmiseks, mitte aga nende muutumiseks või muutmiseks omaette eesmärgiks). Erinevalt erasektori töötajatest on avalikud teenistujad oma töös avaliku võimu esindajad ja peavad seepärast ka vastavalt käituma. Saksa filosoof Christian Wolff ( 1679 -1754) on öelnud , et avalikud teenistujad peavad tegutsema legaalselt ja efektiivselt, nad peavad olema õiglased ja arukad. Avalikku teenistust reguleerib Eesti Vabariigis avaliku teenistuse seadus, mis seab avalikele teenistujatele teiste töötajatega võrreldes rangemad nõudmised ning samas pakub neile ka täiendavaid sotsiaalseid garantiisid.
Avalike organisatsioonide puhul on raske piiritleda missiooni, strateegiat ja taktikaid. Nende puhul ei sõltu missioon poliitilistest eelistustest , küll aga strateegia ja taktikad. Missioon on midagi jäävat, justkui mingi tee, mida mööda käiakse. Kui kiiresti, millisel teepoolel, selle määravad ära eesmärgid ja strateegia. Seoses maailma globaliseerumisega ja väliskeskkonna komplekssemaks muutumisega peab ka avalik sektor olema valmis pidevateks ja ootamatuteks muudatusteks. Pidevalt tuleb käia kaasas ümbritsevas keskkonnas toimuvate muutustega ning arvestada nende mõjuga. Kuigi riigiametniku töö on suhteliselt täpselt formaliseeritud, jääb talle ikkagi suhteliselt palju mänguruumi. On selge, et iga üksiku situatsiooni jaoks seadust ei ole, mistõttu otsustamine jäetakse riigiametnikele. Ametnike ülesandeks on seaduste tõlgendamine ning rakendamine vastavalt olukorrale. Printsiibis peaks iga ametnik lähtuma objektiivsuse kriteeriumidest ning üldisest hüvest. Samas on ka vastupidiseid näiteid – lähtutakse isiklikest või teatud ringkonna huvidest, püüdes maksimeerida saadavat tulu.
Eestis on tihti probleeme vastutuse jagunemisega ametniku ja allüksuse ning organisatsiooni vahel. Üldjuhul peaks kehtima printsiip, et igaüks vastutab oma tegude eest ise. Samas ei saa tõsisema möödalaskmise korral süüdistada ainult konkreetset alluvat , vaid probleemistikku tuleb vaadelda vastavalt kas allüksuse või organisatsiooni tasandil. Siis vastutab toimunu eest juba kogu struktuuriüksus või organisatsioon.
Kasutatud kirjandus:
http://juhtimisteooriad.weebly.com/administratiivne-juhtimisteooria.html
http://juhirollid.weebly.com/
http://juhtimine.weebly.com/
http://organisatsioon.weebly.com/
https://en.wikipedia.org/wiki/Henri_Fayol
https://dspace.utlib.ee/dspace/bitstream/handle/10062/28637/haldusjuhtimine.pdf?sequence=1
http://stud.sisekaitse.ee/politsei/Avalik_haldus/traditsiooniline_ja_kaasaegne_avalik_haldus.html