Kui avalik arhiiv hindamise käigus leiab, et mõned dokumendid võivad huvi pakkuda ka aastasadade pärast, antakse neile nn arhiiviväärtus. See tähendab, et neid dokumente ei tohi mitte kunagi hävitada. Säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse. Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus, liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist. Digitaaldokumentide säilimisel esineb rohkem riske kui paberdokumentide puhul. Olulisteks säilimise mõjuriteks on nende puhul ka magnetvälja tase, vibratsioon jpm. Digitaaldokumendid vajavad kõikidel juhtudel algusest peale aktiivseid säilitusmeetmeid.
1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal; 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. § 44. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle DOKUMENTIDE HOIDMINE § 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine · Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna
See puudutab eelkõige ladude mahhaniseerimist. Kuna laovarustuse kohta on piisavalt erialast kirjandust, siis selle siin ei peatuta Töötajate ohutus Ohutus oleneb laovarustusest ja on eriti tervistkahjustavate kaupade korral. Laonduse infosüsteemid ja andmetuvastus Nüüdisaegsed lao infosüsteemid võimaldavad kasutada automaatset andmetuvastust. Automaatne andmetuvastus hõlbustab kaupu puudutava teabe sisetamist, muutmist ja edastamist, vähendades andmesisestuse aega, vigade arvu, paberdokumentide kasutamisvajadust ja võimaldades jälgida sadetiste liikumist teaalajas. Kasutatakse: 1. Vöötkoodid Vöötkoodid kodeerib toodet, isikut, adressi jms tähistatava numbri- või numbri- ja tähekombinatsiooni eri jäämedusega püstjoontest koosnevaks vöödiks. 2. Raadiosageduslik tuvastamine 5
valdav enamus pärineb filmiarhiivi kogudest, digiteeriti ka 12000 riigiarhiivi fotonegatiivi ja diapositiivi ning 1500 ajalooarhiivi klaasnegatiivi. Nitroalusel kroonikafilmide digiteerimine 50 000 meetrit ehk 30 tundi filme filmiarhiivi kogudest. Videode digiteerimine 700 tundi videoid filmiarhiivi kogudest. Eesti Vabariigi loomist ja iseseisvuse taastamist kajastavate paberdokumentide digiteerimine juurdepääs Eesti omariikluse loomise ja Eesti Vabariigi tegevusega seotud olulisematele arhiivifondidele aastatest 1917-1940 Kõik rahvusarhiivi digiteeritud arhivaalid on kasutatavad Saaga keskkonnas ja/või arhiivide uurimissaalides kohapeal.
arhiivimoodustaja nimi,struktuuriüksuse nimi,sarja tähis, pealkiri, piirdaatumid, toimiku number, lehtede arv, leidandmed 8. Hävitamise protseduur (kuidas dokumenteeritakse, kuidas viiakse läbi füüsiline hävitamine Selgitatakse välja millised dokumendid lähevad hävitamisele. Dokumentide hävitamisel tuleb koostada hävitamisakt ehk eraldamise akt (asutuse üldplangil), milles märgitakse kes, millal ja kui palju ja kuidas dokumente hävitas. Füüsiline paberdokumentide hävitamine on põletamine, purustamine. Teabe kustutamine selle kandjalt või ülekirjutamise teel. Hävitamise viisi otsustab asutus.
seonduv aines. Arhiivi tähise moodustab avalik arhiiv arhiiviasutuse koodi ja vastuvõetud arhiivile antud fondi numbrist. NÄITEKS: EAA.5734; ERA.R-2009. Sarja kirjeldamisel kasutatakse vähemalt järgmisi kirjelduselemente: tähis, pealkiri, piirdaatumid ja kogus. Vajadusel kasutatakse järgmisi kirjelduselemente: sisu ja teema, korrastussüsteem, juurde-pääsu tingimused. Säiliku kirjeldamine: säilik on paberdokumentide füüsilise haldamise üksus. Sarja jaotamisel säilikuteks on aluseks: moodustamiskontekst (säilikud moodustatakse tavaliselt samasse sarja kuuluvatest arhivaalidest, juhul kui asutuse asjaajamine pole olnud piisavalt korrektne ning peetud toimikud võivad sisaldada eri sarjadesse kuuluvaid arhivaale, tuleb vajadusel dokumendid uuesti sorteerida) ja ratsionaalse halduse vajadus (silmas peab pidama, et
Kui avalik arhiiv hindamise käigus leiab, et mõned dokumendid võivad huvi pakkuda ka aastasadade pärast, antakse neile dokumentidele nn arhiiviväärtus ja neid dokumente ei tohi kunagi hävitada. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KASUTAMINE Dokumentide säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse Dokumentide säilitamine sõltub dokumendi tüübist ja andmekandjast Paberdokumentide kõige suuremad vaenlased on: liigniiskus, liiga kõrge või liiga madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Digitaaldokumentide säilimise olulisteks mõjuriteks on magnetvälja tase, vibratsioon Dokumentide säilimiseks seatakse sisse spetsiaalne arhiiviruum, kuhu koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam tihti ei vajata. Arhiiviruumis 15-20 C, suhteline õhuniiskus 30-50%, temperatuur ja õhuniiskus on stabiilsed,
realiseerimisel paljudes Eesti suuremates ärisektori organisatsioonides, samuti mitmes avaliku sektori organisatsioonis. Livelink on kasutusel Eesti Pangas, Sampo Pangas, Maksu- ja Tolliametis, Kaitseministeeriumis, Tartu Ülikoolis, Elion Ettevõtetes, EMTs, Asis Eesti Post, Finantsinspektsioonis, MicroLinkis jm. [http://www.microlink.ee/Livelink-2] 9 KOKKUVÕTE Dokumendihaldusprogrammid vähendavad tunduvalt paberdokumentide arvu ja kiirendavad nende menetlemist. Erinevate dokumendihalduse tarkvarade hulgast saab riigiasutus või ettevõtte valida endale sobiva. Microlinki poolt välja töötatud Postipoiss on eelkõige kasutuses riigiasutustes ja kohalikes omavalitsustes. Postipoiss on loodud koostöös riigiasutustega ja lähtuvalt Eesti seadusandlusest ning asjaajamise nõuetest. Postipoiss võimaldab tarkvara kasutajatele erinevaid rolle ja õigusi vastavalt asutuse vajadusele ning sisekorrale
Kahemõõtmelisi koode loetakse üheaegselt nii horisontaal kui vertikaalsuunas. Eeliseks suurem andmemahutavus ja suurem kasutuskindlus. 2D vöötkoodid jagunevad erinevalt 1D vöötkoodidest mitmerealisteks ja maatriks koodideks. 47. Mis on automaatne andmetuvastus (auto ID) ? Automaatne andmetuvastus hõlbustab kaupu puudutava informatsiooni sisestamist, muutmist ja edastamist, vähendades andmesisestuse aega, vigade arvu, vajadust paberdokumentide kasutamise järele ning võimaldades saadetiste liikumise jälgimist reaalajas. Auto ID on objektide automaatse tuvastamise , nende kohta andmete kogumise ja nende otse arvutisüsteemi sisestamise meetodite üldnimetus. 48. Millega tegeleb varude haldamine ? Varude haldamine tegeleb varude kontrolliga ja varude juhtimisega. Varude kontrolliga seostuvad järgmised toimingud: normaalne lattu vastuvõtt, ootamatu lattu vastuvõtt, erakorralised rekvisitsioonid, müük, tagastused
kaubaartiklite sorteerimine. 46. Mis vahe on ühe- (1D) ja kahemõõtmelistel (2D) vöötkoodidel? 2D koode loetakse üheaegselt nii horisontaal- kui vertikaalsuunas. Neil on suurem andmemahutavus ja suurem kasutuskindlus. 2D vöötkoodid jagunevad mitmerealisteks ja maatrikskoodideks. 47. Mis on automaatne andmevastus? (auto ID) Auto ID hõlbustab kaupu puudutava informatsiooni sisestamist, muutmist ja edastamist vähendades andmesisestuse aega, vigade arvu, vajadust paberdokumentide kasutamise järele ning võimaldades saadetiste liikumise jälgimist reaalajas. Auto ID on objektide automaatse tuvastamise, nende kohta andmete kogumise ja nende otse arvutisüsteemi sisestamise meetodite üldnimetus. Auto ID tehnoloogiateks loetakse vöötkoode, raadiosageduslikke identifikaatoreid, optilist tähetuvastust, biomeetrilisi ja magnetribasid, kiipkaarte ning häältuvastamist. 48. Millega tegeleb varude haldamine?
Kui meil oleks arhiiv, mis sisaldaks miljoneid paberdokumente ja sealt oleks vaja teatud märksõna otsida, siis kuluks selleks sadu aastaid. Kui need dokumendid oleks failidena arvutis kuluks selleks vaid sekundi murdosa. Väga hea näide on ülemaailmne otsingusüsteem Google. See leiab enam kui neljast miljonist temas registreeritud avalikust veebilehest üles selle märksõna, mida on sul vaja ning seda kõigest sekundiga. Kogu inimkonna eluaja on olnud tähtsus isiku privaatsusel. Paberdokumentide ajastul oli inimese privaatsuse rikkumine väga raske. Kuigi inimeste mitmest tegevusest jäid erinevatesse kohtadesse maha kirjalikud jäljed, olid need kõik eraldi ja väga raske oli seoseid leida. Sellega said hakkama ainult suurriikide luureorganisatsioonid. Nüüdseks on kõik hoopis teisiti. Väga kergelt saab inimese erinevaid tegevusi teada näiteks veebi vahendusel. Kirjutad isiku nime vastavasse otsingumootorisse ning saad üsna lihtsalt teada tema tegemistest.
Niiskus (nt elektroonika) Õhk vaakumpakendid (nt lihatooted) Valgus (meditsiini ja keemiatooted) Vigastused veo- ja käsitsemise protsessis Kaod varguste tõttu 18) Pakendi elutsükkel (konspekt) Tootjad -> Pakkijad -> Hulgi- ja jaekaubandus -> Tarbijad -> Utiliseerijad 19) Automaatse andmetuvastuse eelised ja meetodid lk 312-313 (loengukonspekt) Hõlbustab kaupu puudutava teabe sisestamist, muutmist ja edastamist vähendades andmesisestuse aega, vigade arvu, paberdokumentide kasutamisvajadust ja võimaldades jälgida saadetiste liikumist reaalajas. Meetodid: Optilised - vöötkood, OCR tehnoloogia; Magnetilised- magnetriba pangakaartidel; Elektromagnetilised- feed tehnoloogia ehk turvaelement; Biomeetrilised - hääl, sõrmejälg ja silm; Puutetehnoloogia nööp ukse avamiseks; Kiibid- smart card (ID kaart). 18) Vöötkoodide eelised: lk 313-315, (loengukonspekt)
2) dokumendihalduse süsteem - keskenduvad igapäevaste dokumentide klassifitseerimisele, salvestamisele ja leidmisele. Funktsioonideks on näiteks sissetulevate ja väljaminevate kirjade registreerimine, protokollide ja aruannete talletamine. 3) arhiivsüsteemid - käsitletakse põhiliselt dokumente mille aktiivne elu on läbi ja neid talletatakse lähtudes seadusandlusest või muust firma vajadusest. Funktsioonideks on ette nähtud suure hulga paberdokumentide elektroonilisele kujule viimine, nende salvestamine ja hilisem otsimine. 8. Kirjeldada aastatel 1960 - 2000 Eestis rajatud ja kasutatud teadus- ja tehnikateabe ning raamatukogutöö süsteeme, 5 10-aastase ajavahemike kaupa, vähemalt 5 kvalitatiivselt erinevat süsteemi. Infosüsteemi kujunemine Eestis algas 50ndate aastate lõpul, kui loodi esimene keskne vabariiklik teadus- ja tehnikainformatsiooni organ - Vabariiklik Teaduslik-Tehnilise Propaganda Maja. 60ndate
10.3. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks ,,Asutuse siseseks kasutamiseks" või ,,Avalik"). 4.10.4. Adressaat; 4.10.5. Dokumendi tähis 4.10.6. Dokumendiliigi nimetus 4.10.7. Pealkiri 4.10.8. Pöödumine 4.10.9. Märkus lisade kohta 4.10.10. Lisaadressaadid 4.10.11. Pitser(ainult paberkandjal dokumentidel) 4.10.12. Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral. 4.10.13. Koostaja ja/või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed 4.10.14. Asutuse registrikood 4.11. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. 4.12. Dokumendid vormistatakse arvutil püstkirjas sriftiga Times New Roman, tähesuurusega 12 ja reavahega 1,5. Üld- ja kirjaplangile trükkimiseks: ülaäär 1,2 cm,
makse korral. · Ostjatelt laekumata arvete ette prognoosimine tulevaste rahavoogude jaoks. 6 2. INFOTÖÖTLUSE PROTSEDUURID Paljud organisatsioonid oma vanad arvestuse infosüsteemid välja vahetanud uue ühendatud ERP süsteemi vastu. Uue kulude arvestustsüklisüsteemi põhilised omadused on info jagamine erinevate tegevuste vahel ja suurenenud ühenduvus. Tähtsamad täiendused uues süsteemis: · Töödeldavate paberdokumentide kogus on vähenenud. · Õigeaegsem ja täpsem informatsioon võimaldab ära kasutada allahindlusi tarnijate arvete õigeaegse maksmise korral. · Varade kirjed on täpsemad ja õigeaegsemad. · Ladu ja veoste vastuvõtu osakonnad saavad tegevusi paremini planeerida. · Süsteem võrdleb vastuvõtva osakonna sisestatud andmeid ostutellimuse failiga, tuvastades ja lihtsustades seejuures igasuguste vigade parandusi õigeaegselt.
infosüsteem. DVK arendamine algas 2005. aastal projekti Riigiportaal etapi „Dokumendihaldussüsteemide arendus“ raames. DVK arendustööd teevad koostöös Riigikantselei ja Riigi Infosüsteemi Amet (edaspidi RIA). DVK peamine eesmärk on pakkuda keskset dokumendivahetus teenust. Eesmärgiks on digitaalsete dokumentide vahetamine läbi X-tee dokumendivahetuskeskuse, mis loob eeldused paberdokumentidest loobumiseks. DVK toimimine tõstab asutuse efektiivsust, võimaldab loobuda paberdokumentide vahetusest, loob eelduse e-teenuste arendamiseks ning kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste üleminekut digitaalsele asjaajamisele. DVK tagab hajutatult paiknevate infosüsteemide suhtlemise X-tee vahendusel, dokumentide lühi- ja pikaajalise säilitamise, dokumentide menetlemist toetavate ja lihtsustavate teenuste pakkumise ning dokumentide varundamise. Eeldus: staatuse jälgimine 22. Mis on ADIT ja milleks seda vaja on? Ametlike dokumentide infrastruktuuri teenus (ADIT)
· Paberdokumendi tervikluse tagavad ta füüsiline vorm ja struktuur ning sellele kantav allkiri, pitser ning kuupäev; samuti õige ligipääsu- ning asjaajamiskord · Paberdokumendi konfidentsiaalsuse tagab nende hoidmine kindlas kohas ja teisaldamine usaldatava saatja kaasabil 18.Digitaalteabe turve: erijooni · Tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamise võtted erinevad suuresti paberdokumentide heast tavast. Selle juures kasutatakse kaasaja infotehnika ja krüptograafia vahendeid (põhinevad matemaatikal) · Oluline moment on kasutaja autentimisel arvuti või infosüsteemi ees, mille käigusb ta tuvastab, et tema on ikka tema ja tal on õigus teatud dokumente (teavet) vaadata, luua, kustutada, muuta jne · Käideldavus tagatakse tihti üle võrgu (Intreneti). Ülilevnud on klient-server süsteemid 19.Krüptograafia rakendamisest
pakkujale esitati. Ei ole määratud, mis saab kui võti Dtss kaotab privaatsuse. Sellest hetkest muutub kõigi seni väljaantud ajatemplite ehtsus küsitavaks. TSS peab olema täiesti usaldatav, st kõik kasutajad peavad uskuma, et TSS ei anna kunagi välja võlts-ajatempleid. Linkimine Ajatemplite süsteem, mille töötasid välja S. Haber ja S. Stornetta aastal 1990. Põhineb asutustes kasutatavale ajatemplite süsteemile paberdokumentide jaoks: dokumentide registrile, milles on nummerdatud read dokumentide registreerimiseks. Kui registrit järjest täita, on sinna hiljem väga raske dokumente vahele lisada. Sama ideed saab kasutada elektrondokumentide korral. Ridade järgnevuse tagamiseks registris kasutatakse räsifunktsiooni H. Ajatempliteenuse osutaja (TSS) on kohustatud pidama väljaantud ajatemplite registrit, mille täitmist saavad kõik kasutajad kontrollida. Linkimine. Protokoll.
Ei ole määratud, mis saab kui võti Dtss kaotab privaatsuse. Sellest hetkest muutub kõigi seni väljaantud ajatemplite ehtsus küsitavaks. TSS peab olema täiesti usaldatav, st kõik kasutajad peavad uskuma, et TSS ei anna kunagi välja võlts- ajatempleid. Linkimine Ajatemplite süsteem, mille töötasid välja S. Haber ja S. Stornetta aastal 1990. Põhineb asutustes kasutatavale ajatemplite süsteemile paberdokumentide jaoks: dokumentide registrile, milles on nummerdatud read dokumentide registreerimiseks. Kui registrit järjest täita, on sinna hiljem väga raske dokumente vahele lisada. Sama ideed saab kasutada elektrondokumentide korral. Ridade järgnevuse tagamiseks registris kasutatakse räsifunktsiooni H. Ajatempliteenuse osutaja (TSS) on kohustatud pidama väljaantud ajatemplite registrit, mille täitmist saavad kõik kasutajad kontrollida. Linkimine. Protokoll.
kaupade identifitseerimistehnoloogia, et koguda infot nõudlusest reaalajas ja kanda seda edasi läbi tarneahela jaemüügist läbi jaotuskeskuste õmblejate ja varustajateni. · Efektiivne teostamine nõudis rõivatööstuselt muutusi nii tootmise kui müügi toimimise juures, hiilides mööda traditsioonilisest varustamise ja tootmise planeerimise rutiinist. · Kokkuvõttes saadi kasu nii varude vähendamisest, tarneahela läbimisaja vähenemisest kui ka paberdokumentide voolu asendamisest e-suhtlusega. 21. VMI: tarnija juhitud laovarud · VMI lahendus tarneahela efektiivsuse tõstmiseks, mille sisuks on, et eelnev lüli ahelas (nt maaletooja) võtab endale vastutuse järgmise lüli (nt jaemüüja) laovarude täiendamise eest, teostades ise tellimusi kliendi eest. · Sisuliselt laovarude juhtimise sisseostmine · Tarnijal peab olema ülevaade kliendi laovarude seisust ja läbimüügiandmetest
seda edasi läbi tarneahela jaemüügist läbi jaotuskeskuste õmblejate ja varustajateni. • Efektiivne teostamine nõudis rõivatööstuselt muutusi nii tootmise kui müügi toimimise juures, hiilides mööda traditsioonilisest varustamise ja tootmise planeerimise rutiinist. • Kokkuvõttes saadi kasu nii varude vähendamisest, tarneahela läbimisaja vähenemisest kui ka paberdokumentide voolu asendamisest e-suhtlusega. 21. VMI: tarnija juhitud laovarud • VMI – lahendus tarneahela efektiivsuse tõstmiseks, mille sisuks on, et eelnev lüli ahelas (nt maaletooja) võtab endale vastutuse järgmise lüli (nt jaemüüja) laovarude täiendamise eest, teostades ise tellimusi kliendi eest. • Sisuliselt laovarude juhtimise sisseostmine • Tarnijal peab olema ülevaade kliendi laovarude seisust ja läbimüügiandmetest
Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus. Arhiivimoodustaja kirjeldus: peab andma ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta; arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini peab võimaldama ülevaate saamist arhiivi ülesehitusest ja sisust; säilikute kirjeldus peab võimaldama arhivaalide praktilise kasutamise; arhivaalide kirjeldus on oluline digitaaldokumentide üleandmisel, paberdokumentide puhul seda tasandit tavaliselt ei kasutata. Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine Eesmärk on tõhustada õnnetusjuhtumiteks valmisolekut, parandada päästetööde organiseerimist ning vähendada arhivaalide väärkäsitsemisest tingitud kahjustuste tekkimise ohtu. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine Juhis annab rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide nüüdisaegsete
Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut. AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms) NIMISTU on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis. DIGITAALALLKIRI on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. DIGITAALNE TEMPEL on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida digitaalse templi
(4) Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi. § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 4. jagu Dokumentide hoidmine § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine (1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Asutuse dokumendihalduse korraldamine Ideaal: · Kiirus · Digitaalsus (kiirem võimalus leida andmeid, info jõuab ka teistesse riikidesse kiirelt,
o Suhtevõrgusüsteemid (organisatsioonide vaheline suhtlus tarnijate ja klientidega, EDI) o Organisatsioonidevahelised infosüsteemid (internetipõhised süsteemid tarneahela liikmete jaoks, elektrooniline pangandus) Elektrooniline andmevahetus (EDI) · Elektrooniliste andmete edastamist struktuursel kujul ühest arvutist teise ilma inimese sekkumiseta · Kodeeritud kujul informatsiooni edastamine · Eesmärgiks on paberdokumentide hulga ja kulude vähendamine Ettevõttesisene resursside planeerimine ERP · Välja arenenud MPR (materjalivajaduse planeerimist) süsteemist · Integreerib ettevõtte kõik äritegevused (müük, rahandus, tootmine, jaotus, inimressursid) eesmärgiga optimeerida kulusid · Kogu ettevõtte tasemel plaanida ja juhtida ressursse. · On olemas keskne andmebaas ja erinevad abifailid info talletamiseks.
Dokumentide hävitamine on kriitiline toiming, sest see on pöördumatu. Seetõttu saavad avalikud asutused dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või andmekandjate purustamise teel, kuid protseduurireeglid, kontrollimehhanismid ja dokumenteerimise vajadus kehtivad samaväärselt paberdokumentide hävitamisega. Dokumendisüsteemi ülesanne on tagada dokumentide täielik ja pöördumatu kustutamine ning piisava dokumentatsiooni loomine ja säilitamine.
juriidilist jõudu. dokumendi tüüp dokumendi formaat, mis sõltub sisu edasiandmise viisist; dokumendi tüübiks võib olla tekstidokument, foto, kaart, helisalvestis, andmebaas jt2.; dokumendi vorming viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud; digitaaldokumentide puhul vormingu all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust; paberdokumentide puhul vormingu määrab vormielementide paigutus paberil; isikud inimesed, kellega antud dokument või dokumendi loomise etapp on seotud; nendeks isikuteks võivad olla autor, sekretär, adressaat, dokumendisüsteemi haldur jne; metaandmed dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; elektrooniliste süsteemide
Selle ülesande täitmine sõltub paljuski asutuse suutlikkusest hallata oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt. Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks
Arhivaalide ettevalmistamine: Arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivaalide korrastamine ja kirjeldamine, Arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine (arhiivikirjeldus koostatakse nimistuna, mis antakse kooskõlastamisele), Üleandmise kontroll (olemikontrolli akt), Üleandmine (transport) Arhivaalide üleandmine lõpeb üleandmis-vastuvõtmisakti koostamise ja allkirjastamisega. Kirjelda arhiivinduse korraldust Eestis PILET 5 1. Põhimõisted: säilik Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vm) 2. Dokumendi elukaar (kontseptsiooni tutvustus, arutelu dokumendihalduse, arhiivihalduse ja asjaajamise korraldamise toimumisest sellel taustal) Dokumentide loomine ja nende haldamine on arhiivimoodustaja juhtimistegevuse osa, mis toetab tema tegevuse eesmärke ja vajadusi, sealhulgas õigusaktide nõuete täitmist. Seepärast peab dokumentide haldamine olema suunatud
· transpordietikettide printimine · loovutamise kinnitamine koos saadetise vastuvõtja andmete sisestamisega · saadetise lõpetamine Kaasaegsed lao (ning muud logistikasse puutuvad) infosüsteemid võimaldavad võimaldavad kasutada automaatset andmetuvastust (Auto ID: auto identification), mis hõlbustab kaupu puudutava informatsiooni sisestamist, muutmist ja edastamist, vähendades andmesisestuse aega, vigade arvu, vajadust paberdokumentide kasutamise järele ning võimaldades saadetiste liikumise jälgimist reaalajas. Auto ID on objektide automaatse tuvastamise, nende kohta andmete kogunüse ja nende otse arvutisüsteemi sisestamise (s.t. inimese sekkumiseta) meetodite üldnimetus. Auto ID tehnoloogiateks loetakse vöötkoode, raadiosageduslikud identifikaatorid (RFID), optilist tähetuvastust (OCR), biomeetrilisi ja magnetribasid, kiipkaarte (smart card) ning häältuvastamist (voice recognition)
Eesti Rahvusraamatukogu digitaalarhiiv DIGAR posti liitefailina. Saabunud tellimuse töötlemiseks eeldab selline tegutsemine sageli liitefaili välja- printimist ja ettevõtte tarkvarasse käsitsi sisestamist. EDI kasutamise peamisi eesmärke on paberdokumentide hulga ja nendega seotud kulude vähendamine organisatsioonidevahelises suhtlemises. Andmete käsitsi üleviimise käigus võidakse teha palju vigu. Omajagu aega nõuavad kirju- tamine ning tehtud vigade parandamine (juhul, kui neid sisestamisel märgati). Kui andmesisestaja
annaabi.ee 
