Kulude arvestustsükkel: ostmine ja väljamaksed (0)

EESTI MAAÜLIKOOL
Majandus- ja sotsiaalinstituut
KULUDE ARVESTUSTSÜKKEL: OSTMINE JA VÄLJAMAKSED
Arvestuse infosüsteemid
Tartu 2010
SISUKORD
SISSEJUHATUS 3
1. KULUDE ARVESTUSTSÜKKEL Majandustegevuses 4
1.1 Kaupade tellimine , tarned ja teenused 4
1.2 Kaupade vastuvõtt ja ladustamine 5
1.3 Arvete protsessi parandamine 6
1.3 Kaupade ja teenuste eest tasumine 6
2. INFOTÖÖTLUSE PROTSEDUURID 7
2.1 Kontrolli eesmärgid, ohud ja protseduurid 7
3. Kulude arvestustsükli informatsiooni vajadused ja andmemudel 12
Kokkuvõte 15
KASUTATUD KIRJANDUS 16

SISSEJUHATUS

Majandustegevuses on kulude arvestustsükkel on korduv tegevus, mis on seotud andmete töötlemisega. See on omakorda seotud kaupade ja teenuste ostmise ja selle eest tasumisega. Informatsioon tuleb kulude arvestustsükli tulust, tootmistsüklitest, varude reguleerimisest ja erinevatest harudest, kus ostetakse kaupu ja teenuseid. Kulude arvestustsükli peamine eesmärk on minimeerida kulusid , mis on seotud omandatud ja säilitatavate varudega, vahenditega ning erinevate teenustega, mis on vajalikud organisatsiooni toimimiseks.
Lisaks peab juhtkond suutma anda hinnangut ning valvama kulude arvestustsükli efektiivsust . Tähtis on ka andmete täpsus, usaldusväärsus ja õigeaegsus, et teha kasulikke ning asjakohaseid otsuseid.
Käesolevas töös on järgnevalt uuritud kolme arvestuse infosüsteemide kulude arvestustsükli põhifunktsiooni: äritegevuse andmete kogumine ja töötlemine, nende talletamine ja korraldamine, mis toetaks otsuste tegemist, ning pakkuda kontrolli, et oleks tagatud andmete usaldusväärsus. Kõigepealt on kirjeldatud äritegevust läbi kulude arvestustsükli, seejärel on uuritud meetodeid, mida kasutatakse kogumise-, varumise- ja protsessiandmete tegevuste juures ning samuti on uuritud kuidas leevendada tegevusega seotud ohte .

1. KULUDE ARVESTUSTSÜKKEL Majandustegevuses

Arvestuse infosüsteemide üheks funktsiooniks on toetada organisatsiooni äritegevuse tulemuslikkust efektiivselt töödeldud andmetega . Kolm peamist põhipunkti majandusliku tegevuse kulude arvestustsüklis on:

• Kaupade, tarnete ja teenuste tellimine;
  
• Kaupade, tarnete ja teenuste saatmine , ladustamine;
  
• Kaupade, tarnete ja teenuste eest tasumine.
  

1.1 Kaupade tellimine, tarned ja teenused

Majanduslikus tegevuses on kulude arvestustsüklis peamine varude või tarnete tellimine. Traditsiooniline varude kontrolli meetod on (mida sageli nimetatakse majanduslikuks koguseks) EOQ. See lähenemine põhineb optimaalse tellimuse arvutamisel, kus minimeeritakse tellimuse summat , transporti ja kauba puudust.
Järgnevalt on välja toodud kõik alternatiivsed varude kontrolli meetodi:
EOQ (majanduslik kogus), see on traditsiooniline lähenemine, sest see baseerub optimaalse tellimuse arvutamisel, kus minimeeritakse kogukulud: tellimus, transport ja kaubapuudus. EOQ valemit kasutatakse selleks, et kalkuleerida: „kui palju tellida “. Reorganiseerimise punktis sätestatakse, millal tellida. Tüüpilistel ettevõttetel on sätestatud, et reorganiseerimise punkt põhineb tarneajal ning sooviga ohutusvaru hallata, et toime tulla ootamatu nõudluse muutumisega.
MRP (materjali nõudluse planeerimine ), selle lähenemisviisi eesmärk on vähendada nõutud varude taset läbi toodangu plaani, et hinnata vajadusi. Eesmärk on säilitada piisavad varusid, et tootmine ei katkeks.
JIT (just parajal ajal), JIT süsteemidega püüatakse vähendada nii transpordi kui ka kaubapuuduse kulusid. Peamine erinevus MRP ja JIT vahel on see, et MRP süsteemide toodangu plaan on rahuldada hinnanguline müügivajadus, luues seeläbi laos valmistoodete varud. Samas JIT süsteemide toodangu plaan on täita tarbijate nõudmised ning seega praktiliselt kõrvaldades valmistoodang .

1.2 Kaupade vastuvõtt ja ladustamine

Majandustegevuses on suur osa ka tellitud kaupade kättesaamisel ja hoiustamisel. Vastuvõtmisel on kõige olulisem vastutada kahe asja eest: otsustada, kas nõustuda tarnega ning tuleb kontrollida kogust ja kvaliteeti. Esimene otsus tehakse ostufunktsioonil: kehtiv ostutellimus näitab, et tarnega tuleb nõustuda. Oluline on, et oleks tagatud tarnitud kauba koguse kontrollimine, et ettevõte maksaks ainult tegelikult kätte saadud kauba eest ja, et laoseisu andmed oleksid täpselt ajakohastatud. Kolm võimalikku erandit selles protsessis on: saadud kauba kogus erineb tellitud summast ; saadud kaup on kahjustatud; saadud kaubad on madalama kvaliteediga, kuna ei kontrollita.
Ostutellimus on dokument, mis on ametlik taotlus tarnijale, et osta nimetatud tooteid määratud hindadega. Samuti on see lubadus maksta ja saada leping, kui see on aktsepteeritud tarnija poolt. Sageli on mitmed ostetud kaubad komplekteeritud, et täita üks ostutellimus. Selles dokumendis on välja toodud järgmised andmed:

• maksenõue ja toote number;
  
• kohaletoimetamise asukoht ja kuupäev;
  
• toote kirjeldus, kogus ja hind;
  
• võib soovitada tarnijat.
  

Kokkuvõttes on kaupade vastuvõtu ja tarnimise juures esmalt kõige tähtsam valida sobiv tarnija ning valikul tuleks kaaluda järgmisi tegureid:

• hind;
  
• materjalide kvaliteet;
  
• töökindlus tarnete tegemisel.Foneetiliselt loetult
  

1.3 Arvete protsessi parandamine

Arvete maksmisprotsess, mis kattub ostutellimuste ja aruannete saamisega, on esimene, mida peaks automatiseerima. Et, seda protsessi efektiivsemaks muuta, tuleks tarnijalt nõuda arvete esitamist elektrooniliselt või Interneti teel ning süsteem ühildaks omvahel arved ja ostutellimused ning vastuvõtud. Ainult need tarnijate arved, mis ei suuda selle protsessiga kokkulangeda, tuleb sisestada käsitsi.
Teine võimalus on elimineerida tarnija arved. Seda "invoiceless" lähenemisviisi nimetatakse „hinnatud maksmiseks“ (ERS – evaluated receipt settlement). Seega niipea, kui kätte saadud kaubad või teenused on kontrollitud, on kogu nõutav teave, mida tarnijale maksma peab, teada. See on kolme osa kokkulangevuse protsess: müüja arve saamine, aruande saatmine ja ostutellimus. ERS süsteemid täiendavad protsessi läbi õigeaegse teabe edastuse: tarnijad näevad elektrooniliselt müüjaid kui saadetised on tulemas, ja ostjad näevad elektrooniliselt kui saadetised on kätte saadud.

1.3 Kaupade ja teenuste eest tasumine

Kolmanda tegevusega kaasneb heakskiit tarnija arvete maksmiseks. Tasumata arvete haru kinnitab müüja arvete maksmise. Kassapidaja vastutab makse tegemist eest.
Tasumata arvete eesmärk on lubadus maksta ainult kaupade ja teenuste eest, mis olid tellitud ja tegelikult saadud. On kaks võimalust töödelda müüja arveid:
mitte-maksekviitungi süsteem; maksekviitungi süsteem.

• Kassapidaja kinnitab arved.
  
• Müüja arve ja tõendavaid dokumente nimetatakse maksekviitungi paketiks.
  
• Võtmeküsimus raha väljamaksmise protsessis – kasutada ära allahindlusi kiire makse korral.
  
• Ostjatelt laekumata arvete ette prognoosimine tulevaste rahavoogude jaoks.
  

2. INFOTÖÖTLUSE PROTSEDUURID

Paljud organisatsioonid oma vanad arvestuse infosüsteemid välja vahetanud uue ühendatud ERP süsteemi vastu. Uue kulude arvestustsüklisüsteemi põhilised omadused on info jagamine erinevate tegevuste vahel ja suurenenud ühenduvus.
Tähtsamad täiendused uues süsteemis:

• Töödeldavate paberdokumentide kogus on vähenenud.
  

• Õigeaegsem ja täpsem informatsioon võimaldab ära kasutada allahindlusi tarnijate arvete õigeaegse maksmise korral.
  

• Varade kirjed on täpsemad ja õigeaegsemad.
  

• Ladu ja veoste vastuvõtu osakonnad saavad tegevusi paremini planeerida .
  

• Süsteem võrdleb vastuvõtva osakonna sisestatud andmeid ostutellimuse failiga, tuvastades ja lihtsustades seejuures igasuguste vigade parandusi õigeaegselt.
  

• Raportid ja töö kvaliteedi kriteeriumid on õigeaegsemad ja suurendavad juhatuse võimet jälgida ja parandada jõudlust ja efektiivsust.
  

2.1 Kontrolli eesmärgid, ohud ja protseduurid

Hästi kujundatud AIS-i üks funktsioone on pakkuda adekvaatset kontrolli, mis vastab järgmistele kriteeriumitele:

• Kõik tehingud on korralikult autoriseeritud.
  

• Kõik kirjendatud tehingud on kehtivad (tegelikult toimunud).
  

• Kõik kehtivad, autoriseeritud tehingud on kirjendatud.
  

• Kõik tehingud on kirjendatud täpselt.
  

• Varad (raha, inventar ja info) on kaitstud kadumise ja varguse eest.
  

• Majanduslik tegevus on tõhus ja efektiivne.
  

Iga ettevõte, sõltumata oma ärivaldkonnast, puutub kokku erinevate ohtudega, mis mõjutavad kulude arvestustsüklit. Seega on tähtis mõista, kuidas AIS-i saab kujundada nii, et ta neid ohtusid loendaks.
Ohud kaupade tellimisel:

• kauba puuduse ja varude ülejääkide ennetamine,
  

• ebavajalike kaupade nõudmine,
  

• odavnenud hindadega kaupade soetamine,
  

• madala kvaliteediga kaupade soetamine,
  

• ebaseaduslikelt/volitamata varustajatelt soetamine,
  

• pistised.
  

Kauba puudus mõjutab kahjumit müügis ning ülejääk toob kaasa vajalikust kõrgemad säilituskulud. Selle vältimiseks peavad ettevõtted saavutama täpse varude kontrolli süsteemi. Et kindlustada informatsiooni täpsus inventuuri varudes, tuleb kasutada tähtajatu varu meetodit. Tuleks valida sellised tarnijad, kes on tuntud oma kauba kohaletoimetamise kohustuste korrektse täitmise poolest. Teiseks võimaluseks on triipkoodi tehnoloogia, mis võib parandada tähtajatu varu kirjete täpsust ning pole vaja enam andmesisestust inimeste poolt.
Ettevõtted peaksid hoiduma ebavajalike asjade ostmisest ning sama kauba tellimisest ettevõtte erinevate allüksuste poolt. Selle lahendamiseks tuleb AIS kujundada nii, et ta võimaldaks ühendada erinevate allüksuste andmebaase.
Ettevõtted püüavad kindlustada parimad hinnad toorainele ja varudele. Hinnakirjad tuleks säilitada arvutis ning kauba tellimisel tuleks konsulteerida. Alla hinnatud kauba hinnad saab hõlpsasti kindlaks teha kataloogi järgi. Kulude kontrollimisel on abiks ka eelarve täitmise kontroll, tegelikke kulusid tuleks perioodiliselt võrrelda eelarvega.
Soovides võimalikult madala hinnaga kaupu soetada, peaksid ettevõtted hoiduma madala kvaliteediga kauba ostmisest. Mittestandardsed tooted võivad kalliks maksma minna ning praagikulud ja toodete ümbertegemine mõjutada kogutoodangu kulusid. Läbi kogemuste saadakse teada, millised tarnijad pakuvad parima kvaliteediga kaupa
konkureerivate hindadega, seega tuleks selliste tarnijate kohta teha nimekirjad ning ühendada need kontrolli protseduuridega, et nad ei läheks kaotsi teatud töötaja lahkumisel. Ostutellimused tuleks alati üle vaadata, et kasutataks vaid neid tarnijaid ning ostuosakonna juhataja peaks olema vastutav ostude kogukulude eest, mis sisaldaks endas ka praagikulusid ja ümbertegemist.
Kuna ebaseaduslikelt varustajatelt ostmine toob kaasa hulgaliselt probleeme, tuleb kõik ostutellimused üle vaadata, et kasutataks vaid heakskiidetud varustajaid. Samuti tuleks keelata ligipääs kinnitatud tarnijate nimekirjale ja kontrollida seda perioodiliselt volitamata muudatuste eest.
Pistised on kingitused varustajatelt sisseostjatele eesmärgiga mõjutada nende tarnijate valikut, see aga halvendab ostja objektiivust ja ta ei pruugi osta kindla kvaliteediga kaupa. Ettevõtted peaksid keelama sisseostjatel vastu võtta kingitusi potentsiaalsetelt või olemasolevatelt varustajatelt (nipsasjad võivad olla lubatud). Sisseostjad peaksid iga aasta alla kirjutama huvide konflikti dokumendile, avalikustades nii igasugused rahalised huvid, mis neil võivad olla praegustel või potentsiaalsetel varustajatel.
Ohud kaupade vastuvõtmisel ja hoiustamisel:

• tellimata kauba vastuvõtmine,
  

• vastuvõetud kaupade lugemisel tehtavad vead,
  

• inventari varastamine.
  

Et vähendada tellimata kaupade vastuvõtmist, võivad vastuvõtvad osakonnad aktsepteerida vaid neid tellimusi, millega on kaasas ostutellimuse kinnitatud koopia. Seega vajab vastuvõtuosakond ligipääsu avatud ostutellimuste failile.
Vastuvõetava kauba lugemist lihtsustab triipkoodi tehnoloogia, kuid ka sellega võib vigu ilmneda. Paljud ettevõtted teevad päringut tegeva süsteemi selliseks, et vastuvõttev laotöötaja ei näe tellitud kogust, et innustada teda kaupa korralikult üle lugema. Vastuvõtja peaks lisaks saabunud koguse kirjapanemisele allkirjastama ka vastuvõtuakti, see toob kaasa endaga suurema vastutuse ja seega ka põhjalikuma töö.
Kõik varud tuleks ladustada kindlas kohas piiratud ligipääsuga ja kõik ettevõttesisesed ümberpaigutused ja loovutamised tuleks dokumenteerida. Samuti on tähtis perioodiliselt üle lugeda laos olev varu ning need viia kooskõlla varude kirjetega.
Ohud tarnijate arvete kinnitamisel ja maksmisel:

• ebaõnnestumine vigade leidmisel tarnijate arvetes ,
  

• maksmine saamata kaupade eest,
  

• ebaõnnestumine saadaolevate allahindluste ärakasutamisel,
  

• sama arve topelt maksmine,
  

• vead tasumata arvete kirjendamisel,
  

• ebaseaduslik sularaha, tšekid või elektronarveldus.
  

ERS (evaluated receipt settlement) kasutuselevõtmine kõrvaldab vigade potentsiaalse tekkimise tarnijate arvetes, sest ettevõtted maksavad sobivate hulkade järgi, mis nad vastu võtavad ja määratud hindadega kaupade tellimise ajal.
Parim viis ennetada maksmist tellimata kaupade eest, on võrrelda koguseid ostuarvetel nende kogustega, mis on sisestatud varude kontrolliga tegeleva isiku poolt, kes kinnitab nende kaupade üleandmise vastuvõtva osakonna poolt. Ka siin ERS lähenemine kindlustab, et ettevõte maksab vaid selle kauba eest, mis ta tegelikult tellis.
Korralik dokumentide süstematiseerimine vähendab allahindluste kasutamatajätmise riski. Kinnitatud arved tuleks süstematiseerida kuupäeva järgi ja ja süsteem tuleks disainida nii, et ta oleks võimeline jälitama arveid kuupäeva järgi ja printima nimekirja kõigist tasumata arvetest. Rahavoogude eelarve, mis viitab oodatavatele raha sissevooludele ja tasumata kohustustele samuti aitab ettevõtetel planeerida ära kasutada saadavaid ostu allahindlusi.
Et vähendada ühe arve mitmekordset maksmist, tuleb arved kinnitada maksmiseks vaid kaasnemisel täieliku dokumendi pakiga. Ainult arve originaalkoopia tuleks maksta, makset ei tohiks kunagi lubada arve fotokoopia alusel. Kui tšekk arve
maksmiseks on allkirjastatud, siis arve ja dokumendi pakk tuleks tühistada ehk siis märkida makstuks nii, et ennetada nende taasesitamist. Lõpuks ERS kõrvaldab tarnijate arve täielikult. Ka on tähtis kontrollida ligipääsu varustaja peafailile ja jälgida kõiki muudatusi selles, sest see fail sisaldab nüüd infot erinevate asjade hindade kohta, mis on soetatud.
Korralik info sisestus ja kontroll on vajalik selleks, et ennetada vigasid tasumata arvete kirjendamisel. Üheks selliseks kontrolliks on võrrelda varustaja kontosaldosid enne ja pärast tšekkide käsitlemist kõigi töödeldud arvetega.
Ligipääs sularahale ja tühjadele tšekkidele peaks olema piiratud, tšekid peaksid olema järjestikuliselt nummerdatud ja perioodiliselt kirjendatud kassapidaja poolt. Kuna elektronarveldus sisaldab endas kapitali liikumist, siis on vajalikud piiravad ligipääsu kontrollid. Salasõnu ja kasutajanimesid tuleks regulaarselt muuta. Kõik elektronarvelduse ülekanded peaksid olema krüpteeritud ennetamaks muudatusi.
Ohud üldises kontrollis:

• info kaotamine,
  

• halb esitus.
  

Tuleks kasutada nii väliseid kui ka siseseid faili tähistusi, et vähendada võimalust kogemata kustutada tähtsaid faile ja kindlustada, et kõige hiljutisem versioon peafailist uuendatakse. Ostude, laekumiste, põhiliste tasumata arvete ja raha väljamaksete failid tuleb dubleerida regulaarselt. Tuleks teha kaks varukoopiat, üks hoiustamiseks kohapeal ja teine väljaspool. Veel on tähtsad ligipääsu kontrollid, salasõnade ja kasutajanimede süsteem seab limiidi töötajate ligipääsule erinevatele failidele.

3. Kulude arvestustsükli informatsiooni vajadused ja andmemudel

Arvestuse infosüsteemide kolmandaks funktsiooniks on tagada otsuste tegemiseks kasulik informatsioon. Kulude arvestustsüklis tähendab kasulikkus seda, et AIS peab andma vajalikku tegevusinformatsiooni, mis on vajalik järgmiste funktsioonide täitmiseks:

• otsustama kuna ja kui palju varusid tellida,
  
• valima sobivama tarnija, kellelt tellida,
  
• kontrollima tarnijate müügiarvete õigsust,
  
• otsustama, kas on vajalik teha allahindluseid,
  
• jälgima rahavooge, et kas on võimalik maksta tasumata võlgasid.
  

Lisaks peab AIS tagama informatsiooni, mis on vajalik järgmiste strateegiliste otsuste vastuvõtmiseks ja hindamiseks:

• ostuosakonna tootlikkus ja efektiivsus,
  
• analüüsima tarnijate suutlikkust varude õigeaegse kohale toimetamise kohta ja jälgima varude kvaliteeti,
  
• võtma aega kaupade vastuvõtukohast tootmisesse viimiseks,
  
• pidama arvet protsentuaalselt allahindluste osakaalust, mis tehtud.
  

Need otsused vajavad nii finants - kui tegevusandmeid. Näiteks tarnija valikul ei tohiks arvesse võtta ainult varude hinda, vaid ka kaupade kvaliteeti ning suutlikkust toimetada need õigeaegselt kohale. Traditsiooniliselt on AIS andnud finantsinformatsiooni, et teha vajalikke otsuseid kulutsüklis ning muud infosüsteemid on loodud kulutuste tsükli tgevusandmete kohta. Üheks probleemiks, mis kaasneb eraldiseisvate infosüsteemide kasutamisega on see, et omavahelised andmed võivad olla hiljem vastuolus. Veelgi enam, osaliselt kattuv süsteem võib põhjustada kulude suurenemist ja vähendab süsteemifunktsionaalsuse efektiivsust.
Paljud kulude arvestustsükli otsused nõuavad väliselt genereeritud informatsiooni – nt andmed tarnijate rahaliste näitajate kohta võivad olla kasulikud stabiilsete ja usaldusväärsete tarnijate selekteerimisel. Hästi kavandatud andmemudel hõlbustab omavahelist lõimumist välisinformatsiooni ja sisemiste näitajate vahel (tootmistsükli rahalised -ja tootmisandmed). Kui AIS integreerib informatsiooni erinevate tsüklite, allikate ja tüüpide kohta, siis kokkuvõttes on võimalik koostada piiramatul hulgal aruandeid. Raamatupidajad peaksid neid aga pidevalt täiustama ja parandama.

Kokkuvõte

Majandustegevuses sisaldab kulude arvestustsükkel järgmist:

• kaupade tellimine tarnijatelt,
  
• kaupade vastuvõtt tarnijalt,
  
• tarnija arvete maksmise heakskiitmine.
  

Nende tegevuste efektiivsus ja tõhusus võib märkimisväärselt mõjutada ettevõtte üleüldist toimimist, sest puudused vajalike varude taotlemisel ning tellimisel võivad põhjustada tootmises nii öelda pudelikaelaefekti ja tulemuseks on kaotus müügis. Probleeme toimingutega, mis on seotud vastuvõetavate ja hoitavate kaupadega saab lahendada: näiteks ettevõte maksab varude eest, mis tegelikult ei ole saabunud, kuid sellega aksepteerib ta saadetise ja arvestab ladustuskulud mittetellitud kaupa eest. Samuti tekitab probleeme tarnijate arvete heakskiitmine, mille tagajärjel makstakse üle või ei ole võimalik saada allahindlust kiire makse puhul. Nõrkus raha maksmise protsessis toob tulemuseks raha väärkasutamise.
Infotehnoloogia aitab parandada kulude arvestustsükli efektiivsust ja tõhusust. Eriti aitab kaasa elektrooniline andmevahetus , rahaliste vahendite vahetamine ja vöötkoodimine, mis vähendab oluliselt aega ja kulusid seoses kaupade tellimise, vastuvõtmise ja nende eest maksmisega. Lisaks võib hästi kujundatud andmemudel integreerida sisemise informatsiooni väliselt kogutud informatsiooniga nii, et kõiki kolme tüüpi andmeid saab kasutada tähtsate juhtimis-ja strateegilisotsuste tegemisel. Kokkuvõttes võib öelda, et nõuetekohased kontrolli toimingud, eriti ülesannete lahusus , aitavad vältida ning leevendada mitmesuguseid ohte nagu näiteks vead kulude arvestustsükli toimingutes või kaubavargused.
Teemat iseloomustavad olulised märksõnad: kulude arvestustsükkel; kaupade omandamise, tarnimise, säilitamise kogukulude minimeerimine ; EOQ; JIT; MRP; EDI; ostutellimus;ERS.

KASUTATUD KIRJANDUS

1. Romney, M. B. Steinbart, P. J. Accounting Information System. Ninth Edition , pp. 414-466.
16