Nimetu (0)

Keskkool - Informaatika - Algoritmid ja andmestruktuurid

1 Hindamata

Gerli Kuusik
DOKUMENDIHALDUSE TARKVARA POSTIPOISS
Referaat
Pärnu 2008

SISUKORD

SISSEJUHATUS 3
1. ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSE SÜSTEEM 4
2. TARKVARA POSTIPOISS OMADUSED 6
3. TARKVARA POSTIPOISS RAKENDAMINE 9
Lisa 1 12
Lisa 2 13

SISSEJUHATUS

Asutusele vajaliku informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme. Suur osa vajalikust infost ringleb dokumentide vormis. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu. Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu. Enim vajavad dokumendihalduse lihtsustamiseks sobilikke tarkvarasid avaliku sektori asutused. Arvutiprogrammid kiirendavad asutuste omavahelist suhtlemist ja vähendavad asjaajamise halduskulusid. Elektroonilise dokumendihalduse nõrk lüli on sõltuvus tehnoloogaist, mis vananeb kiiresti.
Kuna asutused ja ettevõtted on erinevad, siis tuleb leida sobiv dokumendihalduse tarkvara. Microlink pakub dokumendihaldussüsteeme Postipoiss ja Livelink. Postipoiss on loodud ja arendatud koostöös riigiasutustega ning lähtuvalt Eesti seadusandlusest ning nõuetest asjaajamisele ja arhiivindusele.

ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSE SÜSTEEM

Elektrooniline dokumendihalduse süsteem pakub alati rohkem võimalusi kui pelgalt kirjade elektrooniline registreerimine – sellel on keskne osa kogu asutuse info haldamises ja see peab ühilduma teiste süsteemidega ( nt. grupitöö vahendid, majandustarkvara , kvaliteedijuhtimise süsteemid, jne.).
Elektrooniline dokumendihalduse süsteem peab muutuma asutuse tugisüsteemiks, mis hoiab kokku aeg ja raha. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. Eriti vajalikud on muudatused siis, kui organisatsiooni haldusalas on mitmeid asutusi, kelle dokumendihaldus peaks olema seotud. Näiteks dokument saab kooskõlastused mitmest asutusest. Efektiivseks asutuste vaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema hästi kooskõlastatud. ( http://www.riigikantselei.ee/?id=6838 )
Dokumendihaldussüsteem peab aitama dokumente hallata, aga ta peab olema ka turvaline, vastama seadusandlusele jne. Seega saab süsteemile esitatavaid nõudmisi jagada sisulisteks ja muudeks nõudmisteks:

sisulised, otseselt dokumendihaldusega soetud nõudmised. Näiteks: dokumendihaldussüsteem peab võimaldama hallata teatud liike dokumente, otsida dokumente mitmesuguste tunnuste järgi.
muud nõudmised, mis otseselt ei ole soetud dokumendihalduse funktsioonidega. Näiteks: dokumendihaldussüsteem peab vastama seadusandlusele ja rahuldama turva -, efektiivsuse, käideldavuse, ühilduvuse ning muid nõudeid.

Riigikantselei dokumendihalduse osakond käivitas 2005. aastal koostöös Riigi Infosüsteemide Arenduskeskusega elektroonilise dokumendivahetuse arendamise projekti. Projekti eesmärgiks on rakendada automaatne ja turvaline paberivaba dokumendivahetus avalikus sektori asutuste dokumendihaldussüsteemide vahel.
Dokumendihaldusjuhtide koostöövõrgu toel on Riigikantselei koostanud avaliku sektori dokumendihalduse arendamise lähiaastate tegevuskava, mis seab põhieesmärgiks tagada avalikus sektoris kiire, lihtne ja läbipaistev asjaajamine. Selle eesmärgi saavutamiseks viiakse läbi mitmeid arendusprojekte järgmiste alaeesmärkide saavutamiseks:

elektroonilise dokumendihalduse osakalu suurendamine, sealhulgas elektroonilise dokumendivahetuse arendamine.
dokumentide säilimise ja nendele juurdepääsu tagamine.
dokumendihaldurite kompetentsi tõstmine
valdkonna planeerimis– ja analüüsisüsteemi ning regulatiivse keskkonna arendamine. ( http://www.riigikantselei.ee/?id=6402 )

Riigikantselei korraldas elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhendi väljatöötamise. Juhendi väljatöötamisel on lähtutud rahvusvahelistest standarditest ja Eesti õigusaktidest. Kuigi nõuete väljatöötamisel lähtuti eelkõige avaliku halduse asutuste suhtes kehtivatest õigusaktidest ja asjaajamise heast tavast , võivad neist lähtuda ka eraettevõtted. ( http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF )

TARKVARA POSTIPOISS OMADUSED

Postipoiss on veebipõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab juhtida ja hallata saabuvaid, väljaminevaid ja sisemisi dokumente kogu elutsükli jooksul.

Postipoisi arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest ja vajadustest. Igal aastal valmib 3 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi, seadusandlusest tulenevaid muudatusi ning „kasvavatest soovidest“ tingitud muudatusi. Postipoisi olulisemateks eelisteks võib nimetada järgmist:

Postipoiss jälgib üheaegseid kasutajaid – see tähendab, et igale töötajale ei ole vaja osta Postipoisi litsentsi.
Postipoiss on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on arendatud nii, et ta vastaks Eesti seadustele . Pole otsitud kompromisse paljude riikide vajadustega. Sellest tingituna on häälestamine ja kasutamine mugavam.
Postipoiss sobib kõikidele platvormidele. Kasutajate töömasinatesse ei ole vaja midagi installeerida.
Postipoisse on võimalik panna omavahel suhtlema aastast 2002. ( http://www.microlink.ee/Postipoiss-2 )

Postipoiss® on elektrooniliste ja paberkandjal asuvate dokumentide (aktide, määruste, korralduste , lepingute, kirjade ja mis iganes teiste dokumentide) haldamise tarkvara, mis hõlmab kogu protsessi alates dokumendi loomisest kuni selle arhivaaliks viimiseni. Postipoiss® on kergesti kasutatav ja teda ei ole vaja igale töökohale eraldi installeerida.
Postipoiss® väärtus seisneb kõrges tootekvaliteedis ja parimas klienditoes. Selleks, et kasutajad saaksid end turvaliselt tunda on loodud Postipoisi Helpdesk. Postipoisi kasutaja saab telefoni ja e-maili teel vastuseid kasutamise käigus tekkivatele küsimustele ja probleemidele
Postipoiss® on paindlik tänu avatud arhitektuurile. Töötab Internetis, Intranetis või kohtarvutis ning on kergesti integreeritav erinevate andmebaaside ja infosüsteemidega, kasutades XML standardit. Kuna tarkvara on Internetipõhine, siis on kasutajal kerge tööd alustada.
Postpoisi peamised omadused, eelised ja võimalused on järgmised:

Luua dokumente asutuse dokumendimallidele
Registreerida erinevaid dokumendiliike vastavalt asutuse dokumentide loetelule ja asjaajamise korrale
Edastada dokumente viseerimiseks teistele süsteemi kasutajatele, fikseerida edastamise protsessi
Jälgida dokumentide liikumist ja menetlust reaalajas
Jälgida dokumentidega seotud tähtaegadest kinnipidamist
Saata teateid menetlustähtaegade lähenemisel
Otsida dokumente kõikvõimalike tunnuste (asutuse, liigi, dokumendi numbri, kuupäevade, pealkirjade jne) alusel
Rakendada sisestatud dokumentide täistekstotsingut
Kehtestada konfidentsiaalsuspiiranguid, määrates süsteemi kasutajaõigusi ja dokumendi kasutusõiguseid
Luua asutuse funktsioonide ja osakondade põhist dokumentide klassifitseerimise hierarhiat.
Määratleda erinevatele dokumendi liikidele oma registreerimisnumbrite loendurid.
Luua ise aruandeid ja kasutada juba olemasolevaid näit. tähtajaks vastamata dokumentide aruanne.
Kasutada asutuste ja kontaktide registreid andmesisestuse automatiseerimiseks
Salvestada kõiki erinevaid digitaalkujul dokumente dokumendiregistrisse (doc, rtf, html, txt, pdf ja muudes vormingutes) ja hallata nende versioone
Muuta digitaalkujul dokumente – vastav rakendustarkvara käivitub automaatselt koos dokumendi avamisega (faililingid)
Trükkida dokumente printerile, salvestada faili või edastada e-posti teel
Võimaldab lugeda asutusse saabunud digitaalselt allkirjastatud dokumente
Võimaldab infovahetust Kodaniku Infotehnoloogia Portaaliga (KIT).

Postipoisis on võimalik määrata kasutajale erinevaid õigusi ehk rolle. Postipoisi kasutaja võib olla, kas: Vaatleja, Kasutaja või Administraator .
Vaatleja õigused:
Vaatleja saab dokumente ainult lugeda, ta ei saa neid registreerida ega edastada. Vaatlejale saavad kasutajad dokumente edastada vaid teadmiseks.
Vaadata dokumentide andmeid ja avada viidetes toodud faile
Kasutaja õigused:
Kasutaja saab töötada dokumentidega, neid registreerida, edastada, kooskõlastada ja algatada/osaleda protsessides.
Administraatori õigused:
Administraator häälestab Postipoisi vastavalt asutuse struktuurile /funktsioonidele, asjaajamiskorrale ja dokumentide loetelule.
Dokumendi registreerija ja administraator saavad anda avalike ning asutusesiseseks kasutamiseks (AK ja AKEA) mõeldud dokumentide puhul kasutajatele juurde õigusi dokumendi ja/või viidet muuta ja/või näha.
Riigiasutuste puhul tuleb vara soetamisel lähtuda riigihangete seaduse nõuetest. Riigikontrolli kodulehel avaldatud riigiasutuste digitaalse dokumendihalduse korralduse uuringu materjalide lisas on toodud ära tarkvara riigihangete maksumused. Nii on 2001 aastal Politseiamet soetanud tarkvara Postipoiss maksumusega 546 576 krooni ja Sotsiaalkindlustusamet maksumusega 554 600 krooni. [ http://www.riigikontroll.ee/ ]

TARKVARA POSTIPOISS RAKENDAMINE

Postipoiss on kasutusel Eestis ca 300 ettevõttes. Süsteem on MicroLinki poolt välja arendatud ning turul alates aastast 1998. aastast.
Postipoiss on enim kasutatav dokumendihaldussüsteem avalikus sektoris. Mõned suuremad asutused, kes kasutavad Postipoissi: Riigikantselei, Sotsiaalkindlustusamet, Politseiamet, Tallinna Linnavalitsus , Piirivalveamet, Kaitseministeerium. Postipoissi kasutab ka Kuressaare Linnavalitsus.
Riigikantselei andmete alusel kasutab Postipoissi 51% ministeeriumidest, lisaks kasutatakse veel selliseid dokumendihaldustarkvarasid - eBüroo, Commence, Webdesktop, Sharepoint, Documentum, GoPro .
Postipoisi kasutamiseks on koostatud MicroLinki poolt väga põhjalik juhendmaterjal, mida täiendatakse vastavalt tarkvaras tehtud muudatustele. Juhendmaterjali sisaldab tekste kui ka programmi pilte kasutamise hõlbustamiseks.
Microlink pakub lisaks Postiposile ka teist dokumendihalduse tarkvara, milleks on Livelink. Gartneri sõltumatu konsultatsioonifirma hinnanguil on OpenText Livelink info- ja dokumendihalduse valdkonna turuliider nii visiooni, realiseerimise kui jätkusuutlikkuse osas. Livelink on maailma suurlahendustest enamlevinud ja kliendivajadustele vastav tarkvara Eesti turul.
Livelinki meeskonnal on kogemusi tarkvara juurutamisel ja teabehalduse lahenduste realiseerimisel paljudes Eesti suuremates ärisektori organisatsioonides, samuti mitmes avaliku sektori organisatsioonis. Livelink on kasutusel Eesti Pangas, Sampo Pangas, Maksu- ja Tolliametis, Kaitseministeeriumis, Tartu Ülikoolis, Elion Ettevõtetes, EMTs, Asis Eesti Post, Finantsinspektsioonis, MicroLinkis jm.
[ http://www.microlink.ee/Livelink-2 ]
KOKKUVÕTE
Dokumendihaldusprogrammid vähendavad tunduvalt paberdokumentide arvu ja kiirendavad nende menetlemist. Erinevate dokumendihalduse tarkvarade hulgast saab riigiasutus või ettevõtte valida endale sobiva. Microlinki poolt välja töötatud Postipoiss on eelkõige kasutuses riigiasutustes ja kohalikes omavalitsustes. Postipoiss on loodud koostöös riigiasutustega ja lähtuvalt Eesti seadusandlusest ning asjaajamise nõuetest. Postipoiss võimaldab tarkvara kasutajatele erinevaid rolle ja õigusi vastavalt asutuse vajadusele ning sisekorrale. Tarkvara kasutajale on abiks mahukas ja põhjalik juhendmaterjal.
KASUTATUD KIRJANDUS

Microlink kodulehekülg, [ http://www.microlink.ee/Postipoiss-2 ], 21.04.2009.

Microlink kodulehekülg, [ http://www.microlink.ee/Livelink-2 ], 21.04.2009.

Riigikantselei, [ http://www.riigikantselei.ee/?id=2850 ], 21.04.2009.

E-Riigi Akadeemia uuring „Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses“, [ http://www.riigikontroll.ee/ ], 21.04.2009.

Viidemann, I. Postipoiss. Dokumendihalduse tarkvara. Referaat. Pärnu 2006. [ http://pc.parnu.ee/~ttamb/ikt/mis/mis2007/Tarkvara/ ]

Lisa 1

Joonis 1. Esileht Postipoissi sisselogimiseks
Tabel 1. Programmi sisenemisel avanev peamenüü Dokumendid.
Joonis 2. Ministeeriumides kasutatavad dokumendihalduse tarkvarad

Lisa 2

Tarkvara Postipoiss valisin seetõttu, et minu töökohas kohalikus omavalitsuses on kasutusel see tarkvara. Oma töökohas ma Postipoissi ei kasuta ja seetõttu oli mul huvi rohkem teada saada selle tarkvara kohta.
Tarkvara Postipoiss kohta vaatasin kõigepealt üle varasematel aastatel tehtud referaadid ja neis esitatud andmed. Seejärel vaatasin tarkvara looja MicroLink kodulehel olevat infot Postipoisi kohta. Ühest varasemast tööst sain idee dokumendihaldussüsteemi kohta. Kuna elektroonse dokumendihaldussüsteemi loomisega on tegelenud avaliku sektori asutuste jaoks Riigikantselei, siis sellelt kodulehelt sain vajalikku informatsiooni. Riigikantselei ja ka Riigikontrolli auditi aruandest selgus, et enim on probleeme elektroonse tarkvara kasutamisega ja selle juurutamisega kohalikel omavalitsustel.
Riigikontrolli kodulehel avaldatud „Digitaalse dokumendi halduse korraldus riigihalduses“ aruandest sain materjale ministeeriumide tarkvara Postipoiss riigihangete maksumuse kohta. Samas dokumendis on infot, et osa ministeeriume on soetanud tarkvara Amphora.
13

.DOC Laadi alla originaalfail 13 lk · .doc · 37 allalaadimist

50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.

~ 13 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2011-02-10 Kuupäev, millal dokument üles laeti

37 laadimist Kokku alla laetud

0 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

gerli89 Õppematerjali autor

Kasutatud allikad

Sarnased õppematerjalid

doc

GoPro dokumendihaldus tarkavara

TARTU ÜLIKOOL Pärnu kolledz Ettevõtluse osakond GOPRO Referaat Pärnu 2011 SISUKORD Sissejuhatus....................................................................................................................... 3 1. TARKVARA OMADUSED......................................................................................... 4 2. TARKVARA RAKENDAMINE.................................................................................. 8 Kokkuvõte....................................................................................................................... 11 Viidatud allikad............................................................................................................... 12 Lisa 1. Näidisekraanipilt..............................................................................................14 Lisa 2. Töö täpsustus................................................................................................... 15

Majandusinfosüsteemid

odt

Dokumendihaldus aastal 2015

TARTU ÜLIKOOL Sotsiaal- ja haridusteaduskond Ühiskonnateaduste instituut Dokumendihaldus aastal 2015 Uurimistöö Dokumendihalduse alused Autor: Tartu 2015 Sisukord Sissejuhatus.................................................................................................................................3 1 Dokumendihalduse ajalugu......................................................................................................4 2 Dokumendihaldus tänapäeval..................................................................................................5 2.1 Eestis populaarsed dokumendihaldussüsteemid...............................................................5 2.1.1 Postipoiss..................................................................................................................5 2.1.2 DocLogix............................................................

Dokumendihaldus

docx

Infosüsteemid

1. Nimetage dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte (7) Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Isikuandmete kaitse seadus Äriseadustik, mittetulundusühingute seadus 2. Nimetage Eestis kasutusel olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (6) Livelink - maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste hulgas (Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse, mis on vajalik organisatsiooni ressursside ja kollektiivse teabe veelgi tulemuslikumaks kasutamiseks. DocLogix - üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem, millega saab hallata kogu asutuse dokumente alates nende saamisest/loomisest kuni nende arhiveerimiseni. Samuti võimaldab tarkvara hallata asutuste partnerite kontaktandmeid, teostada otsinguid süsteemis ja genereerida aruandeid. Selle arendamisel lähtutakse rahvus

Infoteadus

docx

Dokumendihaldus

ANDMED- inimesele või masinale arusaadaval kujul vormindatud info esitusviis, mida saab kasutada suhtlemiseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötlemiseks. (Info esitamise viis inimesele arusaadaval kujul) INFORMATSIOON- fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisteid või muid objekte puudutav teadmus, millel on teetud kontekstis eritähendus. (Andmed millel on teatud kontekstis tähendus minule. Inf. On tavaliselt kodeeritud kujul, kokkulepe saaja ja saatja vahel. Inf. on edasi antud teadmus.) TEADMUS- informatsioon ja oskused, mis on omandatud läbi kogemuse või hariduse. (Andmed>Informatsioon>Teadmus) DOKUMENT- on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (dok. On registreeritud teavik) DOKUMENT (record) organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodu

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

docx

ASJAAJAMINE

ASJAAJAMINE Avaldus, CV, personaalkirjad Tööle kandideerija tüüpvead intervjuul 1. Kandidaadid loetlevad paljulubavaid omadussõnu, mida tööandja nende arvates kuulda tahab. Näiteks: "Olen lojaalne, hea suhtleja, pühendunud, intelligentne ja väga töökas." Need väited ei sisalda informatsiooni. 2. Intervjueeritav ei vasta seda, mida tunneb, vaid seda, mida tööandja kuulda tahab, näiteks müüjaks kandideerija ütleb, et on eluaeg unistanud saada kassapidajaks. See on võlts ja paistab läbi. 3. Kohe küsitakse palka, enne kui on saadud ülevaade täpsetest tööülesannetest. 4. Kandidaat on hästi kahtlev ja pole endas kindel, kas ikka tahab tööd. 5. Kandidaat püüab tööandjale selgeks teha, et kõik ülejäänud töökohad olid nõmedad. 6. Kandidaat püüab väita, et kõik eelnevad ülemused on olnud halvad ja teda taga kiusanud. 7. Kandi

Asjaajamise alused

docx

"Dokumendihaldus aastal 2015"

Tartu Ülikool Sotsiaal- ja haridusteaduskond Ühiskonnateaduse instituut Infokorralduse õppekava Riina Udovenko DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015 Referaat Tartu 2015 Sisukord Sisukord......................................................................................................................................2 Sissejuhatus.................................................................................................................................3 1Dokumendihaldus.....................................................................................................................4 1.1Dokumendihaldussüsteemid Eestis....................................................................................4 1.2Dokumendihalduri kutse....................................................................................................5 2Elektrooniline dokumendihaldus...................................................

Dokumendihaldus

docx

Dokumendihalduse alused

Kordamisküsimused kontrolltööks dokumendihalduse alused 1. Dokument (laiemas tähenduses) jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna kasutatav inimtegevuses 2. Dokument (kitsamas tähenduses) Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Post

Dokumendihaldus

docx

Dokumendi halduse eksamiks

Info jaguneb: Objektiivne reaalselt meie ümber Subjektiivne objektiivse keskkonna kirjeldus oma nägemuse järgi Sense making liigub objektiivse ja subjektiivse info vahel Nt: väljas sajab, panen kummikud jalga Tegevuse ja dokumendi vaheline seos Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeerit

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

Rohkem sarnaseid