AS RÕIVAS AKT 21. jaanuar 2010 nr 2-7/4 KINNITAN Tallinn (allkiri) AS Rõivas Direktor 21.09.2010 Asjaajamise vastuvõtmine-üleandmine Akt on koostatud selle kohta, et AS Rõivas õmblusosakonna peaspetsialist Piret Tamme annab üle ja AS Rõivas õmblusosakonna spetsialist Tiia Toome võtab vastu järgmised toimikud: 1. Põhitegevuse käskkirjad Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta Arhivaalide hulk 1.1 2-4 Käskkiri 2010 1 2. Juhatuse koosoleku protokollid Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta Arhivaalide hulk 2
(üldplank) Akti näidisvorming AKT (5,5 cm) 10. jaanuar 2011 nr KINNITAN - Tallinn - (allkiri) Nimi Ametinimetus 12 . jaanuar 2011 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine
KÜ Linnu 13 AKT 04. juuni 2015 KINNITAN Rakvere (Allkiri) Reio Arba Juhatuse liige 05. juuni 2015 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Akt on koostatud selle kohta, et juhatuse liige Reio Arba andis üle ja juhatuse liige Piret Järv
Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Nõupidamiste korraldamine, protokollimine Maire Kaldma Elektrooniline dokumendihaldus [email protected] ARVESTUS valikvastustega test
edastamise, vaatamise, muutmise jne kohta; sisu sündmused ja faktid, mis on dokumendis kirja pandud; usaldatavus dokumendi tunnus, kus dokumendi sisule vastavad reaalsed sündmused ja faktid; dokument sisaldab kõiki tavapäraseid vormielemente ja andmeid; dokumendi autor on tegutsenud oma pädevuse piires ja järginud kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid; 2 Dokument, mis sisaldab liikuvaid pilte ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks. 6 Lidia Feklistova vormielemendid dokumendi osad, mille kaudu esitatakse dokumendi sisu; elementide hulka kuuluvad adressaat, kuupäev, sarja tähis,
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.
osa vahele jäetakse üks tühi rida. Kui nende osade vahele trükitakse sõrendatult sõna ,,käsin" siis jäetakse üks tühi rida enne ja üks tühi rida peale sõna ,,käsin". Sõna ,,käsin" kasutatakse vaid juhul kui antakse korraldusi konkreetse(te)le isiku(te)le Käskkirja vorming Korraldavast osast Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus. Nii öelda ,,mina" vormis aga sõna ,,mina" jäetakse ära. N: Kinnitan AS Tubli asjaajamiskorra tunnistan kehtetuks käskkirja nr 309 Käskkirja vorming Kui käskkirja korraldavas osas antakse mitu korraldust, siis need nummerdatakse. Korralduspunktide vahele jäetakse tühi rida. Käskkirja vorming Kui käskkirjaga kinnitatakse mingit dokumenti, siis nimetatakse seda käskkirja lisaks. Käskkirja lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus, mitte teksti all. N: Kinnitan AS Tubli asjaajamiskorra (lisatud).
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
Dokument on registre- eritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Regis- treerimisega: *haaratakse dok. süsteemi; *luuakse dok.-le seos teiste dok.-tega; *fikseer- itakse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu- päeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu kõigis dok.-i elutsükli faasides; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete tähtaeg- se lahendamise kontrollimine; *tõuseb dok. usaldusväärsus; *tagatakse avalikkuse juurd- epääs avalikele dok.-dele; *tagatakse dok-de arvestus. Dokumentide registreerimine on: *ühekordne asjaajamisteenistuses registreeritud dok. struktuuriliselt uuesti ei regist- reerita; *algatusdokumendi järgne algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all
* asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; * asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; * dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; * vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord; * dokumentide hoidmise ja hävitamise kord; * ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord; 9. E- kirja puhul viitame lisadele allkirjastajast allpool 10. E- kirjadega seotud riskid *vajalikku informatsiooni ei ole võimalik leida *süstemaatilisuse puudumisel võidakse postkastis olevat informatsiooni kustutada lähtuvalt ruumi vajadusest, mitte olenevalt sisu väärtusest 11. Prokuura on volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõigis majandustegevustega seotud õigustoimingutes. 12. Dokumendi omadused: *autentsus *kasutatavus
hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD
Asjaajamiskord: organisatsioonisisene dokument, mis reguleerib konkreetses organisatsioonis dokumenditöökorraldust. On dokument või dokumentide kogum, mis esitab nõuded dokumentide haldamisele organisatsioonis 1. lähtutakse riiklikest normdok. 2. arvestades konkreetse organ. vajadusi ja tingimusi Üldsätted, dokumentide vormistamine, dokumendiringluse korraldamine, dokumentide registreerimine, dokumentide menetlemine, dokumentide hoidmine asjaajamises, asjaajamise üleandmine Koostamise protseduur vt raamatust lk 61 Dokumendi loetelu koostamise protseduur vt lk 70-71 Dok loetelu vt vanast vihikust juurde!!! Vaata funktsioone.. Dok. loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtaja. Kõik dok. paigutatakse toimikusse vastavalt dokumentide loetelule. Dok. loetelust saab teada juurdepääsupiirangud, arhiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Saab ka kontrollida dok elukäiku.
nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Diferentseeritud asjaajamine- võetakse dok vastu, saadetakse välja, tulevad tagasi algsesse struktuuriüksusesse edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine
(kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm. · Dokumendi vorming- reeglite pakett, milline dokument välja nägema peab · Vormielemendid- kohustuslikud väljad, mis dokumendil olema peavad (kuupäev, allkiri, nt. avaldusel 7 kohustuslikku välja) · Liik- tuleneb sisu esitamise viisist ja vormielementidest (kiri, protokoll, avaldus, trahvikviitung, ID-kaart) · Isikud- kes koostab (autor-kes vastutab sisu eest), kellele koostatakse (adressaat), sekretär (vastuvõtja), dokumendisüsteemi haldur; dokumentidega seotud isikute kindlakstegemise võimalus näitab dokumentide usaldusväärsust
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine - asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE
· EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" · EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari. Dokumentide loetelu võib üles ehitada kas lähtuvalt struktuurist või lähtuvalt funktsioonidest.
c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d)kasutatavus- dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati. e)täpsus, vastavus, täielikkus- dokument peab veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti. Dokument peab toetuma tegevust, millega ta on seotud või mida ta tõendab. 2. Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus jäädvustataks tõene info (peaks olema selge, et ei saaks mitut moodi arusaada) *info oleks piisav asutuse tänaste kui ka tuleviku vajaduste jaoks *info säiliks piisavas mahus ja nii kaua kui seda vajatakse *info peab olema kergesti leitav ning vajalikul kandjal ja sobivas vormingus kättesaadav. 3. Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid- 1)EV ST 3-92 Haldusdokumentide
Kui dokumendiga seotud küsimus lahendatakse operatiivselt tehakse tulemuse kohta märge dokregistrisse ja paberkandjal olevale algatusdokumendile. Näide: Lahendatud telefoni teel AS Tantex direktoriga positiivselt. (allkiri) Karin Tamm Direktor 20.11.2008 Vastuse väljasaatmine Paberpõhised dokumendid saadetakse adressaadile posti teel, operatiivsuse huvides kasutatakse mõnikord ka faksi. Lahendatud algatuskiri koos vastuse ärakirjaga pannakse dokumentide loeteluga ettenähtud sarja toimikusse. Väljasaatja peab kontrollima: · allkirjade olemasolu; · põhidokumendis viidatud lisade olemasolu; dokumentide vormistamise korrektsust (trükivead, viite olemasolu vastuskirjal, märkus lisade kohta 4
väärne partner. Selle ülesande täitmine sõltub paljuski asutuse suutlikkusest hallata oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt. Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks
säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
Juhtnöörid olid antud ka dokumentide liigitamise aluste, dokumentide loetelu koostamise ja kehtestamise kohta. Põhjalik ülevaade oli tehtud erinevate toimikute moodustamine korra kohta. Dokumentide säilitamise korra kohta sai samuti detailse kirjelduse, kus oli äratoodud arhivaalide loetelu koostamise etapid, säilitamise eesmärgid, toimikute arhiivi üleandmise kava, arhivaalide arhiivi üleandmise kava ning arhivaalide hävitamise kord. Asjaajamise üleandmise korra kohta sai samuti täpse juhendi, kuidas toimida. Järelduseks saab öelda, et Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord on väga põhjalik ning ma arvan, et ka reaalselt kasutuskõlblik. Kuna ta on aga väga pikk ja detailne, võib tekkida probleem kõikide asjade meeldejätmisega. Siiski on positiivne, et on loodud ühtne asjaajamiskord, mis jätab minimaalselt ruumi mitmetimõistmisteks. Ülesehitus oli samuti asjakohane ning loogiline, kuid
kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide hilisemaks kasutamiseks digitaalarhiivis, saab kirjeldusi käsitsi UAMis täiendada. Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide loetelus toodud kohustuslikke elemente
DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
organisatsioonisisesel kokkuleppel) nt -õigusaktid -protokollid -aktid -lepingud -saabunud ja väljasaadetavad dokumendid ( kirjad (märgukirjad, taotlused, teabenõuded) -muud õigusaktides ettenähtud dokumendid +Millest sõltud registreerimise vajadus?- saatmise viisist +Millal toimub registreerimise aeg?- järgmisel päeval kui ei ole sätestatud teisiti 16. Millal koostatakse kirjalikult asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt. Nii nagu sätestatud organisatsiooni sisemises töökorralduses. 17. Millisele plangile vormistatakse koosoleku protokoll ja mis on protokolli kuupäevaks. Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigus ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks Vormistatakse üldplangile ning protokolli kuupäevaks on koosoleku läbiviimise/toimimise kuupäev. Memo on informatiivne dokument, mis dokumenteerib ja kajastab protokollimist mittevajavate toimingute
lehe ülaservast, rea pikku ei tohiks ületada täidetava pinna keskjoont. Kirja eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega: AVALDUS, TÕEND, GARANTIIKIRI, SOOVITUSKIRI, TEATIS, VOLIIRI, ÕIEND jne. Sellistel kirjadel pealkiri puudub. 7. Tekst- on kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. Asukoht: kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool. 8. Allkiri- on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis piisab allkirjastaja andmetest. Aduoht: omakäeline allkiri asub pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Allkiri kirjutatakse täpselt ees-ja perekonnanime kohale, kasutades tindisulepead. 9. Allkirjastaja- on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirjja autorina või autori
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm
ASJAAJAMINE Dokumendihalduse korraldamine Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6
Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse töökorralduse ja informatsiooni kiire kättesaadavuse eest. Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa. Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust. Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses, dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele, dokumentide kiire ringluse, dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile, dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise, tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli, dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade. 12. Sarja moodustavad dokumendid ja toimikud, millel on sarnane koht asutuse asjaajamises ja mida ühendab üks või mitu ühist tunnust. Toimikud, aga moodustuvad dokumentidest. 13. Kuna asjaajamise põhimõte on dokumentide vormistamine, töötlemine, registreerimine, edastamine ja süstematiseerimisega seotud tegevus. Kui seda valesti käsitleda, võib ettevõttes tekkida suured kahjud. 14. Aktiivne, poolaktiivne, passiivne, 15. Registreerimisele kuuluvad:
1. Käesoleva lepingust tulenevaid õigusi on litsentsisaaja kohustatud kasutama, juhindudes LS paragrahvist 369. Õiguste kasutamine on piiratud territooriumiga, milleks on .................... . 2.2. Käesolevast lepingust tulenevalt omavad pooled lihtlitsentsilepingu kohta sätestatud õigusi ja kohustusi, juhindudes LS paragrahvist 370. 2.3. Käesolevast litsentsilepingust tuleneva kasutusõiguse võib üle anda üksnes litsentsiandja nõusolekul, juhindudes LS paragrahvist 371. 3. Teabe üleandmine. Õiguste kaitse 3.1. Litsentsiandja peab .... (.....) kuu jooksul pärast käesoleva lepingu sõlmimist andma litsentsisaajale üle dokumendid ja teabe, mis on sätestatud käesoleva lepingu Lisas nr. 2 ja mis on vajalikud õiguste kasutamiseks käesoleva lepingu alusel. 3.2. Litsentsisaaja peab hoidma saladuses talle käesoleva lepingu alusel üleantud dokumente ja teavet, juhindudes LS paragravist 372 lg.1 ja lg.2.
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
