ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele. Samuti on säilitustähtajad esitatud ministeeriumide koostatud dokumentide näidisloeteludes. Lõplikult määrab aga säilitustähtaja oma asutuses olemasolevatele dokumendiliikidele ikka asutus ise. Säilitustähtaeg määratakse üldiselt täisaastates 3 aastat, 10 aastat, 50 aastat
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi.
8 on struktuuriüksuse tähis 2 on struktuuriüksuse allüksuse tähis 1 on dokumendi sarja tähis 133 on dokumendi järjekorranumber registris DOKUMENTIDELE SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE Säilitustähtaja määramise eesmärk on tagada, et dokumente hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust organisatsiooni jaoks sh võimalikku kasutamist Säilitustähtaeg määratakse kõikidele organisatsiooni dokumendiliikidele Säilitustähtaeg võib tuleneda õigusaktist (raamatupidamisseadus, töölepinguseadus) Säilitustähtaeg määratakse täisaastates Vahel seotakse säilitustähtaeg mingi kindla sündmusega ( näit. 10 a peale lepingu tähtaja lõppemist) Organisatsiooni kõige olulisematele dokumendiliikidele antakse alatine säilitustähtaeg st org-n hoiab neid dokumente alles oma tegevuse lõpuni.
saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud - dokumendi tõestus- ja infoväärtusest - teabekandja tüübist. Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega (arhiiviseadus, arhiivieeskiri, asjaajamiskord) Menetluse lõpetanud dokumendid liigitatakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse. Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja. Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas. Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument · Loodi · Saadi või · Toimus kindlaksmääratud sündmus. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. Organisatsioonis säilitatakse dokumente kuni -dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg on möödunud ja selle võib eraldada hävitamiseks -üleandmiseni avalikku arhiivi.
kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi üleandmise korda *Arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis *Arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljaandmist arhiivi poolt Dokumentide säilitamine Säilitustähtaeg kehtestatakse: Aastates: - Lühiajalised kuni 10 aastat (kaasaarvatud) - Pikaajalised kauem kui 10 aastat: · Alatisena · Tähtajani, mis on seotud kinlaks määratud sündmuse toimumisega Säilitustähtaeg arvestatakse kuupäevast, millal dokument: *loodi *saadi *väljastati Dokumente hoitakse asjaajamises maks 3 aastat. Dokumentide loetelu on vajalik: · Ametikirjade indekseerimiseks
juhtnööre. 2 DOKUMENTIDE LOETELUD 2.1 Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu jõustus 14.08.2012. Dokumentide loetelu on koostatud funktsioonipõhiselt. Dokumendi esimene lehekülg on informatsioon ja sisukord. Tabel ülesehitus on järgmine: esimene rida funktsiooni nimetus, teisel real seitse veergu, milleks on sarja tähis, dokumendiliigi või sarja nimetus, säilitustähtaeg, teabekandja, juurdepääsupiirang, vastutav struktuuriüksus ning märkused. Dokumentide loetelu sisaldab üheksat funktsiooni: juhtimine, personalitöö, finantsarvestus, haldus- ja majandustegevus, info haldamine, õppetöö, täiendõpe, teadus- ja arendustöö, välissuhted. Dokumentide loetelu põhifunktsioonid vastavad EMÜ põhikirjale. Osal funktsioonidel on ka allfunktsioonid. Personalitööl (tähis 2) on allfunktsioonideks personali planeerimine, värbamine ja arvestus (tähis 2
Egle Kadastik TD21a Dokumentide loetelu Sarj Sarja pealkiri Säilitustähtaeg Struktuuriüksus/Töötaja Juurdepää Teabekandja Märku a Funktsioon/Allfunktsioo supiirang tähis n 1. ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE 1.1 Juhtimine 1.1-1 Üldtegevuse käskkirjad alatine Personaliosakond DHS 1.1-2 Nõukogu koosolekute alatine Juhiabi DHS protokollid ja otsused 1
arhiivisasutuses Aktiivne Dokument ESMANE Terviklikkus töölaual VÄÄRTUS Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus
ASJAAJAMISE PÕHIMÕISTED Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele Arhivaal jaguneb Avalik arhiiv Eraarhiiv Avalik arhivaal on riigi- või kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid või eraõigusliku juriidilise ja füüsilise isiku arhivaalid, mis on loodud või saadud
sidudes tegevused vabas vormis funktsiooniga, mida nad täidavad (vt NÄIDE 4). NÄIDE 3. Tegevuste sidumine sarjadega Funktsioon 5 ÕIGUSALANE TEENINDAMINE Funktsiooni täitmisel: (1) teostatakse õigusaktide, otsuste ja lepingute juriidilist kontrolli; (2) nõustatakse õigusalastes küsimustes; (3) esindatakse asutust kohtuvaidlustes. Tähis Tegevus Sarja pealkiri Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused 5-4 ... ... ... ... ... 5-5 (2) Memod arvamuste Alatine P ja ettepanekutega 5-6 (1) ja (3) Kirjad õigusalastes 5 aastat P küsimustes 5-7 jne 17
Liigitusskeemi tasandid Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand. Liigitusskeemi igal tasandil võib luua alltasandeid. Liigitusskeemi funktsiooni tasandil võib esitada asutuse struktuuriüksuse nimetuse. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4) koht asjaajamissüsteemis; 5) säilitustähtaeg; 6) juurdepääsutingimus. Dokumentide hindamise põhimõtted- Dokumentide hindamisel lähtub avalik arhiiv: 1) asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias; 2) asutuse või isiku funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist; 3) dokumentide uurimispotentsiaalist; 4) dokumentides oleva teabe unikaalsusest ja autentsusest; 5) dokumentide olulisusest avaliku võimu teostamisel ja isikute õiguste või tehingute tõendamise vajadusest;
(mitte millised dokumendid on olulised?) Millised asutused ja organisat-sioonid on olulised ja millised mitte? Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuste tõendamiseks. Arhivaal dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse vs. arhivaal käesoleva seaduse mõistes on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Säilitamine. Arhivaale tuleb hoida nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende lubamatu kasuta-mise, kahjustumise ja hävimise. Arhivaalis sisalduvat teavet võib üle kanda teisele teabekandjale, kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud. Kasutamine
Dokumendi loetelu koostamise protseduur vt lk 70-71 Dok loetelu vt vanast vihikust juurde!!! Vaata funktsioone.. Dok. loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtaja. Kõik dok. paigutatakse toimikusse vastavalt dokumentide loetelule. Dok. loetelust saab teada juurdepääsupiirangud, arhiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Saab ka kontrollida dok elukäiku. Peab sisaldama: asutuse nimetus, funktsioon, sarja tähis, sarja nimetus, säilitustähtaeg + teabekandja, arhiiviväärtus, asukoht, juurdepääs. Peab kajastama peetavaid andmekogusid. Põhiüksus on dokumendisari. Koostamise põhimõte on 1. Funktsiooni või struktuuripõhine 2. Tähtajatu 3. Dokumentide liigitusüksus on sari Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna.
Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist. 15.Millised metaandmed kindlasti kuuluvad registreerimisele? Süsteemi poolt antav ainuidentifikaator; Registreerimise kuupäev ja kellaaeg; Pealkiri või lühikirjeldus; Autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja. 16. Miks määratakse dokumentidele säilitustähtaeg? Säilitustähtaeg määratakse, et: o tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele; o järgida õigusaktidest tulenevaid nõudeid; o vastata sisemiste ja väliste huvirühmade praegustele ja tulevastele vajadustele. 17. Milliseid dokumente tõenäoliselt määratakse alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks? Organisatsiooni poliitika ja toimingute kohta tõestust ja informatsiooni kandvad dokumendid;
metaandmed dokumentide ja protsesside kohta. Arhiivihaldus teostab ja kontrollib dokumentide liigitamist, nende väärtuse kindlakstegemist, säilitamist, tagab neile juurdepääsu, nende kasutamise ja eraldamise hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks. Arhiivi haldamise käigus: liigitatakse dokumendid lähtuvalt arhiivimoodustaja funktsioonidest, tegevustest ja / või struktuurist; hinnatakse dokumentide väärtust, kehtestatakse nende säilitustähtaeg ja kindlustatakse dokumentide nõuetekohane säilimine neile määratud tähtaja jooksul; dokumendid kirjeldatakse; tagatakse juurdepääs dokumentidele; eraldatakse dokumendid hävitamiseks või arhiiviasutusse üleandmiseks. Dokumendihalduse ja arhiivihalduse protsessid: Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine. Saamine - Dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse,
muutusi ja kustutamist. E-posti dokumendid vajavad erilist turvalisust, sest e-posti süsteemis on neid võimalik kergesti muuta ja kustutada, asjasse mittepuutuvail isikuil lugeda ja edastada või kogemata valesti suunata. Otsustab töötajate teadlikkus Dokumendihaldussüsteemi hõlmatud e-kirjadele tuleb säilitada juurdepääs ja nende kasutatavus seni, kuni püsib tegevuse tõestamise või aruandekohusluse vajadus. Üldjuhul on e-kirjadel sama säilitustähtaeg kui teistel meediumidel (nt paberkandjal) olevail sarnastel dokumentidel (Managing Electronic... 2002, 10). Dokumentide säilitustähtaeg sõltub eeskätt asutuse praktilistest vajadustest, seadusandluse nõuetest ning dokumendi väärtusest organisatsioonile (Arumäe jt 2003, 31). Säilitustähtaja lõppedes tuleb e-kirjad teiste dokumentide sarnaselt süsteemist kõrvaldada/hävitada. Tavaliselt haldab iga töötaja tema poolt saadetud ja vastu võetud dokumendi väärtusega e-kirjade
Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt) Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine.
dokumentide loeteluga kehtestatud säilitustähtaegade jooksul säilitatakse dokumente, dokumentide loetelust lähtub asutuse dokumentide haldamiseks vajalike muude loetelude ja skeemide ülesehitus. Loetelu peab sisaldama hallatavate dokumentide kohta vähemalt järgmisi andmeid: asutuse nimi; funktsioonide (ülesande) või struktuurüksuse tähis ja nimetus; sarja tähis ja nimetus; säilitustähtaeg. Lisada võiks ka järgmisi andmeid: sarja kuuluvate dokumentide teabekandja (elektrooniline või paberkandjal); asukoht ja/või vastutaja; juurdepääs; dokumentide elukäik. Loetelu peab kajastama ka asutuses peetavates andmekogustes (= registrid, andmebaasid). Dokumentide loetelu tuleb vähemalt kord aastas läbi vaadata ja sellesse vajalikud parandused sisse viia. 3.3 Asjaajamiskord
. (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. § 7. Liigitusskeemi tasandid Sari on tüüp dokumentide kogumiseks (4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4) koht asjaajamissüsteemis; 5) säilitustähtaeg; 6) juurdepääsutingimus. 4. peatükkDokumentide hindamine § 9. Hindamise eesmärgid (1) Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. (2) Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. 5. peatükkDokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks
saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm. 3 1. MÕISTE Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiivis säilitatakse arhivaale. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. 2. AVALIKUD ARHIIVID Avalike arhiivide liigid: Avalikud arhiivid on vastavalt riigi või kohaliku omavalitsuse üksuste poolt finantseeritavad riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivid. Riigi arhiivid on Rahvusarhiiv, maa-arhiivid ja eriarhiivid. Kohaliku omavalitsuse arhiivid on linna- ja vallaarhiivid ning kohalike omavalitsuste
Sellisteks sanktsioonideks on näiteks eriõiguse äravõtmine, rahatrahv, arest, vangistus või juriidilise isiku sundlõpetamine. Sanktsioon karistus dispositsioonis toodud teo eest. Sari liigitus-,korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi/muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse ; koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg ; Juurdepääsutingimus; SCRUM arendusmetoodika- mõeldud keeruliste süsteemide arenduseks ja seadistuseks, kus täpne skoop projekti alguses on teadmata. Olulisemaks põhimõtteks on toodet arendada lühikseste sammudena. Iga sammu lõppedes valmib väike osa, mis on testitud ja töötab tasemel mis põhimõtteliselt võimaldaks toote antud osa väljastamist. Seadus normatiivne akt.
kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega. · Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3
4.13. Dokumendi teksti vormistamisel taandridu ei kasutata. 4.14. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi. 4.15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. 5. DOKUMENTIDE LOETELU Sarja tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Vastutaja 1. Firma töö korraldamine 1.1 Juhtimine 1.1-1 Juhtkonna üldkäskkirjad alatine M.Siidra 1.1-2 Juhtkonna korraldused 7 aastat M.Siidra 1.1-3 Juhtkonna koosolekute protokollid ja otsused alatine M.Siidra 1.1-4 Töötajate üldkoosolekute protokollid 10 aastat M.Siidra 1
(1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. (4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel. § 22. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. § 24. Dokumendiregistri turvanõuded (1) Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest. (2) Dokumendiregistrist tuleb piisava ajaperioodi tagant teha varukoopiad. Varukoopiate tegemise ja hoidmise korra ning ajaperioodi kehtestab asutuse juht. 3. jagu Dokumendiregistrisse kantavad andmed § 25
organisatsioonile. Seejärel koostatakse hävitamisakt. Hävitamisakt kantakse arhivaalide kohta järgmised andmed: · Eraldatava arhivaali (üheliigiliste arhivaalide grupp) järjekorranumber, s.t ühte sarja kuuluvad arhivaalid loetletakse summaarselt. · Arhivaali tähis dokumentide loetelu järgi · Arhivaali nimetus · Eraldatavate arhivaalide piirdaatumid · Arhivaalide hulk (ühte sarja kuuluvad arhivaalid loetletakse summaarselt) · Säilitustähtaeg dokumentide loetelu järgi · Viide õigusaktile (selleks on dokumentide loetelu) · Eraldatavate arhivaalide üldhulk · Arhivaalide hävitamise viis · Tegeliku hävitamise kuupäev ja koht (peab toimuma ühe kuu jooksul pärast lubava hindamisotsuse saamist) Kuni tegeliku hävitamiseni tuleb -arhivaale hoida vastavuses arhivaalide loeteluga -jälgida juurdepääsupiirangutest kinnipidamist. Arhiiviasutuse lubava hindamisotsuse alusel tuleb arhivaalid hävitada ühe kuu jooksul pärast
ERALDAMINE: Elukäigu jooksul võidakse dokumendiga sooritada mitu nn eraldamistoimingut · aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid võidakse teistest eraldada, koondades need arhiiviruumi · toimikud, mida vähem kasutatakse, võib anda ajutiseks säilitamiseks nn vahearhiivi · arhiiviväärtuslikud dokumendid eraldatakse säilitamiseks avalikku arhiivi · arhivaalid, millele antud säilitustähtaeg on möödunud ja kasutamise vajadus lõppenud, hävitatakse Enamasti tähistab arhivaali eraldamine muutust tema haldamises ja lõpetab kas dokumendi elukäigu etapi või terve elukäigu. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI OMADUSED: usaldusväärsus- hõlmatakse süsteemi korrapäraselt, et kõik on tehtud nii nagu peab; Terviklus- dok. kaitsmiseks rakendatud erinevad turvameetmed, kõrvaldada tuleb ohud. Vastavus õigusaktidele- peab olema vastav tulenevalt seadusandlusest.
Isiklikud ja valele aadressile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutusesregistreerimata. AÜA § 30 lg 2 5. Ühekordse registreerimise nõue Dokumentide regustreerimine asutuses peab olema ühekordne. Juba registreeritud dokumente struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. AÜA §19. 6. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. AÜA § 22 Dokumendiregistrid (Asjaajamiskorra ühtsed alused) § 20. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu;
riskianalüüsi ajakava ja metoodika 2007". Õigusaktide ja standardite vahel esineb vastuolusid. Selletõttu on lähtutud töös mõistete valikul just õigusaktidest ja juhenditest. Andmekandja ese või materjal, millele on teave jäädvustatud (nt paber, magnetlint, CD). Arhiiv arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus ning käesolevas seaduses sätestatud Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Arhivaal dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Asutuse dokumendiregister digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu
annaabi.ee 
