Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded Sissejuhatus Asutused dokumenteerivad oma toiminguid järjest rohkem digitaalselt. Selle tulemusena kasvab selliste digitaaldkumentide hulk, mida tuleb hallata, arhiveeirda ja avalikku arhiivi üle anda nõnda, et need oleksid autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad. Rahvusarhiivi huvi on sellele kaasa aidata. Juhise rakendusala ja kasutajad Käesolev juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis ei esita täielikke nõudeid digitaaldokumentide loomisele, haldmaisele ning eraldamisele asutuse dokumendisüsteemist. Sihtrühmaks on Rahvusarhiivi järelvalve alla kuuluvate asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest vastutavad töötajad ja infotehnoloogid. Traditsiooniline ja digitaalne arhiveerimine
§ 39. Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumendi allkirjastamisel. § 40. Paberdokumendi allkirjastamine · Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. · Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. · Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. § 41. Digitaaldokumentide allkirjastamine ja digitaalse templiga kinnitamine § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. § 43. Asja lahendatuks lugemine · Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud
See tähendab, et neid dokumente ei tohi mitte kunagi hävitada. Säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse. Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus, liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist. Digitaaldokumentide säilimisel esineb rohkem riske kui paberdokumentide puhul. Olulisteks säilimise mõjuriteks on nende puhul ka magnetvälja tase, vibratsioon jpm. Digitaaldokumendid vajavad kõikidel juhtudel algusest peale aktiivseid säilitusmeetmeid. Asutuse seisukohalt tähendab säilimise tagamine dokumentide säilitustähtajale vastavate säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega
Digitaalse arhiveerimise märksõnad Kiire otsingusüsteem Online ligipääs 24/7 Suur turvalisus Kasutusmugavuse kasv Juhtidel hea ülevaade kõigest Eelised traditsioonilise arhiveerimise ees Säästab aega Säästab investeeringuid Hoiab kokku inimressurssi Arhiveerib vajaliku info ühtses formaadis Kogu oluline info ühes kohas Digitaalarhiveerimise probleemid Andmemaht ja selle juurdekasv, mida tuleb säilitada on hirmuäratav. Digitaaldokumentide korrastamisel võivad vahetuda nii vorming kui andmekandja, autentsuse probleemid. Digitaalobjektide eluiga lühike andmebaas, veebileht Riist- ja tarkvara uuenevad pidevalt, vanad versioonid kaovad käibelt Autoriõiguste tuvastamine ja märkimine keeruline
12. Koostage sissetuleva dokumendi töövoog! 13. Koostage väljamineva dokumendi töövoog! 14. Selgitage, kuidas toimub organisatsioonis sisedokumentide ringlus! 15. Mis on dokumentide menetlemine, selgita! Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid). Dokumentide täitmise tähtajad. Dokumendi kooskõlastamine (kooskõlastamise viisid, tähtajad). Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine (paber- ja digitaaldokumentide allkirjastamine, digitaaldokumentide autentimine). Asja lahendatuks lugemine. 16. Selgitage, kuidas toimub dokumentide kooskõlastamine organisatsioonis? Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule või asutusele ning seejärel astmelt kõrgemale ametnikule või kõrgemalseisvale asutusele. 17. Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus erinevate organisatsioonide vahel? Dokumendihaldusprogrammide abil Kodaniku Infoportaal (KIT) ja X-Tee kaudu. 18
tagamine pidevat ressursi- ja ajamahukat kontrolli, failivormingute haldamist ja vajadusel konverteerimist. Kas selle ressursi säästmiseks oleks võimalik neid tööprotsesse automatiseerida? Jah, alguses tähendaks see uute programmide väljatöötamise ning juurutamise näol küll suurt väljaminekut, kuid pikemas perspektiivis tõotab see võrreldes inimtööjõu kasutamisega siiski kokkuhoidu. Ebaratsionaalsuseks ja seega kolmandaks suuremaks probleemiks võib pidada ka digitaaldokumentide väljatrükkimist alatise säilitamise tagamiseks. Mis kord juba on digitaalsena loodud, peaks minu meelest tänapäevaste tehniliste lahenduste juures olema võimalik ka digitaalsena säilitada, liiatigi võttes arvesse, et kogu digitaalset teavet polegi võimalik paberkandjale vormistada. Taolise olukorra süüdlaseks võib pidada kehtivaid õigusakte, mis ei reguleeri digitaaldokumentide pikaajalist säilitamist piisavalt ja üheselt. 6 5 Aas, K ja Kärberg, T
korrastus-süsteemilt sarjasüsteemile läbi arutada ja otsustada koos avaliku arhiiviga. Sarjadena liigitatud arhiivi osa kirjeldatakse uues nimistus. 1990ndatel loodud asutuste arhiivi korrastamine võiks toimuda sarjapõhisest liigitusskeemist lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga. Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide
aastat. Töökeskkonna riskianalüüsi tulemusi säilitatakse 55 aastat. Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat. Lõppenud juriidilise isiku dokumente säilitatakse kümme aastat. 4. Riigiasutused võivad anda üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid, mis arhiiviväärtust ei oma, säilitamiseks Rahvusarhiivi. Nimetatud digitaaldokumentide Rahvusarhiivi üleandmise ja Rahvusarhiivis säilitamisega seotud kulud katab dokumente üleandev asutus riigisekretäri kehtestatud kulunormide alusel. Rahvusarhiiv tagab üleandnud asutusele nimetatud digitaaldokumentidele juurdepääsu.
kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist, tehakse teatavaks vastus, asja lahendamise tulemus. Menetlemise protseduurid Dokumendi suunamine läbivaatamiseks juhtkonnale või täitmiseks pädevatele ametnikele Dokument suunatakse läbivaatamiseks pärast registreerimist. Kui saabunud dokumendis on viidatud teistele samas küsimuses varem koostatud dokumentidele, tuleb need leida ja lisada saabunud dokumendile. Digitaaldokumentide puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris. Dokument märkega KIIRE edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. Läbivaatamine, resolutsiooni märkimine; Dokumendi läbivaatamise tulemus vormistatakse läbivaataja poolt resolutsioonina · dokumendil; · resolutsiooniplangil; · dokumendiregistri metaandmetes (digitaalse dokumendi puhul). Resolutsioon sisaldab: 1
hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud
sätestab asutustevahelise dokumendivahetusele, dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavad üldnõuded. · ,,Arhiivieeskiri", milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel. EELNÕUDE INFOSÜSTEEM (EIS)- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning ka avalik konsultatsioon. Eisis on kättesaadavad ka Euroopa Liidu õigusaktide eelnõud ja muud El seotud dokumendid. DOKUMENDIHALDUST REGULEERIVAD ÕIGUSAKTID: (Normatiivid) Seadused: Arhiiviseadus Haldusmenetluse seadus Riigivapi seadus
seadusega pandud ülesannete. 4. Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide Loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. 5. Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskeskus) kaudu. 6. Nimeta digitaaldokumentide loomisel kasutatavaid mõningaid ühtlustatud andmekirjeldusi. Ühtlustatud andmekirjeldusi, WorldWide Web Consortium’i (W3C) Soovitustele vastavat laiendavat märgistuskeelt nt XML 7. Kuidas ja mille abil toimub isiku autentimine? Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või
Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine. (Dokumendihalduri kutse, 2014) Elektroonilist dokumendihaldust ja digitaalset asjaajamist võib eristada järgmiselt: Elektrooniline dokumendihaldus on nii paber kui digitaaldokumentide haldamine elektrooniliste vahendite abil. Digitaalne asjaajamine on digitaaldokumentide haldamine ja menetlemine. (Digitaalse…, 2007) 4 2 DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID Vajadus võtta suund dokumendihalduselt terviklikule infohaldusele on olnud mõnda aega, kuna vajalikku infot on raske kiiresti leida ja kasutada
Just digitaaldokumendi sõltuvus riist ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse säilimine läbi terve dokumendi elukäigu. See omakorda eeldab iga dokumendi kohta kirjeldavate andmete (metaandmete) salvestamist ja haldamist dokumendisüsteemis. Digitaalse dokumendihalduse põhikontseptsioonid ja vajadused
Viide koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorra¬numbrist ja üldjuhul sellele lisatud liigitamise käigus omistatud tähisest ja/või muust tunnusest. 13.Millised nõuded on kehtestatud dokumentide allkirjastamisele? · Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 14.Kuidas toimub digitaaldokumentide väljasaatmine asutusest? Milliseid võimlusi selleks kasutatakse? Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale Elektroonilise dokumendi saatmiseks on 4 võimalust: 34
mis võimaldab tõlkida paberdokumente, PDF-faile ning pildistatud dokumente redigreeritavasse vormingusse. Kuidas toimub dokumentide hävitamine? Dokumendid hävitatakse hüdropurustajas, paberhundis. Avalikud asutused saavad dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või andmekandjate purustamise teel. Mis on blankett? Blankett on dokumendi näidis tühjade väljadega. Et dokumendil allkirjast oleks võimalik välja lugeda allkirjastaja nime alati, selleks on dokumendil... ... Millised on dokumendi lisarekvisiidid? · asutuse sümbol (logo) · asutuse registrikood · väljaandmise koht · menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge · adressaat · indeks
tohi kunagi hävitada. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KASUTAMINE Dokumentide säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse Dokumentide säilitamine sõltub dokumendi tüübist ja andmekandjast Paberdokumentide kõige suuremad vaenlased on: liigniiskus, liiga kõrge või liiga madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Digitaaldokumentide säilimise olulisteks mõjuriteks on magnetvälja tase, vibratsioon Dokumentide säilimiseks seatakse sisse spetsiaalne arhiiviruum, kuhu koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam tihti ei vajata. Arhiiviruumis 15-20 C, suhteline õhuniiskus 30-50%, temperatuur ja õhuniiskus on stabiilsed, ruum on kaitstud sissetungide, tule-, vee jt õnnetuste vastu. DOKUMENTIDELE JUURDEPÄÄSU TAGAMINE
Kuna koostatud dokumendi lisan DHS-i, siis juurdepääsupiirangu alus ja kehtivuse aeg tuleb märkida nii dokumendile kui ka DHS-i ekraanivormil oleval dokumendi õiguste halduses, sest kui ei pane juurdepääsupiirangut peale, siis on kõik dokumendid avalikud ja nähtavad Päästeameti dokumendiregistris. Päästeameti dokumendiregistrit peetakse digitaalselt ja on kättesaadav ameti kodulehel, kus kajastatakse registreeritud dokumentide metaandmed ja avalike digitaaldokumentide failid. Sellepärast tuleb alati hoolikalt jälgida kas on kasutatud juurdepääsupiirangut reguleerivat märget. Dokumendiregistris avalikustatakse ameti käskkirjad, korraldused, ettekirjutused, lepingud, sissetulevad ja väljaminevad dokumendid, mille juurdepääsupiiranguid ma kontrollin. Samuti antud dokumentide koostamisel vastavalt andmetele pean kasutama juurdepääsupiirangut. Oma töös kasutan peamiselt Avaliku Teabe Seaduse
Erinevateks dokumendihaldusprotsessideks: dokumendi loomine, kooskõlastamine, kinnitamine, allkirjastamine, registreerimine, edastamine. VIIDATUD ALLIKAD 1. Evely Heldring, 2009.GoPro dokumendihalduse lahendus omavalitsustes [portaal.ell.ee/orb.../212+Evely+Heldring.pp] 2. Go Pro ametlik kodulehekülg, 2011. [http://www.gopro.net/default.aspx] 16.01.2012. 3. IBM ametlik kodulehekülg, 2011. [http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/notes8-new/] 14.01.2012 4. Kaia Mägi 2011. Digitaaldokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemist. TÜ Ajaloo ja arheoloogia instituut. (Magistritöö) 5. Lotus.com, 2011. [https://greenhouse.lotus.com/plugins/plugincatalog.nsf/assetDetails.xsp? action=editDocument&documentId=F43B3222E574D128852576E8001A5F1A]. 12.01.2012 6. Mirjam Saan 2002. Elektroonilise dokumendisüsteemi kasutuselevõtt riigiasutuses. Tallinna Pedagookikaülikool Informaatika osakond. (Diplomitöö) 7. Sirje Kõlvart 2006 Tarkvara kirjeldus Lotus Notes(+Domino)
2) arhivaalide väljaselgitamisel; 3) arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmisel. 9. Milliseid dokumente nõuab avalik arhiiv hindamise läbiviimisel? 1) liigitusskeemi; 2) ülevaate arhiivi koosseisust; 3) eri aegadel kehtinud liigitusskeemide vahelised seosed; 4) tehnilise dokumentatsiooni hinnatavate dokumentide haldamiseks kasutatud riist- ja tarkvara kohta, dokumentide säilitamise toimingute ja kasutajate kohta; 5) andmekogude struktuuri ning digitaaldokumentide failide näidised; 6) asutuse põhimääruse või põhikirja; 7) arhiivinimistu või hävitamisakti kava; 8) muud hindamise läbiviimiseks vajalikud andmed. 10. Millal antakse arhivaalid üle avalikku arhiivi? (1) Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga. (2) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse töökorralduse ja informatsiooni kiire kättesaadavuse eest. Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa. Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust. Hästi korraldatud as...
märgitakse kaldkriipsude vahele. Näide: 3-5/07/112, kus 07 tähistab aastat 2007. Asukoht: alati kuupäeva järel ja seosviida all. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe, st viit vormistatakse samal kõrgusel adressaadi kolmanda reaga. Dokumendi vorming - Veel üheks sageli dokumentide kohta kasutatavaks mõisteks on dokumendi vorming. Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Sagedamini räägitakse vormingust digitaaldokumentide puhul ja selle all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust. Paberdokumendi vormingu määrab vormielementide paigutus paberil. Dokumendi elukäik - Ajavahemikku dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni hävitamiseks või avalikku arhiivi üleandmiseks nimetatakse dokumendi elukäiguks. Elukäigu määravad kindlaks toimingud, mis dokumentide haldamiseks sooritatakse. Dokumendi elukäik jagatakse tinglikult kolmeks etapiks vastavalt sellele, kui tihti kasutajatel
Mõned e- kirjad peavad olema avalikkusele juurdepääsetavad (tulenevalt nende sisust ja avaliku teabe seaduse määratlusest); hõlpsasti käideldav: e-posti dokument peab olema personali jaoks võimalikult hõlpsasti käideldav; kaitstud: e-posti dokument peab asuma turvalises süsteemis, mis kontrollib juurdepääsu, otsingut, muutmist ning kustutamist (Electronic Records... 2004). Millest sõltub kirja väärtus? Digitaaldokumentide omadustest sõltub nende väärtus nii juriidilisest kui ka praktilisest aspektist. Säilitamaks oma tõenduslikku väärtust, peavad nad säilima muutumatutena. Selleks tuleb digitaaldokumente hoida süsteemis, mis välistab nende hilisema muutmise. Dokumendina peab e- kiri säilitama oma algse sisu, struktuuri ja konteksti, milles ta loodi. Struktuur tähendab siinkohal nii e-kirja kujundust, manuste linke kui ka seotud sõnumeid. Kontekst on informatsioon, mis
arhivaale avalikku arhiivi üle anda. Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus. Arhiivimoodustaja kirjeldus: peab andma ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta; arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini peab võimaldama ülevaate saamist arhiivi ülesehitusest ja sisust; säilikute kirjeldus peab võimaldama arhivaalide praktilise kasutamise; arhivaalide kirjeldus on oluline digitaaldokumentide üleandmisel, paberdokumentide puhul seda tasandit tavaliselt ei kasutata. Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine Eesmärk on tõhustada õnnetusjuhtumiteks valmisolekut, parandada päästetööde organiseerimist ning vähendada arhivaalide väärkäsitsemisest tingitud kahjustuste tekkimise ohtu. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine Juhis annab rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide nüüdisaegsete
Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Väljasaadetava kirja asutusse jääv ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse ametliku kinnitusega. Digitaaldokumendi allkirjastamine: Asutuste vahelises asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul, kui saaja asutuse veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja asutuse asjaajamiskorras või muus õigusaktis. Digitaaldokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras. 23. Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses- Asutus peab tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas "Arhiivieeskirjaga". Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes
26. Kes vastutab käsipostiga saadud dokumendi registreerimise eest? ametiisik, kes dokumendi vastu võttis. 27.Asutuse dokumentide registris registreeritakse *saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded *suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult *organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid *protokollid *aktid *lepingud *organisatsiooni poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused 28.Mis on oluline digitaaldokumendi loomisel? Digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme. WorldWideWebConsortium'i (W3C) soovitusele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (ExtensibleMarkupLanguage, edaspidi XML) ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga. Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva määruse 1
Detailne info oli dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja väljasaatmise korra kohta. Eraldi oli välja toodud paberkandjal ja digitaaldokumendi vastuvõtmine, samuti suulise teabe dokumenteerimine. Dokumendi registrisse kandmise kohta oli täpne toimingute protseduur alates infolauas dokumendi dokumendiregistrisse kandmisest kuni dokumendi registreerituks lugemisest. Ka dokumentide väljasaatmise kohta oli eraldi paragrahvid nii paberkandjal kui digitaaldokumentide kohta ning teave ka selle kohta, kuidas selle korraldamine toimub. Dokumentide täitmise ja lahendamise eest vastutamise kord oli välja toodud (ka tähtajad), kontroll dokumendi tähtaegse täitmise üle. Samuti see, millal loetakse asi lahendatuks. Viies peatükk oli pühendatud teabe avalikustamisele, juurdepääsupiirangutele. Eraldi oli välja toodud teabenõude menetlemise etapid, teabe avalikustamine veebilehel. Samas oli välja toodud ka asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.
müügiprotsess reaalajas (e-Business, e-Commerce) võrgustumine 35. Millega tegeleb CRM tarkvarateenus, peamised funktsioonid? Turunduse ja kliendihaldusega Funktsioonid: o müügiedendamine o müügijuhtimine o turundamine (sh telefoniturundus ja müük) o ajahaldus o klienditeenindus ja tugi o andmete sünkroniseerimine 36. Millega tegeleb DHP tarkvarateenus, peamised funktsioonid? Dokumendihaldusega Funktsioonid: o digitaaldokumentide haldus ja kasutamine o juhtimistegevuse dokumenteerimise korrastamine ja reglementeerimine o elektrooniline asjaajamine o asjaajamise soovituste ja regulatsioonide kehtestamine ning standardite loomine 37. Millega tegeleb Grupivara tarkvarateenus, peamised funktsioonid? Kaugtöö, intranet, meeskonnatöö o hõlbustab inimestevahelist infovahetust o teadmiste juhtimine
Andmete jäädvustamine ja kasutamine digitaalsel kujul suureneb pidevalt, peaaegu kõik infosüsteemid haldavad juba suuremal või vähemal määral digitaalseid dokumente ning infosüsteeme ei kasutata üksnes dokumendiregistritena. Tervet dokumendi elukäiku on võimelised haldama ainult need süsteemid, millesse on algusest peale sisse kavandatud dokumendihalduse funktsionaalsus. Seetõttu tuuakse digitaaldokumentide elukäigus eraldi etapina välja loomiseeelne, nn kavandamise või planeerimise etapp, mille käigus tehtud valed valikud võivad mõjutada digitaaldokumendi kogu hilisemat elukäiku. Tegemist on sisuliselt infosüsteemi kavandamise ja väljatöötamise etapiga, mille käigus selgitatakse muude vajaduste kõrval välja ja määratakse kindlaks dokumendi- ja arhiivihaldusele esitatavad funktsionaalsusnõuded [8, lk 6].
Dublikaat on dokumendi teine eksemplar, mis omab originaaliga sama juriidilist jõudu. dokumendi tüüp dokumendi formaat, mis sõltub sisu edasiandmise viisist; dokumendi tüübiks võib olla tekstidokument, foto, kaart, helisalvestis, andmebaas jt2.; dokumendi vorming viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud; digitaaldokumentide puhul vormingu all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust; paberdokumentide puhul vormingu määrab vormielementide paigutus paberil; isikud inimesed, kellega antud dokument või dokumendi loomise etapp on seotud; nendeks isikuteks võivad olla autor, sekretär, adressaat, dokumendisüsteemi haldur jne;
Juhised Soovitused tugifunkt sioonide Veekahjus doku Auviste Digitaalse tusega mentide digiteeri info arhivaalide Digitaaldokumentide hindamiseks mine hävitamine käsitsemine arhiveerimise nõuded Valdkonnad Doku Liigita Doku Säilitus Hävita- Hoid Üle- Eralda- Seire ja
loetellu. Korras arhiivile asutuses ja korras arhiivile avalikus arhiivis esitatavad nõuded on mõnevõrra erinevad, sest avalikus arhiivis peavad dokumendid säilima ja olema kasutatavad sajandeid. Arhiivi korrastamine ja kirjeldamine on pikaajaline protsess, mis algab dokumentide loomisega ja lõpeb arhivaalide üleandmisega avalikku arhiivi. Üldised põhimõtted ja nõuded arhiivi ettevalmistamiseks avalikku arhiivi üleandmiseks kehtivad ühtviisi nii paber- kui digitaaldokumentide kohta, erinevad on tehnilised võimalused ja vajadused nende realiseerimisel. Kui asutuse dokumendihaldus on korraldatud õigusaktide ja asjaajamise hea tava alusel, tuleb enne arhiivi üleandmist: · taotleda avalikult arhiivilt arhivaalide hindamist või veenduda hindamisotsuse olemasolus; · koostada arhiiviskeem lähtudes tegelikult ladestunud ja arhiiviväärtuslikeks hinnatud sarjadest; · korrastada ja kirjeldada arhiiv arhiivieeskirja nõuetele vastavalt;
3.6 Autoriõigus (intellektuaalomandi õigused) ja ainese kaitse Kultuuriveebi kaudu levitatava ainese puhul, mis käsitleb kultuuri- ja teaduspärandit, tuleb tagada intellektuaalomandi õiguste austamine ja delikaatsete isikuandmete kaitse kehtivate Euroopa ja siseriiklike õigusnormide kohaselt. Üleminekuga harilikelt hanke- ja taasesitusvõtetelt ning tavapärastelt analoogteenustelt uutele digitaaltehnoloogial põhinevatele süsteemidele, kaasnevad küsimused, mis on seotud avaldatavate digitaaldokumentide intellektuaalomandi õiguste ja nende sisu kaitsega. Eelkõige puudutab see kultuuriüksusi. Kultuuri- ja teaduspärandit sisaldavad andmekogud peavad võimaldama õiguslike tingimuste ja kaubandusliku laadi järgi eristatud tasandeid kasutajatele, kellel on luba pääseda ligi teatud kindlatele teenuse- ja ainesekogumitele. Delikaatsed andmed peaksid olema juurdepääsuloata kasutajate eest varjatud, et tagada pärandi kaitstus. Näiteks asukoht selliste arheoloogiliste alade,
annaabi.ee 
