Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded (2)

Digitaaldokumentide
arhiveerimise nõuded
Sissejuhatus
Asutused dokumenteerivad oma toiminguid
järjest rohkem digitaalselt. Selle tulemusena
kasvab selliste digitaaldkumentide hulk, mida
tuleb hallata, arhiveeirda ja avalikku arhiivi
üle anda nõnda, et need oleksid autentsed,
usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad.
Rahvusarhiivi huvi on sellele kaasa aidata.
Juhise rakendusala ja kasutajad
Käesolev juhis käsitleb digitaaldokumentide ja
nende metaandmete eraldamist elektroonilistes
dokumendihaldussüsteemides ning nende
üleandmist avalikku arhiivi. Juhis ei esita
täielikke nõudeid digitaaldokumentide
loomisele, haldmaisele ning eraldamisele
asutuse dokumendisüsteemist. Sihtrühmaks on
Rahvusarhiivi järelvalve alla kuuluvate
asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest
vastutavad töötajad ja infotehnoloogid.
Traditsiooniline ja digitaalne
arhiveerimine
Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste
arhiveerimine ja nende kirjelduste arhiveerimine ja
üleandmine ei erine põhimõtteliselt tavapärasest
arhiveerimisprotseduurist. Sarnaselt senise praktikaga
on vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja
muu dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide
korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise
säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või
avalikku arhiivi. Erinevaid on vaid selleks,
kasutatavad vahendid.
Metaandmed asutuse
dokuendihaldussüsteemisüsteemis
Dokumentide ja liigitusüksuste
identifiseerimiseks.
Dokumendi elukäigu kontrollimiseks.
Nende rakendamine asutuses EDHSis
võimaldab oluliselt tõhustada asutuse
asjaajamist.
Dokumendihalduse metaandmete
loendi kasutamine
Luua vastavustabel EDHSis kasutatavate kirjelduste ning
dokumentihalduse metaandmete elementide vahel.
Kui vastavuse järgi ühele EDHSi väljale mitu
dokumendihalduse metaandmete loendi elementi, tuleb
analüüsida vajadust olemasolevate EDHSi väljade liitmiseks
või eraldamiseks.
Luua EDHSi väljadele mittevastavatedokumendihalduse
metaandmete loendi elementide nimekiri.
Saadud nimekirja tuleks analüüsida ning jaotada kaheks ­
elemendid, mille sisu on mingil moel olemas EDHSis kuid ei
avaldu metaandmetena ning elemendid, mida EDHSi ei
salvestata.
Arhiveerimisel kasutatavate
metaandmete kooseis
Arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldus.
Funktsiooni ja volituse kirjeldus.
Sarja ja toimiku kirjeldus.
Dokumendi kirjeldus.
Faili tehnilised metaandmed.
Failide arhiivivorming
Avatud.
Laialdaselt toetatud.
Suure kasutajaskonnaga.
Failide kasutamiseks on olemas tasuta
rakendused või liidesed.
Standardiseeritud.
Failide konverteerimine
Kui asutus otsustab dokumentide loomisel
kasutada muid vorminguid peale
arhiivivormingutesse, ehk teostada failide
konverteerimisprotseduur. Rahvusarhiiv
soovitab konverteerimist teostava rakenduse
integreerida asutuse EDHSi ning kirjeldada
konverteerimisprotseduuri oma
asjaajamiskorras.
Tehnilised metaandmed
Tehnilised metaandmed võimaldavad saada ülevaadet
arhiveeritud dokumentide mahust, kasutatud
vormingutest ja nende kasutamiseks vajalikest
tehnilistest vahenditest ilma, et oleks vajalik vaadelda
iga arhiivis säilitatavat faili eraldi. Rahvusarhiivi
poolt nõutavad tehnilised metaandmed on: elemendi
nimi ja XML märgendi nimetus, elemendi nimi ja
numbri dokumendihalduse metaandmete loend,
elemendi lühikirjeldus ja elemendi kohustuslikkus.
Digitaalselt allkirjastatud failid
Rahvusarhiivi on võimalik edastada ainult neid
digitaalallkirjaga dokumente, milles
sisalduvate failide vormingud vastavad
arhiivivormingutele. Juhul kui digitaalselt
allkirjastatud fail ei ole arhiivivormingus, tuleb
läbi viia failide konverteerimine.
Dokumentide ja nende kirjelduse
arhiivipüsiv kuju
Ülemist liigitusüksuseid identifiseerivad
metaandmed.
Dokumendi metaandmeid.
Dokumendifailide tehnilisi metaandmeid.
Dokumendifaile.
Lisaks moodustatakse arhiivimoodustaja,
arhiivi, funktsiooni, sarja ja dokumendi taseme
kirjeldustest omaette XML fail.
Arhiveeritavate andmete edastamine
Rahvusarhiivi
SHAxxx.txt (vastavas DVKkapslis paiknevate failide
räsisummadega).
Liigitusyksus.xml.
Sisukord.txt.
CDR andmekandja kasutamisel andmete edastamiseks
tuleb vastavalt Arhiivieeskirjale kõigist andmekandjatest
2 identset koopiat. Igal andmekandjal peab paiknema:
shaxxx.txt, liigitusyksus.xml ja sisukord.txt.
Ülevaade arhiveerimise protsessis
kasutatavatest vahenditest
Luua sisestusvormide abil arhiivimoodustaja ja arhiivi
kirjeldusi.
Importida EDHSist eraldatud anmdeid.
Töödelda imporditud andmeid ning moodustada arhiiviskeem.
Automaatselt genereerida üleandmiseks vajalikku
dokumentatsiooni ja aruandeid.
Luua automaatselt failide tehnilisi metaandmeid.
Avastada mittevastavusi kohustuslike metaandmete ning
failivormingute osas.
Moodustada dokumendikapslid ja muud anmdete edatsamisel
vajalikud failid.
Salvestada offline andmekandjale kirjutamiseks sobilike
pakettidena arhivaari kõvakettale.
Täname kuulamast !