Kokkupuuted isikuandmete töötlemise ja nende kaitsega igapäeva tööelus (0)

Kokkupuuted isikuandmete töötlemise ja nende kaitsega igapäeva tööelus
Privaatsus-ja andmekaitseõigus
essee
Juhendaja /õppejõud:
Urmas Kukk
Üliõpilane
Üliõpilase meiliaadress
Õppekava nimetus
Isikuandmete töötlemisega on tegu alati, kui tehakse midagi inimese kohta käivate andmetega. Isikuandmete töötlemine on ainuüksi isikuandmete kogumine, aga ka näiteks salvestamine, säilitamine, edastamine ja avalikustamine või hävitamine. Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava inimese kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need on.
Töötan Päästeametis, mis on Siseministeeriumi haldusala valitsusasutus , ning kujundab ja hoiab Eestis turvalist elukeskkonda, ennetab ohte ning abistab inimesi õnnetuse korral kiirelt ja professionaalselt. Umbes 2200 töötajaga on Päästeamet suuruselt teine avaliku sektori asutus, kes puutuvad igapäevaselt kokku isikuandmete töötlemisega.
Päästeametis on tegevusi arendavad, planeerivad ja juhtivad osakonnad ning tegevusi täideviivad regionaalsed päästekeskused ja demineerimiskeskus. Põhja, Lõuna, Ida ja Lääne päästekeskused korraldavad igapäevast päästetööd, tuleohutusjärelevalvet, päästealast ennetustööd ja kriisireguleerimist.
Antud valdkondades on palju kokkupuuteid isikuandmete kaitsega. Päästeamet kui ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb Päästeamet andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks. Alustasin Päästeametis töötamist sekretäri ametikohalt. Minu igapäevaseks tööülesandeks oli isikuandmete töötlemine, mida teen praegugi kui asendan sekretäri. Andmeid pidin töötlema kui isikud esitasid avaldusi , esitati teabenõudeid, selgitustaotlusi ja märgukirju ning ürituste korraldamisega seotud dokumentide menetlemisel. Hetkel töötades personalispetsialistina puutun palju andmetöötlusega kokku vabade ametikohtade täitmiseks korraldavatel konkurssidel osalemisel, lepingute sõlmimisel ja erinevate tõendite väljastamisel.
Igapäevaselt kasutan töös dokumendihaldussüsteemi Delta , kuhu lähevad ülesse erinevad dokumendid , mis sisaldavad delikaatseid andmeid ning paljude dokumentide puhul tuleb kasutada juurdepääsupiirangut reguleerivat märget ehk antud juhul AK-d (ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS). Dokumendile vastava juurdepääsupiirangu aluse ja piirangu kehtivuse aja märkimise eest ning dokumendile määratud juurdepääsupiirangu edasise haldamise eest vastutan mina kui dokumendi koostaja. Juurdepääsupiirangu märgin dokumendile dokumendi koostamisel. Samuti teen pistelist kontrolli dokumendihalduses registreeritud dokumentidele, kontrollides juurdepääsupiirangut. Juurdepääsupiirangu märkimisel lähtun õigusaktidest ning märgin juurdepääsupiirangu dokumendile juba koostamise faasis. AK märke jäljendile kirjutan juurdepääsupiirangu alus(ed), algus,- ja lõppkuupäeva. Mitme juurdepääsupiirangu aluse korral märgin lõppkuupäevaks pikema juurdepääsupiirangu tähtaja. Kuna koostatud dokumendi lisan DHS-i, siis juurdepääsupiirangu alus ja kehtivuse aeg tuleb märkida nii dokumendile kui ka DHS-i ekraanivormil oleval dokumendi õiguste halduses, sest kui ei pane juurdepääsupiirangut peale, siis on kõik dokumendid avalikud ja nähtavad Päästeameti dokumendiregistris . Päästeameti dokumendiregistrit peetakse digitaalselt ja on kättesaadav ameti kodulehel, kus kajastatakse registreeritud dokumentide metaandmed ja avalike digitaaldokumentide failid. Sellepärast tuleb alati hoolikalt jälgida kas on kasutatud juurdepääsupiirangut reguleerivat märget.
Dokumendiregistris avalikustatakse ameti käskkirjad, korraldused , ettekirjutused, lepingud , sissetulevad ja väljaminevad dokumendid, mille juurdepääsupiiranguid ma kontrollin . Samuti antud dokumentide koostamisel vastavalt andmetele pean kasutama juurdepääsupiirangut. Oma töös kasutan peamiselt Avaliku Teabe Seaduse juurdepääsupiirangut kui ka Autoriõiguse Seadust. AvTS-i kasutan peamiselt töölepingute koostamisel, eraisikutega suhtlemisel, erinevate tõendite väljastamisel, töölevõtmise avalduste (isiku dokumendid on avalduse juures) puhul. AuTÕs-i kasutan projektide edastamisel.
Erilist tähelepanu pean pöörama just sellistele avaldustele, mis sisalduvad isikuandmeid (elukoha aadress, isiklik mobiili nr, koopia ID kaardist, tervisetõendi koopia) - need peavad olema AK-d. Näiteks tööle tuleva teenistuja avaldus, mis sisaldab: ID kaardi koopiat , avaldust, kus on kirjas tema elukoht ja muud isiklikud kontaktid jne.
Juurdepääsupiirangu aluseks on AvTS § 35 lg1 p 12 ning piirangu aeg on 75 aastat. Juurdepääsupiirangu kehtivusaja määrame nii pikaks, kuna meil ei ole arhiivimoodulit ning kõik, mis Deltas registreeritakse, need ka sinna jäävad. Kuid hetkel on arendamisel arhiivimooduli võimaluse lisamine Deltasse.
Juurdepääsuhalduse õiguste kaudu, saan mina kui dokumendi koostaja piirata dokumendi nägemise õigust. Saan võtta maha terve grupi või teen ainult dokumendi nähtavaks, saamata seda muuta.
Kuigi tegemist on meie endi teenistujatega, peame kaitsma ka nende eraelu puutumatust. Kahjuks on osa meie teenistujatest nn „kullakaevurid“, kes suudavad läbi käia enamuse Deltasse pandavatest dokumentidest. Tuues siinkohal ka ühe reaalse näite, kus personalispetsialist pani kell 15.15 ülesse ühe tööle tuleva teenistuja avalduse, kus oli lisaks avaldusele ka ID kaart, isikuankeet, füüsiliste katsete protokoll jne. Avaldus oli esialgu avalik, st et ei olnud kohaldatud juurdepääsupiirangut (AK-d). Kell 15.25 oli jõudnud teenistuja, kellesse see asi üldse ei puutu, vaadata läbi kõik üles pandud failid.
Usun, et keegi ei ole huvitatud, et tema isiklike andmetega avaldus on kõigile Päästeameti teenistujatele nähtav. Antud olukorrast lähtuvalt püüan olla hoolsam ning märgata avaldusi, kus on juurdepääsupiirangut vaja, kui pole märgitud, siis annan sellest dokumendi koostajale teada ning vajadusel piiran ise dokumendi nägemist. Samuti teavitan ja juhendan juurdepääsupiirangu märkimisel teenistujaid (sh komandopealikke, päästepiirkondade juhatajaid, inspektoreid ja spetsialiste), kes registreerivad avaldusi ning dokumente Deltas.
Mina, kui personalispetsialist puutun kokku ka ametijuhenditega (nii käskkirjas kui ka ametijuhendis ), pean pöörama tähelepanu nendes sisalduvas infos riigisaladuse registreerimise ja haldamise kohta, et need oleksid kindlasti ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS. Praeguse seisuga ei tohi olla Päästeameti kodulehel üleval paljude teenistujate ametijuhendite käskkirju, sest osade riigisaladusega tegelevate teenistujate ametijuhendites on kirjas riigisaladuse registripidamine või muu ülesanne RS-ga seotud. Kui dokumendiregistris on näha need ametijuhendid, siis saab väga lihtsalt teenistujad ja ametikohad omavahel kokku viia ning on põhimõtteliselt üldsusele teada, et mis ülesannetes (riigisaladuse mõistes) keegi on.
Oman ise täielikku riigisaladuse luba, mille saamiseks pidin läbima julgeolekukontrolli ja saama juurdepääsuloa. Julgeoleku kontrolli tegi julgeolekuasutus Kaitsepolitseiamet. Vastavalt RS-le puutun kokku väga delikaatsete andmete- ja infoga.
Tulles tagasi juurdepääsupiirangute märkimise juurde ja eelpool mainitud töölepingute koostamiste kohta, siis kõik lepingud (k.a töölepingud ) avalikustatakse Päästeameti kodulehel olevas dokumendiregistris, mis tähendab, et selliseid dokumente pean kindlasti kaitsma AK märkega. Töölepingu puhul on üldjuhul kasutuses AK märked: AvTS § 35 lg 1 p 12 ja/või TLS § 28 lg 2 p 13.
Kasutuses on ka majasisesed dokumendid (nt aktid, avaldused /taotlused, kuluaruanded, protokollid jne), mis tähendab, et juurdepääsupiirangut majasisene (valikus on 3 võimalust: avalik, AK või majasisene) võib kasutada vaid majasiseste dokumentide puhul.
Üldjuhul kui tööandjal (Päästeametil) või töötajal tekib kahtlus isikuandmete kogumise või säilitamise õiguspärasuse suhtes, on tal võimalus pöörduda abi saamiseks Andmekaitse Inspektsiooni , mida ka paljud teenistujad kasutavad.
Kokkuvõttes võib öelda, et ettevõtete/organisatsioonide töö muutub märgatavalt seoses isikuandmete töötlemisega. Olgu tegu tarkvarafirma, panga või ministeeriumiga, inimeste töö neis seisneb ühtviisi arvutiekraanil olevate andmetega opereerimises ja nende põhjal otsuste vastuvõtmises, kas tegemist on isikuandmetega või mitte ja mis alusel määrata juurdepääsupiirangut. Fakt on see, et tekib andmeid, infot ja faile, mida on vaja kaitsta.
Tallinn 2017