Kuidas pressiteadet koostada (1)

Pressiteade

PRESSITEADE

Uudise kirjutamine ja formaat

Vastab tõele, et sisu on vormist tähtsam, kuid siiski peaksite toimetajale andma teksti, millega on lihtne töötada. Halvastitrükitud formaat võib neid veenda, et töö parandamine võtab liiga palju aega. Uudiste formaadile on riigiti erinevad nõuded. Suurem osa järgnevatest soovitustest kehtivad siiski enamikes EL liikmesmaades.

Formaat

Sisestage informatsioon trüki- ja kirjatähtedes. See käib nii inimeste ka kohanimede kohta. Kas MACDONALD kirjutab oma nime MacDonald või Macdonald? Toimetaja ei oska seda ainult trükitähtedes kirjutatud teksti põhjal öelda. Märkige uudisele väljaandmise kuupäev. Kasutage "Avaldada kuupäeval...." (so embargo) ainult siis, kui olukord seda tõesti nõuab ja saate oma nõuet põhjendada. Andke selle inimese nimi ja telefoninumber, kellele meedia saab küsimuste esitamiseks , tsitaatide saamiseks, intervjuu või lisainfo küsimiseks helistada. Kirjapäisesse või teate lõppu lisage tarbijakaitse aadress, kuid ka telefoninumbrid, näiteks teie mobiilinumber, millelt teid saab ka peale tööaega kätte. Kui pole just sundivat põhjust, kasutage alati tarbijakaitse ametlikku või kampaania sümboolikaga kirjapaberit. Märkige pressiteate lõppu, kirjutades teksti alla "LÕPEB". Uudistele ja infolehtedele tuleb viidata ja need kuupäevaga varustada, et ka teised töötajad need kiiresti üles leiaksid, kui meedia lisainfo küsimiseks helistab. Pressiteate pealkiri kirjutage tähesuurusega 14 paksus kirjas, kuid mitte allajoonitult. Trükkige ja kopeerige materjal ainult paberi ühele poolele. Majandusdirektiivid, mis nõuavad printimist paberi mõlemale küljele, ei kehti pressiteadete puhul - pole mingit majandust, kui meie uudised toimetuses minema visatakse . Võimalusel kasutage ümbertöödeldud paberit. Kasutage sobivat tarbijakaitse või kampaania kirjapeaga paberit ja jätke enne teksti 3-4 cm tühja ruumi. Sinna saab toimetaja reporteri jaoks märkusi kirjutada. Lisage pressiteate koopia kindlasti arhiivi ja kandke selle number dokumentide registrisse . Saatke pressiteade ka kolleegidele, kes meedia küsimustele vastavad või teie äraolekul meediaga suhtlevad.

Pressiteated

Kõige parem on uudiseid kirjutada tagurpidi püramiidi põhimõttel - esimesena kokkuvõtlik lõik, mis kirjeldab edasiantavat uudist. Ülejäänud faktid reastatakse tähtsuse kahanevas järjekorras. Vastake esimeses lõigus küsimustele: Kes? Mida? Kus? Miks? Millal? ja Kuidas? Juhtlõik peaks olema iseseisev, edasi andma loo tuuma, järgnevad lõigud vaid laiendavad juhtlõiku. Pressiteadet kirjutades võite järgida valemit:

• 1.TEEMA
  

• 2.KORRALDUS
  

• 3.KOHT, PAIK
  

• 4.EELISED
  

• 5. RAKENDUSED
  

• 6.DETAILID
  

• 7.ALLIKAS
  (Allikas: Jefkins, F. (1998) Public Relations . London: Pitman) Need viitavad loo võtmeelementidele:
  

• 1.MILLEST lugu räägib
  

• 2.KES selles tegutsevad
  

• 3.KUS see juhtub, juhtus või on alles aset leidmas
  

• 4.MIKS sellest uudis kirjutati - mis selle huvitavaks teeb
  

• 5.KUIDAS see puudutab lugejat, tarbijat
  

• 6.MILLAL see toimus või toimub, muu teave
  

• 7.Viiteallikad ja KONTAKT
  Kui vähegi võimalik, kinnitage oma väiteid faktidega, tsiteerige uurimust (detailid ja allika võib lisada põhiteksti lõppu: "Märkused toimetajale"). Väited peaksid olema tsitaatidena teie organisatsiooni esindajalt või kelleltki, keda küsimus puudutab. Ajakirjanikud ei kasuta väiteid või arvamusi , mida pole esitatud faktina, välja arvatud juhul, kui neil on küllaldaselt tõendust selle kinnitamiseks - kuid nad kasutavad neid, kui need on esitatud kellegi tsitaadina.
  Pressiteadet või infolehte koostades kasutage lihtsat keelt, lühikesi lauseid ja arusaadavaid sõnu. Vältige ˛argooni ja lühendeid.
  Kasutage oma arvuti õigekirjakorrektorit ja kontrollige võõraid sõnu, eriti geograafilisi asukohti. Ärge siiski ainult sellele toetuge, arendage ja lihvige oma kirjutamisoskust, olge selle üle uhke ja näete, kuidas tulemused paranevad. Samuti saavutate meedia poolehoiu, kellega püüate koostööd teha. Pressiteade peaks harva ulatuma üle kahe lehe. Kõige parem üks lehekülg, mis on hästi kirjutatud ja sisaldab detaile. Harjutage lausete lühendamist, visake välja mittevajalikud sõnad ja tehke järgi meedia kokkusurutud kirjastiili. Kõmulehed pole ehk muidu küll parim ajakirjandus , kuid täpse kirjutamise alal on nad eksperdid . Püramiidi
  kuju sobib meediale
  kirjutades järgida, alguses
  loo põhiiva ja olulisemad faktid, millele
  järgnevad laused ja lõigud tähtsuse kahanevas järjekorras.
  

Infolehed

Kiiresti muutuvas või kriisisituatsioonis ei pruugi teil olla aega peensusteni lihvitud pressiteate kirjutamiseks. Sellistel puhkudel koondage kogu info, milles olete kindel, infolehele. Faktilehel esitatakse info täpploendina või lühikeste märkustena. Faktilehel ei pea isegi täislausetega kirjutama. Enamikel juhtudel kirjutab reporter loo faktilehe põhjal üldjoontes valmis ning helistab teile, et saada lisadetaile või tsitaate. Keerulisemas meediaolukorras või kriisis , kui saadate järjest välja uuendatud pressiteateid või infolehti, avage juhtumitoimik. Selles võib arhiveerida ajutised või lõplikud dokumendid . Sinna peaksid kuuluma kõik pressiteated, ajaleheväljalõiked, vestluste salvestused , reporterite poolt sagedamini esitatud küsimused, faktilehed, vahetatud sõnumite koopiad ja muu asjassepuutuv teave. Kui olete otsustanud, millist infot avaldada ja millises vormis seda esitada, peate otsustama, millised meediaväljaanded info saavad.

Pressiteate väljasaatmine

Adressaatide loetelu põhineb teie teadmistel loost ja olemasolevast meediast. Te otsite oma loo sisu, publiku huve ja neid kahte ühendava meedia ühisosa. Professionaalidena ei ürita me asjasse mittepuutuva või liiga suure hulga meedia seinu oma pressiteadetega "tapetseerida". See on ebaprofessionaalne ja saajaid ärritav - selle tulemusel võivad nad edaspidi teie teateid mitte kasutada ja sellega teie organisatsioonile kahju teha. Paberi raiskamine on lisaks keskkonnavaenulik! Kõvad uudised tõmbavad enamasti suurt tähelepanu, niisiis tuleb neid nii laialt levitada kui võimalik: pressiagentuuride (nagu Prantsuse Pressiagentuur, PA või Reuters), ajalehtede, raadio- ja telejaamade kaudu. Peaksite endale koostama oma piirkonna uudistemeedia täieliku nimekirja. Ehk soovite need isegi oma faksimasinas või e-posti süsteemis grupeerida (geograafiliselt, sisu järgi jne), nii et saate elektroonilise pressiteate saata kogu grupile ja samal ajal alustada helistamist.
Olemuslugusid peab suunama veidi kitsamalt . Pressiagentuurid ja raadiojaamad näiteks ei pruugi portreeloo vastu huvi tunda. Niisiis peate valima turu, millele teie arvates lugu huvi pakub. Kui tegemist on vaid ühe väljaandega, olgu siis nii. Parem on avaldada üks täielik reportaa˛ ühes väljaandes, mis vastab ka tarbijakaitse eesmärkidele, kui avaldada palju nupukesi suvalistes väljaannetes. Kui hindate, millisele meediale oma teade saata, vaadake, milliste osadega publik võiks suhestuda. Mis sorti lugusid te ise loete ? Kõige sagedamini huvitab publikut keegi, kellega neil on midagi ühist. Meile meeldib lugeda omavanustest, samade huvide ja taustaga inimestest. Need on müügi alustamiseks parimad punktid. Kuskohast on teie loo peategelane pärit? Kus lugu aset leiab? Kas leidub väljaandeid, mis pühenduvad valdkonnale, milles see inimene silma paistab? Pidage sobivat meediat valides meeles, et tarbijakaitse tahab teemakohast reportaa˛i, mitte lihtsalt artiklit suvalises väljaandes.
Teil võib meedia valikul olla ka ligipääs elektroonilistele või trükitud juhistele. Paljud neist on oma klientidele koostanud kommertslikud meedialeviettevõtted või suhtekorraldusagentuurid. Kui ei, siis peaks avalikus või ärialases raamatukogus leiduma teatmeteoseid, mis aitavad teil oma olemusloole või ideele sobivat turgu leida. Lisaks on Internet suurepärane võimalus olemasoleva meedia kohta infot leida. Kaasajal on küsimus, kas on sobiv saata kõik pressiteated elektrooniliselt , eriti e-postiga. Kui suurem osa ajakirjanikke kasutab e-posti ja otsinguteks väga sageli Internetti, kurdavad paljud, et neil pole aega läbi vaadata kogu seda hulka palumata saadetud e-kirju. Paljud lihtsalt loevad kirja avamatagi selle pealkirja läbi ning kustutavad kirja paari sekundi pärast. Praegune nõuanne on saata elektrooniline teade, kui teate, et ajakirjanik seda viisi eelistab. Kui mitte, siis saatke ka edaspidi väljaprinditud "püsikoopiaid".

Netikett

Ärge saatke meediale manusega e-posti. Pressiteade peaks paiknema meilitekstis, mitte lisatud Wordi -dokumendis. Põhjuseks on see, et sel viisil antakse edasi paljusid viiruseid ja meediaagentuurid blokeerivad kõik manused. Sama kehtib elektrooniliselt saadetud fotode kohta. Te ei peaks meili saates fotot lisama , välja arvatud juhul, kui olete selles reporteriga eraldi kokku leppinud. Meedia paneb pahaks, kui nende süsteem muutub suurt faili alla laadides aeglaseks, kuna nad pole seda faili teilt palunud . Paljud meediaagentuurid blokeerivad suured failid nagunii . Parim viis fotode elektrooniliseks edastamiseks on lisada oma elektroonilises pressiteates viide : "Fotosid saab alla laadida aadressil..." ja otselink veebiküljele, kuhu te olete "riputanud" kõrge lahutusvõimega koopiad fotodest.

Meediaanalüüs

Tähtis osa suhtekorraldaja tööst on olla kursis, mida meedias tarbijakaitse kohta räägitakse ja millised tarbijakaitse küsimused parasjagu meedia ning teiste ühiskonna arvamusliidrite huviorbiidis on. Meediareportaa˛e saab lihtsalt koguda ja mõõta, kui teil on lugemiseks kasvõi 1-2 nädalalehte, millest te saate väljalõikeid teha. Paljudel pressiesindajatel on läbi vaatamiseks 10 või rohkemgi ajalehte, lisaks raadio, televisioon ja piirkondlikud ajakirjad . Ilma pideva abita teistelt tarbijakaitse liikmetelt või tasulise uudisteteenuseta on see võimatu ülesanne. Igal juhul on tähtis organisatsiooni juhatusele peegeldada, mida meedias tarbijakaitsest ja vastavatest tarbijaküsimustest räägitakse. Samuti on oluline edastada tarbijakaitse keskorganisatsiooni suhtekorraldusosakonnale väljavõtted, millel võib olla riiklik tähtsus, et näidata neile nende töö tähendust ja suhtekorraldusplaanide edukat teostamist. On olemas agentuure või "tee-ise"- tarkvara , mis aitab meedias avaldatut analüüsida. Kuna need on praegu veel kallid, võtke teadmiseks nende olemasolu ja kasutamisvõimalus. Miks mitte saata osakondade teadetetahvlile laiali teie enda koostatud kokkuvõtteid? Ärge unustage saata artiklite koopiaid kaastöötajatele, vabatahtlikele või teistele liikmetele - see on vaid viisakas.
Kuna paljud tarbijakaitseorganisatsioonid ei saa endale lubada arvamusküsitlusi neid puudutavate küsimuste suhtes hoiakute analüüsimiseks, saate ja isegi peate teie toetama organisatsiooni vajadust oma lugejas - või kuulajaskonda mõista, otsides informaalseid teid pidi ühiskonna tähtsamate liikmete arvamusi ja neid vaateid oma organisatsiooni tagasi söötes. Seda tehes täidate suhtekorralduse üht tähtsamat ülesannet, nimelt peegeldate ühteaegu tarbijakaitset välismaailmale ja välismaailma tarbijakaitsele. Need, kes saavad endale lubada tarbijahoiakute ja -mustrite uuringut, võivad sageli tulemusi kasutada uudiste kirjutamiseks, samuti suurettevõtete ja seaduseloojatega vastandudes.