Ametikiri - Kordamine (1)

1.Mis on ametikiri ?
Ametikiri on dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse adressaadile posti, e-posti või faksi teel.
2.Kes võivad olla kirja saajaks ? Mitmes eksemplaris trükitakse ?
Adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel. Trükitakse kahes eksemplaris.
3.Milline peab olema ametikirja tekst ? Mida tähendab lühend KISS ?
Ametikirja tekst peab olema, lühike, täpne ja selge, keeleliselt ja juriidiliselt õigesti sõnastatud, loogiliselt üles ehitatud. K-eep I-t S-hort and S-imple
4.Kuidas trükitakse ametikirja tekst? Tee kaks näidet.
Kirja tekst trükitakse plokkstiilis, mitmuse esimeses või ainsuse kolmandas pöördes kindlas kõne viisis. (mitmuse I pööre-nt Me käisime eile linnas. Ainsuse III pööre- nt Isa käis eile linnas. Buss väljub kell 10).
5.Mis mõjutab kirja loetavust ? Põhjenda.
Kirja loetavus mõjutavad lausete ja lõikude pikkust (10-12 sõna lauses ). Pikad laused väsitavad, mõte kaob ära. Lühikesed laused muudavad teksti tuimaks , hakituks. Lõikude puudumine mõjub monotoonselt ja ei teki soovi dokumenti lõpuni lugeda.
6. Nimeta ja selgita lahti kirja loogilised osad.
Sissejuhatus – peab olema köitev ehk äratama huvi, probleem – peab olema veenev, usutav , kokkuvõte – peab olema konkreetne.
7.Nimeta ametikirja liigid. Kuidas jaguneb algatuskiri ?
Algatus - ja vastuskiri . Algatuskiri jaguneb : vastust nõudvad kirja ja vastust mittenõudvad kirjad.
8. Too näiteid mõlema liigi kohta.
9.Millisel eesmärgil koostatakse algatuskiri ?
Algatuskirja eesmärk on saada infot või kinnitust, esitada palvet või päringut jms
10. Kuidas tunneme ära vastuskirja ?
11. Millised on kirjale vastamise tähtajad ?
Seadusest tulenevalt vastatakse teabenõuetele 5 tööpäeva ning märgu- ja selgituskirjadele hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul. Ülejäänud kirjaliikidele 2-5 tööpäeva jooksul. E-kirjadele 24 tunni jooksul.
12. Kes võivad kirjutada kirjale alla ? Millises dokumendis on fikseeritud allkirjastamise vorm ?
Kirjale kirjutab alla asutuse juht, asetäitja või peaspetsialist . Allakirjutamise vorm on fikseeritud asjaajamisejuhendis.
13. Kes kirjutab kuupäeva ? Milline kuupäev on kirja kuupäevaks ?
Allakirjutaja märgib ka kuupäeva. Kirja kuupäevaks on allakirjutamise kuupäev.
14.Vormistamise etapid.
1. Koostamine ja vormistamine
2. Vajadusel kooskõlastamine (asjaajamisjuhend)
3. Allkirjastamine ( originaal plangil ja ärakiri valgel paberil )
4. Registreerimine (tegevus saab olle ühekordne)
5. Kirja väljasaatmine
6. Lahendatud kirjad (algatus + vastuskiri) paigutatakse dokumendite loetelu järgi ettenähtud sarja toimikusse (Toimiku nimi on Kirjavahetus )
15. Nimeta kirja elemendid nende paiknemise järjekorras.
ametikirja väljaandja nimi − asub lehe ülaservas kas vasakul, keskel või paremal
ametikirja saaja andmed − ettevõtte või asutuse nimi, kontaktisiku nimi ja aadress
kuupäev − asub aadressi 3. reaga kohakuti paremal, selle järel ametikirja registreerimise number
dokumendiliigi nimetus, nt VOLIKIRI või kirja pealkiri ( sisule viitav) − paigutatakse ülaservast 9,5 cm joondatult vasakule
tekst − asub 2–4 rida pealkirjast allpool. Tekstis esitatavad erinevad mõtted tuleb eraldada lõiguvahega
allkiri või allkirjad
allkirjastaja eesnimi ja perekonnanimi − paikneb vastava allkirja all
allkirjastaja ametinimetus
ametikirjale lisatud dokumentidele või sama sisuga kirja saajatele tuleb viidata eelmisest elemendist 2 rida allpool vastavate märksõnadega (nt Lisa: CV ühel lehel; Teadmiseks: Viimsi Vallavalitsus)