Dokumendihaldus aastal 2015 (0)

TARTU ÜLIKOOL
Sotsiaal- ja haridusteaduskond
Ühiskonnateaduste instituut
Dokumendihaldus aastal 2015
Uurimistöö
Dokumendihalduse alused
Autor:
Tartu 2015
Sisukord
Sissejuhatus 3
1 Dokumendihalduse ajalugu 4
2 Dokumendihaldus tänapäeval 5
2.1 Eestis populaarsed dokumendihaldussüsteemid 5
2.1.1 Postipoiss 5
2.1.2 DocLogix 6
3Dokumendihaldusega seotud probleemid 7
Kokkuvõte 8
Märksõnad 9
4 Kasutatud allikad 10

Sissejuhatus

Käesolev uurimistöö on tehtud tunni dokumendihalduse alused raames ning töö teemaks on dokumendihaldus. Uurimistöö eesmärgiks on rohkem teada saada dokumendihalduses toimunud arengust siiani ning selle arengusuunast tänapäeval ja dokumendihaldusega seotud probleemidest ning nende võimalikest lahendustest.
Tänapäeval on pea kõik eluvaldkonnad seotud erinevate dokumentidega. Kuid, et mitte kõikidesse nendesse dokumentidesse ära uppuda, tuleb tegeleda nende korrektse hoiustamise, hooldamise ja üleüldise haldamisega. Just sellega tegelebki dokumendihaldus.
Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus.
Dokumendihaldus hõlmab dokumentide haldamist vaatamata nende eale, rahuldamaks avaliku- ja erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ning teenides kogu ühiskonna huve.
Töö koosneb kolmest peatükist , millest ühel on omakorda üks alapeatükk, mis jaguneb veel kaheks.
Käesoleva töö hüpoteesiks on, et dokumendihaldus on pidevalt arenev ala, kus tuleb alati hoida end uuemate võimalustega kursis.

1 Dokumendihalduse ajalugu

Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja arhiivindusest. Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati aga 13. sajandil Itaalias, kus dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313 . aastal Inglismaal. 16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ja see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Venemaa tsaaririigis töötati asjaajamise ühtsed alused välja 1720. aastal. 20. sajandi keskpaigaks olid dokumendihaldurid palgatud avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poolt, eesmärgiga kontrollida "kaasaegsete dokumentide" sissevoolu ajaloolistesse arhiividesse. (Dokumendihaldus, 2014)
Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all. (Dokumendihaldus, 2014)

2 Dokumendihaldus tänapäeval

Tänapäeval on dokumendihaldus palju rohkem, kui paberite või esemete kapis õiges riiulis hoidmine. Nii on loodud erinevad dokumendihaldussüsteemid, mis lihtsustavad erinevate dokumentide haldamist. Arvatakse, et üks õigel dokumendihaldussüsteemil on olemas just need neli omadust: 1) lukustus, et ühe isiku muudatused ei mõjutaks varasemalt või samaaegselt tehtud muudatusi; 2) versioonikontroll, et hiljem oleks võimalik tagasi pöörduda varasemate versioonide poole; 3) tegevust salvestus, et hiljem oleks võimalik tuvastada, milline on olnud dokumendi senine elukäik; 4) andmed muutjate ja kasutajate ja erinevate muutmiste tegemise kohta. (What is document ...)
Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi- kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine , dokumentide haldamine ning säilimine. (Dokumendihalduri kutse, 2014)
Aina tähtsamaks on ka muutunud, et informatsioonile saaks ligi kiirelt, kõikjalt ja pea alati kui võimalik. Siinkohal on tänaseks päevaks loodud nn pilvesüsteem. Sellega on võimalus laadida erinevad dokumendid ja informatsioon üles pilve, kust on seda hiljem võimalik kiirelt ja mugavalt taas alla laadida või vaadata. Pilvesüsteemi eeliseks on ka see, et seda kasutades peab maksma ainult kasutatud mahu eest.

2.1 Eestis populaarsed dokumendihaldussüsteemid

2.1.1 Postipoiss

Eestis kasutatakse mitmeid erinevaid dokumendihaldussüsteeme. Üheks populaarseimaks on Postipoiss. Süsteem on kasutusel umbes 200 ettevõttes. See on turul alates 1998. aastast. Hetkel arendab ja toetab dokumendihaldustarkvara Nortal AS. Postipoisi arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest ja vajadustest . Igal aastal valmib 2 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi ning seadusandlusest tulenevaid ja „kasvavatest soovidest“ tingitud muudatusi. (Postipoisi kodulehekülg ) Kuid viimati välja lastud versioon oli viimane, mis tähendab, et Postipoisi süsteem on ajale jalgu jäänud ja selle kasutamine ei oleks enam tõhus (Postipoisi tootearendus ..., 2014).

2.1.2 DocLogix

DocLogix on kirjavahetuse, lepingute, nõupidamiste, ostudokumentide ja muude dokumentide või ülesannete halduseks ning vastavate protsesside automatiseerimiseks mõeldud juhtiv elektrooniline dokumendihaldussüsteem. DocLogix´i platvormil põhinevad erilahendused lihtsustavad infohaldust ja organiseerimisprotsesside kontrolli. Igapäevaselt kasutab elektroonilist dokumendihaldussüsteemi DocLogix umbes 35000 kasutajat, umbes 300 erinevas asutuses. (Mis on DocLogix?)

3Dokumendihaldusega seotud probleemid

Informatsiooniga töötamisel võib esineda erinevaid nüansse, mis ei pruugi, kuid võivad muutuda kiirelt probleemideks.
Nagu Postipoisi süsteemi puhul on juba välja tulnud, siis üheks suurimaks probleemiks on fakt, et ala areneb äärmiselt kiiresti ja palju. Nii ei suudeta alati uutele vajadustele vastavat süsteemi või tegevust leida. Seega hetkel on tulemuseks see, et kasutajatele selged ja kindlad süsteemid lõpetavad tegevuse, sest kohati on süsteemi juba ajast liiga maas , et seda arendada või kaasajastada.
Sellise probleemi lahenduseks just dokumendihaldussüsteemide puhul olekski süsteemide pidev valmisolek uuendustele ja lisadele. Ning uuenduste ja lisade pidev pakkumine kasutajatele, et kasutajad ei peaks töö korrektseks sooritamiseks liialt vaeva nägema.
E-Riigi Akadeemia on probleemina välja toonud ka fakti, et riigi tasandil on dokumendihaldus ja selle süsteemid arenenud erinevalt. Näiteks on just ministeeriumites arenenud vägagi hästi toimiv dokumendihaldussüsteem, mida osatakse ka pädevalt kasutada. Kuid samal ajal on riigi väiksemates asutustes näiteks külades ja valdades dokumentide haldamine alles algstaadiumis , kus tegijad ei ole just eriti kindlad kuidas ja mida teha õigeks dokumendihalduseks. (Digitaalse…, 2007)
Probleemi lahenduseks oleks kindlasti erinevad koolitused ja samuti üldine inimestevaheline suhtlus. Viimane nimelt võib aidata erinevatel inimestel jõuda koos probleemide lahendusteni. Seega võib nii ka juhtuda, et mõne ministeeriumi töötaja aitab mitte nii osavat väikevallas töötajat.

Kokkuvõte

Käesoleva töö eesmärgiks oli teada saada dokumendihalduses toimunust ja selle arengust tänapäeval. Samuti saada teada dokumendihaldusega seotud probleemidest ning nende võimalikest lahendustest.
Dokumendihalduse all mõeldakse tihti hunnikutes pabereid ja erinevaid kartoteeke, kuid see pilt on tänaseks juba kaugel minevikus. Niisamuti, nagu suur osa erinevast teabest, on ka dokumendihaldus kolinud üle arvutisse ja erinevatesse andmebaasidesse, mis tähendab, et dokumendihalduse eriala on palju rohkem IT põhine, kui paberile toetuv.
Töö sissejuhatuses seatud hüpotees , et dokumendihaldus on pidevalt arenev ala, kus tuleb end pidevalt hoida uuendustega kursis, sai kinnitust. Nimelt tuli probleemina välja aeg ja ajaga kaasas käimine, mis autori arvates näitab väga hästi, kui tähtis on aeg dokumendihalduse erialal.

Märksõnad

Erinevate allikate leidmiseks kasutasin Google otsingumootori abi, sisestades sinna erinevaid teemakohaseid märksõnu. Nendeks olid:

• dokumendihaldus
  
• dokumendihaldussüsteem
  
• document management
  
• document management history
  
• DocLogix
  
• Postipoiss
  

4 Kasutatud allikad

Dokumendihaldus (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 07.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus
Dokumendihalduri kutse (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 08.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihalduri_kutse
Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses (2007). Riigikontroll . Kasutatud 08.12.2015 http://www.riigikontroll.ee/LinkClick.aspx?fileticket=ixgVhWjwzzo%3D&tabid=149&mid=765&language=et-EE
What is document management (DMS)? AIIM. Kasutatud 08.12.2015 http://www.aiim.org/What-is-Document-Management
Mis on DocLogix? DocLogix. Kasutatud 07.12.2015 http://www.doclogix.ee/ee/toode/mis-on-doclogix/
Postipoisi kodulehekülg. Kasutatud 08.12.2015 http://postipoiss.nortal.com/
Postipoisi tootearendus lõppeb. Tugi jätkub 2016 . a maini . (2014) Kasutatud 08.12.2015. http://postipoiss.nortal.com/index.php/uudised/153-postipoisi-tootearendus-loppeb-tugi-jaetkub-2016-a-main i