GoPro dokumendihaldus tarkavara (1)

TARTU ÜLIKOOL
Pärnu kolledž
Ettevõtluse osakond
GOPRO
Referaat
Pärnu 2011
Sisukord
Sissejuhatus 3
1. TARKVARA OMADUSED 4
2. TARKVARA RAKENDAMINE 8
Kokkuvõte 11
Viidatud allikad 12
Lisa 1. Näidisekraanipilt 14
Lisa 2. Töö täpsustus 15

Sissejuhatus

Dokumendihalduseks on loodud palju erinevaid tarkavarasid. Käesolevalt on juttu GoPro programmist, mis on kasutusel mitmetes riigiasutustes . See programm võimaldab asutustel oma tööd suurel määral vähese vaeva lihtsustada.
Referaadi eesmärk on selgitada GoPro olemust ja funktsiooni. Samas tuua ka välja teised selle tarkavar omadused. Lisaks sellele tutvustada GoPro hetkeolukorda Eestis.
Uurimisülesanded:

• Uurida tarkvara omadusi;
  
• Uurida GoProga konkureerivaid tarkvarasid;
  
• Uurida programmi situatsiooni turul.
  

Referaat on esitatud kirjeldavas vormis. Uurimisülesannete lahendamiseks on kasutatud erinevaid internetiallikaid.
Töö koosneb kahest osast. Esimeses osas on juttu tarkvara omadustest. Töö teine osa keskendub tarkvara rakendamisele.

1. TARKVARA OMADUSED

GoPro on dokumendihalduseks välja töötatud tarkvara. GoPro, kui firma, on pärit Islandilt (GoPro ja IBMi ... 2011). GoPro programm ühendab endas lisaks dokumendihaldusele ka asja-, kontakti- ja tööprotsesside haldust. See võimaldab (GoPro dokumendihalduse ... 2011):

• Hallata dokumenti kogu tema elutsükli vältel ( dokumendihaldus );
  
• Ühe probleemi või projektiga seotud dokumendid panna virtuaalsesse elektroonilisse kausta (asjahaldus);
  
• Registreerida kõik vajalikud organisatsioonide ja isikute andmed (näit. aadressid , telefoni/ faksi numbrid, kontaktid, kategooriad, tegevusalad, asukohad ja muud vajalikud andmed) ning siduda nendega dokumente ja asju (kontaktihaldus);
  
• Kirjeldada asjade/projektidega seotud tööprotsesse ning jaotada neid etappideks. Iga etapi jaoks on võimalik määrata kooskõlastusringid, ülesanded, vastutajad ja etapi lõpetamise tingimused (tööprotsesside haldus).
  

GoPro toodab firmaga sama nime kandvat tarkvara. Selle põhiülesandeks on dokumentide, tööprotsesside ja kliendisuhete haldus. Kuid see võimaldab lisaks automatiseerida ka spetsiifilisemaid tegevusi, nagu näiteks teadusgrantide haldus, müügikampaaniate korraldus, infoportaal kodanikele jne. (GoPro ja IBMi ... 2011)
GoPro näol on tegemist professionaalse ja väga laialdaste funktsionaalsustega tootega , mille võimsus ja paindlikkus võimaldab hõlpsasti katta ka suurte riigiasutuste ning ministeeriumite elektroonilise dokumendihalduse vajadused. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis on kasutusel GoPro ja Net Groupi loodud spetsiaalselt ministeeriumi vajadustele ja eesti seadusandlusele vastav versioon (Lisa 1.). GoPro dokumendihalduslahendust kasutavad lisaks ministeeriumile ka paljud selle allasutused. (Avalik sektor ... 2011)
Seejuures on GoPro veebipõhise lahenduse eelised juurutamise lihtsuse näol end väga hästi ära tasunud.  Lisaks juurutuse lihtsusele tasub esile tuua ka lahenduse kasutusmugavust ning arendatavust, mille heaks näiteks on GoPro dokumendihalduslahendusele juurde loodud elektrooniline arvete menetlemise ja haldamise moodul . Nii lahenduse haldamise kui ka lisaarenduste loomise juures on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile abiks olnud Net Group nii enda dokumendihaldusvaldkonna teadmiste kui ka tehnoloogiate tundmisega. (Avalik sektor ... 2011)
Peamised omadused (GoPro for ... 2011):

• Informatsioon ja suhtlus koondatakse struktureeritud keskkonda;
  
• Toetus standard dokumentide loomiseks;
  
• Kõik võimalused dokumendihalduseks;
  
• Statistilist teavet saab toota ja eksportida analüüsiks;
  
• Võimas administraatori liides ;
  
• Lihtne uuendada .
  

GoPro toimib samal põhimõttel nagu teisedki samalaadsed dokumendihaldussüsteemid. Dokument sisestatakse (Joonis 1.) dokumendihaldussüsteemi ning siis hakatakse sellega edasi tegelema. See kas saadetakse edasi või hakatakse seda kasutama. Kasutades registreeritakse dokument uuesti, kui selles on tehtud muudatusi ja/või uuendusi. Kui dokumendiga on töö lõpetatud, siis ta kas hävitatakse või arhiveeritakse.
Joonis 1. Dokumendihalduse põhitegevused ja nende seosed (Dokumendihalduse metaandmete ... 2011).
Lisaks sellele, et dokumendid on arvutis, on võimalik neid internetti üles riputada. GoPro andmebaasis olevate dokumentide kuvamine kodulehel (avaliku) dokumendiregistrina on võimalik Webgate loodud tarkvaralaiendusega "GoPro dokumendiregister " (GoPro dokumendiregister 2011). Tarkvaralaiendus annab GoPro programmile lisandväärtust, mis hõlbsustab tööd sellega.
GoPro dokumendiregister võimaldab (GoPro dokumendiregister 2011):

• Dokumentide importi (ajatatud, käsitsi käivitatav);
  
• Kuvavaateid sarjade, dokumentide loendi ja dokumendi detailvaate esitamiseks ning otsingu teostamiseks;
  
• Paindlikku seadistamist - erinevate vaadete juures kuvatavad väljad on reguleeritavad ja tõlgitavad.
  

GoPro dokumendiregistri laienduse paigaldamiseks tuleb paigalduspakett serverisse üles laadida ning Saurus CMS kaudu aktiveerida. Nõueteks registri paigaldamiseks on Saurus CMS litsentsi olemasolu ja 4.4.0 või uuem Saurus CMS versiooni olemasolu. Litsentsi hinnaks on 460 eurot koos käibemaksuga. (GoPro dokumendiregister 2011)
GoPro liitus IBMi Advantage Initiative partnerlusprogrammiga, mille esimeseks käegakatsutavaks tulemuseks oli GoPro for Workplace - veebipõhine dokumendihalduse lahendus era- ja avalikule sektorile. See tarkvara sisaldab kogu GoPro dokumendi- ja protsessihalduse vahendite arsenali ning on tänu tihedale integratsioonile IBMi WebSphere vahevara ning Workplace grupitöö lahendustega kasutatav läbi standardse veebilehitseja . (GoPro ja IBMi ... 2011)
GoPro-ga saab hallata ja kontrollida oma juhtumeid ja/või projekte. See võimaldab registreerida juhtumid , määratleda kohustuseid, tähtaegu ja juhiseid. Dokumendid, kirjad, faksid, e-kirjad ja kommentaarid saab tänu IBM Lotus Notes’le ühendada lihtsalt iga juhtumiga. Ülevaate saamiseks saab dokumente tellida ja panna struktureeritud vaatesse. Standard dokumente võib määratleda kui malle, mis on juba valmis ja mida saab redigeerida. (GoPro for ... 2011)
GoPro töötab Lotus Domino R6, R7 ja R8 platvormidel (GoPro for ... 2011). GoProd on lihtne installeerida (GoPro Portal 2011). Nagu eelpool öeldud, on seda ka lihtne juurutada.

2. TARKVARA RAKENDAMINE

GoPro dokumendihaldussüsteeme on üpriski palju. GoPro laadsed dokumendihaldussüsteemid, millel on olemas DVK spetsifikatsioonile vastav liides (Dokumendivahetuskeskus 2011):

• Amphora ;
  
• LiveLink;
  
• PostiPoiss ;
  
• SharePoint DHS;
  
• WebDesktop ;
  
• UCM.
  

Kõige suuremaks konkurendiks on GoProle Eestis dokumendihaldussüsteem PostiPoiss (Joonis 2.). Postipoiss võimaldab juhtida ja hallata organisatsiooni saabuvaid ja väljaminevaid dokumente, neid registreerida/luua, hallata, säilitada ja kontrollida kasutades automaatseid protsesse ning lõpuks arhiveerida ( Roosalu 2009: 4). Sama võimaldab ka GoPro. PostiPoisi eeliseks oleks see, et see on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on arendatud nii, et ta vastaks Eesti seadustele , pole otsitud kompromisse paljude riikide vajadustega (Roosalu 2009: 6).
Joonis 2. Dokumendihaldusprogrammid riigiasutustes (Roosalu 2009: 10).
Avalik sektor on olnud peamine elektroonilise dokumendihalduse turg (Joonis 2.), sest tooteid on turul päris palju - eestimaistest Amphora ja Postipoiss, välismaistest GoPro-d, Livelink, Meridio (Dokumendihalduses ... 2011). GoPro on Eestis sobilik, seda näitab ka tema kasutatavus . Programm on kasutusel näiteks:

• Tarbijakaitseametis ( http://www.tka.riik.ee/meist/index.php );
  
• Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis ( http://www.mkm.ee/ );
  
• Võru linnavalitsuses ( http://www.voru.ee/ );
  
• Tartu linnavalitsus ( http://www.tartu.ee/?lang_id=1 );
  
• Riigikantseleis ( http://www.valitsus.ee/et/riigikantsele i);
  
• Võru I Keskkool;
  
• Pääsupesa lasteaed Tartus.
  

GoPro on sobilik nii suurtele kui ka väiksematele asutustele (Dokumendihaldus 2011). Seda näitab ka asjaolu, et tarkvara on kasutusel eri suurusega asutustes, isegi koolides ja lasteaedades . GoPro sobib töötamiseks kõigile töötajatele, kes puutuvad oma töös kokku dokumentidega ja nende saatmise ja sisestamisega. See on lihtne ja loogiline tarkvara, mille mõistmise teeb lihtsamaks see, et seda on võimalik kasutada ka eesti keelsena.
Töötates GoPro dokumendihaldustarkvara on autor seisukohal (Lisa 2.), et see on väga lihtsasti mõistetav, loogiline ja nn. lollikindel tarkvara. Selle selgeks õppimiseks kulub vähe aega ja eksimisvõimalus oma töös selle programmiga on minimaalne. See on jõukohane kõigile neile, kes töötavad sellistesl ametikohtades, kus neil on vaja kokku puutuda erinevate programmidega ja dokumentidega. Kindlasti saavad sellega hakkama ka paljud sellest alast kaegel seisvad isikud.
GoPro hõlbsustab asutuste tööd ja tegevuse kiirust väga suurel määral. Dokumendid liiguvad inimeste vahel palju kiiremini ning nende leidmine on palju lihtsam ja kiirem, kui näiteks arhiividest otsimise puhul. Lisaks eelnevale võimaldab GoPro saada täpse ülevaate sisestatud dokumentidest ja nende olukorrast.

Kokkuvõte

GoPro on dokumendihaldussüsteem, mille põhiülesandeks on dokumentide, tööprotsesside ja kliendisuhete haldus. Lisaks eelnevale ühendab see programm endas ka asja-, kontakti- ja tööprotsesside haldust. GoPro dokumendihaldustarkvara on sobilik nii suurtele kui ka väiksematele ettevõtetele.
GoPro andmebaasis olevate dokumentide kuvamine kodulehel (avaliku) dokumendiregistrina on võimalik Webgate loodud tarkvaralaiendusega "GoPro dokumendiregister". Selleks, et seda laiendust saada tuleb täita nõuded ja osta litsents .
GoProd on lihtne hallata, installeerida ja juurutada. Lisaks eelnevale on see tarkvara lihtsasti käsitletav ja õpitav. GoPro hõlbsustab asutuste tööd ja tegevuse kiirust väga suurel määral, sest see muudab paljud tööprotsessid kiiremaks ja mugavamaks. Lisaks eelnevale võimaldab GoPro saada täpse ülevaate sisestatud dokumentidest ja nende olukorrast.

Viidatud allikad

Avalik sektor ja tervishoid . Net Group. [ http://www.netgroup.ee/referentsid-ja-lahendused/avalik-sektor-ja-tervishoid/ ] 05.11.2011.

Dokumendihaldus. Net Group. [ http://www.netgroup.ee/tag/funktsionaalsus/ ] 05.11.2011.

Dokumendihalduse metaandmete mudel. Riigikantselei, 30.05.2006. [ https://valitsus.ee/UserFiles/valitsus/et/riigikantselei/dokumendihaldus/arendustegevus/dokumendihalduse-metaandmed/RK_meta_mudel_ver_5.0.pdf ] 05.11.2011.

Dokumendihalduses juhib avalik sektor. Äripäev, 25.07.2003. [ http://www.ap3.ee/?PublicationId=31503ED6-39D4-4163-9D98-74AA1E3959CE&code=2435/rubr_artiklid_243507 ] 05.11.2011.

Dokumendivahetuskeskus. Vikipeedia, 23.08.2011. [ http://et.wikipedia.org/wiki/Dokumendivahetuskeskus ] 05.11.2011.

GoPro for IBM Domino. GoPro. [ http://www.gopro.net/Category.mvc/Display/48 ] 06.11.2011.

GoPro dokumendihalduse lahendus omavalitsustes. IBM Eesti. [ http://www.google.ee/url?sa=t&rct=j&q=gopro%20haldus&source=web&cd=6&ved=0CEcQFjAF&url=http%3A%2F%2Fportaal.ell.ee%2Forb.aw%2Fclass%3Dfile%2Faction%3Dpreview%2Fid%3D7610%2F212%2BEvely%2BHeldring.ppt&ei=KQ-1Tv_iE42f-QanucSFBg&usg=AFQjCNH2ZJXDhPfsg0atGE-AJa3uedV8Yw&cad=rja ] 05.11.2011.

GoPro dokumendiregister. Webgate. [ http://www.webgate.ee/gopro-dokumendiregister-ee ] 05.11.2011.

GoPro ja IBMi koostööleping viib GoPro dokumendihaldustarkvara veebipõhiseks. Äripäev, 03.07.2006. [ http://www.aripaev.ee/mod/emb/pressiteade/index.html?ID =
272521] 06.11.2011.

GoPro Portal. IBM, 20.10.2010. [ http://www-304.ibm.com/partnerworld/gsd/solutiondetails.do?solution=34220&lc=en&stateCd=P&page=1&sfd=true#sd ] 06.11.2011.

Roosalu, C. Dokumendihaldusprogramm Postipoiss. Referaat. Pärnu: 2009. [ http://www.google.ee/url?sa=t&rct=j&q=gopro%20haldus%20hind&source=web&cd=10&ved=0CGUQFjAJ&url=http%3A%2F%2Fpc.ut.ee%2F~ttamb%2Fikt%2Fmis%2Fmis2009%2F3.tarkvara%2FPostipoiss_2.doc&ei=Sem2Tr6nO9Cq-AaB2IiFBg&usg=AFQjCNGc6BC4IWeujrDD-KJvpFerfcBwlA&cad=rja ] 06.11.2011.

Lisa 1. Näidisekraanipilt

Lisa 2. Töö täpsustus

Idee, kirjutada GoPro dokumnedihaldustarkvarast, tuli eelnevast kogemusest selle tarkvaraga. GoProga eelnev tutvus oli lühiajaline ja pinnapealne, kuid see eest andis hea ülevaate selle toimimisest ja omadustest. Samas andis ka hea pildi selle kasutamise mugavuse ja lihtsuse kohta.
Informatsioon pärineb erinevatest internetiallikatest, nii eesti keelsetest kui ka inglise keelsetest. Infot oli saada väga vähe ja see oli suures osas väga pealiskaudne . Teabe otsimist segas samanimelise spordikaamera populaarsus, sest otsingumootorid kuvasid palju selle kohast teavet otsitava teabe asemel.
Eelnevatel aastatel ei ole keegi Tartu Ülikooli Pärnu Kolledži tudengitest GoPro dokemendihaldustarkavarast kirjutanud. Selle tõttu ei saa käesolevat tööd võrrelda mõne varem kirjutatud tööga.
15