Juhtimistöö (3)

7
Juhtimise klassikalised funktsioonid
Juhtimine on tulemuste saavutamine teiste inimeste kaudu, teiste inimeste tegevuse koordineerimine niisuguste tulemuste saavutamiseks, milleni üksi tegutsedes pole võimalik jõuda.
Üldistavalt võib defeneeda juhtimist järgmiselt-
See on organisatsiooni eesmärkide teostamine tegevuse planeerimise, personali juhtimise, organiseerimise, eestvedamise ja kontrollimisega.
Planeerimine on juhtimise osategevus, mis hõlmab eesmärkide seadmist ja otsuste tegemist selle kohta kuidas neid on kõige parem saavutada, kaasa arvatud muutuste tegemine ja julgustamine. Juhi tööplaane mõjutavad: nõudmised ja ülesanded, mida juhil tuleb täit a või saavutada ja mida tal on raske ignoreerida; piirangud nii organisatsioonis kui väljaspool, mis takistavad juhi tegevust, näiteks ressursside piiratus, seadusandlus , leping töövõtjate esindusega, tehnoloogilised piirangud ja juhitavale üksusele määratud töö; valikuvõimalused sisaldavad tegevusi, mida juht võib teha, kuid ei pea tegema. Kuigi nõudmisi ja piiranguid on juht ei saa oluliselt mõjutada, on tal alati teatud võimalused valida kuidas oma tööd teha. Teiseks on juhil tavaliselt võimalik valida millist tööd teha, valida nende järjekorda, mõnda tööd rohkem või rohkem rõhutada, delegeerida osa töid alluvatele, teha midagi uut, taotleda oma tööülesannete muutmist, osaleda vabatahtlikult mõnes komisjonis või esindada organisatsiooni avalikes ettevõtmistes. Teatud vabadus on ka oma töökava koostamisel ja seda mõjutavad juhi eelistused ning karjääri eesmärgid.
Organiseerimine on planeerimise järel loogiline jätk. See on inimeste ja materiaalsete ressursside niisugune paigutamine , mis võimaldab plaane edukalt teoks teha. Organiseerimisega määravad juhid kindlaks tööülesanded, kuidas töid grupeerida ja ühendada organisatsiooni allüksusteks ning kujundada organisatsiooni struktuuri. töökohtade mehitamine töötajatega, kes plaanid tegelikult täidavad on osa organiseerimisest.
Personali juhtimine on üks juhtimise põhifunktsioonidest, mida nimetatakse inimressursi juhtimiseks . Personali juhtimine koosneb töötajate juhtimise erinevatest osategevustest organisatsioonis, sh töö analüüsist ja planeerimisest, värbamisest ja valikust, hindamisest ja hüvitamisest, personali arendamisest ja eestvedamisest. Personali juhtimine hõlmab töötajate juhtimise küsimusi ning seisneb töötajate tegevuse kompleksses koordineerimises, mõjutamises ja suunamises püstitatud eesmärkide realiseerimiseks.
Eestvedamine on inimeste käitumise mõjutamine nii, et tagatakse organisatsiooni eesmärkide saavutamine. Eestvedamine sisaldab teiste inimestega suhtlemist, nende abistamist tehtavast tööst ettekujutuse saamisel, suunamist ja ergutamist, et nad teeksid vajalikke jõupingutusi.
Kontroll on juhtimise osategevus, mis on suunatud organisatsiooni tegevuse reguleerimisele nõnda, et tegelikult toimuv vastaks organisatsiooni normidele ja kavandatud eesmärkidele. Selleks tuleb juhtidel jälgida tegevusi, võrrelda tegelikke tulemusi seatud normidega või saavutatud edu planeeritud eesmärkidega ja vajaduse korral võtta korrigeerivaid meetmeid.
Need on põhilised juhtimise osategevused. ja nende järgi on ka raamat üles ehitatud.
Juhtide liigid ja rollid
Juhtimisfunktsioonide sisu ja nende täitmise järgi saab eristada vähemalt kolme selgelt
piiritletavat kuid samas omavahel kattuvat tasandit : operatiivse, taktikalise ja strateegilise
juhtimise tase.
Kolme juhtimistasandi eristamine hõlbustab juhtide tegevuse käsitamist organisatsiooni
eri tasanditel. Tavaliselt eristatakse organisatsioonis juhtimise tipp-, kesk- ja esmast taset.
Tippjuhtimine vastab strateegilisele juhtimisele. Tippjuhid hierarhia kõrgeimal astmel vastutavad kogu organisatsiooni tegevuse eest. Tippjuhtide hulka kuuluvad ettevõtte või asutuse, juhatuse liikmed ja juhi asetäitjad.
Keskjuhtimine vastab juhatamise ja korraldamise ning esmane tase operatsioonid e juhtimisele. Organisatsioonides on nendel tasemetel väga erinevaid ametinimetusi: juhatajad, esimehed, asetäitjad, programmi juhid jm. Keskjuhid vastutavad nende alluvuses olevate juhtide ja allüksuste töö eest.
Esmatasandi juhid vastutavad otsese tootmistöö või juhtimisega mitte seotud töö tegemise eest. Esmajuhtideks on meistrid, brigadiirid, sektsioonijuhatajad jpt, kelle alluvad tegelavad vahetult toodangu valmistamise või tarbijatele teenuste osutamisega .
Juhi rollid
On selgitatud kümme juhtide erinevat kuid omavahel seotud rolli, mida võib jaotada kolme rühma: suhtlemisega seotud rollid, informaatsiooniga seotud rollid ja otsustaja rollid.
Suhtlemisega seotud rollid seonduvad inimestevaheliste suhetega ja tulenevad juhi ametikoha formaalsest autoriteedist. Nende kaudu saab juht toimida ka infovahendajana ja selle alusel
otsustajana.
Esindaja rollis korraldab juht mitmesuguseid üritusi, demonstreerib hoolitsust töötajate, klientide ja teiste oluliste isikute ees, tutvustab oma ettevõtet huvigruppidele jne.
Juhtija ja eestvedaja ehk liidri rollis juht suunab ja koordineerib alluvate tegevust. See võib hõlmata alluvate paigutamist (töölevõtmine, koolitus, edutamine , vallandamine) ja ergutamist. Liidri roll hõlmab ka kontrolli veendumaks, et asjad lähevad nii nagu plaanitud. Selles rollis tegeleb juht töötajate töö motiveerimisega , aktiviseerimisega, valikuga st tingimuste loomise ja hea tööõhkonna säilitamisega.
Sidepidajana edendab juht iseregulatsiooni protsessi, sidudes väliseid kontakte ja infoallikaid ettevõtte või asutuse tegevusega . Juht arendab suhteid väljaspool tema alluvust nii organisatsioonis kui sellest väljaspool. Organisatsioonis eneses tuleb juhil suhelda paljudega. Tal peavad olema head suhted teiste juhtidega, kes annavad tema üksusele tööd või saavad temalt tööd. Samution vaja suhelda väljaspool organisatsiooni. Sidepidaja roll võtab kuni poole juhi ajast.
Informaatsiooniga seotud rollid
Informaatori rollides on juht informatsioonisüsteemi üks osa või lokaalne keskus. Juht kujundab eespool kirjeldatud rollides suhete võrgu, mis võimaldab tal koguda ja levitada informatsiooni ning tegutseda suhtlejana.
Teabekoguja roll hõlmab keskkonna jälgimist, et saada infot muutustest, võimalustest ja probleemidest, mis võivad üksust mõjutada. Ta kasutab sidepidajana loodud suhteid, et saada teavet teiste ettevõtete tegevusest, mis võib mõjutada kogu organisatsiooni või kellele võiks helistada kui alaline tarnija ei suuda tellimust täita.
Teabejagaja rollis levitab juht alluvatele seda infot, mis neile teisiti pole kättesaadav. Kui näiteks kompanii president sai lõunalauas teada, et üks suur tarbijaettevõte on pankroti äärel, siis kutsub ta hiljem oma kabinetti asetäitja turustuse alal, kes omakorda annab korralduse sellele ettevõttele mitte enam võlgu müüa.
Teavitaja rollis esindab juht oma üksust. Organisatsiooni siseselt võib see olla näiteks töötajate palga tõstmise taotlemine tippjuhtkonna ees. Väljaspoole suhtlemisel võib ta rääkida organisatsiooni kui terviku nimel või huvidest lähtudes.
Otsustamisega seotud rollid
Inimestega suhtlemise ja infovahetaja rollid on küll olulised, kuid need pole n.õ. lõplikud
vaid ainult eeldused otsustamisele. Paljude arvates on just otsustaja rollid juhtidele kõige
tähtsamad.
Ettevõtja- uuendaja roll on teha muutustega üksust või organisatsiooni paremaks. Edukas
esmatasandi juht otsib pidevalt uusi ideid või meetodeid oma üksuse töö parandamiseks.
Teaduskonna dekaan plaanitseb alatasa muutusi, et majandusteadlaste haridust parandada. Turustuse juhataja otsib uute toodete ideid jm. Ettevõtja rollis on juht uuendaja ja võimaluste kasutaja, ideede genereerija (võib olla esmatasandil), uuenduste sponsor (keskjuht) ja dirigent , kes uuenduste sisseviimisel tagab tasakaalu ( tippjuht ).
Arusaamatuste lahendaja rollis juhid ostustavad ja lahendavad probleeme, teevad otsuseid või võtavad meetmeid vastuseks survetele, mis pole nende kontrolli all. Kuna tõrgete korral on tavaliselt vaja kiiresti otsustada, siis kipub see roll teiste üle domineerima. Eesmärk on teatud stabiilsus ja selleks tuleb kõigi tasandite juhtidel reageerida keskkonna muutustele, et stabiilsus taastada.
Ressursside paigutaja rollis otsustab juht, kes saab teatud ressursid , s.h. raha, inimesed, aja, seadmed . Ressursse ei ole kunagi piisavalt ja juhil tuleb nappivaid ressursse jaotada paljude võimalike vajaduste vahel. See on juhi üks kõige olulisem roll.
Läbirääkija rollis kauplevad juhid teiste üksuste ja isikutega kaitstes oma üksuse huve.
Nende läbirääkimiste objekt võib olla töö, tootmine, eesmärgid, ressursid või muu, mis üksusi mõjutab. Läbirääkija roll on juhile väga tähtis, sest ainult temal on täielikud volitused teha oma võimupiiride ulatuses vajalikke otsuseid.
Tippjuhid täidavad esindaja rolli rohkem kui esmatasandi juhid. Sidepidaja rollis tegutsevad samuti tipp- ja kesktasandi juhid. Informatsiooni kogumise ja levitamisega tegelevad kõik juhid vastavalt oma juhtimistasemele. Kuigi ajakulu on rollidele erinev, täidavad neid rolle kõik juhid.


Juhi baasoskused
Juhtidele on edukaks tööks vajalik teatud kompetentsus, oskused, mis varieeruvad sõltuvalt organisatsiooni tegevusalast ja juhtimistasemest. Baasoskuste valdkondi on kolm: tehnilised, sotsiaalsed ja kontseptuaalsed .
Tehniline kompetentsus on oskus kasutada teatud alal seadmeid, protsesse või tehnoloogiaid. Tehnilised oskused võimaldavad teatud tehnilise valdkonna teabest aru saada ja seda kasutada. Raamatupidajatel, inseneridel, arstidel, keemikuil on kõigil teatud tehniline kompetentsus nende erialal. Juhi tehniline kompetentsus peab tal võimaldama korraldada töid, mille tegemise eest ta vastutab.
Sotsiaalne kompetentsus on võime mõista inimesi ja nendega koos töötada nii grupi liikmena kui liidrina, kes teeb asju teiste kaudu. Kes tahab efektiivselt teisi inimesi juhtida peab olema nende suhtes osavõtlik. Inimsuhetes kompetentne juht on suhtlemisvalmis ja ergutab teisi enese arendamisele, et paremini toime tulla organisatsiooni eesmärkidega.
Kontseptuaalne kompetentsus on üldettekujutuslik võime mõista kõiki organisatsiooni tegevusi ja huve. See hõlmab organisatsiooni kui terviku funktsioneerimise ja selle osade seoste ning vastastikuse toime mõistmist, kaasa arvatud ka väliskeskkond ja selle mõjutused ning võimalikud arengusuunad , arendada tegevust organisatsiooni eesmärkidel.
Tehnilised oskused on olulisemad juhtimise esmasel tasemel ja nende tähtsus väheneb juhtimise kõrgematel tasemetel. Teiselt poolt kontseptuaalse kompetentsuse tähtsus on suurem kõrgematel tasemetel, kus mõjutatakse organisatsiooni paljusid osi või organisatsiooni tervikuna . Sotsiaalne kompetentsus on oluline kõigil tasanditel, kuid kõige enam seal, kus lahendatakse enamik inimprobleeme, s.t. esmastel tasanditel.
Mõned juhtimise uurijad toovad veel eraldi välja diagnoosimise oskuse ja poliitiline kompetentsuse.
KIRJANDUS
Siimon, A., Türk, K., 2003. Juhtimine. Põhimõisted ja seosed. Tartu: TÜ Kirjastus