Informatsioon, juhtimine ja otsustamine (2)

7
INFORMATSIOON, JUHTIMINE JA OTSUSTAMINE
MAINORI KÕRGKOOL
Ettevõtluse Instituut
Helina Herman
INFORMATSIOON, JUHTIMINE JA OTSUSTAMINE
Referaat
Juhendaja: Tõnu Nõmmik
Tallinn 2009
SISUKORD
1. JUHTIMINE...................................................................................................................3
1.1 Juhtimisõpetuse koolkonnad ................................................................................3
1.2 Organisatsioonitunnetus.......................................................................................3
1.3 Ettevõte kui teadmiste kogum..............................................................................3
2. otsustamine.............................................................................................................4
2.1 Otsuste tüübid.......................................................................................................4
2.2 Struktueeritud ja mittestruktueeritud otsused.......................................................4
2.3 Otsustusprotsessi arenguetapid .............................................................................4
2.4 Organisatsiooni otsustusmudelid ..........................................................................5
3. Infotehnoloogia on juhtimisprotsessi muutnud...............................5
3.1 Lame ja pikk struktuur..........................................................................................5
3.2 Süsteemi disaini mõjud.........................................................................................6
4. Vastused....................................................................................................................6
1. Juhtimine
Organisatsiooni edu sõltub võimest kohaneda keskkonnaga, teadmistest toote valmistamise protsessi kohta, tehniliste vahendite olemasolust ning ennekõike oskuspärasest juhist. Juhtide ülesanne on juhtida inimesi, tehnoloogiat, toodet ja selle valmistamist ning informatsiooni.
1.1 Juhtimisõpetuse koolkonnad
Juhtimisõpetuse koolkondi on kolm: ratsionaal – tehniline, käitumuslik ja tunnetuslik. Erinevaid juhtimisteooriaid on väljatöötatud palju, kuid ettevõte peab leidma nende seast endale ainuõige.
A) Ratsionaal-tehniline – inimesi käsitletakse kui masinaid. Juhi kohustus on tagada nende ladus töö. Henry Fayol’i definitsiooni järgi juhtimine tähendab planeerimist, organiseerimist, koordineerimist, otsustamist ja kontrollimist. Selleks, et juht suudaks edukalt juhtida peab ta iga funktsiooniga toimetulemiseks võimalikult palju suhtlema . Selles mudelis on infosüsteemil mehhaanilisi toiminguid lihtsustav ja täiustav roll.
B) Käitumuslik – arvestab inimese käitumisest tulenevaid aspekte. Infosüsteemid on vajalikud ettevõtte tegevuse tõhususe suurendamiseks . Antud teooria on mõjutanud suurel määral infosüsteemide arengut, rõhutades nende tähtsust ning uurides süsteeme.
C) Tunnetuslik – juhib ettevõttes tähelepanu efektiivse informatsiooni kasutamisele. See teooria on arenenud koos arvutite ja infosüsteemidega, interneti kasutusele võtuga saab infot paremini töödelda.
1.2 Organisatsioonitunnetus
Organisatsioonitunnetus on juhi võime aru saada töötajate ja organisatsiooni kui terviku vajadustest. Hea juht on see, kes oskab eraldada olulise informatsiooni mittevajalikust ning tegeleb ainult olulisega. Samuti oskab seda informatsiooni analüüsida, lahendab tekkinud probleeme ning võtab vastu mõistlikke ja õigeid otsuseid, lisaks eelpool mainitule loob vajalikke vahendeid info analüüsimiseks. Edukas on see ettevõte, kes omab väga hea organisatsioonitunnetusega juhti.
1.3 Ettevõte kui teadmiste kogum
Ettevõtet on võimalik käsitleda ka kui teadmiste kogumit. See ettevõtte, mis suudab konkurentidest tõhusamalt teadmisi toota, hallata, koguda ja levitada, on edukam . Ühed ettevõtted on suuremad ja sellest tulenevalt ka teadmiste mahukamad kui teised. Sellest lähtuvad on ettevõttele sobivaid süsteeme vaja luua. Elektroonsed suhtlemisvahendid hõlbustavad juhtide suhtlemist.
2. Otsustamine
Kõik me langetame igapäevaselt otsuseid, olgu need siis lihtsad või keerulised. Samuti toimub otsuste tegemine ja vastuvõtmine organisatsiooni tasandil, mida kõrgemal juhtimistasandil seda tehakse, seda keerulisem on otsus ning sellega kaasnevad tagajärjed. Juhtide poolt langetatavate otsuste tüüpidega saab siduda ka infosüsteemide tüüpe. Vastus tuleb leida küsimusele milliseid infosüsteemide tüüpe oleks vaja kasutada antud otsuste langetamiseks.
2.1 Otsuste tüübid
Otsuste tüüpe on neli, nendeks on: strateegilised, taktikalised , teadmus- ja operatsioonilised otsused. Infosüsteemide tüüpe saab siduda ka juhtide poolt langetatavate otsuste tüüpidega.
1. Strateegilised otsused – on seotud ettevõtte peamiste eesmärkidega ja suundadega. Otsused on põhilise tähtsusega ning ulatusliku ja pikaajalise mõjuga. Need määravad kindlaks ettevõtte seosed ümbritseva keskkonnaga eelkõige toodete ja teenuste ning nende turgude seisukohalt. Tehakse tippjuhtimise tasandil. „Kas jätkata Y toote tootmist?“.
2. Taktikalised otsused – täpsustatakse nii strateegilistes otsustes kindlaks määratut kui ka pannakse paika muutunud olukorrast tulenevad uued sihid ja tegutsemisviisid. Ei tehta sageli ning viiakse läbi nii tippjuhtimise kui ka keskjuhtimise tasandil. „Kas meil on piisavalt rahalisi ressursse, et antud kohustust täita?“.
3. Teadmusotsused – on seotud toodete või teenuste uute ideede ja arendustega. „Kas on vaja välja töötada uus automaatikaseade vastavalt klientide nõudmistele?“.
4. Operatsioonilised otsused – on seotud ülesannete täitmisega ning nende mõju on lühiajaline, korduva iseloomuga ja väheste muutujatega otsused, mida teevad põhiliselt esmajuhid. Otsuseid tuleb teha palju ja nende tagajärjed avalduvad kiiresti. „Kui palju on vaja nädalas toota, et kinni pidada planeeritust?“.
2.2 Struktureeritud ja mittestruktureeritud otsused
Otsuseid võib jagada veel struktureeritud ja mittestruktureeritud otsusteks. Struktureeritud otsused on suhteliselt lihtsad ja rutiinsed samuti sisaldavad lõpliku arvu lõplikke protseduure. Neid on lihtsam vastu võtta kui mittestruktueeritud otsuseid, lisaks sellele on ka nende vastuvõtmist toetavaid süsteeme kergem arendada. Mittestruktureeritud otsustel aga puudub lõplik arv lõplikke protseduure, samuti on need keerulise loomuga.
2.3 Otsustusprotsessi arenguetapid
Olenemata sellest milliseid otsuseid me teeme, kas rutakaid või pikalt kaalutud, on otsustamise etapid samasugused, kuigi väliselt on need väga erinevad. Lihtsate ja keeruliste otsustuste erinevus on selles, et keeruliste otsuste korral käiakse otsustusprotsess mitu korda läbi.
1. Probleemi väljaselgitamine – seisneb seisukohavõttu nõudva küsimuse või olukorra tuuma väljaselgitamises.
2. Võimalike lahenduste otsimine – lahendamise käiku mõjutavate tegurite ning asjaolude väljaselgitamine, analüüsimine ja hindamine.
3. Valiku langetamine – lahendusteisendite võrdlemine ja hindamine ning selle alusel parima väljavalimine ehk otsuse langetamine. Iga valikuga kaasnevad teatud head ja halvad asjad.
4. Valiku täideviimine – valitud otsuse elluviimine .
5. Otsusega kaasnev tagasiside
Infosüsteemid aitavad langetada otsuseid, need annavad antud probleemi koha infot, pakuvad välja võimalikke lahendusi, aitavad analüüsida tulemusi, aitavad arvutada lahenduste majanduslikku efekti ja prognoosida tulemusi.
2.4 Organisatsiooni otsustusmudelid
Sõltuvalt organisatsiooni iseloomust võib eristada kolme otsustamise mudelit: bürokraatlik, poliitiliste valikute mudel ning „Carbage Can“. Organisatsioonis on otsustamise protsess väga keeruline, sest inimesed on otsustusprotsessides erinevad ning organisatsiooni otsused mõjutavad suuri hulki inimesi.
1) Bürokraatlik – peamine eesmärk on organisatsiooni ellujäämine. Muutused toimuvad harva, need on väga valulised ja nende läbiviimine on keeruline, kuna organisatsioon ei ole muutusteks loodud. Otsustamine põhineb ratsionaalsetel kriteeriumitel ja formaliseeritud protseduuridel ning on suunatud selgesti defineeritud eesmärkide võimalikult säästlikule saavutamisele .
2) Poliitiliste valikute mudel – otsused tuginevad mingite gruppide vajadustele, mitte organisatsiooni kui terviku vajadustele. Lähtudes jõudude vahekorrast organisatsioonis.
3) „Carbage Can“ – organisatsioonis, kus sellist mudelit kasutatakse otsustatakse asju selle järgi, et nii lihtsalt „juhtus“.
3. Infotehnoloogia on juhtimisprotsessi muutnud
Koos ajaga on muutnud ka süsteemid, mida juhid otsustamise juures kasutavad. Infosüsteemid on juhtide otsustamise protsesse tunduvalt lihtsamaks muutnud.
3.1 Lame ja pikk struktuur
Tehnoloogia võimaldab juhtidel juhtimishierarhiat muuta lamedamaks. Lamedate struktuuridega organisatsioonides on juhtide ülesanne teavitada töötajaid välistest mõjudest ning nende tagajärgedest, organisatsiooni ülesannetest ja andma töötajatele tegutsemisvabadus. Eelisteks on väiksemad juhtimiskulud ja töötajate suurem iseseisvus . Puudusteks aga on paljude inimeste suunamine ja puuduv vajalik tase, ülesanne ei pruugi olla jõukohane.
Pika struktuuriga organisatsioonides infosüsteemid lihtsustavad info jaotamist ning aitavad nii juhtidel kui ka töötajatel uues keskkonnas tõhusamalt tööd teha. Eelisteks on tihe vahetu kontroll, ei nõua kõrget juhtimisalast taset. Puudusteks võib lugeda suurema juhtide vajaduse ning suuremad juhtimiskulud.
3.2 Süsteemi disaini mõjud
Selleks, et infosüsteem rahuldaks ettevõtete ja inimeste vajadusi on nende arendamise juures oluline teada otsustamiste mehhanisme . Infosüsteemide ülesanne on ka parema kommunikatsiooni võimaldamine ettevõtte kõikide tasandite vahel. Iga otsustusprotsessi juures tuleb kõigepealt väga palju rõhku panna algandmete kvaliteedi hindamisele, otsustusprotsessi enda kvaliteedile ja kahtlemisele. Valedele andmetele tuginev või vale otsustusprotsessi kasutamine võib tuua kaasa palju probleeme.
Infosüsteemid peavad vastama järgmistele kriteeriumitele:
1. Peavad olema võimalikult paindlikud ja võimaldama erinevaid andmete töötlemise ja informatsiooni analüüsi võimalusi.
2. Peavad toetama erinevaid stiile, oskusi ning teadmisi.
3. Peavad võimaldama erinevatele mudelitele ning vaistlikule tunnetusele tuginevat andmete analüüsi, erinevate alternatiivide võrdlemist ning lahendusmeetodite talletamist.
4. Peavad arvestama bürokraatiast ja poliitikast tulenevate nõuetega.
5. Peavad arvestama infosüsteemidest ning muudatustest tulenevate kitsendustega.
4. VASTUSED
1. Ratsionaal-tehnilises mudelis on infosüsteemil eelkõige mehhaanilisi toiminguid hõlbustav ja täiustav roll. Selline vaade on vananenud kuna infosüsteemid aitavad langetada paremaid ja kvaliteetsemaid otsuseid. Näiteks annavad probleemi kohta informatsiooni ning aitavad genereerida võimalikke lahendusi. Infosüsteemid on ettevõtte juhtidele oluliseks abiks, nimelt lihtsustavad juhtide tööd. Samuti võimaldab ka paremat kommunikatsiooni nii erinevate ettevõte vahel kui ka asutuse siseselt.
2. Käitumusliku juhtimisteooria kohaselt on infosüsteemid vajalikud ettevõtte efektiivsuse suurendamiseks. See teooria on parem, kuna antud teooria järgijad mõistavad, et infosüsteemid ei ole pelgalt mehhaaniliste toimingute lihtsustamiseks loodud, vaid omavad suurt tähtsust ettevõtte edukuses.
3.Võimalusi teadmusjuhtimise kasutamiseks on palju, näiteks korraldada nõupidamisi, teha ettevõttele raamatukogu, erinevate tehnoloogiate nagu teadmiste andmebaasid ja ekspertsüsteemide kasutamine. Samuti ka konsultatsioonipunktide, firmade sise- ja välisvõrkude, viki-veebilehtede ja dokumendihalduse kasutamine.
4. Probleemiks on vajaliku masina puudumine.
a) Mul puudub vajalik masin oma töö tegemiseks ning tagajärjeks on see, et antud töö jääb tegemata.
b) Tööd on võimalik teha seal, kus vajaminev masin on olemas või tuleb see endale soetada, kõige viimane variant on siiski see, et töö jääb lihtsalt tegemata.
c) Valikuks osutus masina soetamine, tuleb minna poodi seda ostma.
d) Kui ma soetan tööks vajaliku masina siis ei saa ma endale plaanitud puhkust lubada.
e) Masin on ostetud, kuid puhkus jääb ära.
5. Mulle tuttavas ettevõttes ei võeta otsuseid vastu kuigi kergekäeliselt. Tavaliselt kaalutakse pikalt, peetakse võimalikult palju nõu ja mõeldakse tuleviku peale. Suurte muudatustega kaasneb alati kõigi töötajatega vestlemine või koosolekute pidamine – veendumaks, et antud muudatus on ikkagi asjakohane ning praegusel hetkel vajalik. Jooksvate otsuste vastu võtmisega on lood muidugi lihtsamad, neist lihtsalt ei pääseta ning tohutuid ümberkorraldusi need kaasa ei too. Antud ettevõtte otsuste vastu võtmise mudel sarnaneb bürokraatliku mudeliga kõige enam. Bürokraatliku mudeli järgi on otsuste vastu võtmine valuline ja aeganõudev, samuti püütakse iga hinna eest ellu jääda ning oma struktuurist ja juhenditest kinni hoida, sama soovib ka antud ettevõtte – säilitada oma väljakujunenud olukord.