Projektiplaani koostamine (1)

Käesoleva materjali on Siseministeeriumi tellimusel koostanud Algis Perens .

Projektiplaani koostamine

Milleks me projektiplaani vajame?
Eeluuringu etapi lõpptulemuseks on projekti teostatavuse hinnang, lõpptulemuse täpne kirjeldus ja otsus projekti plaanimise või mitteplaanimise kohta. Projekti tulemused peavad sealjuures olema kokku lepitud ja määratletud selliselt , et neid oleks võimalik üheselt mõista.
Projekti õnnestumine sõltub otseselt plaanija oskustest, tööst, hoolikusest ja ajast, mis ta kulutab plaanimisele. Projekti plaanimise käigus luuakse konkreetne mudel, millega kirjeldatakse ära tulemuseni jõudmiseks vajalikud tegevused ja ressursid . Plaanimise peamiseks eesmärgiks on luua kõikehõlmav ülevaade kogu projektiks. Loodud projektiplaan peab võimaldama:

• jaotada projekti ressursse
  
• vältida üle- ja alakoormust
  
• tagada projekti käigus ühtlast töötempot
  
• teadvustada kriitiliste tööde olemasolu
  
• ennetada riske
  
• valitseda tegevusvaldkonnas toimuvaid muutusi.
  

Väiksemate projektide korral jäetakse mõnikord plaanimise etapp vahele, kuna ideede genereerimise , arendamise ning eeluuringu käigus saadud algandmete põhjal siirdutakse kohe teostamisetappi. Selliste projektide õnnestumine on aga seotud suurte riskidega, sest alles plaanimise käigus pannakse täpselt paika, mida, millal ja kuidas peab tegema. Sealjuures määratletakse ära kõik ülesanded ja püstitatud eesmärkide täitmiseks vaja minevad ressursid.
Plaanimise tulemusena valmiv projektiplaan peab olema süstemaatiline ja loogiline esitus projekti sisust ja vajaminevast panusest (raha, aeg, tehnoloogia jm). Esitus peaks olema lakooniline , selge ja kõigile üheselt mõistetav. Koostatud peab plaan olema selliselt, et ükskõik kes seda loeb, saaks selle põhjal projektist õige ettekujutuse. Plaani detailsus ja rõhuasetused sõltuvad eelkõige sellest, kellele see plaan on suunatud. Potentsiaalsete finantseerijate jaoks koostatud plaan on kindlasti teistsuguse rõhuasetusega, kui projektorganisatsioonile töövahendiks mõeldud plaan. Seetõttu tuleb plaani koostamisel silmas pidada selle tulevase kasutaja vajadusi ja nõudeid.
Projektiplaan võib olla:

• juhtrühmale otsusetegemise aluseks ja toeks
  
• projektijuhile töö juhtimise vahendiks
  
• juhtrühmale ja projektijuhile projekti edenemise kontrolli aluseks
  
• arhiivmaterjaliks, mis jääb järgmistele projektidele toeks ja taustinformatsiooniks või siis lihtsalt informeerimisevahendiks.
  

Loodud projektiplaani kasutatakse edasise tegevuse kavandamise alusena projekti teostamise etapis. Niimoodi saab paremini arvestada nende asjaolude ja muutustega , mida planeerimise etapis ette ei suudetud näha. Hea projektiplaan on paindlik, mis siis tähendab, et seda on võimalik muuta vastavalt projekti keskkonna muutustele.
Milline võiks olla projektiplaani ülesehitus?
Olenemata projekti iseloomust, rahastajast, plaani tulevastest kasutajatest on plaani ülesehitus üldjoontes sama. Erinevusi võib esineda küll teatud osade järjekorras ja terminoloogias, kuid projektiplaani põhistruktuur on arenenud peaaegu standardiks. Projekti plaan koosneb tavaliselt järgmistest osadest:

nimi

taustinformatsioon

eemärk

sihtrühm

tegevuskava

teostamiseks vajalikud ressursid

rahastamine

juhtimise ja elluviimise organisatsioon

oodatavad tulemused

edukuse kirjeldus

riskid
Selles põhiskeemis võib olla tehtud muudatusi ja täiendusi vastavalt projekti iseloomule ja rahastavale institutsioonile . Seega sõltub konkreetse taotluse ja projektiplaani vorm esitamiskohast. Üks osa rahastajatest on loonud spetsiaalsed taotluste blanketid või vormid, teised annavad ette vaid projektiplaani kondikava ja kolmandatele võib oma taotluse esitada vabas vormis. Viimasel juhul on projektiplaani koostamine muidugi kõige raskem. Vaatamata vormide erinevustele tahavad rahastajad siiski vastuseid ühtedele ja samadele küsimustele. Need üksteist põhiküsimust on eespool ka ära toodud. Samuti võib need punktid alati aluseks võtta vabas vormis taotluste esitamisel. Üldise tendentsina aga väheneb järjest nende institutsioonide hulk, kes lasevad projektitaotlust nn “vabalt” kirjutada. Enamikul juhtudel kasutatakse siiski spetsiaalseid formulare, mis kergendavad oluliselt projektiplaani koostamist.
Iga projekti plaani lõpus esitatakse tavaliselt lisadena :

skeemid (nt projektiorganisatsiooni skeem)

graafikud (nt ajagraafik )

hinnapakkumised

toetus- ning garantiikirjad

eelarve

projektis osalejate CV-d

lepingud allhankijatega jms.
Lisad sõltuvad eelkõige sellest, kellele see plaan esitatakse. Näiteks finantseerimisotsuse või projekti eeltingimuseks oleva otsuse taotlemise puhul on kasulik lisada läbiviijate elulookirjeldused ning eelarve, töövahendiks mõeldud plaanile on kasulik liita aga ülesannete detailsed kirjeldused. Tavaliselt viidatakse lisadele plaani vastavas alaosas.
Kuidas projektiplaani koostada?
Projekti plaanil ei ole ideaalpikkust või mahtu. Siin kehtib printsiip, et nii pikk, kui vajalik, ja nii lühike, kui võimalik. Lihtsama projekti võib ära kirjeldada kolmel- neljal leheküljel. Keerulisema projekti korral ei pruugi aga isegi paarisaja leheküljelises plaanis kõik vajalik kirjas olla. Reeglina on suuremate projektide korral ka pikemad ja mahukamad projektiplaanid ning keerukam nende koostamine.
Projektiplaani koostamine võib, kuid ei pea järgima üks-üheselt projekti ülesehitust. Lihtsam ja kergem on plaani koostada siis, kui enda jaoks on tehtud projekti lühikokkuvõte, mis peaks sisaldama projekti:

nime

peaeesmärki

põhietappe

vahendite vajadust

orienteeruvat ajalist kestvust
Kõik see võiks mahtuda ühele A4 lehele. Lühikokkuvõte aitab projektiplaani koostades jälgida seda, et ei muututaks liiga üldsõnaliseks või üksikasjalikuks. See on nagu majakas, mis peaks meid hoidma õigel kursil.
Järgnevalt on ära toodud see, mida tuleks tähele panna projektiplaani erinevate alalõikude formuleerimisel.
Nimi
See, kuidas me oma projekti nimetame, ei ole sugugi väikese tähtsusega. Hästi läbimõeldud nimetus võib olulisel määral mõjutada kavandatava projekti edukust.
Projekti pealkiri peaks:

vastama sisule

olema konkreetne.
Projekti pealkiri peab andma lugejale esimese ettekujutuse sellest, mida tahetakse teha. Seetõttu ei ole soovitav kasutada tingnimetusi või mitme sõna algustähtedest moodustatud konstruktsioone. Seega nimetusi nagu “Liivarand” või “MATU” ei ole soovitav kasutada. Esimene ei ütle ära seda, et tegemist on puhkekohas asuva liivaranna korrastamisega. Teise lühendi korral ei loe kuidagi välja, et tegemist on tegelikult matkaraja uuendamisega.
Pealkirja pannes tuleks jälgida ka seda, et see ei muutuks liiga kõlavaks ja uhkeks. Pealkiri peaks kindlasti jääma projektiga samadesse raamidesse. Tihtilugu lubatakse pealkirjaga rohkem, kui on tegelik projekti maht. Tavapärane on see viga mahukate projektide ettevalmistamise projektide korral. Siis tahetakse anda ettevalmistusprojektile põhiprojekti nimi, mis ei ole aga õige. Ei ole ju projekteerimine veel ehitamine või tasuvusuuringu läbiviimine käivitamine.
Pealkirjas tuleb formuleerida samas väga konkreetselt. Soovitavalt võiks pealkiri olla üks lihtlause . Väga hästi formuleeritud projekti pealkiri näitab ära projekti toimumise koha, iseloomu ja ulatuse . Näiteks pealkiri “Veeturismi arendamine” ütleb küll ära, mida tehakse, kuid jätab lahti projekti ulatuse. “Veeturismi arendamisvõimaluste analüüs Pärnu maakonnas ” aga määratleb ka piirkonna ehk maastaabi ja täpsustab oluliselt projekti sisu.
Mitmest lausest koosnevad pealkirjad on kohmakad ja raskelt mõistetavad ja neid tuleks vältida.
Taustinformatsioon
Selles alalõigus peaks olema välja toodud need põhjused, miks antud projekti soovitakse käivitada. Eelkõige tuleb sõnastada põhiprobleem, mida soovitakse projekti ellu viies kõrvaldada või leevendada. Väga hea on, kui taustinformatsioonis on ära toodud numbrilisi näitajaid. Olgu selleks siis mingi statistiline analüüs, küsitluse tulemuse kokkuvõte vms. Siia ei ole mõtet kirjutada selliseid andmeid, mis projekti põhiprobleemi vaid kaudselt puudutavad. See ei anna projektiplaanile midagi juurde ja võib hoopis projekti põhjendatuse fookusest välja viia. Materjal tuleb esitada nii lühidalt kui võimalik ja kui on soov kasutada täistekste, siis tuleks need panna lisadesse.
Viga, mida sageli siinkohal tehakse, on veel see, et jäetakse või püütakse jätta liiga hädine mulje. Näiteks viidata veel täna kunagisele kuulumisele Nõukogude Liitu ja põhjendada mõne valdkonna vajakajäämisi sellega on kindlasti liiast.
Eesmärk
Ühe projekti elluviimisega võib kõrvaldada mitmeid erinevaid probleeme. Seega on võimalik püstitada projektile mitmeid erinevaid eesmärke. Siin tuleb nüüd aga selget vahet teha põhieesmärgil ja kõrvaleesmärkidel.
Põhieesmärk tuleneb sellest probleemist, mille kõrvaldamiseks tahetakse projekt käivitada. Kõrvaleesmärgid tulenevad aga teistest probleemidest, mida antud projekt mingil moel kõrvaldab või leevendab.
Projekti eesmärk peab olema:

• mõõdetav
  

Objektiivsete kriteeriumide järgi on võimalik otsustada, kas me oleme või ei ole jõudnud eesmärkideni. Seetõttu ei saa lugeda õigesti sõnastatuks projekti eesmärki: “Tõsta klienditeeninduse kvaliteeti”. Küll aga võib projekti eesmärgiks olla: “Töötada välja uus klienditeeninduse süsteem”.

• ajastatud
  

Projekti eesmärgi saavutamise aeg peab olema määratud. Ajaline piiritletus määrab ära selle, millal on võimalik teha otsus, kas on või ei ole jõutud projekti eesmärkideni. Seetõttu tuleks eelpool toodud eesmärki “Töötada välja uus klienditeeninduse süsteem” täiendada. Peale seda võiks eesmärk olla sõnastatud järgmiselt: ”Töötada 1. jaanuariks 200X välja uus klienditeeninduse süsteem”.

• reaalne
  

Selleks, et eesmärk oleks motiveeriv, peab ta olema reaalselt saavutatav. Eelkõige tuleks jälgida seda, kas antud aja ja rahaga ikka on võimalik püstitatud eesmärgini jõuda.

• kvaliteediaspekti silmas pidav
  

Eesmärk peab määratlema ka selle, milline peaks olema lõpptulemuse kvaliteet. Lõplikult formuleerituna võiks näites toodud eesmärk olla järgnev: ”Töötada 1 jaanuariks 200X välja uus klienditeeninduse süsteem, mis tagaks ühe kliendi teenindamiseks kulunud aja vähenemise 20%”

• heakskiidetud
  

Projekti eesmärk peab olema projekti tellija poolt heakskiidetud. Seda olenemata sellest, kas tegemist on sisemise või välise tellijaga. Üheks sagedasemaks veaks on see, et püstitatud lõppeesmärke ja kvaliteedikriteeriumeid ei kooskõlastada. Lõpptulemusena võib see viia tellija ja projekti läbiviijate vahelise konfliktini.
Põhieesmärk nagu pealkirigi peaks täpselt vastama projekti mahule. Sageli tahetakse projekti eesmärki sõnastada liiga mahukana ja väga olulist probleemi lahendavana. Tegelikkuses aga lahendatakse võib-olla ühe valla pisiprobleem.
Sihtrühm
Ühel projektil võib olla üks või mitu sihtrühma, kellele antud tegevus on suunatud. (Sageli kasutatakse sõna sihtrühm asemel sõna kasusaajad.) Projektiplaani selles alalõigus tuleb võimalikult konkreetselt ja täpselt kirjeldada neid, kellele antud projekti lõpptulem on mõeldud. Sihtrühmaks võivad olla kohalikud elanikud, ettevõtjad, turistid, mingi piirkonna noored jm.
Ka siin tuleks jääda võimalikult konkreetseks ja põhilise sihtrühma keskseks . Näiteks kui korraldatakse noortelaager kuni 14-aastastele käitumishälvetega lastele, siis on sihtrühm ikka kuni 14-aastased käitumishälvetega lapsed, aga mitte kohalikud elanikud. Kohalikud elanikud saavad kindlasti laagrist kasu läbi selle, et mingil perioodil on pahandusetegijad piirkonnast eemal ja võib-olla naastes tekitavad nad veidi vähem probleeme. Samas ei ole kohalikud elanikud mitte kuidagi moodi selle projekti otsene sihtrühm. Kaudse sihtrühmana või kasusaajatena võib neid küll nimetada, kuid projektiplaanis ei maksa nende kasude kirjeldusele aega ja jõudu kulutada.
Väga positiivne on muidugi see, kui sihtrühma poolt saadav kasu on võimalik numbriliselt ära tõestada.
Tegevuskava
Sellel alajaotusel on projekti rahastaja jaoks sageli otsustav tähtsus projektiplaanis. Siin tuleb ära näidata see, kuidas kavatsetakse jõuda eesmärkideni. Kõige õigem on esitada tegevuskava konkreetsete tegevuste loeteluna kas siis ajalises või loogilises järjestuses. Soovitav oleks tekitada tegevuste hierarhiline struktuur: peategevused ja nende alategevused.
Tegevuskava peab olema piisavalt üksikasjalik, et projekti tegevustest ülevaadet saada. Siit peab selguma , kes, millal ja mida teeb.
See alajaotus ei ole mõeldud põhjendusteks, miks ja milleks midagi tehakse. Seda on tehtud juba teistes alajaotustes. Vältida tuleks ka paljusõnalisust ja kordamisi.
Teostamiseks vajalikud ressursid
Siin tuleks kirjeldada valdkonniti kõiki projekti läbiviimiseks vajalikke ressursse, olgu selleks, mis iganes - oskusteave, inimesed, materiaalsed vahendid, tehnika, puhas loodus, korralik infrastruktuur vms.
Kasulik on jaotada ressursid selles alajaotuses olemasolevateks ressurssideks ja veel täiendavalt vajatavateks ressurssideks. Seda alajaotust koostades tuleks pidevalt mõelda sellele, kas kirjeldatud ressurssidest piisab eesmärkide saavutamiseks.
Rahastamine
Kõigepealt tuleks tähele panna seda, et see alajaotus ei ole projekti eelarve. Siin tuleks kirja panna, kas on võetud mingeid hinnapakkumisi, peetud eelläbirääkimisi allhankijatega jms. Samuti tuleks välja tuua see, millises osas kavatsetakse projekti finantseerida omavahenditest ja kus kohast kavatsetakse leida või on otsitud kaasfinantseerimist. Kui keegi on teinud juba kaasfinantseerimise otsuse, siis tuleb see kindlasti ära märkida.
Hinnapakkumised, garantiikirjad kaasfinantseerimise osas, kavatsuste protokollid jms dokumendid tuleb panna projekti lisadesse.
Juhtimise ja elluviimise organisatsioon
See alalõik peab andma pildi sellest, kuidas on üles ehitatud projekti juhtimine. Ära tuleb näidata, kes kuuluvad ajutisse projektorganisatsiooni ja millised on nende rollid antud projektis. Hea oleks välja tuua ka see, kui suur on ühe või teise projektgrupi liikme ajaline panus projekti ehk mitme töötunni, -nädala,
-kuuga on arvestatud ühe või teise osaleja korral.
Jällegi tuleb jälgida seda, et kõikide ühine ajaline panus peab olema tasakaalus oodatava tulemusega. Näiteks kui me kavandame läbi viia rahvusvahelist konverentsi ja kõikide osalejate ajaline panus on ainult 20 töötundi, siis see ei ole kindlasti piisav ja vastavuses oodatava tulemusega.
Samuti peaks siin olema ära toodud koordineeriva rühma kirjeldus ja see, kuidas on plaanitud vahetada infot projekti erinevate struktuuride vahel.
Oodatavad tulemused
Oodatavad tulemused tuleb esitada, nagu eesmärgidki, tähtsuse järjekorras ja, kui vähegi võimalik, konkreetsete arvudena. Olgu selleks siis kas % sihtrühma suurusest , suurenev külastajate arv, oodatud investeeringute suurenemine vms.
Nii nagu muudegi alalõikude juures, tuleb ka siin jälgida seda, et ressursid ja aeg oleks plaanitava tulemusega kooskõlas ning tulemus ise seoses eesmärgiga.
Tähele tuleb panna seda, et oodatavad tulemused on hinnangulised suurused ja peale projekti realiseerumist võib siin olla kõikumisi nii positiivses kui negatiivses suunas. Näiteks projekti eesmärgi, “korrastatud matkarada ”, korral võib olla oodatav tulemus külastajate arvu kasv 3%. Pannes aga oodatava tulemusena kirja ainult “külastajate arvu kasv” jääb see liiga üldiseks. Kuna on tegemist hinnangulise suurusega, siis ei juhtu ka midagi, kui külastajate arv kasvab ainult 2%.
Nii nagu eesmärkidegi korral, ei maksaks siin üle pingutada oodatavate tulemuste kirjeldamisega. Projekti kavandi kvaliteedile mõjub oodatavate tulemuste ülepaisutamine negatiivselt.
Tulemused, mida siin alalõigus kirjeldatakse, peavad vastama püstitatud eesmärkidele. Seetõttu tuleb vastavate alalõikude järgi kontrollida, kas ikka igale püstitatud eesmärgile vastab oma oodatav tulemus.
Edukuse kirjeldus
Siin tuleks kirjeldada vabas vormis seda, millisel juhul on antud projekt edukas. Kas seisneb projekti edu:

• konkreetsete eesmärkide täitmises
  
• mingite tulemusteni jõudmises pärast projekti lõppu
  
• hoiakute või suhtumiste muutumise vms.
  

Näiteks projekti eesmärgi, “korrastatud matkarada”, korral võib olla projekti edukuseks see, et matkarada saab valmis õigeaegselt enne hooaega. Külastajate arv kasvab oodatud suuruseni või väheneb prügi loopimine matkaraja äärde.
Nagu kõikide teiste alajaotuste korral, ei maksa ka siin liialt hoogu sattuda, vaid tuleks jääda võimalikult realistlikuks.
Riskid
Iga projekt on seotud riskidega. Seepärast kuulub projektiplaani juurde kindlasti ka riskide analüüs. Siin tuleks välja tuua kõik olulisemad riskifaktorid . Kõikide suurte riskide korral tuleks kirja panna, mida on võimalik teha ennetavalt, et see riskijuhtum ei esineks, ja mida on võimalik teha korrektiivselt, kui riskijuhtum on esinenud.
Projekti edukuse huvides tuleks aga läbi mõelda kõik riskid, sest siis reageeritakse kiiremini riskijuhtumi esinemisel.
Viited:
http://www.pmi.org
http://www.sisemin.gov.ee/atp/?id=300
http://ideestprojektini.kolhoos.ee
Autorite kollektiiv , Projektijuhtimise käsiraamat. Tln.: Äripäeva Kirjastus 1999-…
Perens, A., Projektijuhtimine. Teine, parandatud ja täiendatud trükk. Tln.: Külim, 2001
6