Projektiplaani lõpuaruanne (0)

Tallinna Tehnikaülikool
Informaatikainstituut
Projektiplaani lõpuaruanne
3. iseseisev töö õppeaines ”Infosüsteemi projekti juhtimine”
Autor: Eero Ringmäe
010636IAPM
Juhendaja : Karin Rava
Tallinn 2006
Sisukord
1. Projektist 3
1.1.1 Projekti üldine taust 3
1.1.2 Projekti olukord lõpuaruande esitamise tähtajaks 3
2. Projekti eesmärkide ja tulemuste võrdlus, kõrvalekallete analüüs 3
1.1.3 Projekti eesmärkide saavutatus 3
1.1.4 Projekti reaalsete tulemuste vastavus oodatud tulemustele 4
3. Kokkuvõte ajagraafiku kohta 5
1.1.5 Plaanist kõrvalekaldunud, lisandunud ja ärajäänud tööde analüüs 5
4. Tekkinud probleemide kirjeldused, lahendused, mõjud 6
1.1.1 Ülekoormatud analüütikud 6
1.1.2 Alliksüsteemi analüüsi venimine 6
1.1.3 Lõppkasutaja aruandluskeskkondade valik 6
1.1.4 Ärinõuete kinnitamine 6
1.1.5 Andmelaadimiste valideerimise venimine 7
1.1.6 Leige huvi koolituse vastu 7
5. Projektist saadud õppetunnid 7
1.1.7 Partneri kaasamine on pluss 7
1.1.8 Ettevaatust probleemidega, mis on suuremad kui käesolev projekt 7
1.1.9 Testimine on väga mahukas 8

Projektist

NB! Projekti lõpptähtajaks on 27.02.2007. Olen lõpuaruande koostamisel kujutlenud, et käes on 2007. aasta kevad ja projekt on juba lõppenud.

Projekti üldine taust

Käesolev projekt hõlmas kolmes balti riigis tegutseva finantsettevõtte müügiaruandluse keskkonna uuendamist. Projekti eesmärgiks oli organisatsiooni keskse andmelao pealt müügiaruandluseks vajaliku andmemudeli loomine ning lõppkasutaja tööriista juurutamine .
Projekti käigus loodi ettevõttele müügiaruandluse infotehnoloogiline arhitektuur ning implementeeriti nelja olulise ärivaldkonna aruandlus . Tegemist oli suuremahulise ärianalüüsi tarkvara ehitamise projekti esimene iteratsiooniga. Kogu ettevõtte ärianalüüsi uuendamise projekti ajakavaks on rohkem kui kaks aastat - 2006 a. augustist – 2008 a. kolmanda kvartalini. Müügiaruandluse süsteemi loomine toimus 2006. a augustist –2007 aasta veebruari lõpuni.

Projekti olukord lõpuaruande esitamise tähtajaks

Projekt algas reaalselt 2006. aasta oktoobri teisel nädalal ning lõppes tähtaegselt, 27.02.2007. Projekt kuulutati edukalt lõppenuks ning järgmiste aruandlusvaldkondade arendamisega ( finantsaruandlus , kasumlikkuse aruandlus, Activity Based Costing aruandlus) on juba alustatud.
Kõige probleemsemateks tegevusteks projektis osutusid ärinõuete konsolideerimine ning andmelaadimiste valideerimine . Samuti oli segadus lõppkasutaja tarkvaratoodete valikul. Kuna kasutajatele otsustati valiku lihtsustamiseks üles seada kahe erinevad rakenduse demonstratsioonkeskkonnad, vähenes koolitusvajadus projekti juurutamisetapis.

Projekti eesmärkide ja tulemuste võrdlus, kõrvalekallete analüüs

Projekti eesmärkide saavutatus

Projekti algatamisel seati kolm eesmärki – ettevõtte müügiaruandluse nõuete tsentraliseerimine , andmemudeli ning andmelaadimiste loomine ning lõppkasutajatööriista juurutamine. Kaks viimast eesmärki võib lugeda täidetuks. Nõuete tsentraliseerimisel selgus, et mitmed ettevõttesisesed probleemid/ebakõlad on palju laiemad kui müügiaruandluse nõuete analüüs käsitleda suudaks, seda eelkõige ärimõistete sisu ja aruandluse detailsuse osas. Seetõttu tehti käesoleva projekti nõuete analüüsil teatavaid kompromisse (s.t. muudeti aruandlusmudelit valdkonnakesksemaks) ja soovitati kliendil algatada eraldi ettevõttesisene projekt, mille eesmärgiks on aruandlusnõuete tsentraliseerimine.
Eesmärk
Täidetus
Põhjendus
Müügiaruandluse nõuete tsentraliseerimine
80%
Osutus, et mõned ärimõisted ja aruandlustavad on ettevõtte sees nii erinevalt välja kujunenud, et neid polnud võimalik pelgalt müügiaruandluse raames tsentraliseerida.
Klient otsustas algatada eraldi ettevõttesisese projekti.
Müügiaruandluse andmemudeli loomine ning andmelaadimiste realiseerimine .
100%
Väike viide andmelaadimiste valideerimisel kompenseerus
Lõppkasutajatööriista juurutamine.
100%
Kasutajatööriista valimisel tekkis väike viide (demokeskkondade ülesseadmine).
Valik siiski tehti ja tänu kasutajate kogemusele demokeskkondade kasutamisel jäi koolitusvajadus planeeritust väiksemaks.

Projekti reaalsete tulemuste vastavus oodatud tulemustele

Projekti oodatavad tulemused lähtuvad otseselt püstitatud eesmärkidest. Viiest oodatud tulemist neli said 100%-liselt valmis, viies, nõuete tsentraliseerimise tulem osutus planeeritust keerukamaks.
Oodatav tulem
Realiseerumine
Põhjendus
Müügiaruandluse nõuete (ärimõisted, ärimõõdikud) kirjeldus
80%
Ettevõtte senise detsentraliseeritud tegevuse tõttu osutus kokkulepete saavutamine plaanitust keerulisemaks.
Klient mõistis olukorda ja algatas eraldi ettevõttesisese äritaseme projekti probleemide lahendamiseks.
Andmeallikate analüüs
100%
Analüüsil leiti mõningaid probleeme andmekvaliteediga. Probleemid dokumenteeriti ja on kliendile aluseks alliksüsteemide parandamisele.
Andmemudeli spetsifikatsioon ja realisatsioon
100%
Kasutati üldist müügiaruandluse andmemudelit (tähtskeemi).
Ärinõuete analüüsil selgunud probleemide tõttu tehti andmemudelisse tellijale spetsiifilisi muudatusi.
Andmelaadimiste realisatsioon
100%
Keeruliseks osutus andmelaadimiste valideerimine (s.t. tulemuste õigsuse kontroll). Hoolimata väikesest hilinemisest laadimiste realiseerimisel ei lükkunud projekti lõpptähtaeg edasi.
Lõppkasutaja tööriista juurutamine (partnerettevõtte kaudu või ise) + koolitus
100%
Valiku tegemise tähtaeg nihkus edasi, ent töö maht ei suurenenud, kuna koolitusvajadus juurutamisetapis osutus plaanitust väiksemaks.

Kokkuvõte ajagraafiku kohta

Plaanist kõrvalekaldunud, lisandunud ja ärajäänud tööde analüüs

Projekti raames olid tööd jagatud analüüsietapiks (A), realisatsiooni- ja valideerimisetapiks (R) ning juurutamisetapiks (J). Probleemid on klassifitseeritud tähtajast ülemineku (T), töö lisandumise (L) või töö ärajäämisena (Ä)
Töö
Prob-leem
Etapp
Tähtaeg
(plaan)
Tähtaeg (reaalne)
Põhjendus
Alliksüsteemi analüüs
T
A
22.10.06
25.10.06
Alliksüsteemide viletsa dokumenteerituse tõttu venis töö 3 päeva (25%).
Ärinõuete kinnitamise seminarid
T
A
15.11.06
20.11.06
Kokkulepete saavutamine erinevate ettevõtte osakondade vahel osutus plaanitust keerulisemaks.
Demo -keskkonnad kasutajatele
L
A
06.11.06
10.11.06
Kuna mitmed kasutajad ei saanud osaleda aruandluskeskkondade tutvustamise seminaridel, otsustati nädalaks installeerida kahe tarkvarapaketi demokeskkonnad.
Andme-laadimiste valideerimine
T
R
19.01.07
23.01.07
Ärinõuete kogumisel tekkinud segaduse tõttu võttis aruanneteks vormitud andmete õigsuse kontroll ja veaparanduste tegemine plaanitust 4 päeva kauem (~15% tegevuse mahust).
Aruandlus-keskkonna koolitus
T
J
27.02.07
27.02.07
Koolituse esialgseks kestvuseks oli planeeritud 06.02.07 – 27.02.07, aga andmelaadimiste valideerimise venimise tõttu alustati alles 09.02.07. Kasutajate leige huvi tõttu lõpetati koolitused esialgsel tähtajal 27.02.07.

Tekkinud probleemide kirjeldused, lahendused, mõjud

Ülekoormatud analüütikud

Probleemi kirjeldus: Esialgse projektiplaani järgi pidi teenusepakkuja tooma projekti kaks analüütikut. Kuna aga analüüsietapis oli intervjueerimine ja lõppkasutaja tarkvara valimine planeeritud samale perioodile, olid mõlemad analüütikud tugevalt ülekoormatud.
Lahendus: Teenusepakkuja tõi lõppkasutaja tarkvara valikule abistama kolmanda analüütiku.
Mõju: Kolmanda, osaliselt koormatud analüütiku töötasu vähendas projekti planeeritud kasumlikkust.

Alliksüsteemi analüüsi venimine

Probleemi kirjeldus: Olemasolevate süsteemide viletsa dokumenteerituse tõttu ei jõutud alliksüsteemi analüüsiga tähtajaks valmis.
Lahendus: Töid pikendati 3 päeva võrra, ehk selle taski jaoks 25% võrra. Kliendiga jõuti eelarve suurendamise osas kokkuleppele.
Mõju: Kuna arhitektil oli selles projektis osakoormus ning analüüsietapil selle rolli esindajal rohkem ülesandeid polnud, siis projekti lõpptähtajale tööde pikenemine mõju ei avalda.

Lõppkasutaja aruandluskeskkondade valik

Probleemi kirjeldus: Kuna mitmetel ärikasutajatel polnud võimalik mõnda aruandlustarkvara paketti tutvustaval seminaril kohal olla ning paljud kasutajad arvasid, et demonstratsioonidelt ei saadud piisavalt infot, ei olnud kasutajad nõus olemasoleva info alusel toodete vahel valikut tegema.
Lahendus: Kuna kliendi näol on tegemist suure ettevõttega, olid kaks aruandlustoodete müüjat kolmest valmis omal kulul nädalaks üles seadma demonstratsioonkeskkonnad, mida kasutajad oma PC-de tagant endale sobival hetkel katsetada said.
Mõju: Aruandluskeskkonna valik lükkus nädala võrra edasi. Kuna ärinõuete kinnitamine lõpeb plaani järgi 2 nädalat kauem kui aruandluskeskkonna valik pidi kinnitatud olema, siis analüüsietapi lõpptähtaega venimine ei pikenda .

Ärinõuete kinnitamine

Probleemi kirjeldus: Seni võrdlemisi detsentraliseeritud juhtimise all töötanud ettevõtte aruandlusvajadused ja aruandluse detailsuse tase erineb osakonniti üsna suurel määral. Ühiste aruandlusnõuete kokkuleppimisel tekkisid probleemid (näiteks neljast osakonnast ühe esindajad nõudsid teistest oluliselt erinevat lahendust ).
Lahendus: 80% juhtudest suutsid analüütikud kliendi esindajad konsensusele viia. Lahtiseks jäänud probleemide osas muudeti tarnitava süsteemi disaini ja soovitati kliendil algatada ettevõttesisene projekt ärimõistete ja nõuete ühtlustamiseks.
Mõju: Andmelaadimiste ja andmemudeli disaini tuli muuta, andmelaadimiste valideerimisel tekkis segadusi.

Andmelaadimiste valideerimise venimine

Probleemi kirjeldus: Alliksüsteemide andmekvaliteediprobleemide ja osakonniti erinevate ärinõuete tõttu osutus aruannete valideerimine (testimine) keeruliseks ning seetõttu venisid tööd 3 päeva (~10% tegevuse mahust).
Lahendus: Arendajad ning arhitekt tegid 4 lisapäeva tööd.
Mõju: Projekti kasumlikkus tarnija jaoks vähenes.

Leige huvi koolituse vastu

Probleemi kirjeldus: Kuna projekti analüüsietapis panid aruandlustarkvara pakkujad kliendi ettevõtte kasutajatele üles demonstratsioonikeskkonnad, tundsid mitmed kasutajad juurutusetapis vähe huvi koolituse vastu.
Lahendus: Koolituse mahtu vähendati 3 päeva võrra (~25% tegevuse mahust).
Mõju: Kuna koolituse hind sisaldus aruandlustarkvara hinnapakkumises, siis sai plaanitust vähem tulu aruandlustarkvara müüja.

Projektist saadud õppetunnid

Partneri kaasamine on pluss

Projekti oli kaasatud peale tellija ja tarnija ka kolmas osapool – ettevõte, kes müüs ja juurutas lõppkasutaja aruandlusvahendi ning pakkus koolitusteenust. See oli kahtlemata kasulik samm nii kliendile, kes sai asjatundlikku abi mitme ettevõtte käest, kui ka tarnijale, kellel endal poleks jagunud kompetentsi aruandluskeskkonna juurutamiseks ja kasutajate koolitamiseks.

Ettevaatust probleemidega, mis on suuremad kui käesolev projekt

Ärinõuete kogumisel satuti mitmete probleemide peale, mille juured ulatusid palju sügavamale kui käesolev projekt (nimelt ettevõtte senisesse hajusasse ülesehitusse, kus igal osakonnal oli oma mängumaa). Klienti tuleks sellistest probleemidest võimalikult vara teavitada ja lasta kliendi ettevõtte enda juhtidel keerulisemaid otsuseid vastu võtta.

Testimine on väga mahukas

Hägusate ärinõuete ja ebakvaliteetsete lähteandmete korral võib testimime/valideerimine kujuneda peaaegu sama mahukaks kui arendus. Edaspidi tuleks arendust planeerida mitme iteratsioonina ja testimine tuleks arenduse sisse paremini integreerida.
8