PROJEKTIJUHTIMINE (0)

Organisatsioon ja juhtimine Projektijuhtimine
PROJEKTIJUHTIMISE ALUSED
Projekt – tegevuste kogum, mida seob teatud ajaperiood ja mida viiakse ellu ainulaadse tulemuse saavutamiseks (püsiv kvalitatiivne muutus, uus teenus, uus toode). Ühekordne, täpselt määratletud eesmärgiga ajutine ülesanne mis tuleb lahendada tähtaegselt, kasutades selleks kindlaksmääratud ressursse.
Äriplaan – teisisõnu äriprojekt; toodete ja teenuste tootmiseks ja müümiseks ning ettevõtte rajamiseks/laiendamiseks koostatav plaan.
Projekti iseloomustavad kolm piiravat tegurit: AEG, RESSURSID , TULEMUS.
Aeg. Projekt toimub kindlas ajavahemikus; projekti lõpuks tuleb saavutada püstitatud eesmärgid.
Ressurss. Inimesed, töövahendid, ruumid jm väärtused. Ressurss lepitakse projekti kavandades kokku, see on rahaliselt mõõdetav ja moodustab projekti eelarve.
Tulemus. Projekti käigus võidakse saavutada lisaks lõpptulemusele veel teisi tulemusi e väljundeid. Projekti tulemust sõnastataksegi eesmärkide ja väljundite kaudu. Tulemus peab olema kirjeldatud võimalikult konkreetselt ja täpselt.
Kvantitatiivne ehk koguseline tulemus – näiteks toodetud materjalide, näidiste, raportite jm arv.
Kvalitatiivne ehk omaduslik tulemus – klientide rahulolu tõus, uued oskused.
Projektide tunnused:

• Kindla eesmärgiga (selge ja ühemõtteline);
  
• Ühekordsed;
  
• Uudsed (ülesannete esinemine erineval kujul; uued inimesed);
  
• Ajaliselt piiratud;
  
• Erakorralisi ressursse vajavad (raha, inimesed aeg);
  
• Interdistsiplinaarsed (hõlmavad mitmeid valdkondi);
  
• Keerulised planeerida ja juhtida
  
• Riskirohked (inimesed, raha, aeg);
  
• Konfliktsed (toovad kaasa muutusi ning seega ka vastuseisu ja konflikte);
  
• Olulised.
  

Projekti võtmekriteeriumid
Asjakohasus. Peab olema suunatud sihtrühma (kasusaajate) tegelikele vajadustele; projekti tulemusel peab toimuma selge positiivne muutus. Sihtrühmad tuleb kaasata projekti planeerimise protsessi ja arutada koos läbi probleemid ja eesmärgid.
Teostatavus. Eesmärgid peavad olema reaalselt saavutatavad. Projekti toimumise keskkonna analüüs; majanduslikud, seadusandlikud, keskkonna- alased , sotsiaalsed ja finantsilised aspektid. Pidev projekti eelduste ja riskide analüüs ja hindamine (vajadusel tegevuse ümber hindamine, muutmine).
Jätkusuutlikkus. Projekti mõju peab jätkuma ka peale projekti lõppemist. Jätkusuutlikkust aitavad kindlustada poliitiline toetus, juhtimisalane suutlikkus jne.
Projekti etapid. Käivitamine ­­– kavandamine – läbiviimine – lõpetamine .
PROJEKTI KÄIVITAMINE
Tuleb leida vastused järgmistele küsimustele:

Missugune on probleem, mida tahetakse lahendada?

Millist tulemust soovitakse saavutada?

Kui aktuaalne ja teostatav on idee; kas probleem on teadvustatud ka teiste inimeste või institutsioonide poolt?

Millistele tegevustele on vaja rahalist toetust?
Projekti käivitamise käigus toimub probleemide määratlemine, nende analüüs, alternatiivsete lahendusvariantide väljatöötamine ja teostatavuse hinnang.
Iga probleem on kirjeldatav erinevusena soovitud ja tegeliku olukorra vahel. Probleemi analüüs sisaldab probleemi kirjeldamist, ulatuse määratlemist ja põhjuste väljaselgitamist.
Probleemi määratlemine
Probleemi analüüs
Probleemi tõestamine

• Milles probleem seisneb?
  
• Kes ja kuidas on sellest mõjutatud?
  
• Milline on probleemi ulatus?
  

• Miks selline probleem eksisteerib?
  
• Millal tekkis?
  
• Mis on selle põhjused
  
• Mis on selle tagajärjed?
  

• Statistilised andmed.
  
• Küsitlused.
  
• Vajaminevad ressursid.
  

Projekti rahastamine
Projekti potensiaalsed rahastajad võivad olla erinevad fondid , sponsorid ja programmid . Projektikirjutamine võetakse vaevaks siis kui tekib vajadus lisaressursside järele ja on vaja otsida fonde nende ressursside leidmiseks.
Projektile sobivat rahastajat otsides tasub uurida:

• Millal rahastaja raha eraldab? Millised on projektide esitamise tähtajad ? Kui kaua võtab aega projektide hindamine ja millal on heakskiidu korral raha oodata?
  
• Millised on fondi poolt rahastatavad valdkonnad? Millised on rahastamise prioriteedid ?
  
• Millise piirkonna projekte rahastatakse või eelistatakse rahastada?
  
• Kui suur on toetusfond, milline on maksimaalne/soovituslik summa projekti kohta?
  
• Mis tüüpi toetuse taotlejaid rahastatakse (FIE, MTÜ, äriühingud ...). Kas fondil on eelistusi?
  
• Kui suur võib olla toetuse osa % kogu projekti maksumusest?
  
• Kui pikaks ajaks toetusi eraldatakse? Kas on võimalik toetuse taotlust uuendada ?
  
• Kas fondil on toetusavaldusteks kindel vorm ja milline see on?
  

Valiku tegemiseks on vaja:

Määratleda täpselt oma projekti valdkond ja rahastamise objekt; võrrelda neid võimaliku rahastaja prioriteetide ja valdkondadega;

Kontrollida, et taotletav summa ei ületaks rahastaja poolt antud maksimaalselt lubatud toetust.
Projekti ettevalmistav, käivitav etapp peab lõppema otsusega projekti plaanimise kohta.
PROJEKTI PLANEERIMINE
Projekti kavandamine – selgitatakse probleem, püstitatakse eesmärgid, seatakse kaugemad sihid, koostatakse täpne tegevuskava, kirjeldatakse meeskonda, pannakse kokku eelarve, tutvustatakse aruandlust ning tegevustele hinnangu andmist.
Probleem ja taust
Kavandi koostamine algab probleemi kirjeldamise ja taustinfo andmisega. Ülevaade hetkeseisu kohta, selgitatakse projekti vajalikkus.

• Õige statistiliste andmete ja faktide valimine.
  
• Vältimine probleemi esitamist lootusetuna.
  
• Vältida emotsionaalsust, valida asjalik toon.
  
• Vältida süüdistamist ja halvustamist.
  
• Kirjutada võimalikult lühidalt ja selgelt.
  

Projekti eesmärgid ja sihid
Projekti eesmärk – sõnastada väga selgelt ja lühidalt. Sõnastamine peab pakkuma lahenduse kirjeldatud probleemile ning eesmärk peab haakuma rahastajate prioriteetidega.
Otsene eesmärk – olukord, mida soovitakse projekti lõpuks saavutada. Eesmärk ei saa olla tegevus.
Siht – otsese eesmärgi saavutamisel aidatakse kaasa mingi üldisema/kaugema eesmärgi saavutamiseks. Taotletav siht näitab projekti jätkusuutlikkust.
Projekti otsene eesmärk peab olema (SMART – reegel):

• Spetsiifiline – ainulaadne; antud projekti teistest eristav;
  
• Mõõdetav – arvuliste ja/või kvaliteedinäitajatega kirjeldatav;
  
• Ajaliselt määratletud – eesmärgi või tulemuse saavutamise aega täpsustav ;
  
• Realistlik – antud tingimustes teostatav;
  
• Täpne – üldsõnalisust ja ebamäärasust vältiv
  

Projekti eesmärgid peavad olema sõnastatud võimalikult konkreetselt – vältida sõnu „parandada“, „arendada“, „tõhustada“, „tutvuda“ jne.
Tegevuskava kolm väga olulist komponenti.

Eesmärkide saavutamiseks vajalike tegevuste loetelu .

Iga konkreetse tegevuse sooritamiseks vajaliku aja määratlemine ehk tähtaeg.

Iga tegevuse mõõdetava tulemuse määratlemine.
Projekti meeskond
Projektijuht – vastutab kogu projekti tähtajalise, eesmärgistatud ja ressursist lähtuva elluviimise eest.
Meeskonnaliikmed – vastutavad konkreetse valdkonna/teatud ülesannete eest.
Välised eksperdid , sihtgruppide esindajad – tagavad projekti jätkusuutlikkuse.
Projekti eelarve
Projekti eelarvesse pannakse ainult need kulutused, mis on seotud projekti tegevustega.

• Töötasud koos riigimaksudega (projektijuht, konsultandid, eksperdid, meeskond)
  
• Transpordikulud
  
• Majutuskulud
  
• Seminarikulud (ruumide rent, kohvipausid jms)
  
• Soetused ( seadmed , vahendid, ehitusmaterjalid, kirjandus)
  
• Halduskulud (paljundamine, ruumide üür, telefonikulud, internetikulud)
  

Erinevatel programmidel ja fondidel võivad eelarve osas olla omad nõudmised. Projektitaotluses tuuakse välja, millist osa eelarves taotletakse antud programmist ning missugused ressursid kaetakse omavahendite arvelt ja/või teistest allikatest.
Eelarve koostamisel tasub üle kontrollida, kas eelarve kindlustab projekti vajalike vahenditega:

• On rahastajale arusaadav (detailideni lahti kirjutatud – inimeste tööpäevade ar, sõitude kilometraaž, soetuste nimetused ja arv jne).
  
• Sisaldab vajadusel selgitusi.
  
• Vorm ja sisu vastab rahastaja nõuetele (kategooriate vaheline protsentuaalne suhe, limiidid erinevatele kategooriatele).
  
• Arvutuste aluseks olnud andmed on alles ( hinnapakkumised ja –kirjad).
  
• On väike varu (hinnad võivad muutuda – otstarbekas on kasutada veidi kõrgemaid hinnamäärasid).
  

PROJEKTI HINDAMINE
Projekti hindamise eesmärk on:

• Projekti tulemuste hindamine(nii kvalitatiivne kui kvantitatiivne).
  
• Kontrollitakse, kas kulutatud raha vastab saavutatud eesmärgile .
  
• Analüüsitakse, mida saaks tulevikus paremini teha.
  
• Tagatakse dokumenteeritud materjal (sisulise töö ja finantside kasutamise kohta).
  

Projektide hindamiskriteeriumid

• asjakohasus (eesmärkide vastavus probleemidele);
  
• ülesehitus ( loogika );
  
• efektiivsus (väljundid sisendite suhtes);
  
• tulemuslikkus (väljundite panus eesmärkide suhtes);
  
• mõju (laiemale keskkonnale);
  
• jätkusuutlikkus (kasu kestvus).
  

Hindamise objektid

• kulud ( tegelikud ja planeeritud);
  
• tegevused (lahknevused planeeritud ja tegelike vahel);
  
• väljundid (tegevuste tulemused ja nende vastavus saavutamise indikaatoritele);
  
• otsesed eesmärgid (saavutamise määr);
  
• finantsiline ja organisatsiooniline jätkusuutlikkus (kasusaaja võimalused);
  
• üldised eesmärgid, kaugemad sihid.
  

Projekti aruandlus
Projekti elluviimisega kaasneb vastavalt rahastajate nõudmisele aruannete koostamise vajadus. Sõltuvalt projekti pikkusest võidake nõuda ka vahearuandeid.
Aruandluse eesmärgiks on:

• dokumenteerida projekti käiku;
  
• kinnitada tehtud töö;
  
• planeerida järgnevad tegevused;
  
• saada heakskiit vajalikele muudatustele;
  
• tõstatada küsimusi ja anda soovitusi;
  
• anda alusmaterjal projekti hindamisele.
  

Aruannete esitamine ja kinnitamine on sageli otseselt seotud väljamaksetega. Projekti vahe- ja lõpparuanded vormistatakse etteantud vormile ja isearvutuvatesse tabelitesse (finantsosa).
Projektijuhtimine tähendab selle korraldamist alates esialgsest ideest kuni lõpliku valmimise ja aruandluseni.