Projekti kavandamine (0)

Project Cycle Management Handbook

3. peatükk

PROJEKTI KAVANDAMINE

Selles peatükis käsitletakse projektide planeerimist ja arendamist, tutvustatakse loogilist maatriksit, eesmärkide, väljundite, tegevuste ja sisendite sekkumisloogikat ning kirjeldatakse, kuidas on selle loogikaga seotud eeldused ja riskid .

Loogilise maatriksi ehk LogFrame ’i meetod

LogFrame’i meetod on praktiline vahend nii projektide planeerimiseks kui ka nende teostamiseks ja hindamiseks. Tegemist on süsteemse lähenemisega, mis selgitab välja püstitatud eesmärkide saavutamiseks vajalikud toimingud. Selles protsessis näitab LogFrame’i meetod kätte tasandite vahelised loogilised seosed ning määratleb eelduste ja riskide kaudu tingimused, mille juures probleemi lahendamisse on võimalik sekkuda. Sekkumisloogika sõltub projekti otstarbest ning sätestab projekti üldised eesmärgid, väljundid, tegevused ja sisendid . LogFrame’i meetod pakub ka standardse mudeli seoste esitamiseks.

Loogiline maatriks

Loogiline maatriks kirjeldab sekkumisloogikat tabeli vormis.
Allpool selgitatakse LogFrame’i vertikaalse ja horisontaalse loogikaga seotud mõisteid.

Vertikaalne loogika

LogFrame’i vertikaalne loogika seob omavahel viis tasandit : üldised eesmärgid, otsesed eesmärgid, väljundid, tegevused ja sisendid. Iga kõrgem tasand on seotud madalamaga ja vastupidi. Alustades kõrgemast tasandist võib loogilist seost sõnastada järgmiselt:

• Üldise eesmärgi saavutamiseks on vaja täita otsesed eemärgid.
  
• Otsese eesmärgi saavutamiseks on vajalikud konkreetsed väljundid.
  
• Väljundite tootmiseks tuleb läbi viia teatud tegevused.
  
• Tegevuste läbiviimiseks on vaja teatud hulk sisendeid .
  

Tasandite omavahelist loogikat saab kontrollida ka alt üles liikudes:

• Kas sisendid ehk ressursid on piisavad , et sooritada vajalikud tegevused?
  
• Kas tegevused on piisavad, et saavutada soovitud tulemused ehk väljundid?
  
• Kas väljundid on sellised, et nende abil on võimalik saavutada otsest eesmärki?
  
• Kas otsene eesmärk aitab meil liikuda üldise eesmärgi saavutamise suunas?
  

Järgnevalt käsitletakse iga tasandit eraldi.

Üldine eesmärk

Üldine eesmärk on kaugem siht, mille saavutamisele projekt on suunatud, kuid milleni jõudmiseks vajatakse mitmete projektide koosmõju.
See on kõrgeima tasandi eesmärk, mille saavutamiseks peab planeeritud projekt olulise panuse andma. Kui üldsõnaline nimetatud eesmärk on, sõltub projekti kestvusest, ressurssidest ja kavandatud tegevustest. Programmid on tavaliselt mahukamad ja koosnevad mitmest projektist. Riiklikul tasandil programmi üldeesmärgid võivad olla väga laiad ning nende saavutamine planeeritakse pikema perioodi peale. Üldise eesmärgini jõudmiseks võib vaja minna ka teiste programmide mõju. Samas ei pruugi kohalikul tasandil programmi vaja olla, piisab vaid projektidest. Üldine eesmärk on sellisel juhul lähem ja konkreetsem ning realiseeritav lühema ajaperioodi jooksul. Kohalike projektide üldeesmärgid võivad olla laiema programmi osaks ja kuuluda riikliku programmi eesmärgi alla. Seega sõltub kõik tasandist, kust protsessi alustada.
Üldine eesmärk peaks muuhulgas kajastama programmi või projekti vastavust valitsuse/ riikliku sektori/ regionaalse poliitikaga. See on oluline nii kohalikult finantseeritavate kui ka Euroopa Liidu toetusel läbiviidavate programmide puhul.

Otsesed eesmärgid

 Otsene eesmärk on olukord, mida soovitakse saavutada konkreetse projekti tulemusena. Sõltuvalt sellest, kui laiad on üldised eesmärgid, võib programmil olla mitu otsest eesmärki.
Iga otsene eesmärk peab olema:

• spetsiifiline ehk ainulaadne või antud projekti teistest eristav;
  
• mõõdetav ehk arvuliste ja/või kvaliteedinäitajatega kirjeldatud;
  
• ajaliselt määratletud ehk eesmärgi saavutamise aega täpsustav;
  
• realistlik ehk antud tingimustes teostatav;
  
• täpne ehk üldsõnalisust ja ebamäärasust vältiv.
  

Neid omadusi on kerge meelde jätta SMART -reeglina, mis tuleb inglisekeelsest sõnast “arukas”.
Kui otseseid eesmärke on rohkem kui üks, peavad nad olema omavahel strateegiliselt seotud. Igal otsesel eesmärgil peab olema selge seos üldise eesmärgiga ja eesmärgid peavad olema saavutatavad projektis defineeritud väljundite abil.

Väljundid

 Väljundid ehk tulemused on programmi või projekti poolt kasusaaja (te) jaoks loodud väärtused, tooted või püsivat muutust tagavad tingimused.
Väljundite kaudu ja abil peavad kasusaajad suutma otsest eesmärki või eesmärke saavutada. Eesmärkide ja väljundite eristamine ei ole alati lihtne, kuid see on vajalik, et välja selgitada, milliseid konkreetseid tulemusi/vahendeid soovitud eesmärgini jõudmiseks vaja läheb. Näiteks, kui projekti eesmärk on “bussimehaanikute head kutseoskused”, siis on selle saavutamiseks vaja “ sobivat õppekava”, “kaasaegsete teadmistega õppejõude”, “head praktikabaasi”, “kvaliteetseid õppevahendeid” – need ongi väljundid. Näiteks omavalitsuse kodulehekülje loomine pole eesmärk omaette , vaid pigem vahend elanike kiiremaks ja paremaks teenindamiseks ehk teiste sõnadega väljund, mille abil saavutatakse eesmärk “informatsiooni kättesaadavus elanikkonnale”. Projekti väljundid peavad olema sellised, et nad tagaksid eesmärgi saavutamise – asjakohased, teostatavad ning jätkusuutlikud. Näites pakutud väljund “omavalitsuse kodulehekülg” ei ole internetiühenduseta maapiirkonnas asjakohane, sest selle abil ei saa tagada eesmärki ehk “ligipääsu informatsioonile”.
Eesmärkide ja väljundite eristamisel on veel üks praktiline väärtus. Sageli ei ole projekti eesmärki projekti kestel võimalik saavutada. Näiteks bussimehaanikute paranenud kutseoskused ilmnevad alles pärast mitmeaastase õppetöö lõppu. Projekt lõpeb väljundite kättesaadavaks tegemisega, väljundeid kasutades tuleb kasusaajatel eesmärk saavutada peale projekti lõppu. Seetõttu on eriti oluline, et väljundid oleksid arukalt planeeritud ja selgelt kirjeldatud. Ka siin on abiks SMART-reegel.
Veel kord kolm olulisemat juhist väljundite defineerimiseks:

• Väljundeid peab olema võimalik toota projekti/programmi kestel.
  
• Väljundid peavad olema hädavajalikud vahendid otsese eesmärgi saavutamiseks.
  
• Väljundid peavad olema konkreetsed ja käegakatsutavad.
  

Tegevused

 Tegevused on projekti väljundite tootmiseks vajalikud toimingud ja ülesanded.
Projekti tegevused peavad tagama planeeritud tulemused (väljundid) olemasolevate ressursside (sisendite) ratsionaalse kasutamise kaudu. Milliste tegevustega tulemus saavutatakse, sõltub sellest, millised ressursid meil kasutada on. Teiselt poolt, selleks et sisendeid õigesti planeerida, peab hästi läbi mõtlema, millised tegevused väljundi saavutamiseks vajalikud on ning kui palju inimressurssi, vahendeid, aega ja raha see nõuab.
 Näiteks, selleks et viia läbi bussijuhtide täiendkoolitus võib meil vaja minna järgimisi tegevusi:

• bussijuhtide koolitusvajaduste väljaselgitamine
  
• õppegruppide formeerimine
  
• programmi koostamine
  
• sobivate koolitajate leidmine
  
• koolituse läbiviimine
  
• praktika läbiviimine
  
• bussijuhtide atesteerimine
  

Sellise detailsuse astmega tegevuste loetelu annab võimaluse planeerida vajalikku ressurssi ehk sisendeid – projektijuht , koolitajad, praktika juhendajad, ruumide rent, praktika vahendite rent jne.

Sisendid

 Sisendid on füüsilised, inim- ja finantsressursid, mis on vajalikud projekti tegevuste läbiviimiseks.
Loogilises maatriksis esitatakse sisendid üldistatud kujul suuremate kategooriate kaupa.
 Näiteks:

• Projektijuht x aastat
  
• Välisekspert x kuud
  
• Kohalikud eksperdid x kuud
  
• Koolituse maht x päeva
  
• Transport x km
  

Sisendite detailid esitatakse projekti eelarves, igale sisendile vastab konkreetne kulu. Sisendite maksumus moodustab projekti üldeelarve.
Tegevuste läbiviijal peab olema kontroll sisendite üle. Kaasfinantseerimise korral võivad projekti rahastaja ja kasusaaja kasutada omavahel kombineeritult ühiseid ressursse. Kaasfinantseerimine on tänapäeval tavaline ja aktsepteeritud tava, kuid kindlasti tuleks sõlmida selge kokkulepe, kes vastutab sisendite eest. Vastasel korral võib projekti käigus tekkida arusaamatusi ja riskeeritakse läbikukkumisega.
Programmi või projekti kavandades peavad planeerimise protsessi sekkuma ka projekti eest vastutavad tipp- ja keskastme juhid. Eriti oluline on nende osalemine tegevuste läbiviimiseks vajalike ressursside planeerimisel. Alati on projektikavadesse planeeritud ka mittevajalikke tegevusi ning liiga suuri nõudeid ressursside osas. Nende vähendamiseks peab planeerimise ja eelarvega tegelev meeskond kriitiliselt üle vaatama tegevuste/ ressursside ettepanekud ning võimalusel rakendama norme ja standardindekseid. Kõiki planeeritud tegevusi tuleb põhjendada, näidates, kas nad on hädavajalikud projekti tulemuste saavutamiseks.
Horisontaalne loogika

Loogilise maatriksi horisontaalne loogika määratleb iga tasandi puhul saavutamise indikaatorid ja tulemuslikkuse kontrolli meetodid ning eeldused ja riskid, mis iga tasandi tulemuslikkust mõjutavad.

Eeldused ja riskid

Kui tuletada meelde projekti määratlemise etappi ja sellest sündinud eesmärgipuud, on ilmne, et üks projekt ei suuda saavutada kõiki püstitatud eesmärke. Mõned neist jäävad projekti kontrolli alt ja ulatusest välja, näiteks need, mida mõjutab valitsuse poliitika. Väljaspool meie kontrolli olevaid tegureid nimetatakse välisteks teguriteks. Kuigi nad on väljaspool projekti tegevusplaani, tuleb neid siiski selgelt teadvustada kui potentsiaalseid mõjureid programmi elluviimisele ja jätkusuutlikkusele. Väliste tegurite kindlaksmääramine ja analüüs mängivad planeerimise faasis väga olulist rolli.
Loogilises maatriksis esitatakse väliseid tegureid reeglina positiivse nurga alt ehk eeldustena, mis on olulised ettevõtmise õnnestumiseks. Samad tegurid võib sõnastada ka negatiivses vormis ehk riskidena. Näiteks eeldust “volikogu poliitiline toetus projektile” võib väljendada riskina “volikogu ei toeta projekti”. Kuigi mõte jääb samaks (projekti õnnestumist mõjutab volikogu toetus), mõjub positiivne väljendusviis konstruktiivsemalt rahastajate otsusele. Seega käsitletakse siin pigem eelduste kui riskide analüüsi.
 Eeldused on väljaspool projekti mõjuala olevad tegurid, mis mõjutavad projekti tegevusi ja/või tulemuslikkust. Riskid on negatiivselt väljendatud eeldused.
Otsustamaks, missuguseid eeldusi maatriksisse kanda, tuleb anda hinnang nende mõjule ja nende teostumise tõenäosusele:

• Kas antud väline tegur on ettevõtmise eduks oluline?
  
• Kui suur on selle välise teguri esinemise tõenäosus?
  
• Millised on selle tagajärjed?
  

Allpool on rakendatud LogFrame’i vertikaalse loogika eelduste ja riskide analüüsi, kasutades “ bussid hilinevad sageli”-näidet.
 Probleemi “ bussid hilinevad sageli” eelduste ja riskide analüüs

Eeltingimused

 Eeltingimused on tegurid, mis peavad projekti alustamiseks olema täidetud ning mille puudumise korral pole võimalik projekti ellu viia.
Eeltingimused on tihti sidusgruppide hulgas tüliküsimuseks ja ägeda vaidluse objektiks. Projekti planeerimise faasis on oluline lahendada kõik eeltingimustega seotud küsimused, muidu ei pruugi projekti elluviimine õnnestuda. Näiteks võib eeltingimuseks olla teatud seadusakti jõustumine. Tüüpiliseks eeltingimuseks on kaasfinantseerimise olemasolu.

Saavutamise indikaatorid

 Saavutamise indikaatorid on arvulised, ajalised või kvaliteeti iseloomustavad näitajad, mis kirjeldavad eesmärke, väljundeid, tegevusi ja sisendeid konkreetsetes ja mõõdetavates terminites.
Indikaatorid peavad olema realistlikud ja tõestatavad. Nende alusel teostatakse projekti monitooringut ja hindamist. Näiteks, kui projekti eesmärk on “bussid saabuvad õigeaegselt”, siis indikaator kirjeldab, mida mõistetakse õigeaegsuse all. Kas õigeaegsus on see,

kui buss saabub ja väljub minuti pealt,

või kui hilinemine ei ületa 5 minutit,

või hoopis see, kui busside liiklussagedus vastab reisijate arvu dünaamikale.
Või näiteks, kui projekti väljundiks on “piisavalt koolitatud mehaanikud”, siis tuleb täpsustada, kas teenuse kvaliteedi tõstmiseks jätkub 10 või 100 väljaõppinud mehaanikust.

Indikaatoreid tuleks määratleda sidusgruppide osavõtul. See tagab, et sihiks võetud tulemuste indikaatorid on ühelt poolt realistlikud, teiselt poolt aga piisavad, et lahendada lähteprobleemi. Tuleb jälgida, et indikaatorid peegeldaksid ka tegelikult oodatud muutust. Näiteks, kui mõõta tööhõive parandamise projekti tulemusi ainult loodud töökohtade arvuga, ei tähenda see automaatselt, et kohalik elanikkond sai tööd juurde. Võib-olla tõi ettevõtja oma töötajad kohale teisest piirkonnast. Seega on tulemuse mõõtmiseks vaja indikaatorit täpsustada – mitu % piirkonna töötajatest sai tööd. Samuti võib piirkonna arengu seisukohalt huvi pakkuda, kas tööd said noored, naised või vanem elanikkond. Soovitav on ühe eesmärgi kohta leida rohkem kui üks indikaator. Samas tuleb silmas pidada, et liiga paljude indikaatorite kohta andmete kogumine ja tõestamine võib osutuda kulukaks.

Kontrolli meetodid

 Kontrolli meetod on kirjeldus sellest, kes, millal ja kuidas saavutamise indikaatoreid kontrollib.
Indikaatorite määratlemine võib jääda pelgalt teoreetiliseks harjutuseks, kui puudub kirjeldus, millal ja mismoodi nende teostumist kontrollima hakatakse.
Vastata tuleb järgmistele küsimustele:

• Millal ja/või millise regulaarsusega tulemuslikkust kontrollitakse?
  
• Kes tulemuslikkust hindab?
  
• Milliseid allikaid hindaja tulemuslikkuse tuvastamiseks kasutab?
  

Vastused nendele küsimustele sõltuvad LogFrame’i vertikaalse loogika tasandist; riigis, omavalitsuses või organisatsioonis eksisteerivast hindamise süsteemist; indikaatorite keerukusest ning hindamiseks eraldatud ressurssidest. Ülaltoodud slaid illustreerib kontrollimise allika ja kulude vahelist seost.
Detailsemalt käsitletakse tulemuslikkuse hindamist 10 peatükis “Projekti hindamine” .
30