Kommunikatsioon ja teadmus (1)

Kommunikatsioon ja teadmus – klassikaline informatsiooni juhtimine versus teadmuse juhtimine
Uurimistöö
Tartu 2008
SISUKORD
SISSEJUHATUS……………………………………………………………………….…3
1. Kommunikatsioon – klassikaline informatsiooni juhtimine……………………………4
2. Teadmusjuhtimine ............................................................................................................7
KOKKUVÕTE……………………………………………………………………….…..10
KASUTATUD KIRJANDUS………………………………………………..…………..11
SISSEJUHATUS
Käesoleva uurimistöö teemaks on kommunikatsioon ja teadmus – klassikaline informatsiooni juhtimine versus teadmuse juhtimine. Töö eesmärk on uurida valitud teemaga seotud teoreetilisi seisukohti.
Informatsioonijuhtimise eesmärk on kindlustada firmale suurimad võimalikud väärtused, mis saadakse olemasolevast infost ja läbi selle võimaldada tulusat juhtimist ning kaitset. Tänapäeval on olulisel kohal graafikute, piltide ning multimeedia rakendamine. Selline „rikkama” info kasutamine on viinud infojuhtimise uuele tasandile, võtmeks on info ümberkujundamine teadmistele , et saaks efektiivselt ära kasutada tegevusi ja mõjutada positiivselt äritulemusi. Nii info kui ka teadmised on omavahel tihedalt seotud. Info võib olla läbimõeldud nagu konkreetne fakt, aga suurel osal teadmistest on varjatud ja isiklik eesmärk, mida on raske viimistleda, tuvastada, koguda ja paigaldada. Konkurentsitingimustes on oluliselt kasvanud teadmiste väärtus, paljud suured kontorid järgivad info ja teadmistevahelisi suhteid organisatsioonisiseselt, eriti oluliselt ilmneb see tehnoloogia kasutamises.
Esimeses peatükis käsitleme kommunikatsiooni ehk klassikalise informatsiooni juhtimist ning teised peatükis teadmusjuhtimist .
3
1. Kommunikatsioon – klassikaline informatsiooni juhtimine
Et paremini aru saada, millest jutt käib, defineeritakse mõisted informatsioon ja kommunikatsioon.
Informatsioon- igasugune kirjalik, suuline või visuaalne teave, mida edastatakse kommunikatsiooniprotsessis.
Kommunikatsioon- on ühe- või kahesuunaline informatsiooni edastamise protsess.
Kommunikatsiooniprotsessis edastatakse sõnum saatjalt vastuvõtjale. Kommunikatsioon hõlmab saatja, sõnumi ja vastuvõtja vahelist vastastikkust toimet.
Kommunikatsiooni on kahesuunalist. Ühesuunalist kommunikatsiooni võib nimetada ka informeerimiseks. Informeerimise puhul edastatakse teave sihtgrupile tagasisidet eeldamata. Mõnikord võib projektis osutuda vajalikuks meeskonnaliikmeid, kasusaajaid või laiemat üldsust informeerida. Näiteks tuleb teil teavitada partnereid telefoninumbrite muutumisest või saata kõigile sidusgruppidele infolehed projekti eesmärkide ja taotluste kohta.
Niipea, kui informatsiooni saajalt eeldatakse reageeringut, on põhjust rääkida infovahetuse keerukamast vormist kahe-suunalisest kommunikatsioonist. Kahesuunaline kommunikatsioon on dialoogiks, mis nõuab informatsiooni edastajalt palju enam planeerimist, läbimõtlemist ja info vastuvõtjaga arvestamist. Kahesuunaline kommunikatsioon kätkeb endas informatsiooni mõistmist, vahetamist, jagamist, suhtlust, sotsiaalset käitumist ning vastastikust mõjutamist.
4
Kahesuunalist kommunikatsiooni vajame selleks, et:

• teadvustada probleeme ja vaidlusküsimusi;
  
• teha mõistetavaks seisukohti;
  
• tõsta sihtgrupi teadlikkust;
  
• saada tagasisidet;
  
• pakkuda lahendusi;
  
• saavutada kompromissi jne.
  

Usalduslik ja siiras kommunikatsioon julgustab töötajaid. Ülioluline on kommunikatsioon, kuhu on haaratud kõik töötajad ja kogu muudatuse protsessi jooksul. Kommunikatsiooni plaani koostamine (mis, kus kellega...) hõlbustab kommunikatsiooni. Kogu teadaolevat informatsiooni tuleb jagada nii kiiresti kui võimalik. Tuleb silmas pidada, et tõeline kommunikatsioon on vestlus , kahe- suunaline ja tõsine diskussioon . See ei tohi olla lihtsalt juhtkonna poolne esitlus.
Kommunikatsiooni planeerimisel on oluline:

• tunda informatsiooni vastuvõtjat ja tajuda tema mõtlemisviisi;
  
• esitada informatsioon vastuvõtjale arusaadavas sõnastuses ja kohases detailsuse astmes ;
  
• anda märku soovist saada tagasisidet.
  

Koordineerimine
Koordinatsiooni aitavad tagada:

• omavahelised kokkulepped;
  
• otsene juhendamine;
  
• kehtestatud standardid ehk reeglid, meetodid, protseduurid, kvalifikatsiooninõuded, tulemuste kirjeldused.
  

Igas konkreetses olukorras tuleb valida sobivad koordinatsiooni meetodid. Näiteks väikeses meeskonnas piisab sageli omavahelistest kokkulepetest.
5
Suurema inimeste arvu puhul vajatakse koordineerimiseks isikut, näiteks projektijuhti, kes vastutaks tööülesannete jaotamise, vajaliku informatsiooni, töötingimuste ja tulemuste kontrolli eest. Keerulisemad projektid ning programmid vajavad lisaks koordinaatorile ka protseduurireegleid, mis esitavad selged  juhised igas olukorras toimimiseks. Selliseks reeglistikuks on näiteks Phare DIS käsiraamat.
Koordineerimise eesmärgid Koordineerimise eesmärkideks on:

• ressursside ja panuste tulemuslik juhtimine;
  
• otsustamisprotsessi efektiivsus;
  
• kattuvate ja raiskavate paralleelsete tegevuste ennetamine;
  
• spetsiifiliste ja üldiste sihteesmärkide ühtsustamine;
  
• protseduuride lihtsustamine , rollide ja kohustuste tõhus jagamine.
  

Kommunikatsiooni vajalikkus muudatuste juhtimisel
Muudatusi tutvustades ja juhtides on oluline osa kommunikatsioonil. Muudatus põhjustab tavaliselt hirmu erinevate asjade suhtes. Kommunikatsioon peab olema äärmiselt avatud, aus ja julgustav. Kommunikatsioon peab toimima kõigi osapoolte vahel. Muudatuse juhtimisel on alati kindlad teemad, mis tuleb läbi käia, nagu miks see muutus, muudatuse faasid , kesksed eesmärgid jne. Kommunikatsioon peab olema interaktiivne ja mis kõige tähtsam, katma kõik protsessi etapid plaanimisest kuni monitoorimiseni. Silmast-silma kommunikatsioon on ülioluline, igaüks peab tundma, et teda hinnatakse.
Usalduslik ja siiras kommunikatsioon julgustab töötajaid. Ülioluline on kommunikatsioon, kuhu on haaratud kõik töötajad ja kogu muudatuse protsessi jooksul. Kommunikatsiooni plaani koostamine (mis, kus kellega...) hõlbustab kommunikatsiooni. Kogu teadaolevat informatsiooni tuleb jagada nii kiiresti kui võimalik. Tuleb silmas pidada, et tõeline kommunikatsioon on vestlus, kahe-suunaline ja tõsine diskussioon. See ei tohi olla lihtsalt juhtkonna poolne esitlus.
Töötajatel tuleb osata kuulata, küsida küsimusi selguse huvides ja usaldada informatsiooni, sõnumi saatjat.
6
2. Teadmusjuhtimine
Enne kui hakata rääkima teadmusjuhtimisest, tuleks vahet teha sõnal teadmine ja teadmus. Teadmine on informatsioon ja kogemused, mis on seostatud tegutseja eesmärkide ja lahendamist vajavate probleemidega ning suurendab tegevuse tulemuslikkust. Teadmus aga mitmetest allikatest saadud teadmiste süntees tegutsejale mõistetaval ja laiemas süsteemi olulisi seoseid arvestades, mis loob aluse edukaks koostööks. Organisatsioonides kehastub teadmus mitte ainult dokumentides või arhiivides, vaid ka organisatsiooni rutiinides, protsessides, praktikates ja normides.
Mis on teadmusjuhtimine?
Teadmusjuhtimine hõlmab mitmeid organisatsioonides kasutavaid tegevusi, et identifitseerida, luua, esitada ja levitada teadmisi, et neid oleks võimalik organisatsioonis uuesti rakendada, et neist teatakse ja õpitakse.
Teadmusjuhtimine arendab süsteeme ja protsesse, et luua ja jagada intellektuualset kapitali. See aitab suurendada kasuliku ja kasutamiskõlbliku info hulka organisatsioonis ja otsib viise kuidas tõsta individuaalset ja meeskondlikku õppimist. Teadmusjuhtimise üheks lähtekohaks on, et edukas äriettevõte ei ole toodete kogum, vaid eriline teadmiste kogum.
Teadmusjuhtimine eeldab usaldust organisatsiooni liikmete vahel. Teadmusjuhtimine jaguneb kaheks: infokogumise skeemi loomine ja inimeste ettevalmistamine info jagamiseks. Info püütakse koondada tervikuks, struktureerida ja teha kõigile teatavaks.
Teadmusjuhtimise programmid on tavaliselt seotud organisatsiooni eesmärkidega ja nende sihiks on jõuda spetsiifiliste tulemusteni, nagu näiteks jagatud teave, parendatud teostus, konkurentsieelis või kõrgematasemeline innovatsioon .
Teadmusjuhtimise protsessid:

Lähtuvalt tegevusest

• teadmiste hankimine
  
• teadmiste säilitamine
  
• teadmiste kasutamine
  

Lähtuvalt fokusseeritusest

• sissepoolt suunatud
  
• väljapoole suunatud
  

7

Lähtuvalt teadmuse tüübist

• personaliseerimisstrateegia
  
• kodeerimisstrateegia
  

Kuigi teadmusjuhtimine on tihedalt seotud organisatsioonilise õppimisega, eristab seda organisatsioonilisest õppimisest suurem keskendumine konkreetsete teadmiste juhtimisele ja teadmiste edastamise kanalite loomisele.
Teadmusjuhtimine on loonud uued organisatsioonisisesed rollid ja kohustused, mille üheks esimeseks näiteks on teadmiste juhtivametniku koha loomine. Viimastel aastatel on esile kerkinud ka isiklike teadmiste juhtimine, mille abil inimesed saavad kohandada teadmiste juhtimise kogemusi ka oma isiku suhtes, oma rolli suhtes organisatsioonis ja oma karjääri edendamiseks.
Kuigi teadmusjuhtimist kasutatakse kõikides tööstusharudes ja üha enam ka valitsuses, on see pidevalt arenev teadusharu , millesse panustavad paljud ning laias seisukohtade skaalas, milles väljenduvad teadmiste juhtimise head kogemused.
Teadmusjuhtimise käsitlused
Teadmusjuhtimise käsitlusi on palju ja ühtne määratlus puudub. Käsitlused varieeruvad autoriti ja koolkonniti. Näiteks võib teadmusjuhtimist vaadelda järgmistest seisukohtadest:

• tehnotsentristlik: keskendub tehnoloogiatele, ideaaljuhul neile, mis hõlbustavad teadmiste jagamist või suurendamist, sageli tehnoloogiatele, mis töötlevad keerulist informatsiooni 
  
• organisatsiooniline: kuidas peab organisatsioon olema üles ehitatud, et toetada teadmistega seotud protsesse, millised organisatsioonid toimivad kõige paremini ja milliste protsessidega 
  
• ökoloogiline: inimeste, identiteedi, teadmiste ja keskkonnaga seotud tegurite tunnetamine keeruka kohanemissüsteemina
  

8
Teadmusjuhtimise vahendid
Teadmusjuhtimisel organisatsioonis on kasutatud erinevaid vahendeid näiteks ekspertsüsteeme, teadmiste andmebaase, infojuhtimise erinevaid liike, tarkvaraalast nõustamist, dokumendihaldussüsteeme ja muid infotehnoloogilisi vahendeid, mis hõlbustavad teadmisvoogude liikumist organisatsioonis.
Interneti arenguga lisandus uusi abivahendeid: e-õpe, veebikonverentsid, firmade kataloogid, meili -listid, blogid ja muud tehnoloogiad . Kõik abistavad tehnoloogiad avardavad töötajate päringuvõimalusi, andes samas suuniseid konkreetsete eesmärkide saavutamiseks või meetmete rakendamiseks. Teadmiste juhtimine areneb koos koostöörakenduste, visuaalsete abivahendite ja muude tehnoloogiate arenguga. Alates ajast, mil elanikkond ja äriringkonnad võtsid omaks interneti intensiivistus loominguline koostöö, õppe- ja teadustegevus, e-kaubandus ning kiirteavitamine.
Teadmusjuhtimise kasulikkus
Teadmusjuhtimine aitab juhtidel:

• süstematiseerida ja arendada organisatsiooni olemasolevate teadmiste baasi; 
  
• avastada milline kompetentsus on tuleviku edu silmas pidades olulisim ning milliseid teadmisi on vaja selleks, et ehitada üles jätkusuutlik juhtimisstruktuur; 
  
• investeerida süsteemidesse ja protsessidesse, et kiirendada teadmiste kogunemistt;
  
• hinnata organisatsiooni juhtimis-, kultuuri- ja personalisüsteeme;
  
• luua uusi teadmisi ja muundada need tööriistadeks ja informatsiooniks, mis aitavad parandada nii tooteinnovatsiooni kui üldist kasumlikkust.
  

Teadmusjuhtimist kasutatakse: 

• olemasolevate toodete või teenuste kulu- ja kvaliteedijuhtimise parandamiseks;
  
• teadmiste leviku arendamiseks ja kiirendamiseks terves organisatsioonis;
  
• seniste tegevuste parendamiseks läbi uute teadmiste kasutusele võtmise;
  
• kiiremaa ja kasumlikumaa tooteinnovatsiooni julgustamiseks
  

9
KOKKUVÕTE
Informatsiooni juhtimine peab olema seotud kindlate äri eesmärkide ja efektiivsuse kasvuga. Edukaks informatsiooni juhtimise strateegiliseks vahendiks , et anda maksimum panus ärile, on vajalik teada hinda ja riske teatud pikema perioodi jooksul ning mõista äri ühtsust. Infosüsteemide rajamisel on oluline panna paika info struktuur ja strateegia, kuidas infot juhtima hakatakse. Selleks tuleb arvestada, millised on ettevõtte esmavajadused ning eesmärgid pikemas perspektiivis. Uue infosüsteemi loomisel ei tohiks vana koheselt kasutusest kaotada, vaid ühildada uus vanaga, et saadav kasu oleks maksimaalne.
Teadmuse juhtimine on oma iseloomu poolest rohkem hajutatud ja orgaaniline, kui informatsiooni juhtimine. Seda selle pärast, et teadmised asuvad inimeses, inimgruppides. Teadmuse juhtimine organisatsioonis võib olla ainus faktor, mis võib aidata hoida konkurentsivõimet, sest teised ressursid on suures osas asendatavad . Teadmuse juhtimine ei tähenda seega mitte ainult teadmiste kasutamist, vaid ka nende omandamist, loovust, salvestamist ja vahendite jagamist, mida võimaldab just infotehnoloogia , et teadmiste ressursse edukamalt juhtida.
10
KASUTATUD ALLIKAD:

• Teadmusjuhtimine: http://www.juhtimine.ee/?op=body&id=4&art=130
  
• Kommunikatsioonijuhtimine : http://www.juhtimine.ee/?op=body&id=4&art=116
  
• http://www.youth-partnership.net/export/sites/default/youth-partnership/documents/Publications/T_kits/1/Estonian/tkit1_estonian.pdf
  
• Teadmusjuhtimine: http://www.noman.ee/index.php?act=show&id=642&m1=96&m2=112
  
• Teadmusjuhtimine: http://www.mtk.ut.ee/doc/Muts12.02.pdf
  
• http://ap3.ee/Default2.aspx?PaperArticle=1&code=1671/rubr_artiklid_167108
  
• http://www.epikoda.ee/vana/RPJKasiraamat/ptk8_kommunikatsioon.ht m
  
• http://www.eits.ee/Main/failid/Vet/failid_est/LO04_est/kommunikatsioon.html
  

11