Kommunikatsioon (0)

Project Cycle Management Handbook
8. peatükk

KOMMUNIKATSIOON

Selles peatükis seletatakse lahti kommunikatsiooniprotsessi mõiste ning kirjeldatakse koordineerimise eesmärke ja tasandeid. Eraldi käsitletakse efektiivsete koosolekute korraldamise eeldusi ning antakse ülevaade projekti maine kujundamise võtetest.

Kommunikatsioon ja informatsioon

Mõistetel “kommunikatsioon” ja “informatsioon” on palju käsitlusi ja definitsioone. Seetõttu selgitame esmalt , mida selles käsiraamatus nende terminite all mõistetakse.
 Informatsioon on igasugune kirjalik, suuline või visuaalne teave, mida edastatakse kommunikatsiooniprotsessis.
 Kommunikatsioon on ühe- või kahesuunaline informatsiooni edastamise protsess.
Kommunikatsiooniprotsessis edastatakse sõnum saatjalt vastuvõtjale. Kommunikatsioon hõlmab saatja , sõnumi ja vastuvõtja vahelist vastastikkust toimet.
Ühesuunalist kommunikatsiooni võib nimetada ka informeerimiseks. Informeerimise puhul edastatakse teave sihtgrupile tagasisidet eeldamata. Mõnikord võib projektis osutuda vajalikuks meeskonnaliikmeid, kasusaajaid või laiemat üldsust informeerida. Näiteks tuleb teil teavitada partnereid telefoninumbrite muutumisest või saata kõigile sidusgruppidele infolehed projekti eesmärkide ja taotluste kohta.
Niipea, kui informatsiooni saajalt eeldatakse reageeringut, on põhjust rääkida infovahetuse keerukamast vormist kahe-suunalisest kommunikatsioonist. Kahesuunaline kommunikatsioon on dialoogiks, mis nõuab informatsiooni edastajalt palju enam planeerimist, läbimõtlemist ja info vastuvõtjaga arvestamist. Kahesuunaline kommunikatsioon kätkeb endas informatsiooni mõistmist, vahetamist, jagamist, suhtlust, sotsiaalset käitumist ning vastastikust mõjutamist.
Kahesuunalist kommunikatsiooni vajame selleks, et:

• teadvustada probleeme ja vaidlusküsimusi;
  
• teha mõistetavaks seisukohti
  
• tõsta sihtgrupi teadlikkust
  
• saada tagasisidet
  
• pakkuda lahendusi
  
• saavutada kompromissi jne.
  

 Järgnev näide “koolitajate valik” illustreerib kommunikatsiooni etappe :
Sõnumi edastamine : Sõnumi saatja määratleb, millised on kandidaatidele esitatavad nõudmised, mida neile pakutakse ning millega motiveeritakse. Sõnumi saatja koostab kuulutuse teksti.Kuulutus avaldatakse sihtgrupile suunatud ajakirjas ning saadetakse sihtgrupiga kontaktis olevatele isikutele.
Sõnumi vastuvõtmine: Sihtgrupp loeb kuulutust ajakirjast või saab selle kontaktisikutelt.
Sõnumi mõistmine: Osa sihtgrupist teadvustab isikliku huvi kuulutuse sisu vastu. Neist osa hindab end esitatud tingimustele vastavaks.
Tagasiside/ tegevus: Osa sihtgrupist esitab täpsustavaid küsimused telefoni ja e-posti teel. Osa sihtgrupist esitab CV ja sooviavalduse.
Kommunikatsiooni planeerimisel on oluline:

• tunda informatsiooni vastuvõtjat ja tajuda tema mõtlemisviisi;
  
• esitada informatsioon vastuvõtjale arusaadavas sõnastuses ja kohases detailsuse astmes ;
  
• anda märku soovist saada tagasisidet.
  

Koordineerimine

 Koordineerimine on struktureeritud ja organiseeritud kommunikatsioon ühtset tegevussfääri jagavate tegevusüksuste vahel. Koordinatsiooni meetodid
Koordinatsiooni aitavad tagada:

• omavahelised kokkulepped
  
• otsene juhendamine
  
• kehtestatud standardid ehk reeglid, meetodid, protseduurid, kvalifikatsiooninõuded, tulemuste kirjeldused.
  

Igas konkreetses olukorras tuleb valida sobivad koordinatsiooni meetodid. Näiteks väikeses meeskonnas piisab sageli omavahelistest kokkulepetest. Suurema inimeste arvu puhul vajatakse koordineerimiseks isikut, näiteks projektijuhti, kes vastutaks tööülesannete jaotamise, vajaliku informatsiooni, töötingimuste ja tulemuste kontrolli eest. Keerulisemad projektid ning programmid vajavad lisaks koordinaatorile ka protseduurireegleid, mis esitavad selged juhised igas olukorras toimimiseks. Selliseks reeglistikuks on näiteks Phare DIS käsiraamat.
Koordineerimise eesmärgid Koordineerimise eesmärkideks on:

• ressursside ja panuste tulemuslik juhtimine,
  
• otsustamisprotsessi efektiivsus;
  
• kattuvate ja raiskavate paralleelsete tegevuste ennetamine,
  
• spetsiifiliste ja üldiste sihteesmärkide ühtsustamine,
  
• protseduuride lihtsustamine , rollide ja kohustuste tõhus jagamine.
  

Projekti koordineerimise tasandid Koordineerimine toimub erinevatel tasanditel, milles projekt võib olla nii passiivne kui aktiivne osapool.
Passiivne koordinatsioon
Projekt on osa suuremast süsteemist ja on koordineeritud teiste organisatsioonide poolt, näiteks tellija või rahastaja poolt. Seetõttu mõjutavad seda väliselt kehtestatud reeglid, protseduurid, tähtajad jne. Nende reeglite kehtestamine toimub eesmärgil koordineerida suurt hulka projekte ja tegevusi. Sageli on siin tegemist ühepoolse kommunikatsiooniga projekti suhtes, mis osana tingimustest ei kuulu vaidlustamisele.
Sisene koordinatsioon
Projekti meeskonnas toimub seesmine ressursside ja tegevuste koordineerimine. Projektijuhi ülesandeks on tagada, et kõigil ekspertidel oleks kättesaadav tööks vajalik informatsioon ja juhised. Koordinatsiooni eesmärgil on meeskonnal ka sisemised reeglid, mis kehtivad neile kõigile. Näiteks aruandluse formaat , projekti paber- ja elektroonsete dokumentide hoidmise süsteem, tööaja arvestuse tabelid, telefonide või projektiauto kasutamise kord jne. Peale formaalsete süsteemide on meeskonna toimimiseks vajalikud koosolekud ja kohtumised, kus edastatakse informatsiooni vahetult ja operatiivselt. Meeskonna vahetu suhtlemine aitab tekitada sünergiat.
Väline koordinatsioon
Peale sisese koordinatsiooni on projektijuhil vaja koordineerida oma tegevusi projektiväliste organisatsioonide ja isikutega nagu kasusaajad, muud sidusgrupid, teisted projektimeeskonnad jne, kes ei kuulu otseselt projekti meeskonda.. Välise koordinatsiooni eesmärkideks on tagada sidusgruppide kaasamine ja informeeritus vajalikul määral, vältida dubleerimist ja soodustada sünergiat teiste projektide ja tegevustega.
Koordineerimisega seotud riskid
Koordineerimisest tõusva kasu kõrval tuleb arvestada ka kaasnevate riskidega, milleks on:

• lisabürokraatia ja keerukate kommunikatsioonivõrkude loomine
  
• liigne koordineerimine
  
• infomüra
  
• koordineerivate üksuste püsimajäämine ilma, et nende järele pärast algselt seatud sihtide saavutamist vajadust oleks
  
• tagajärjena tüdimus meeskonnatööst ja ühisest otsustamisest
  
• juhtimatu superstruktuuri tekkimine organisatsiooni sees
  

Koosolekud

Koosolekud on üheks oluliseks efektiivse kommunikatsiooni tagamise vahendiks projektiga seotud isikute ja gruppide vahel. Ühtlasi täidab koosolek ka projekti koordineerivat rolli. Seda eeldusel , et koosolek on eesmärgistatud, hästi ettevalmistatud ning efektiivselt läbiviidud.
Planeerimine
Esimene samm edukate koosolekute pidamise suunas on kaaluda läbi järgnevad küsimused:

• Mis on koosoleku eesmärk? Mida tahetakse saavutada?
  
• Mis oleksid koosoleku mittepidamise tagajärjed?
  
• Milline peaks olema päevakord? Millised on teemad, nende järjekord, eraldatud aeg?
  
• Kes peaks osalema?
  
• Kes koosolekut juhatab ja kes protokollib?
  
• Missugune peab olema osalejate ettevalmistus?
  

Eelteavitamine
Et koosoleku aega võimalikult hästi ära kasutada, teatage osalejatele eelnevalt järgmist:

• koosoleku kuupäev, kellaaeg ja toimumise koht
  
• päevakord
  
• osalejad
  
• koosoleku juhataja, protokollija, ettekandjate nimed
  
• vajalik ettevalmistus
  
• kirjalik materjal
  

Ettevalmistamine
Et kindlustada koosoleku tulemuslikkus:

• tehke kõikidest vajalikest paberitest kõigile osalejatele koopiad
  
• kontrollige üle ruum ning tehnilised vahendid
  
• vaadake üle eelmiste koosolekute protokollid
  
• kontrollige eelnevalt osalejate valmisolekut ning vajadusel saatke teistkordne meeldetuletus
  

Koosoleku läbiviimine
Koosoleku juhataja peab kindlustama, et koosolek läbiks alljärgnevad protseduurilised osad:

• avamine
  

• puudujate vabandused
  
• eelmise koosoleku protokollist tulenevad küsimused
  
• ettekanded
  
• ettepanekud
  
• otsused edasiste tegevuste kohta
  

• muud küsimused
  
• järgmise kohtumise aeg
  
• lõpetamine
  

Protokollimine
Selleks, et koosolekul edu saavutada ning luua alus edasiseks tegutsemiseks ja kohtumisteks:

• kirjutage kõigile nähtavalt üles iga päevakorrapunkti all saavutatud tulemused
  
• pange kirja ideed, eriarvamused, otsused, otsuste toetuse ulatus
  
• pange kirja otsustest tulenevad tegevused - kes teeb, mis ajaks jne.
  
• vormistage protokoll peale kohtumist nii kiiresti kui võimalik
  
• enne protokolli lõplikku vormistamist laske seda kontrollida vähemalt ühel osalejal
  
• jaotage protokoll kõigile kohalviibinutele, teistele huvitatutele ning ka neile, keda koosolek kohustas täitma mingi ülesande, kuid keda koosolekul ei olnud
  

Koosolekutega seotud probleemid Koosolekute ettevalmistamisel ja läbiviimisel tuleks ennetada tüüpilisi vigasid:

• koosolekud venivad
  
• ei tehta otsuseid
  
• otsustele ei järgne tegevust
  
• vähesed osalejad võtavad sõna
  
• osalejatel pole selget arusaamist , mille üle nõu peetakse
  
• osalejad pole kindlad, miks nemad sellel osalevad
  
• puuduvad need inimesed, kes seal peaksid olema
  
• koosoleku algus hilineb
  
• aeg saab enne otsa, kui päevakord on ammendatud
  

Projekti maine kujundamine

Projekti edukuse ja jätkusuutlikkuse huvides on lisaks koordineerimisele tähtis kujundada projekti ja kõigi selles osalejate suhtes positiivsed hoiakud ehk projekti maine.
Maine kujundamiseks kasutatakse järgmisi meetodeid :
Projekti sümboolika
Selleks, et projektile oleks kerge viidata, võib tal olla suupärane nimetus, mis ei tarvitse olla ametlik nimi. Et projekt kinnistuks inimeste teadvusesse tuleb kasuks ka sümboolika, näiteks logo , mis läbib kõiki projekti dokumente, infolehti, esitlusmaterjale jne.
Projekti esitlused
Projekti esitlusi kasutatakse projekti, tema tegevuste, eesmärkide, saavutuste teadvustamiseks. Oluline on kindlaks teha, kes on projekti suhtes võtmeisikud või organisatsioonid ning nendele edastada informatsioon selgel, hästi struktureeritud ja professionaalselt esitatud kujul.
Infolehed
Pika-ajaliste projektide puhul on otstarbekas kasutada erinevate sihtgruppide teavitamiseks regulaarseid ja/või temaatilisi infolehti. Infolehed ei pea tingimata olema ühesuunalised. Nende kaudu on võimalik saada sihtgruppidelt tagasisidet.
Lobby
Mitte alati ei pea projekti tutvustama ametlikus ja töises vormis. Projekti tutvustamiseks tasub kasutada ka mitteformaalseid üritusi nende seas vastuvõtte, vabaajaüritusi, lõunasöögivestlusi jne.
84