Juhtimissituatsiooni analüüs (0)

Juhtimissituatsiooni analüüs
Julia Boriskina – JU -1 –E-Jõh
SISSEJUHATUS
Ühes kohalikus omavalitsuses on 5 teenistust , nimetan neid A, B, C, D, E ja nende ülemus on üks juht ehk linnapea . Teenistuses A on väga aktiivne noor juht, kellel on palju ideid, ta astus ametisse hiljuti ja püüab oma teenistuses kõiki asju korda teha, parandab ja täiendab sissekorraeeskirja koos oma alluvatega, teeb korda vananenud kordasid ja juhendeid, viib sisse igasuguseid tehnoloogilisi uuendusi . Ta on väga tubli , konsulteerib oma alluvatega, oskab delegeerida ülesandeid ja olla nõudlik kui on vaja. Tema alluvuses on samuti enamasti noored inimesed, kes on väga initsiatiivikad ja töökad. Teenistustes B, C, D ja E on juhtidena suure staažiga kogenud inimesed, kes töötavad selles organisatsioonis juba kümneid aastaid. Nad ei ole nii aktiivsed, väga raske võtavad vastu igasuguseid uuendusi ja innovatsioone. Nende teenistustes alluvad kardavad oma juhte. Alluvad on ka enamasti suure staažiga inimesed, kes ei taha üldse mingeid uuendusi vastu võtta või midagi uut juurde õppida. Teenistuses A informatsiooni levik on väga kiire ning informatsioon on alati aus ja objektiivne. Teenistuses B, C, D ja E juhid tihti annavad alluvatele niisugust informatsiooni, mis ei ole veel kindel. See paneb inimesi niisugusse olukorda, et nad ei tea kellele uskuda, sellest sünnivad kuulujuttud, mis paneb kõiki töötajaid ebamäärasse olukorda.
PROBLEEMI MÄÄRATLEMINE
Peamine probleem tekkis siis, kui linnapea pani tähele, et temal on üks juht, kes saab oma tööga väga hästi hakkama ja hakkas teenistusele A andma lisatööd, kuna teenistuse inimesed on tõesti väga tublid nad said ka sellega hakkama, kuid ülesannete hulk kasvas nii kiiresti, et nüüd inimesed lihtsalt ei jõua kõike ära teha. Nõudmised on väga suured, kuigi selle eest preemiad või lisapalka ka ei maksta. Teised teenistused ei taha ka eriti abistada ja koostööd teha. Üks suur miinus ka selles, et A teenistuse juhi, kuna ta on noor tihti lihtsalt ei kuulata ja ei võeta tema arvamust arvesse.
Kuna teiste teenistuste palganumbrid ei ole saladus , inimesed võrdlevad ja saavad aru, et teised ei pinguta oluliselt ja saavad isegi rohkem raha kui nemad. Inimesed on väsinud ja nendel kaob motivatsioon . On arusaadav, et organisatsiooni tulemuslikkus kannatab, kuna suur hulk ülesandeid on ühe teenistuse õlade peal ja teised teenistused ei taha koostööd teha. Teenistuse A töötajad arvavad , et personalipoliitika on ebaõiglane ja et info teenistuste vahel ei liigu.
OLUKORRA HINDAMINE
Peamine probleemi põhjus on vastutuse piiride puudumine. Üks teenistus on ülekoormatud, aga teistel ei olegi mõni aeg üldse tööd. Töötajad ei tea täpselt kas nad peavad seda tegema, aga kui käsk on antud tuleb täita.
Kui vaadelda probleemi organisatsioonilise õigluse seisukohalt, võib väita,et linnapea kasutab oma võimu ebaõiglasel t ja teenistuse A töötajad tunnevad , et neid koheldakse ebaõiglaselt, antakse rohkem tööd ja makstakse vähem palka.
Ootuste teooria kohaselt –võimalus, et inimene käitub teatud viisil sõltub ootuse tugevusest, et teatud tegevusel on kindel tulemus (tasu) ning see on teatud väärtusega inimese jaoks. Antud olukorras inimesed pingutavad oma eesmärgi nimel, kas materiaalse tasu või tunnustamise saamiseks, kuid nad ei saa üht ega teist.
Kuna organisatsioon on avaliku sektori osa, kui midagi ette ei võeta, kannatab avalike teenuste kvaliteet ja selle kaudu elanikud, kes seda teenust kasutavad.
ETTEPANEKUTE TEGEMINE
Minu poolt pakutav võimalik lahendus on:

• Selge vastutuse piiride jaotamine teenistuste vahel – vastutusahel ja selle piirid peavad olema selged, selle saavutatakse läbirääkimiste teel. Kui töötajad teavad mille eest nad täpselt vastutavad, on võimalik oma õigusi kaitsta.
  
• Kõikide teenistuste töötajate kaasamine otsustamise protsessi - Kaasatud töötajad tunnevad, et neil on organisatsiooniga, kus nad töötavad, tugev emotsionaalne side. See väljendub töötajate valmisolekus soovitada oma organisatsiooni ka teistele ja pühendada oma aega ning jõudu organisatsiooni edendamisele.
  
• Sidususe saavutamine – kommunikatsiooni loomine teenistuste vahel soodustab info kiiret levikut ja tõhusamat tööd, antud olukorras see tähendab, et teenistused ei eemaldu üksteistest ja nendel ei teki ebamäärast tunnet .
  

PLAANI TEOSTAMINE
Esimene võimalus probleemi lahendamiseks on linnapeaga läbirääkimine. Äkki linnapea ei saa antud olukorrast aru ja arvab , et kõik on korras. Kindlasti vestluse tulemus sõltub linnapeast ja sellest, kuidas teenistuse A juht situatsiooni kirjeldas. Teenistuse A juht ei saa rääkida ainult probleemist, kuid peab ka pakkuma probleemi lahenduse. Üks võimalikest lahendustest on ametijuhendite läbivaatamine ja ülesannete jaotamine. Selleks linnapea annab ülesande teenistustele vaadata oma töötajate ametijuhendid läbi ja tulevikus annab ülesandeid igale teenistusele tema vastutuse piires. Tuleb rääkida ka sellest, et kui teenistusel A on mingi suur projekt mis puudutab kõike töötajaid, siis moodustatakse töörühma kõikide teenistuste esindajatest ja tehakse koos. On kindlasti suurepärane, et teenistus A on väga aktiivne, kuid tema jõu ka saab otsa, kui tema töötajad on kogu aeg ülekoormatud.
Ma arvan, et minu poolt pakutud variant saaks probleemi lahendada ja vältida selle kordamist.
KOKKUVÕTTE
Tegevusplaan puudutab kõiki töötajaid ja nende juhte. Esiteks linnapea peab rääkima teenistuste juhtidega, et ülesanded selgeks teha. Teenistuse juhid räägivad oma töötajatega ja seletavad kuidas oma ametijuhendi läbi vaadata ja paranduseid teha. Töötajad vaatavad vabal ajal oma ametijuhendid üle ja annavad parandatud varianti juhile. Juht teeb oma parandused ja vestlusel otsustatakse kumb parandus jääb ja miks. Niimoodi saab jagada vastutust ja saavutada töötajate rahulolu.
Ametijuhend ei saa ainukeseks probleemi lahenduse võtiks olla. Peavad ka olema igasugused sissekorraeeskirjad ja juhendid, mis reglementeerivad sisemist tööd ja annavad kindlaid juhiseid. See tähendab et inimesed omavad ettekujutust sellest, kuidas toimib nende organisatsioon, mis põhimõtete alusel palka makstakse, kuidas toimib motivatsiooni süsteem ja kui nad teavad mida oodata ja saavad selle kätte, siis organisatsioonis on rahuldatud ja motiveeritud töötajad.