Ostutöö olemus ettevõttes (0)

TALLINNA TRANSPORDIKOOL
R......
L.....
Ostutöö olemus ettevõttes
ESSEE
Tallinn
2015
 Käesoleva töö eesmärgiks on uurida ostutöö ja hangete olemust ettevõttes, pannes rõhu just tänu
kiirelt arenevale tehnoloogiale läbi elektrooniliste  kanalite  toimuvatele protsessidele.
  Samuti käsitleb autor, milline on võimalik kasu tänu nende süsteemide juurutamisele võrreldes
traditsiooniliselt toimunud ostutööga.
 
  Hankimise  all mõistetakse kaupade ja teenuste ostu, mida ettevõte vajab toimimiseks ja/või toot-
miseks.   Kuna  keskmise   ettevõtte  ostuosakond  kulutab   suure  osa   oma  tulust   erinevatele  kauba-
artiklitele, mis varieeruvad alates toormaterjalidest kuni teenusteni, siis on viimase 10-15 aasta
jooksul tänu tehnoloogia  arengule hakatud pöörama suurt rõhku ostutööle, vähendamaks töökulusid.
  Ostutöö all peeti varasemalt silmas tavalist  kontoritööd , kus  fookuseks  oli õige kauba ja koguse
saamine õigeks ajaks ning kohaks mõistliku hinna eest.
 Praegusel ajal nähakse seda rohkem kui strateegilist toimingut, mida saab kasutada kontrollimaks
ettevõtte sissetulekut pärast kõigi kulude tasumist. Selle toimingu eduka rakendamise tulemusena
on suurenenud märkimisväärselt ettevõtete  kasumlikkus .
 Ostutöö  defineeritakse  kui protsessi, milles organisatoorne üksus on  vastutav  nii varude hankimise
eest õigel ajal, koguses,  kvaliteedis  ja  hinnas , ning samuti  tarnijate   haldamine . Sihiks on panuse
andmine saavutamaks ettevõtte konkurentsieelis ja strateegiliste eesmärkide saavutamine.
 Kuigi termineid „hankimine” ja „ ostmine  ” kasutatakse  vaheldumisi , ei ole tegemist ühe ja sama
tegevusega . Hankimisel on üldiselt laiem tähendus kui  ostmisel , mõistetakse kui kaupade ja/või
teenuste saamist vastutasuks rahalisele maksele. Teisest küljest mõistetakse hankimise all ka kõik-
võimalikke kauba saamisega seotud tegevusi, näiteks rentimine.
 Ostutööga seotud protsesside täiustamisel on üheks eesmärgiks ka kliendi rahulolu tagamine. Tänu
elektrooniliste kanalite juurutamisele  saavutatakse  ettevõttes kulude  kokkuhoid , mille tulemusena
võidab hinnas ka  lõpptarbija .
 Elektrooniliste hankesüsteemide kasutamine  hanke - ja ostutöös vähendab tunduvalt paberitööle ja
suhtlemisele kuluvat aega ja seetõttu pööratakse suurt rõhku ka nende uurimisele ja arendamisele.
  Ebaefektiivne, impulsiivne ja üleliigne ostmine on üldjuhul halvasti korraldatud hankesüsteemi
tulemus.
 Elektrooniliste kanalite kasutamisel tuleb silmas pidada ka tarnijaid, millel on tarneahelas elutähtis
osa. Uue süsteemi  juurutamisel  saab olema neile kas otsene või kaudne mõju, seega on nii  hankija
kui tarnija huvides süsteemi  integreerimine  ja  koordineerimine .
 Üldjuhul kasutatakse ostmisel ja hankimisel kolme erinevat mudelit : ostjapoolne, tsentraliseeritud
ostjapoolne ja müüjapoolne mudel.
 Neist esimene, ostjapoolne, on kõige levinum. Põhirõhk on seega  ostjal , ning tegeleb tarnijate otsi-
mise ja kauba saamisega seotud protsessidega ise. See aitab kiirendada erinevaid tegevusi ja tõsta
produktiivsust   läbi   vähenenud   paberivoo,   andmete    saatmise    läbi   elektrooniliste   kanalite   ja
ostuprotsesside automatiseerimise. Ostjal on vabadus valida ja osta kaupu, kuid lepingutingimuste,
hinna ja allahindluste osas tal õigust kaasa rääkida ei ole.
 Tsentraliseeritud ostjapoolne mudel võimaldab hanke- ja ostujuhtidel analüüsida andmeid, juhtida
kogu protsessi ja samuti tegeleda tarnijate haldamisega. Selle mudeli suurimaks probleemiks on
kataloogide täiendamine ja haldamine. Kuna mõnel ettevõttel on sadu või isegi tuhandeid tarnijaid,
siis võib see olla tohutult aeganõudev töö. Sellest tulenevate kulude kokkuhoiuks kasutakse osades
ettevõtetes  vajaliku teenuse sisseostmist.
 Müüjapoolne mudel keskendub müüjale, aitamaks neil arendada ja täiustada internetil baseeruvat
kaubandust. Selles  mudelis  võib  müüja  saavutada kontakti paljude ostjatega ning müüa oma kaupa
otse lõpptarbijale. Samuti on võimalik täiustada kliendisuhteid pakkudes kuluefektiivset kliendi-
teenindust . Vastav tarkvara  pakub tihti ka võimalust luua elektroonilisi tootekatalooge.
 Elektroonilise hankesüsteemi kasutamisest saadav kasu on jaotatud kolme kategooriasse : raske,
pehme ja immateriaalne kasu.
 Raske kasu on selgelt mõõdetav ja see on vajalik parandamaks otsese omaniku, näiteks aktsionäri,
varalist seisu kuluefektiivsuse tõstmise läbi.
 Pehme kasu all mõeldakse kaudset kasu. Seda võib olla raske selgelt hinnata, aga võivad olla heaks
indikaatoriks arengul. Näiteks läbi efektiivsuse tõstmise tekitatakse rohkem vaba aega, mida saab
võimalusel kasutada millegi muu tegemiseks.
  Immateriaalset kasu ei ole võimalik finantsterminitega mõõta, kuid samas ei tohi sassi ajada ka
pehme kasuga raske mõõdetavuse tõttu. Sellist kasu võib iseloomustada näiteks võime kindlustada,
et ettevõtte poolt seatud standardid saavutatakse õigete kulude juures. Samuti on tähtsal kohal lõpp-
tarbija arvamus ja sellest tulenev tagasiside.
  Teisest    seisukohast    võetuna   jaotatakse   saadav   kasu   viite   kategooriasse   :   tehingust   tulenev,
koostööst   tulenev,   edukas   e-hankesüsteemide   juurutamine   ja   haldamine,   hinnast   ja   viimasena
maksetest tulenev kasu.
 Tehingutest tulenevalt saavutatakse tänu nende kiirele protsessimisele suur ajavõit .
  Koostööst   tuleneva   kasu  all   mõeldakse   tehingute   standardiseerimist,   kuna   paljudes   ettevõtetes
tekitab probleeme töötajate teadmatus kinnitatud kokkulepetest ja seetõttu tellitakse kaupa kas liiga
palju või liiga vähe.
 Eduka süsteemi rakendamise korral suudetakse pakkuda kõrge kvaliteediga juhtimiseks vajalikku
informatsiooni.
 Tarnijatele on võimalik läbi elektroonilise hankekanali tõestada, et seda kasutatakse kui tööriista
kindlustamaks   lõpptarbija   kinnipidamise   oma   lubadusest.   Näiteks   müüakse   pidevalt   ühte   tüüpi
kaupa pidevalt samas koguses sama ajaperioodi jooksul. Sellest tuleb järeldus, et kaup ei jää pärast
ostu pikaks ajaks seisma. Tulemusena on võimalik saavutada kas ajutine hinnavõit või püsiv alla-
hindlus.
  Kuna   maksed   toimuvad   samuti    elektrooniliselt ,   siis   on   võimalik   paremini   hallata   ettevõtte
rahavoogusid ja pakkuda  raamatupidamisele  täpseid ja õigeaegseid andmeid. 
  Üleminek traditsiooniliselt ostutöölt elektroonilisele võib selle juurutamisel tekitada väga suuri
probleeme. Paljud ettevõtted soovivad saada kasu kiiresti, mistõttu toimub vastavate süsteemide
arendamine ja integreerimine liiga  lühikese  ajaperioodi jooksul. Kuna traditsiooniliselt on ostutöö
sõltunud pikaajalistest suhetest ja kohustustest, siis inimkontrolli kaotamine on vahest takistuseks
elektroonilise   süsteemi   arengul.   Kui   seda   järk-järguliselt   ei   tehta   ja   tarnijate   huve,   probleeme
arvesse ei võeta, võib tulemuseks olla kogu tarneahela kokkukukkumine.
 Samuti on potentsiaalseteks murekohtades  turvarisk  seoses  kasutatava  tehnoloogiaga ja soetatavate
IT-süsteemide hind. Kuigi  elektroonika  kasutamise tõttu hoitakse kokku märkimisväärselt tööjõu-
kulusid madalapalgaliste inimeste arvelt, siis tuleb arvestada ka  haridus - ja koolituskuludega, mis
süsteemide käitlemiseks vajalikud on.
 Üldiselt tekivad e-süsteemides probleemid kas selle enda võimekusest või ettevõtte sees olevatest
muutujatest. Kuna süsteem ei hinda erinevaid taotlusi ja hinnapakkumisi samamoodi kui inimene,
siis ei pruugi ostja selle tagajärjel  parimat  võimalikku hinda saada.
  Samas   kogu   süsteemi   edukal   ellurakendamisel   on   võimalik   saavutada   märkimisväärne
kuluefektiivsus , kui toimib kõigi tarneahelas osalevate lülide sümbioos.
 
 
Kasutatud allikad :
•
Veebiartikkel – Measuring e-procurement benefits by David Eakin
•
Veebiartikkel – The  Architecture  of Web- Based Procurement by  Dale  Neef
•
Purchasing and Supply  Chain Management  – Lysons, Farrington