Riiulite vaheline laius on 75cm. Riiulid paigutatakse küttesüsteemist vähemalt 60cm kaugusele. Dokumendid asetsevad iga-aastase vastuvõtmise järjekorras, nii et iga asutuse dokumendid on ühes kohas. Kappidele kleebitakse sildid, kuhu kirjutatakse: · Asutuse nimi · Fondi või nimistu number · Karbis olevate dokumentide piirdaatumid. Pakke võib asetada nii horisontaalselt kui vertikaalselt., või paremalt vasakule, ülevalt alla. Kui on palju fonde, teha kartoteek. Toimikute väljastamise hoidlast · Registreerimise raamatusse või tabelisse märgitakse, kas toimik väljastatakse samasse asutusse või teise kohta. · Dokumentide väljastamisel koostatakse akt · Väljastamine toimub avalduse alusel Toimikute oleku ja seisukorra kontroll Ülesanneteks on: 1. Teha kindlaks nimistu järgi arvel olevate toimikute faktiline olem 2. Selgitada välja konserveerimist ja restaureerimist vajavad toimikud
Kärol Järviste SR 131 DOKUMENDIHALDUSE PRAKTIKA Praktikaaruanne Juhendaja: Anne Ilp Rapla 2014 SISUKORD SISSEJUHATUS Dokumendihalduse praktika sooritasin Tallinnas Sotsiaalkindlustusametis. Enamiku aja viibisin arstliku ekspertiisi osakonnas ning ühe nädala Tallinna büroo ja klienditeeninduse majas. Peamiseks tegevuseks oli praktika jooksul arhiivi korrastamine isikute toimikute sorteerimise näol. Lisaks oli palju muid väiksemaid ülesandeid, näiteks posti sorteerimine, spetsialistide vahel toimikute jagamine ning sissetulevate dokumentide registreerimine. Minu aruande eesmärk on anda ülevaade oma praktika kohta ning analüüsida kogemusi, mida selle aja jooksul omandasin. Lisaks anda omapoolne hinnang tehtud töö ning asutuse kohta – millised olid lootused ja ootused ning milline oli tegelikkus.
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata
· väljaandmise koht · kuupäeva ja numbri koht -Dokumendi liigi nimetus ( käskkiri, akt, protokoll jne ) märgitakse nimetavas käändes, suurte tähtedega -Kuupäev märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Kuupäev ja kuu märgitakse alati kahekohalistena, aasta neljakohalisena. Aastaarvu järgi punkti ei kasutata. -Kirja number e. registreerimisindeks peab sisaldama järjekorranumbrit registri järgi ja toi- miku tähist (numbrit) toimikute loetelus. -Vastusdokumendile märgitakse sissetulnud dokumendi kuupäev ja number jälgides täpselt selle kirjapilti -Dokument adresseeritakse asutusele, struktuuriüksusele, juriidilisele või füüsilisele isikule. Rekvisiidi koostisosad märgitakse järgmiselt: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus; tänav, maja- või korterinumber; asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond; riik. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega
Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang? Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal. Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)? Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise
sellest viie tööpäeva jooksul teabenõudjat teavitades. Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang? Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal. Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)? Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik, ajutise
1. Ettevõtte õigusaktid dokumendihalduse kohta * asjaajamiskord ja *dokumentide loetelu 2. Mida saad teada asjaajamiskorrast? Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8. Töötaja 6 sammu dokumendi- ja arhiivihalduse järjepidevuse tagamiseks · mall(usaldusväärsus)
kantseleis. Üldreeglina võimalik ja otstarbekas vaid väga väikestes asutustes. Detsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes. Kasutatakse harva. Diferentseeritud asjaajamine (kõige levinum) Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult (ühes struktuuriüksuses); ülejäänud operatsioonid dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? Dokumendiplank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplangile kujundatakse püsielemendina kirjapeaväli: riigivapi kujutis, logo, autor (asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse või töötaja ametinimetus ehk dokumendi väljaandja).
mille käigus dokumendid luuakse (personalidokumendid, riigihangete dokumendid) Dokumentidele turvaklasside omistamine. Turvaklassid on hierarhilised, mis kajastavad dokumentidele kehtestatud juurdepääsu piirangu ranguse taset. Juurdepääs ei ole üksnes isikute dokumentide kättesaamise õigus, vaid ka praktiline võimalus dokumente kätte saada. DOKUMENTIDE KASUTAMISE JÄLGIMINE Dokumendisüsteemis peab kontrolli all olema dokumentide ja toimikute asukoht ja dokumendist tulenevate ülesannete täitmine. Selleks registreeritakse süsteemis dokumentide edastamine, toimikute laenutamine, dokumendist tuleneva ülesande täitja ja täitmise tähtaeg. Dokumentide asukoha ja ülesannete täitmise jälgimine tagab organisatsiooni asjaajamise korrektse ja tõrgeteta toimimise ja hoiab ära dokumentide võimaliku kaotsimineku. DOKUMENTIDE HÄVITAMISEKS ERALDAMINE VÕI ARHIIVI ÜLEANDMINE
koordineerimine ning mõnusa ettepanekud töö paremaks bürooatmosfääri loomine, s.h vajadusel korraldamiseks. firmasisese infoliikumise koordineerimine. 6. Telefonikõndele vastamine, suunamine. Telefoni teel esitatud üsimusele on korrektselt vastatud või kõne suunatud vastavalt valdkonnale pädevale isikule. 7. Asjaajamises tekkinud toimikute pidamine, Dokumentide sälitamine tagatud. ettevalmistamine arhiivihoidlasse üleandmiseks. 8. Dokumentide üle arvestuse pidamine. Dokumendid süstematiseeritud 9. Organisatsiooni kodulehe uuendamine. Koduleht on korrektselt hallatud, kodulehe uudised ja teated grammatiliselt kontrollitud. Info
· EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" · EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted". · EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" · EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht
Dokumentide menetlemise kord. Olemas (SYGA 2012:11); Asjaajamises olevate dokumentide üleandmise-vastuvõtmise kord. Olemas (SYGA 2012:15-16); Dokumentide arhiveerimiseks ettevalmistamise ja arhiivile üleandmise kord. Olemas (SYGA 2012:15-16); Juurdepääsude kehtestamise kord. Jah olemas (SYGA 2012:13); Asjaajamiskorra struktuur III Dokumentide haldamise kord: Dokumentide loetelu koostamise, kehtestamise ja muutmise kord. Olemas (SYGA 2012:9); Toimikute pidamise kord. Osaliselt olemas, kuid ütleksin et on puudulik; Säilitustähtaegade kehtestamise kord. Puudulik; Dokumentide hindamise kord. Puudulik; Dokumentide hävitamise kord. Jah olemas (SYGA 2012:15-17). Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord on väga napisõnaline. Lühidalt on öeldud, et dokumentide hoidmine ja hävitamine toimub vastavalt kehtestatud seadustele. Asjaajamiskorra struktuur IV
Töötajaid on umbes 30. Minu otseseid ülemusi viis. Info vahetus on väha hästi korraldatud. Asutuses kasutatakse intraneti, kus on igapäevaselt uudised ja muudatused üleval, et töötajad oleksid kursis kõige toimuvaga. Meie asutus pakub väliskliendile kaheksat teenust seega oleme väga hästi kursis teenuste sisuga. Kellele pakutakse, kuidas teenusele saadakse, kellele teenus mõeldud on jne. Igale väliskliendile kes teenusel viibib on tehtud isiklik plaan ja toimik. Plaanide ja toimikute kättesaadavus on väga hästi organiseeritud, vajadusel saame igal ajal kätte. Töökorralduse muudatustest informeeritakse meid koheselt ja kunagi ei teki probleeme ega ka arusaamatusi. Kes ei viibi parajasti töökohal,pannakse ka alati muudatustest info intraneti, mis onjällegi kättesaadav kõigile töötajatele. Sisekliendi poole pealt ma parendaks ainult seda, et kõik sisekliendid ei oska kasutada intraneti ja seega võivad vahel infost ilma jääda
juurdepääsupiirangutele. Eraldi oli välja toodud teabenõude menetlemise etapid, teabe avalikustamine veebilehel. Samas oli välja toodud ka asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave. Juurdepääsupiirangute juurde oli märgitud, et dokumentide loetelus kehtestatakse sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib piirangud kehtestada. Juhtnöörid olid antud ka dokumentide liigitamise aluste, dokumentide loetelu koostamise ja kehtestamise kohta. Põhjalik ülevaade oli tehtud erinevate toimikute moodustamine korra kohta. Dokumentide säilitamise korra kohta sai samuti detailse kirjelduse, kus oli äratoodud arhivaalide loetelu koostamise etapid, säilitamise eesmärgid, toimikute arhiivi üleandmise kava, arhivaalide arhiivi üleandmise kava ning arhivaalide hävitamise kord. Asjaajamise üleandmise korra kohta sai samuti täpse juhendi, kuidas toimida. Järelduseks saab öelda, et Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord on väga põhjalik ning ma arvan, et ka reaalselt kasutuskõlblik
· Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta); · Puhkuse käskkirjad; · Lähetuse käskkirjad. Akt-on dokument, millega saab tuvastada fakti (dokumentide üleandmist-vastuvõtmist). Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu Dokumnediringlus-on dokumentide liikumine alates nende saamisest või koostamisest kuni täitmise või väljasaatmiseni. Dokumendiringlus peab olema korraldatud operatiivselt ja sihipäraselt Dokumentide registreerimine- on dokumentide koostamise või saamise ajaline fikseerimine, talle järjekorranumbri andmise ja teiste kindlaksmääratud andmete märkimisega. Dokumente registreeritakse järgmistel eesmärkidel:
Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Diferentseeritud asjaajamine- võetakse dok vastu, saadetakse välja, tulevad tagasi algsesse struktuuriüksusesse edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? § 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
vahel)/materjal kohtusse. Kohtumenetlus: Kolleegium lahendab kohtumenetluse (rahvakohtunik, kaasistujad (juriidilist haridust pole vaja), tunnistajad) Kohtualus annab ütlusi ( võib keelduda ). Tunnistajad, rääkimast lähisugulase vastu võivad keelduda. ,,Hõimlased" on kohustatud. Haldusmenetlus- lahendatakse vaidlusi, mis on tekkinud avaliku võimu ja üksikesindajate vahel. (nt. Politsei-mina, maa võõrandamine) See käigus lahendatakse kaebused, mis laekunud haldusaktide toimikute peale (politseprotokoll), vaitlustatakse tegevusetust (avaldusele mitte vastamine linnavalitsuse poolt). Väärtegude menetlus- kohtueelne lahendamine (5%jõuab kohtutesse) Menetlejad: politseinik, veeteede ametnik, tervishoiu ametnik hoiatusmenetlus ( ei loeta karistuseks ) kiirmenetlus (asjaolud teada, ütlused, protokoll, peab nõustuma, alaealiste korral ei ole Üldmenetlus (kogutakse tõendid,kutsutakse isik asutusse,protokoll,15 päeva jooksul võib vastulauset esitada.
välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine. 5. Arhiivi koosseisu ülevaade (miks, kuidas, millal) Toimikud loetakse sarjade kaupa üles sõltumata nende säilitustähtajast, täiendatakse iga asjaajamisperioodi lõpul,
1. Kuidas ja kui kaua hoitakse dokumente asutuses? Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. 2. Mida peab sisaldama dokument „ülevaade arhiivi koosseisust“? 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 3. Mida peab arhiivimoodustajate liigitusskeem sisaldama? 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks);
peavad olema tagatud. Hävitamise dokumenteerimine. Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed: 1. viide avaliku arhiivi hindamisotsusele 2. tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi 3. sarja nimetus või toimiku pealkiri 4. piirdaatumid 5. toimikute või muu üksuste hulk 6. dokumentide säilitustähtaeg 7. viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas 8. märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. Arhivaalide korrastamise põhimõtted ja tasandid - Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: *arhivaalide üleandmine arhiivi; *arhivaalide säilimine; *juurdepääs arhivaalidele.
asutuse üldisi ja valdkondlikke poliitikaid, strateegiaid, arengukavasid jms; asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärusi; erinevate süsteemianalüüside käigus koostatud protsessiskeeme, mudeleid jms; erialatermineid; dokumentide näidisloetelusid; asjaajamiskorda; varasemaid dokumentide loetelusid ja arhivaalide loetelusid; varasemaid toimikute loetelusid ja arhiivinimistuid; asutuse arhivaale; muid asjakohaseid materjale13. Andmete kogumisel dokumentide loetelu koostamiseks võib vajalikuks osutuda ka töötajate intervjueerimine ning tööprotsesside jälgimine ja kaardistamine. Andmete kogumise eesmärk on piisava hulgal alusmaterjali leidmine dokumentide loetelu väljatöötamiseks. 13
tegevuse käigus. Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. Hoidmine. Asutusel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust. Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt: 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivad ja varem kehtinud tähiseid, nimetusi ja säilitustähtaegu; 3) viidet arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. Arhivaalide loomisel, korrastamisel ning hoidmisel peab asutus kasutama materjale, tooteid, vorminguid ja tehnoloogiaid, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutuse. Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus või viib mitte-arhiivivormingus arhivaalid arhiivivormingusse võimalikult kiiresti pärast arhivaali loomist või saamist. Asutus töötab
arhivaalide puhastamine ja/või parandamine professionaalselt konserveerimisteenuse osutajalt Dokumentide järjestamine - Dokumendid järjestatakse järgmiste tunnuste alusel: a) Kronoloogiliselt -- kõige varasem dokument paigutatakse kõige ette ning kõige hilisem dokument kõige lõppu; b) tähestikuliselt-- nimeliste dokumentide kasutamise hõlbustamiseks; c) temaatiliselt -- asjapõhiste toimikute sisu süstematiseeritakse vastava teema/asja piires kronoloogiliselt, vajadusel lisatakse sisunimekiri; d) korrespondentide, autorite järgi-- nii isikutest kui asutustest lähtuvalt, samas kronoloogiliselt iga korrespondendi siseselt; e) geograafilisusest lähtuvalt -- teatud territooriumi või administratiivset üksust puudutavad dokumendid kokku, samas asja sees kronoloogiliselt. Tunnuse valik sõltub otseselt olemasolevatest dokumentidest
registreerimine, dokumentide menetlemine, dokumentide hoidmine asjaajamises, asjaajamise üleandmine Koostamise protseduur vt raamatust lk 61 Dokumendi loetelu koostamise protseduur vt lk 70-71 Dok loetelu vt vanast vihikust juurde!!! Vaata funktsioone.. Dok. loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtaja. Kõik dok. paigutatakse toimikusse vastavalt dokumentide loetelule. Dok. loetelust saab teada juurdepääsupiirangud, arhiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Saab ka kontrollida dok elukäiku. Peab sisaldama: asutuse nimetus, funktsioon, sarja tähis, sarja nimetus, säilitustähtaeg + teabekandja, arhiiviväärtus, asukoht, juurdepääs. Peab kajastama peetavaid andmekogusid. Põhiüksus on dokumendisari. Koostamise põhimõte on 1. Funktsiooni või struktuuripõhine 2. Tähtajatu 3. Dokumentide liigitusüksus on sari
113.Mõisted ,,märgukiri" ja ,,selgitustaotlus" selgitab märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadust 114.Mis andmeid sisaldab arhivaalide loetelu, miks seda dokumenti vaja on? näed ära, mis dokumendid on tekkinud, kaua säilivad, juurdepääsupiirangud Sealt saab teada, mis dokumendid kuuluvad püsivale säilitamisele ja millised tuleb hävitada 115.Nimeta dokumendi elukäigu tegevused? Aktiivne- dok pannakse toimikusse, toimikud säilitatakse töökohtadel, lõpus kontrollitakse toimikute süsteemi kvaliteeti. Poolaktiivne-dokumentide loetelu iga sarja kohta koostatakse arhivaalide loetelu, mille alusel hoitakse dokumente asjaajamises. *Alatised ja pikaajalised dokumendid- arhiveeritakse *alatised ja pikaajalised arhivaalid arhiivihoidlasse *lühiajalised arhivaalid kas jäävad hoidlasse või hävitatakse , arhivaalid hoidlasse (arhiivi hoidlasse) Passiivne- alatised/pikaajalised . Tagatakse hoiutingimused, juurdepääs
3) võivad olla köidetud, pitseeritud; 4) üldjuhul A4 formaadis, lisad, nt plaanid, võivad olla suuremad (A3 või veelgi suuremad). 3. plaani- ja kaardimaterjal üldjuhul riikliku maakatastri pidaja poolt kinnitatud ärakiri A3 suuruses. 4. õiendid riikliku maakatastri pidaja poolt väljastatud nin A4 suuruses. 5. volikirjad 1) ärakirjad ja originaalid; 2) notariaalsed ja lihtkirjalikud; 1 Dokumendiliikide loetelu ei pruugi olla lõplik ning selle hulk erineb toimikute lõikes. 4 3) ühel lehel või köidetud ja/või pitseeritud; 4) A4 suuruses. 6. korraldused, otsused (haldusaktid) üldjuhul ametliku kinnitusega ärakirjad ühel või mitmel lehel ja A4 suuruses. 7. kohtuotsused, kohtulahendid (määrused vms) Ärakirjad ühel või mitmel lehel ja A4 suuruses. 8. riigivararegistri väljavõtted koopiad, väljatrükid. A4 suuruses. 9. väljavõtted Riigi Teatajast2 koopiad, väljatrükid. A4 suuruses. 10
tekib inimestel küsimus, mida, kuidas ja kui põhjalikult tuleb taotlusesse kirja panna, ● Uurimispõhimõte - Vajalik siis kui esineb osapoolte konflikt. Haldusorganil on kohustus välja uurida menetluses toimuvad asjaolud (Vajalikud dokumendid asja otsustamiseks). Kodanikku ei tohi kurnata! ● Vabadus ja andmekaitse - Andmete kogumise viis peab olema “kohane, vajalik ning proportsionaalne seatud eesmärgi suhtes” (HMS § 3 lg 2). Tõendite kogumisel ning toimikute koostamisel tuleb arvestada avalikkuse ning andmekaitse põhimõtetega (HMS § 7). 12) Menetlusosalised haldusmenetluses (taotleja, adressaat, kolmas isik, kelle õigusi või kohustusi võib haldustoiming puudutada, haldusorgan) ● Taotleja - Taotleja on isik, kes on esitanud taotluse haldusakti andmiseks või toimingu sooritamiseks või teinud ettepaneku halduslepingu sõlmimiseks. ● Adressaat - Üldjuhul langevad haldusakti taotleja ja haldusakti adressaat – isik,
funktsioonist Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt, mis peab dokumendi tõestus- ja infoväärtusest sisaldama teabekandja tüübist üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu tähtajaks täitmata dokumentide loetelu Säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise toimikute loetelu eesmärgist; määratud seaduste ja muude reguleerivate eelarvevahendite seis aktidega. pitsatid Organisatsioonides säilitatakse dokumente viimased allakirjutatud dokumendid (liigiti)
Asjaajamistoimingute jälgimine tähendab dokumendis sisalduvate otsuste täitmise meetmete ja vastutavate isikute registreerimist ning täitmise tähtaegade kontrolli. Dokumentide kasutamise jälgimisega tagatakse, et igal hetkel oleks teada dokumendi ning toimiku asukoht. Selleks jälgitakse nii üksikdokumentide edastamist ühelt töötajalt teisele kui ka registreeritakse toimikute laenutamist ja kasutamist. ERALDAMINE: Elukäigu jooksul võidakse dokumendiga sooritada mitu nn eraldamistoimingut · aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid võidakse teistest eraldada, koondades need arhiiviruumi · toimikud, mida vähem kasutatakse, võib anda ajutiseks säilitamiseks nn vahearhiivi · arhiiviväärtuslikud dokumendid eraldatakse säilitamiseks avalikku arhiivi
Asjaajamiskord esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, samuti kasutajate ülesandeid dokumentide haldamisel 2. Dokumentide loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtajad. Kõik dokumendid paigutatakse toimikutesse vastavalt dokumentide loetelule. Dokumentide loetelust saab teada juurdepääsupiirngud, arhiiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Dokumentide loetelu abil saab kontrollida dokumendi elukäiku. 3. Tööprotsessi kirjeldused-koostatakse korduvate tegevusprotsesside korraldamise sätestamiseks. Tööprotsessikirjelduses kehtestatakse etapiviisiliselt dokumendiga teostatavad toimingud alates dokumendi loomisest kuni registreerimiseni, töötajatele tutvustamiseni ja dokumendi salvestamiseni (toimikusse paigutamiseni). Dokumentide loomine
Kohustus on ilmuda sinna kohale kuhu kutsuti. 46. Tõendid ja uurimistoimingud kriminaalmenetluses. Tõendada on vaja: 1)kuriteo toimepanemise aeg, koht ja viis, vahendid 2)kuriteo koosseis karistusseadustiku vastavat paragrahvi 3)kuriteo toimepannu isiku süü 4)kurjategija isik, isiku andmed kas teda on varem karistatud, missugused iseloomustused on tema kohta töökohalt või koolist, kas ta on viibinud hullumajas ning nõutakse ka sissetuleku andmed. Tõendamine toimub läbi toimikute: Ülekuulamised Vastastamised kahe isiku ühe aegne üle kuulamine, ainult siis kui nende ütluses erinevused Läbiotsimised Sündmuskoha vaatlus Uurimiseksperiment Ekspertiisid kohtumeditsiiniline ehk kohtuarstlik ekspertiis, kohtu psühhiaatriline ekspertiis, daktüloskoopia ekspertiis, kohtu ballistika ekspertiis, käekirja ekspertiis, ära tundmise ekspertiis, kuriteo matkimine. 47
Kohustus on ilmuda sinna kohale kuhu kutsuti. 46. Tõendid ja uurimistoimingud kriminaalmenetluses. Tõendada on vaja: 1)kuriteo toimepanemise aeg, koht ja viis, vahendid 2)kuriteo koosseis karistusseadustiku vastavat paragrahvi 3)kuriteo toimepannu isiku süü 4)kurjategija isik, isiku andmed kas teda on varem karistatud, missugused iseloomustused on tema kohta töökohalt või koolist, kas ta on viibinud hullumajas ning nõutakse ka sissetuleku andmed. Tõendamine toimub läbi toimikute: Ülekuulamised Vastastamised kahe isiku ühe aegne üle kuulamine, ainult siis kui nende ütluses erinevused Läbiotsimised Sündmuskoha vaatlus Uurimiseksperiment Ekspertiisid kohtumeditsiiniline ehk kohtuarstlik ekspertiis, kohtu psühhiaatriline ekspertiis, daktüloskoopia ekspertiis, kohtu ballistika ekspertiis, käekirja ekspertiis, ära tundmise ekspertiis, kuriteo matkimine. 47
Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata -- seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne "kaust", mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes. Säilitustähtaja määramine
õigusi või kohustusi kohtulahend võib puudutada). 49.Tõendid ja uurimistoimingud kriminaalmenetluses. Tõendada on vaja: 1)kuriteo toimepanemise aeg, koht ja viis, vahendid 2)kuriteo koosseis – karistusseadustiku vastavat paragrahvi 3)kuriteo toimepannu isiku süü 4)kurjategija isik, isiku andmed – kas teda on varem karistatud, missugused iseloomustused on tema kohta töökohalt või koolist, kas ta on viibinud hullumajas ning nõutakse ka sissetuleku andmed. Tõendamine toimub läbi toimikute: *Ülekuulamised *Vastastamised – kahe isiku ühe aegne üle kuulamine, ainult siis kui nende ütluses erinevused *Läbiotsimised *Sündmuskoha vaatlus *Uurimiseksperiment *Ekspertiisid – kohtumeditsiiniline ehk kohtuarstlik ekspertiis, kohtu psühhiaatriline ekspertiis, daktüloskoopia ekspertiis, kohtu ballistika ekspertiis, käekirja ekspertiis, ära tundmise ekspertiis, kuriteo matkimine. 50.Tõkendid kriminaalmenetluses. Lihtmenetlused kriminaalasjade uurimises.
ROBERT-HOUDIN 2.1. Noorusaastad Robert-Houdin (Lisa 1), sünninimega Jean-Eugene Robert, sündis 6. detsembril 1805. aastal Bloisis, Prantsusmaal, kellassepa pojana. Juba lapsena huvitus ta peenmehaanikast, ent alustas isa nõudel siiski üheteistkümne aastaselt õigusteadusalaseid õpinguid ühes Orleansi jesuiidikoolis, kust siirdus kodulinna notari juurde kirjutajaks. Kuna Jean-Eugene pidas tolmunud toimikute kopeerimist ja puhtalt ümberkirjutamist talumatult tüütuks tegevuseks, õnnestus tal lõpuks ka isa veenda, et kellassepa amet oleks tema jaoks palju sobivam. Nii asuski kohtukirjutajaks õppinud noormees isa töökojas õpipoisina tööle. 2.2. Mustkunstnikuks saamine Mustkunsti avastas Jean-Eugene Robert enda jaoks tänu eksitusele. Nimelt läks ta raamatupoodi, et sealt isa palvel Berthandi traktaati kellaasjandusest osta, ent naases
Spetsifikatsioon Moreq2 Moreq2 on elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete teine versioon, milles keskendutakse peamiselt elektrooniliste dokumentide elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides haldamise funktsionaalsusnõuetele. Spetsifikatsioon on kirjutatud nii, et see oleks kohaldatav nii avaliku kui ka erasektori organisatsioonides, kus tahetakse EDHSi kasutusele võtta voi hinnata juba kasutusel oleva EDHSi suutlikkust. Moreq2 Nõuded: Liigituskeem ja toimikute organiseerimine Kontrollmehhanismid ja turvalisus Säilitamine ja eraldamine Dokumentide hõlmamine ja deklareerimine Viitamine Otsimine, leidmine ja esitus Administreerimisfunktsioonid Mittefunktsionaalsed nõuded Nõuded metaandmetele Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis MoReq2-s on Euroopa Liidu liikmesriikidele ette nähtud võimalus kirjeldada eriomased riigisisesed nõuded nn nullpeatükis
; Saksamaa kunst muutub iseseisvamaks ja lakkab olemast Ameerika väikevend). Puudub ilu taotlus, eesmärgiks on siiras eneseväljendus. Anselm Kiefer maalis sümboltähendusega ruume (Hitleri mingeid valitsusruume vms); maali teemaks on asetatud see, mida sakslased püüdisd unustada (rahvuspsühholoogiline tõrjutud kogemuste päevavalgele toomine, et sellega leppida ja edasi minna); Kiefer tegi ka metallist installatsioone (Stazi toimikute päevavalgele tuleku kontekst). Gerhard Richter teda tunnistab ameerika kriitika rohkem kuna temal on otsene saksa minevikuga telenemine kõrvalisem. Ootamatud visuaalselt põnevad teosed, milles põimuvad maalikunsti mõtted fotode kasutamisega, samas mitte hüperrealistlikult. Ei ürita olla ilus või silma paitav kunst nagu
parandused sisse viia. 3.3 Asjaajamiskord Asjaajamiskord või dokumendihalduse kord on asutuse sisemine alusdokument, kus kirjeldatakse nõuded dokumendisüsteemi korraldamiseks. Nõuded koostatakse õigusaktide põhjal, pidades silmas konkreetse asutuse tingimusi. Asjaajamiskord peab olema suunatud asutuse töö efektiivsuse tagamisele. 3 Sari on mitme ühise tunnusega dokumentide ja toimikute kogum; ühised tunnused tehakse kindlaks liigitusskeemi koostamisel; sari koos vastava pealkirja ja liigitunnusega on dokumentide haldamise peamine üksus, sest just sarjale määratakse säilitustähtaeg, juurdepääsu piirang jm. Toimik on dokumentide kogum, mis asjaajamises mingil viisil kokku kuuluvad, näiteks ühte liiki kuuluvad dokumendid (käskkirjad, protokollid, kirjad); igal toimikul on vähemalt pealkiri, alustamise ja lõpetamise kuupäev ning sarja tähis liigitusskeemi järgi.
Kemikaalide Agentuur ning muudetakse direktiivi 1999/45/EÜ ja tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EMÜ) nr 793/93, komisjoni määrus (EÜ) nr 1488/94, nõukogu direktiiv 76/769/EMÜ ja komisjoni direktiivid 91/155/EMÜ, 93/67/EMÜ, 93/105/EÜ ja 2000/21/EÜ (ELT L 396, 30.12.2006, lk 1850) (edaspidi REACH-määrus), liikmesriigi pädevale asutusele pandud ülesandeid ainete hindamise, REACH-määruse XV lisale vastavate toimikute koostamise ja muude asjakohaste haldusülesannete täitmise alal; 6) aidata kaasa REACH-määruse kohaselt asutatud komiteede, foorumi ja nende töörühmade tegevusele ning teha koostööd Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kemikaaliametiga; 7) täita riikliku kasutajatoe ülesandeid REACH-määruse artikli 124 kohaselt ja anda tootjatele, importijatele, allkasutajatele ja kõikidele teistele huvitatud isikutele nõu määrusest tulenevate
Kemikaalide Agentuur ning muudetakse direktiivi 1999/45/EÜ ja tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EMÜ) nr 793/93, komisjoni määrus (EÜ) nr 1488/94, nõukogu direktiiv 76/769/EMÜ ja komisjoni direktiivid 91/155/EMÜ, 93/67/EMÜ, 93/105/EÜ ja 2000/21/EÜ (ELT L 396, 30.12.2006, lk 1850) (edaspidi REACH-määrus), liikmesriigi pädevale asutusele pandud ülesandeid ainete hindamise, REACH-määruse XV lisale vastavate toimikute koostamise ja muude asjakohaste haldusülesannete täitmise alal; 6) aidata kaasa REACH-määruse kohaselt asutatud komiteede, foorumi ja nende töörühmade tegevusele ning teha koostööd Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kemikaaliametiga; 7) täita riikliku kasutajatoe ülesandeid REACH-määruse artikli 124 kohaselt ja anda tootjatele, importijatele, allkasutajatele ja kõikidele teistele huvitatud isikutele nõu määrusest tulenevate
professionaalse haldamise ja hooldamise korraldamisel ja tulemuste analüüsimisel (lähteandmestikuna pakkumis- dokumentatsioonile, andmebaas haldajale, järelevalvel); remontide ja arendamise kavandamisel; kindlustamisel, hindamisel, müügil, laenutaotluste koostamisel; riigi ja omavalitsuse statistilistele päringutele vastamisel ja suhtlemisel kõigi hoone kasutamise protsessis osalevate isikutega; hoone kasutamise analüüsimisel Toimikute ja passide täitmisele eelnevalt peaks omanik: põhjalikult tutvuma kinnistu ja hoone toimiku ja passi vormiga; koguma kokku kõik tema omaduses oleva kinnisvara kohta säilinud ja temale kättesaadavad andmed ja dokumendid; süstematiseerima need kinnistu ja iga hoone kohta eraldi kiirköitjatesse varustades need tiitellehe ja sisukorraga (sisukorra koostamisel tuleks järgida toimiku ja passi vormis antud sisukorda, tuues sisukorras ära loetelu kõikide
asutatakse Euroopa Kemikaalide Agentuur ning muudetakse direktiivi 1999/45/EÜ ja tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EMÜ) nr 793/93, komisjoni määrus (EÜ) nr 1488/94, nõukogu direktiiv 76/769/EMÜ ja komisjoni direktiivid 91/155/EMÜ, 93/67/EMÜ, 93/105/EÜ ja 2000/21/EÜ (ELT L 396, 30.12.2006, lk 1850) (edaspidi REACH-määrus), liikmesriigi pädevale asutusele pandud ülesandeid ainete hindamise, REACH-määruse XV lisale vastavate toimikute koostamise ja muude asjakohaste haldusülesannete täitmise alal; 6) aidata kaasa REACH-määruse kohaselt asutatud komiteede, foorumi ja nende töörühmade tegevusele ning teha koostööd Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kemikaaliametiga; 7) täita riikliku kasutajatoe ülesandeid REACH-määruse artikli 124 kohaselt ja anda tootjatele, importijatele, allkasutajatele ja kõikidele teistele huvitatud isikutele nõu määrusest tulenevate
Kemikaalide Agentuur ning muudetakse direktiivi 1999/45/EÜ ja tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EMÜ) nr 793/93, komisjoni määrus (EÜ) nr 1488/94, nõukogu direktiiv 76/769/EMÜ ja komisjoni direktiivid 91/155/EMÜ, 93/67/EMÜ, 93/105/EÜ ja 2000/21/EÜ (ELT L 396, 30.12.2006, lk 1850) (edaspidi REACH-määrus), liikmesriigi pädevale asutusele pandud ülesandeid ainete hindamise, REACH-määruse XV lisale vastavate toimikute koostamise ja muude asjakohaste haldusülesannete täitmise alal; 6) aidata kaasa REACH-määruse kohaselt asutatud komiteede, foorumi ja nende töörühmade tegevusele ning teha koostööd Euroopa Komisjoni ja Euroopa Kemikaaliametiga; 7) täita riikliku kasutajatoe ülesandeid REACH-määruse artikli 124 kohaselt ja anda tootjatele, importijatele, allkasutajatele ja kõikidele teistele huvitatud isikutele nõu määrusest tulenevate
Helikoptereid endid on nähtud samades piirkondades kus on raporteeritud UFO-de nägemisest ning seda mitmetes riikides. Huvitavamates seletustes on kirjas, et müstilisi helikoptereid on nähtud koos UFO-ga või siis koheselt peale seda kui märgati UFO-sid. Inglismaal asetleidnud dokumenteeritud müstiliste helikopterite laine seletustes on kirjas, et tuvastamata helikopterite asukad olid idamaise välimusega. Viltuste silmadega, oliivivärvi nahaga, idamaise välimusega asukad on olnud UFO-toimikute keskmes ja ääremail aastaid. Tähelepanuväärse arvuga kurikuulsatel "Mehed Mustas" (Men in Black - MIB) meestel on sarnane välimus, kuid tihti nähakse neid kui väga kahvatuid ja kõhnu mehi, kes on valguse suhtes tundlikud. "Stigmata" ne5 (sügis-talv 1978) väljaandes kirjeldab Tom Adams üldjoontes kõige välja- paistvamaid oletatavaid seletusi vigastusi tekitavate helikopterite kohta: · Helikopterid ise ongi UFO-d, maskeeritud, et näida maise sõidukina.
annaabi.ee 
